Jakie skutki ma świadczenie usług zarządczych

Granica między świadczeniem usług zarządczych a typowym zaangażowaniem udziałowca związanym z posiadaniem udziałów bywa niekiedy płynna, jednak z podatkowego punktu widzenia ma ogromne znaczenie. Poniesiony wydatek będzie bowiem kosztem podatkowym wyłącznie w przypadku świadczenia usług na rzecz i korzyść usługobiorcy.

Usługi zarządcze charakteryzują się własną specyfiką, która sprawia, że weryfikacja ich związku z przychodami jest szczególnie złożona. Wynika to z faktu, że zakres takich usług jest zazwyczaj szeroki i nie zawsze skonkretyzowany. Ponadto, usługi zarządcze są świadczone na rzecz grupy podmiotów, co zwykle uniemożliwia ich bezpośrednią wycenę i zmusza do korzystania z kluczy alokacji kosztów celem kalkulacji wynagrodzenia.

Obrona rozliczeń z tytułu usług zarządczych powinna przebiegać na trzech płaszczyznach. Po pierwsze, obrona wydatków na zakup usług zarządczych wymaga dokonania oceny racjonalności ich poniesienia przez:

- przedstawienie dokładnego opisu (np. w dokumentacji cen transferowych) zakresu i działań podejmowanych przez usługodawcę oraz

- zgromadzenia dokumentacji potwierdzającej wykonanie usług. Dokumentację taką mogą stanowić, w zależności od rodzaju świadczenia, korespondencja zawierająca podsumowanie wykonanych prac, poradę, podsumowanie telekonferencji, opracowania, raporty oraz dokumentacja realizacji projektów.

Po drugie, przy określaniu wartości rynkowej dóbr niematerialnych lub usług organy podatkowe badają czy niezależnie działające podmioty zawarłyby taką transakcję na warunkach, jakie ustaliły podmioty powiązane, oraz weryfikują, czy korzyści są proporcjonalne do skali kosztów ponoszonych w związku z transakcją. W związku z tym w przypadku zakupu usług zarządczych należy zweryfikować czy:

- koszty usług zarządczych nie obejmują kosztów tzw. działań udziałowca, czyli kosztów, których celem jest ochrona zainwestowanego przez niego kapitału albo ułatwienie dokonywania przez udziałowca okresowych rozliczeń bądź też spełniania wymogów przepisów prawnych oraz

- czy klucze alokacji zastosowane w celu kalkulacji kosztów usług zarządczych pozwalają na możliwie "sprawiedliwy" podział kosztów w świetle stopnia i zakresu wykorzystania usługi przez poszczególne podmioty (stosowane klucze to np. liczba pracowników, liczba komputerów, wielkość przychodów).

Po trzecie, rozliczenia usług zarządczych są najczęściej dokonywane na podstawie metody koszt plus. Wynagrodzenie jest więc wynikiem zsumowania kosztu usługi oraz zastosowanego narzutu.

W celu weryfikacji poziomu narzutu należałoby przeprowadzić analizę jego rynkowego poziomu stosowanego przez niezależnie podmioty świadczące porównywalne usługi.

Aby skutecznie zarządzać ryzykiem kwestionowania zaliczenia do kosztów podatkowych wydatków na zakup usług zarządczych przez organy podatkowe, warto zadbać o stworzenie odpowiednich procedur wewnętrznych dotyczących gromadzenia na bieżąco dokumentów potwierdzających wyświadczenie usługi oraz domagać się od usługodawcy specyfikacji do faktur. Zdobycie takich informacji po zakończeniu roku może się bowiem okazać znacznie utrudnione.

Oprac. EM