Jak rozliczyć podatkowo wydatki na szkolenia

Do kosztów uzyskania przychodu spółka może zaliczyć wydatki związane z: wynajmem sal konferencyjnych; zakupem materiałów biurowych i usług dotyczących obsługi posiedzeń (np. wynajem/udostępnienie sprzętu do prezentacji, telekonferencji, opłaty za przesyłki kurierskie, koszty stenogramów i tłumaczeń); obsługą gastronomiczną.

Trzeba jednak pamiętać, że to obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego ewentualną korzyść z faktu zaliczenia określonych wydatków do kosztów podatkowych, jest wykazanie, na podstawie zgromadzonych dowodów, związku pomiędzy poniesieniem kosztu a uzyskaniem przychodu (w tym zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów), że wydatki te były uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia i że w rezultacie ich poniesienia podatnik mógł oczekiwać zwiększenia swoich przychodów, względnie zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu. A zatem konieczne jest udokumentowanie, także w razie nieuzyskania przychodu w następstwie poniesienia tych wydatków, że były one - obiektywnie rzecz ujmując - racjonalne co do zasady i co do wielkości.

W celu wykazania związku pomiędzy kosztem a przychodem podatnik musi dysponować wymaganymi przez prawo dowodami. Podatnicy są zobowiązani do prowadzenia ewidencji rachunkowej zgodnie z odrębnymi przepisami, w sposób zapewniający określenie wysokości dochodu (straty), podstawy opodatkowania i wysokości należnego podatku za dany rok. Z tak udokumentowanych wydatków powinno ponadto wynikać, że mają związek z prowadzoną działalnością gospodarczą i bezpośrednio lub pośrednio wpływają na wielkość osiąganych przez podatnika przychodów.

Organy podatkowe w czasie czynności kontrolnych mogą wymagać okazania m.in. dowodów potwierdzających związek poniesionych wydatków z przychodami lub ich zabezpieczeniem.

Art. 15, 16 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Ustawodawca zwolnił z VAT usługi świadczone przez jednostki objęte systemem oświaty w rozumieniu przepisów o systemie oświaty, w zakresie kształcenia i wychowania, oraz dostawę towarów i świadczenie usług ściśle z tymi usługami związane.

Brak posiadania przez podatnika statusu niepublicznej jednostki systemu oświaty uniemożliwia zastosowanie zwolnienia z podatku do wykonywanych przez niego usług szkoleniowych.

Zatem o ile podatnik nie spełnia przesłanek do zwolnienia, świadczone przez niego usługi są opodatkowane stawką VAT w wysokości 23 proc.

Art. 43 ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. nr 54, poz. 535 z późn. zm.).

Kwota częściowego dofinansowania do podyplomowych studiów pracownika, na kierunku niezgodnym z charakterem wykonywanej pracy, który zdobywa wiedzę i umiejętności z własnej inicjatywy, nie jest objęta zwolnieniem z podatku dochodowego. W rezultacie stanowi przychód tej osoby ze stosunku pracy podlegający opodatkowaniu podatkiem dochodowym.

Art. 11, 12 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Z oceny związku z prowadzoną działalnością powinno wynikać, że poniesiony wydatek obiektywnie może się przyczynić do osiągnięcia przychodów z danego źródła. Aby zatem wydatek mógł być uznany za koszt uzyskania przychodów, powinien spełniać łącznie następujące warunki:

● pozostawać w związku przyczynowo-skutkowym z przychodem lub źródłem przychodu i być poniesiony w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodu,

● nie znajdować się na liście kosztów nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów, wymienionych w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT,

● być właściwie udokumentowany.

Wydatki na studia nie zostały wymienione w katalogu zawartym w art. 23 ustawy o PIT, a zatem w przypadku spełnienia pozostałych przesłanek mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Do stwierdzenia, czy wydatek poniesiony przez podatnika na opłacenie studiów niestacjonarnych może zostać zaliczony do kosztów podatkowych z tytułu prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, istotnym jest ustalenie: czy taki wydatek związany jest z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych, zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i które mają z nią związek; czy taki wydatek służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia niezwiązanego z działalnością. Z tych wydatków, jako uzasadnione racjonalnie i gospodarczo, których poniesienie może przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła, jakim jest działalność gospodarcza, uznać należy wydatki na kształcenie, które pozwolą podatnikowi nabyć uprawnienia, umiejętności i wiedzę niezbędną w prowadzeniu firmy. Zatem wydatki ponoszone w związku z podjęciem nauki, choć trudno je przypisać konkretnym przychodom, to jako przydatne do prawidłowego wykonywania działalności gospodarczej mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, pod warunkiem ich należytego udokumentowania. Oznacza to, że comiesięczne opłaty za studia podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Art. 22, 23 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

W myśl kodeksu pracy przez podnoszenie kwalifikacji zawodowych rozumie się zdobywanie lub uzupełnianie wiedzy i umiejętności przez pracownika, z inicjatywy pracodawcy lub za jego zgodą. Pracodawca może przyznać pracownikowi podnoszącemu kwalifikacje zawodowe dodatkowe świadczenia, w szczególności pokryć opłaty za kształcenie, przejazd, podręczniki i zakwaterowanie.

Ustawodawca nie określił przy tym żadnych zasad przyznawania tych świadczeń, a katalog zawarty w przepisach należy uznać jedynie za przykładowy. Pomimo że pracodawca ma w gruncie rzeczy wolną rękę w zakresie ustalania rodzaju świadczeń i ich wysokości, powinien pamiętać, że pomiędzy rodzajem i wysokością świadczenia a podnoszeniem kwalifikacji zawodowych musi istnieć bezpośredni związek przyczynowo-skutkowy.

Świadczenie przyznane przez pracodawcę pracownikom na podnoszenie kwalifikacji zawodowych w postaci częściowego sfinansowania kursu doskonalącego w formie wypłaty korzysta ze zwolnienia z opodatkowania przewidzianego w art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy o PIT. W konsekwencji pracodawca jako płatnik nie jest zobowiązany do potrącenia zaliczki na podatek dochodowy od wypłacanego pracownikowi świadczenia. Od świadczeń zwolnionych z podatku nie pobiera się zaliczki. Nie trzeba ich także wykazywać w zeznaniach podatkowych.

Art. 21 ust. 1 pkt 90 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ewa Matyszewska

ewa.matyszewska@infor.pl