Płaca z umowy cywilnoprawnej staje się kosztem dopiero z chwilą postawienia jej do dyspozycji

Osoby zatrudniane na podstawie umów cywilnoprawnych stanowią coraz większą część załogi firm, dlatego że są potencjalnie tańsze dla przedsiębiorców. Przede wszystkim nie zawsze z racji umowy-zlecenia, umowy o dzieło czy kontraktu menedżerskiego trzeba odprowadzać składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne. Łatwiej też przyjdzie się rozstać z wykonawcą cywilnym. Ponadto prostsze są rozliczenia z fiskusem. Nie tak trudno bowiem zidentyfikować moment wrzucenia w koszty uzyskania przychodu wynagrodzenia wypłacane bądź stawiane do dyspozycji zleceniobiorcy, dziełobiorcy czy menedżera kontraktowego.

Wynagrodzenia otrzymywane z umowy-zlecenia, umowy o dzieło i kontraktu menedżerskiego uznajemy za koszt uzyskania przychodu wyłącznie w miesiącu ich wypłaty bądź postawienia do dyspozycji wykonawcy (art. 16 ust. 1 pkt 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych; dalej u.p.d.o.f.). Stosujemy do nich zatem zasadę kasową; nie ma przy tym znaczenia, czy wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnej zostały uregulowane na czas zgodnie z przepisami prawa, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony. Zasadę kasową w odniesieniu do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą potwierdza art. 23 ust. 1 pkt 55 u.p.d.o.f. Dokładnie chodzi tu o:

●przychody z osobiście wykonywanej działalności artystycznej, literackiej, naukowej, trenerskiej, oświatowej i publicystycznej, w tym z tytułu udziału w konkursach z dziedziny nauki, kultury i sztuki oraz dziennikarstwa, jak również przychody z uprawiania sportu, stypendia sportowe przyznawane na podstawie odrębnych przepisów oraz przychody sędziów z tytułu prowadzenia zawodów sportowych,

●przychody z działalności polskich arbitrów uczestniczących w procesach arbitrażowych z partnerami zagranicznymi,

●przychody otrzymywane przez osoby wykonujące czynności związane z pełnieniem obowiązków społecznych lub obywatelskich, bez względu na sposób powoływania tych osób, nie wyłączając odszkodowania za utracony zarobek,

●przychody osób, którym organ władzy lub administracji państwowej albo samorządowej, sąd lub prokurator, na podstawie właściwych przepisów, zlecił wykonanie określonych czynności, a zwłaszcza przychody biegłych w postępowaniu sądowym, dochodzeniowym i administracyjnym oraz płatników (za wyjątkiem przychodów, które na mocy art. 14 ust. 2 pkt 10 u.p.d.o.f. są zaliczane do przychodów z działalności gospodarczej), i inkasentów należności publicznoprawnych, a także przychody z tytułu udziału w komisjach powoływanych przez organy władzy lub administracji państwowej albo samorządowej,

●przychody otrzymywane przez osoby, niezależnie od sposobu ich powoływania, należące do składu zarządów, rad nadzorczych, komisji lub innych organów stanowiących osób prawnych,

●przychody z tytułu wykonywania usług na podstawie umowy-zlecenia lub umowy o dzieło, uzyskiwane wyłącznie od:

a) osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą, osoby prawnej i jej jednostki organizacyjnej oraz jednostki organizacyjnej niemającej osobowości prawnej,

b) właściciela (posiadacza) nieruchomości, w której lokale są wynajmowane, lub działającego w jego imieniu zarządcy albo administratora - jeżeli podatnik wykonuje te usługi wyłącznie dla potrzeb związanych z tą nieruchomością,

- z wyjątkiem przychodów uzyskanych na podstawie umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej,

●przychody uzyskane na podstawie umów o zarządzanie przedsiębiorstwem, kontraktów menedżerskich lub umów o podobnym charakterze, w tym przychody z tego rodzaju umów zawieranych w ramach prowadzonej przez podatnika pozarolniczej działalności gospodarczej,

●przychody z praw majątkowych, w szczególności z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów, praw do projektów wynalazczych, praw do topografii układów scalonych, znaków towarowych i wzorów zdobniczych, w tym również z odpłatnego zbycia tych praw.

To samo dotyczy narzutów na płace z racji wymienionych umów (finansowanych przez zamawiającego składek na ubezpieczenia społeczne, na Fundusz Pracy i na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych), pod warunkiem oczywiście, że dana umowa cywilna podlega ubezpieczeniom społecznym obowiązkowo bądź dobrowolnie. Jeśli tak jest, wskazane narzuty stanowią koszt podatkowy dopiero w miesiącu ich zapłaty. [przykłady 1-6]

PRZYKŁAD 1

Przesunięcie terminu

Zatrudniający wypłacił wynagrodzenie z tytułu umowy-zlecenia w styczniu 2014 r. (stanowi ona tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych). Składki na ubezpieczenia społeczne miał obowiązek odprowadzić do 17 lutego 2014 r. (pierwotny termin 15 lutego 2014 r. uległ przesunięciu, ponieważ wypadł w sobotę) i tak też uczynił. Wynagrodzenie za wykonanie zlecenia wrzuca w koszty uzyskania przychodu stycznia, a obciążające płatnika składki na ubezpieczenia społeczne - lutego.

PRZYKŁAD 2

Przyśpieszone uregulowanie

Zamawiający uiścił pensję z racji kontraktu menedżerskiego w styczniu 2014 r. (stanowi on tytuł do dobrowolnego ubezpieczenia emerytalnego i rentowych). Składki na ubezpieczenia społeczne, na FP i FGŚP ma obowiązek zapłacić do 17 lutego 2014 r. (pierwotny termin 15 lutego 2014 r. uległ przesunięciu, ponieważ wypadł w sobotę), lecz uregulował je pod koniec stycznia. Zarówno wynagrodzenie, jak i składki zaliczamy do kosztów uzyskania przychodów stycznia.

PRZYKŁAD 3

Zwłoka zleceniodawcy

Zgodnie z umową-zleceniem pensja za jej realizację jest wypłacana w miesięcznych ratach do ostatniego dnia roboczego każdego miesiąca. Umowa stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Zleceniodawca pozostaje w zwłoce z wypłatą wynagrodzenia za styczeń 2014 r. i uiścił je na początku lutego 2014 r. Składki na ubezpieczenia społeczne odprowadził 17 marca 2014 r. (pierwotny termin 15 marca uległ przesunięciu, ponieważ przypadł w sobotę). Wynagrodzenie za zlecenie kwalifikujemy do kosztów podatkowych lutego, a narzuty na płace - do kosztów podatkowych marca.

PRZYKŁAD 4

Odległe raty

Na podstawie zawartej w styczniu 2014 r. umowy-zlecenia zamawiający wypłaca wynagrodzenie za jej wykonanie po zakończeniu prac - w czerwcu 2014 r. Umowa stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń emerytalnego i rentowych. Składki na ubezpieczenia społeczne, na FP i FGŚP będzie miał obowiązek uiścić do 15 lipca 2014 r. Jeśli wszystko potoczy się wedle opisanego scenariusza, wynagrodzenie za zlecenie należy wrzucić w koszty uzyskania przychodu czerwca, a narzuty - w koszty uzyskania lipca.

PRZYKŁAD 5

Jednorazowa zapłata

Zapłata za wykonanie dzieła ma nastąpić jednorazowo po jego zakończeniu - w marcu 2014 r. Umowa nie stanowi tytułu do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Wynagrodzenie trzeba wrzucić w koszty uzyskania przychodu w miesiącu jego wypłaty, czyli w marcu 2014 r.

PRZYKŁAD 6

Urlop bezpłatny

Wypłata za umowę-zlecenie następuje w miesięcznych ratach, do 28. dnia każdego miesiąca, do ręki wykonawcy. Umowa stanowi tytuł do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych. Od początku 2014 r. zleceniobiorca przebywa na urlopie bezpłatnym. Wobec tego wynagrodzenie za zlecenie zostało postawione w kasie firmy 28 stycznia 2014 r. Faktycznie zleceniobiorca odebrał je dopiero w marcu 2014 r. Składki na ubezpieczenia społeczne, na FP i FGŚP zamawiający opłacił 17 lutego 2014 r. (pierwotny termin 15 lutego 2014 r. uległ przesunięciu, ponieważ wypadł w sobotę). Wynagrodzenie wchodzi do kosztów podatkowych w miesiącu, kiedy zostało postawione do dyspozycji zleceniobiorcy, a więc stycznia. Składki na ubezpieczenia społeczne, FP i FGŚP zaliczamy do kosztów podatkowych lutego.

@RY1@i02/2014/030/i02.2014.030.21700100b.802.jpg@RY2@

Renata Majewska szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Renata Majewska

szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Podstawa prawna

Art. 16 ust. 1 pkt 57, art. 23 ust. 1 pkt 55 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowy od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 z późn. zm.).