Rozliczenie samochodu w firmie

Rozliczenia podatkowe samochodów w firmie mogą mieć różne oblicza. Fiskusa zainteresuje m.in. sposób eksploatacji służbowych pojazdów czy forma ich nabycia. Ważne też będzie wykorzystanie samochodów przez pracowników, zarówno służbowych prywatnie, jak i na odwrót. My dziś przedstawimy kilka przykładów rozliczeń podatkowych związanych z samochodami.

Samochody w firmie zazwyczaj nabywane są w ramach umów leasingowych. Załóżmy, że spółka wykorzystuje w ramach umów leasingu operacyjnego dwa samochody o wartości początkowej powyżej 20 tys. euro. Samochody te mają homologację samochodu ciężarowego. Pierwszy samochód, volkswagen użytkowany jako karetka pogotowia, posiada dopuszczalną ładowność 995 kg, jego dopuszczalna masa całkowita wynosi 2800 kg. Drugi - mercedes benz - ma dopuszczalną ładowność 755 kg, a jego dopuszczalna masa całkowita wynosi 3250 kg.

Sprzedaż samochodu jako towaru używanego korzystająca ze zwolnienia od podatku od towarów i usług powoduje, że dalsze jego wykorzystanie związane jest wyłącznie z czynnościami zwolnionymi od podatku. Ponieważ zmiana przeznaczenia (sprzedaż) samochodu o wartości początkowej przekraczającej 15 tys. zł nastąpiła w okresie korekty, tj. w okresie 5 lat, licząc od roku, w którym został nabyty, podatnik zobowiązany był do odpowiedniego skorygowania in minus odliczonego podatku naliczonego. Takiego zdania jest dyrektor izby Skarbowej w Bydgoszczy (nr ITPP1/443-509/10/DM).

Spółka pokrywa koszty ubezpieczenia zarówno OC, jak i AC. Nie posiada zaświadczeń z okręgowej stacji kontroli pojazdów o możliwości niezaliczenia ich do samochodów osobowych. Pojawia się tu pytanie, czy spółka może składki ubezpieczeniowe tych aut zaliczyć do kosztów podatkowych.

Przy opłacaniu składek na ubezpieczenie pojazdu, który zgodnie z ustawą o CIT jest samochodem osobowym, składki te stanowią koszt uzyskania przychodu tylko w części ustalonej od wartości samochodu nieprzekraczającej równowartości 20 tys. euro (przeliczonej na złote według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia).

W naszym przypadku, spółka w swojej działalności wykorzystuje w ramach umów leasingu operacyjnego dwa samochody o wartości początkowej powyżej 20 tys. euro. Wobec tego celem prawidłowego odniesienia w koszty podatkowe opłat związanych z ubezpieczeniami tych pojazdów należy ustalić, czy pojazdy te są samochodami osobowymi, czy też innymi niż samochodowe.

Leasingowane przez spółkę pojazdy mieszczą się w definicji samochodu osobowego na potrzeby ustawy o CIT.

W konsekwencji będzie miał zastosowanie art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o CIT, ograniczający kwalifikację do kosztów składek na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro. Potwierdził to dyrektor Izby Skarbowej w Bydgoszczy (nr ITPB3/423-268/ 10/AW).

W przypadku gdy podatnik, którego przedmiotem działalności wynajem i dzierżawa samochodów osobowych i furgonetek, będzie przedmiotowy samochód przeznaczał wyłącznie do odpłatnego używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu lub innych umów o podobnym charakterze przez okres nie krótszy niż 6 miesięcy, zostaną spełnione przesłanki art. 86 ust. 4 pkt 7 lit. b) ustawy o VAT (Dz.U. z 2004 r. nr 54, poz. 535 z późn. zm.). W związku z tym podatnikowi będzie przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego w pełnej wysokości (100 proc.) od rat leasingowych.

Podatnikowi będzie też przysługiwało prawo do odliczenia podatku od paliwa zakupywanego do napędu przedmiotowego samochodu osobowego. Takie stanowisko potwierdził dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPP3/443-573/10-3/IB).

Niejednokrotnie zdarza się także, że pracownicy swoje prywatne samochody wykorzystują do celów służbowych. Jakie rozliczenia podatkowe mogą mieć miejsce w takim przypadku?

Zgodnie z art. 21 ust. pkt 23b wolny od podatku dochodowego jest zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika, na potrzeby zakładu pracy, w jazdach lokalnych, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów innych ustaw - do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego albo do wysokości nieprzekraczającej kwoty ustalonej przy zastosowaniu stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, określonych w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra, jeżeli przebieg pojazdu, z wyłączeniem wypłat ryczałtu pieniężnego, jest udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu prowadzonej przez pracownika; przepis art. 23 ust. 7 stosuje się odpowiednio.

Z przepisu tego wynika, że zwrot kosztów poniesionych przez pracownika z tytułu używania pojazdów stanowiących własność pracownika na potrzeby zakładu pracy jest wolny od podatku dochodowego, jeżeli samochód jest wykorzystywany w jazdach lokalnych, a obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu tych kosztów wynika wprost z przepisów odrębnych ustaw.

Tu warto posłużyć się przykładem. Załóżmy więc, że pracownicy socjalni ośrodka pomocy rodzinie w celu świadczenia pracy socjalnej w środowisku poruszają się po terenie miasta własnymi samochodami osobowymi. Pracownikom wypłaca się zwrot kosztów przejazdu w formie ryczałtu samochodowego na podstawie umowy używania samochodu osobowego do celów służbowych zawartej między pracodawcą a pracownikiem.

Stosownie do ustawy o pomocy społecznej pracownikowi socjalnemu, do którego obowiązków należy świadczenie pracy socjalnej w środowisku, przysługuje zwrot kosztów przejazdów z miejsca pracy do miejsc wykonywania przez niego czynności zawodowych w przypadku braku możliwości zapewnienia dojazdu środkami pozostającymi w dyspozycji zatrudniającego go pracodawcy.

Zacytowany przepis ustawy o pomocy społecznej odnosi się do zwrotu kosztów przejazdów związanych z wykonywaniem obowiązków zawodowych. Przewiduje on możliwość przyznania takiego zwrotu w sytuacji, gdy pracodawca nie ma możliwości zapewnienia dojazdu środkami transportu będącymi w jego dyspozycji. Zatem jest to przepis ustawowy, o którym mowa w art. 21 ust. 1 pkt 23b ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne, po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

W konsekwencji w naszym przykładzie zwrot kosztów otrzymany przez pracowników socjalnych z tytułu używania samochodów stanowiących ich własność w jazdach lokalnych do celów związanych z wykonywaniem obowiązków służbowych, w formie ryczałtu, do wysokości miesięcznego limitu, korzysta ze zwolnienia z PIT.

Przy ustaleniu wartości początkowej środka trwałego zastosowanie znajdzie generalna zasada określona w art. 22g ust. 1 pkt 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podatniczka zobowiązana więc będzie ustalić wartość początkową zakupionego samochodu na podstawie ceny jego nabycia, a więc kwotę zapłaconą zbywcy powiększoną o prowizję i odsetki od udzielonego kredytu (zapłacone do momentu wprowadzenia samochodu do ewidencji środków trwałych), opłatę skarbową związaną z rejestracją pojazdu oraz koszty dodatkowego badania technicznego.

Jeżeli wskazane wydatki zostały uprzednio bezpośrednio zaliczone do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej działalności gospodarczej, powinny zostać z tych kosztów wyksięgowane z uwzględnieniem art. 22e ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Taki sposób rozliczenia podpowiedział dyrektor izby Skarbowej w Katowicach (nr IBPBI/1/415-422/10/AP).

Podatnicy w roku podatkowym, w którym rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej, oraz mali podatnicy mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3 - 8 Klasyfikacji Środków Trwałych, z wyłączeniem samochodów osobowych, w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości 100 tys. euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych.

Zatem podatnik nie może zastosować tzw. metody jednorazowej amortyzacji do samochodów osobowych.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać co najmniej następujące dane: nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.

Zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych

Ewa Konderak

gp@infor.pl

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2000 r. nr 54, poz. 654 z późn. zm.).