W jaki sposób firmy mogą optymalizować koszty podatkowe

Optymalizacja może dotyczyć zarówno przychodów, jak i kosztów uzyskania przychodów. Zgodnie z przepisami podatkowymi przychód do opodatkowania powstaje z chwilą wydania rzeczy, zbycia prawa majątkowego lub wykonania usługi, jednak nie później niż w dniu wystawienia faktury albo uregulowania należności.

Wszelkiego rodzaju przedpłaty na poczet dostaw towarów i usług, które zostaną wykonane w następnych okresach sprawozdawczych, nie stanowią przychodu. Możliwe jest więc zoptymalizowanie przepływów pieniężnych w relacjach z dłużnikami przez zobowiązanie ich do uregulowania zobowiązań w drodze zaliczek, które będą przez podatnika rozpoznane jako przychód po dokonaniu całości zapłaty w kolejnym roku podatkowym. Pozwala to odroczyć powstania przychodu do momentu, w którym podatnik spodziewa się wygenerować stratę do rozliczenia.

Gdy podatnik nierównomiernie generuje przychody i koszty, korzystnym rozwiązaniem optymalizacyjnym może być zmiana roku podatkowego. Metoda ta może pozwolić np. na wykorzystanie straty podatkowej zagrożonej przedawnieniem, gdyż zmiana okresu rozliczeniowego pozwala jednorazowo wydłużyć rok podatkowy nawet do 23 miesięcy, co umożliwi efektywne wykorzystanie strat podatkowych. Jednak zmianę roku podatkowego trzeba zgłosić naczelnikowi urzędu skarbowego w terminie 30 dni, licząc od zakończenia ostatniego roku podatkowego. Uprawnienie to dotyczy przedsiębiorców opodatkowanych CIT.

Rozważania na temat optymalizacji kosztów podatkowych zacznijmy od wyjaśnienia, co i kiedy takim kosztem będzie. Podstawę prawną kwalifikowania wydatków do kosztów uzyskania przychodów stanowi art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (art. 22 ustawy o PIT), zgodnie z którym kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 23 ustawy o PIT).

Definicja sformułowana przez ustawodawcę ma charakter ogólny. Z tego względu każdorazowy wydatek poniesiony przez podatnika powinien podlegać indywidualnej analizie w celu dokonania jego kwalifikacji. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy ustawa wyraźnie wskazuje jego przynależność do kategorii kosztów uzyskania przychodów lub wyłącza możliwość zaliczenia go do tego rodzaju kosztów. W pozostałych przypadkach należy zbadać istnienie związku przyczynowego pomiędzy poniesieniem kosztu a powstaniem przychodu lub realną szansą powstania przychodów podatkowych bądź też zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła ich uzyskiwania.

Innymi słowy oznacza to, że dla kwalifikacji prawnej danego kosztu istotne znaczenie ma cel, w jakim został poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu istnieje związek przyczynowy. Kosztami tymi będą zarówno koszty uzyskania przychodów pozostające w bezpośrednim związku z uzyskiwanymi przychodami, jak i koszty uzyskania przychodów inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami (pozostające w związku pośrednim) - jeżeli można wykazać, że zostały w sposób racjonalny poniesione w celu osiągnięcia przychodów, nawet wówczas, gdy z obiektywnych powodów przychód nie zostanie osiągnięty.

Oznacza to, że kosztami uzyskania przychodów będą wszelkie racjonalnie i gospodarczo uzasadnione wydatki związane z działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie lub zachowanie źródła przychodów.

Aby wydatek poniesiony przez podatnika stanowił dla niego koszt uzyskania przychodu, muszą być spełnione następujące warunki:

● został poniesiony przez podatnika, tj. w ostatecznym rozrachunku musi on zostać pokryty z zasobów majątkowych podatnika (nie stanowią kosztu uzyskania przychodu podatnika wydatki, które zostały poniesione na działalność podatnika przez osoby inne niż podatnik),

● jest definitywny (rzeczywisty), tj. wartość poniesionego wydatku nie została podatnikowi w jakikolwiek sposób zwrócona,

● pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,

● poniesiony został w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów lub może mieć wpływ na wielkość osiągniętych przychodów,

● został właściwie udokumentowany,

● nie może znajdować się w grupie wydatków, których zgodnie z art. 16 ust. 1 ustawy o CIT (art. 23 ustawy o PIT) nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Zatem do kosztów uzyskania przychodów podatnik ma prawo zaliczyć wszystkie koszty, zarówno te bezpośrednio, jak i pośrednio związane z przychodami, o ile zostały one prawidłowo udokumentowane, z wyjątkiem kosztów ustawowo uznanych za niestanowiące kosztów uzyskania przychodów.

Amortyzacja oznacza zmniejszenie wartości dobra kapitałowego w pewnym okresie w wyniku użytkowania lub starzenia się. Amortyzacja jest generalnie kosztem podatkowym. W przepisach podatkowych występuje amortyzacja liniowa i degresywna. Ta pierwsza polega na odpisywaniu stałej raty (np. co miesiąc) takiego samego odsetka wartości środka trwałego. Druga to metoda malejących odpisów amortyzacyjnych. Polega na zastosowaniu odpowiedniego współczynnika podwyższającego. Oparta jest na założeniu, że zużycie środka trwałego, a zwłaszcza zmniejszenie jego wartości następuje w początkowym okresie jego używania szybciej niż w następnych okresach.

Ponadto podatnicy rozpoczynający działalność gospodarczą oraz mali podatnicy mogą skorzystać z amortyzacji jednorazowej, co oznacza, że wydatki o charakterze inwestycyjnym do równowartości 50 tys. euro bez stosowania ograniczenia 3,5 tys. zł wartości początkowej mogą od razu wliczyć w koszty.

Amortyzacji podlegają stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością; maszyny, urządzenia i środki transportu, inne przedmioty - o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy, leasingu.

Amortyzacji podlegają również niezależnie od przewidywanego okresu używania:

1) przyjęte do używania inwestycje w obcych środkach trwałych,

2) budynki i budowle wybudowane na cudzym gruncie,

3) składniki majątku, wymienione w ust. 1, niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy leasingu, zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami tych składników - jeżeli zgodnie z przepisami rozdziału 4a odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający,

4) tabor transportu morskiego w budowie (PKWiU 30.11).

Amortyzacji podlegają także nabyte i nadające się do gospodarczego wykorzystania w dniu przyjęcia do używania:

1) spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego,

2) spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego,

3) prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej,

4) autorskie lub pokrewne prawa majątkowe,

5) licencje,

6) prawa określone w prawie własności przemysłowej,

7) wartość stanowiąca równowartość uzyskanych informacji związanych z wiedzą w dziedzinie przemysłowej, handlowej, naukowej lub organizacyjnej (know-how)

- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane przez niego do używania na podstawie umowy licencyjnej (sublicencji), umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Amortyzacji podlegają również niezależnie od przewidywanego okresu używania:

1) wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w wyniku nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w drodze:

a) kupna,

b) przyjęcia do odpłatnego korzystania, a odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający,

2) koszty prac rozwojowych zakończonych wynikiem pozytywnym, który może być wykorzystany na potrzeby działalności gospodarczej podatnika, jeżeli:

a) produkt lub technologia wytwarzania są ściśle ustalone, a dotyczące ich koszty prac rozwojowych wiarygodnie określone, oraz

b) techniczna przydatność produktu lub technologii została przez podatnika odpowiednio udokumentowana i na tej podstawie podatnik podjął decyzję o wytwarzaniu tych produktów lub stosowaniu technologii, oraz

c) z dokumentacji dotyczącej prac rozwojowych wynika, że koszty prac rozwojowych zostaną pokryte spodziewanymi przychodami ze sprzedaży tych produktów lub zastosowania technologii,

3) składniki majątku, niestanowiące własności lub współwłasności podatnika, wykorzystywane przez niego na potrzeby związane z prowadzoną działalnością na podstawie umowy leasingu, zawartej z właścicielem lub współwłaścicielami albo uprawnionymi do korzystania z tych wartości - jeżeli zgodnie z przepisami odpisów amortyzacyjnych dokonuje korzystający.

Praktycznie analogiczne regulacje w zakresie amortyzacji przewiduje ustawa o CIT i ustawa o PIT.

Po zakupie środka trwałego proces amortyzacji trzeba zacząć od ustalenia jego wartości początkowej. W zależności od okoliczności, w jakich doszło do nabycia, są różne sposoby ustalania wartości początkowej. Następnie trzeba ustalić roczny współczynnik amortyzacji (w zależności od rodzaju środka trwałego stawki określone są w załączniku do ustawy o podatku dochodowym), a na koniec przyjąć metodę amortyzacji.

Podatnicy dokonują wyboru jednej z metod amortyzacji dla poszczególnych środków trwałych przed rozpoczęciem ich amortyzacji, a wybraną metodę stosuje się do pełnego zamortyzowania danego środka trwałego. Jak już wyjaśniałam, możliwe jest stosowanie dwóch metod prowadzenia amortyzacji: liniowej i degresywnej.

Przepisy przewidują, że podatnicy, którzy w danym roku podatkowym po raz pierwszy rozpoczęli prowadzenie działalności gospodarczej, oraz mali podatnicy mogą dokonywać jednorazowo odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych zaliczonych do grupy 3-8 Klasyfikacji, z wyłączeniem samochodów osobowych, w roku podatkowym, w którym środki te zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych, do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym równowartości 50 tys. euro łącznej wartości tych odpisów amortyzacyjnych. Warto wiedzieć, że przeliczenia na złote limitu dla jednorazowej amortyzacji dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października roku poprzedzającego rok podatkowy, w którym wystąpiło zdarzenie, o którym mowa w tym przepisie, w zaokrągleniu do 1 tys. zł.

Przez podatnika rozpoczynającego po raz pierwszy prowadzenie działalności gospodarczej rozumie się osobę, która w roku rozpoczęcia tej działalności, a także w okresie dwóch lat, licząc od końca roku poprzedzającego rok jej rozpoczęcia, nie prowadziła działalności gospodarczej samodzielnie lub jako wspólnik spółki niemającej osobowości prawnej oraz działalności takiej nie prowadził małżonek tej osoby, o ile między małżonkami istniała w tym czasie wspólność majątkowa.

Natomiast mały podatnik to podatnik, u którego wartość przychodu ze sprzedaży (wraz z kwotą podatku od towarów i usług) nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym wyrażonej w złotych kwoty odpowiadającej równowartości 1,2 mln euro. Przeliczenia kwot wyrażonych w euro dokonuje się według średniego kursu euro ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski na pierwszy dzień roboczy października poprzedniego roku podatkowego, w zaokrągleniu do 1 tys. zł;

Środki trwałe zaliczone do grupy 3-8 Klasyfikacji to praktycznie wszystkie środki trwałe z wyjątkiem budynków i budowli (ujętych w grupie 1-2 Klasyfikacji), które, gdy ich wartość początkowa przekracza 3,5 tys. zł, można wliczać w koszty wyłącznie za pośrednictwem amortyzacji, czyli w zależności od przewidzianych przez ustawę o PIT rocznych stawek amortyzacji.

Podatnicy mogą dokonywać odpisów amortyzacyjnych jednorazowo nie wcześniej niż w miesiącu, w którym środki trwałe zostały wprowadzone do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Od następnego roku podatkowego podatnicy dokonują odpisów amortyzacyjnych przy zastosowaniu odpowiednich stawek amortyzacyjnych. Suma odpisów amortyzacyjnych, w tym dokonanych w pierwszym roku podatkowym oraz niezaliczonych do kosztów uzyskania przychodów, nie może przekroczyć wartości początkowej tych środków trwałych.

Stosownie do nazwy amortyzacja liniowa polega na tym, że przez cały okres trwania amortyzacji, a więc od jej rozpoczęcia aż do chwili, gdy suma odpisów zrówna się z wartością początkową, podatnik wlicza w koszty odpisy amortyzacyjne w równej wysokości.

Odpisów amortyzacyjnych można dokonywać od wartości początkowej maszyn i urządzeń zaliczonych do grupy 3-6 i 8 Klasyfikacji oraz środków transportu, z wyłączeniem samochodów osobowych, w pierwszym podatkowym roku ich używania przy zastosowaniu stawek podanych w wykazie stawek amortyzacyjnych podwyższonych o współczynnik nie wyższy niż 2,0, a w następnych latach podatkowych od ich wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe odpisy amortyzacyjne, ustalonej na początek kolejnych lat ich używania. Począwszy od roku podatkowego, w którym tak określona roczna kwota amortyzacji miałaby być niższa od rocznej kwoty amortyzacji obliczonej przy zastosowaniu metody liniowej, podatnicy dokonują dalszych odpisów amortyzacyjnych zgodnie z metodą liniową.

W przypadku używania środków trwałych w zakładzie danego podatnika położonym na terenie gminy o szczególnym zagrożeniu wysokim bezrobociem strukturalnym albo w gminie zagrożonej recesją i degradacją społeczną, których wykaz na podstawie odrębnych przepisów ustala Rada Ministrów - stawki podane w wykazie stawek amortyzacyjnych można podwyższyć przy zastosowaniu współczynników nie wyższych niż 3,0, dokonując obliczenia odpisów amortyzacyjnych. Jest to przepis, który znajduje się w ustawie o PIT i ustawie o CIT, ale ze względu na brak wspomnianych wykazów Rady Ministrów nie może być stosowany.

Jeżeli w trakcie roku podatkowego:

1) gmina zostanie wyłączona z wykazu, lub

2) podatnik przestanie mieć siedzibę na terenie wskazanej gminy,

- podatnik może stosować do końca tego roku podwyższone stawki amortyzacyjne.

Szczególną uwagę należy zwrócić na moment rozpoznania kosztów pracowniczych. Wydatki na wynagrodzenia pracownicze stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który są należne, pod warunkiem że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z prawa pracy, umowy lub innego stosunku łączącego strony. Natomiast nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wynagrodzeń pracowniczych niewypłaconych, niedokonanych lub niepostawionych do dyspozycji zgodnie z odrębnymi przepisami.

Należy jednak podkreślić, że nie jest konieczne wypłacenie wynagrodzenia w roku 2011, by uznać go za koszt tego roku. Jeśli zgodnie z umową o pracę wynagrodzenia wypłacane są np. do 5. dnia następnego miesiąca, wynagrodzenia przelane np. 3 stycznia 2012 r. ciągle będą stanowić koszt w roku 2011. Jeśli jednak spóźnimy się z wypłatą wynagrodzeń i zapłacimy je np. 10 stycznia, wtedy będą one mogły zostać uznane za koszt dopiero w roku 2012.

Podobne zasady dotyczą rozliczania składek na ubezpieczenie społeczne w części finansowanej przez płatnika. Stanowią one koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie wynikającym z odrębnych przepisów (składki z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu, za który są należne) lub nie później niż do 15. dnia tego miesiąca (składki z tytułu należności wypłacanych lub postawionych do dyspozycji w miesiącu następnym, w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy, umowy lub innego stosunku prawnego łączącego strony).

Praktycznie każdy przedsiębiorca przy prowadzeniu firmy korzysta z samochodu. Wydatki na pojazd stanowią koszt uzyskania przychodu z działalności gospodarczej. Pewne dodatkowe obowiązki, zwłaszcza ewidencyjne, wiążą się z używaniem w działalności auta prywatnego.

W takim przypadku trzeba będzie założyć ewidencję przebiegu pojazdu i kosztów eksploatacji samochodu. Do kosztów nie możemy zaliczyć wszystkich wydatków związanych z używaniem takiego samochodu (by tak się mogło stać, musielibyśmy go wprowadzić do ewidencji środków trwałych). Dla udokumentowania wydatków używania własnego samochodu do celów służbowych trzeba też robić zestawienie kosztów eksploatacji samochodu.

Podatnik ma prawo do wliczania w koszty kwoty stanowiącej efekt przemnożenia liczby przejechanych w celach służbowych kilometrów przez aktualnie obowiązującą stawkę za 1 km. Ustalane są one w rozporządzeniu ministra infrastruktury z 25 marca 2002 r. w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy (Dz.U. nr 27, poz. 271 z późn. zm.). Obecnie wynoszą one: 0,5214 zł za 1 km przebiegu pojazdu o pojemności silnika do 900 cm sześc. i 0,8358 zł za 1 km przebiegu pojazdu o silniku powyżej 900 cm sześc.

Gdy kwota wynikająca z miesięcznego zestawienia rachunków dotyczących eksploatacji samochodu jest wyższa niż kwota wynikająca z ewidencji przebiegu pojazdu, kosztem uzyskania przychodów jest kwota wynikająca z ewidencji i księgowana w kol. 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Różnica między wielkością wynikającą z miesięcznego zestawienia poniesionych wydatków (wynikających z rachunków) a wielkością wynikającą z ewidencji przebiegu pojazdu podlega rozliczeniu (czyli jest uwzględniana przy rozrachunku) w kolejnym miesiącu.

Ewentualną nadwyżkę kosztów podatnik odliczy w następnych miesiącach danego roku, pod warunkiem że wówczas wystąpi sytuacja odwrotna; z przemnożenia liczby przejechanych kilometrów przez obowiązującą wówczas stawkę za 1 km wyjdzie więcej, niż wyniosły wydatki faktycznie poniesione w danym miesiącu.

Ale jeśli już do końca roku nie będzie takiej sytuacji, że faktycznie wydana kwota będzie niższa od tej, która wynika z ewidencji przebiegu pojazdu, nie uda się wliczyć w koszty prowadzonej działalności gospodarczej takiej nadwyżki.

Gdy przedsiębiorca zdecyduje, że samochód będzie wyłącznie składnikiem majątku firmy, na dowód czego wpisze go do ewidencji środków trwałych, to wówczas przepisy ograniczają możliwość zaliczania w koszty prowadzonej działalności niektórych wydatków. Najdotkliwiej ograniczenie to dotyczy amortyzacji samochodu osobowego.

Koszt prowadzonej działalności nie może być wyższy niż równowartość 20 tys. euro za auto. Takie wyłączenie przewiduje wprost art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT (art. 16 ust. 1 pkt 4 ustawy o CIT). Jeśli samochód, którego używamy, jest droższy, możemy amortyzować go tylko częściowo. W przypadku samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych za koszty uzyskania przychodu uznajemy zarówno raty amortyzacji, jak i wszystkie koszty eksploatacji (zakup paliwa, naprawy, opłaty za parkowanie itd.). Te drugie wliczamy w pełnej wysokości, nawet gdy dotyczą eksploatacji pojazdu o wartości przekraczającej 20 tys. euro. Jedyny wyjątek to składka na ubezpieczenie. W tym przypadku też obowiązuje limit 20 tys. euro.

W przypadku samochodu osobowego amortyzacja musi trwać przynajmniej pięć lat. Oznacza to, że zakup samochodu w koszty rozliczać będziemy przez 60 miesięcy, a na dodatek i tak zamortyzujemy go tylko do równowartości 20 tys. euro w dniu zakupu.

Aby zoptymalizować koszty, warto kupić samochód, który był już używany przez pół roku. Wtedy można skorzystać z przyspieszonej amortyzacji. W przypadku samochodu osobowego możemy zastosować tzw. współczynnik przyspieszający wynoszący 2. Konkretnie oznacza to, że amortyzacja potrwa wówczas nie 60, ale 30 miesięcy.

Innym sposobem maksymalnego zaliczania w koszty wydatku na samochód jest jego leasing.

Gdy w firmie są samochody, poza wydatkiem na ich nabycie, podatnik będzie je musiał ubezpieczyć. Czy ubezpieczenie pomniejszy przychód? W przypadku aut ciężarowych wykupione ubezpieczenie można odliczyć w pełnej wysokości. Przy samochodach osobowych obowiązują pewne limity.

Kosztem podatkowym nie mogą bowiem być składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20 tys. euro, przeliczona na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia.

Zgodnie z przepisami zwrot kosztów używania przez pracownika w celach służbowych do jazd lokalnych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy następuje na podstawie umowy cywilnoprawnej, zawartej między pracodawcą a pracownikiem, o używanie pojazdu do celów służbowych.

Zwrot kosztów używania przez pracownika pojazdu do celów służbowych poza miejscowością, w której znajduje się siedziba pracodawcy, lub poza stałym miejscem pracy pracownika, określają przepisy w sprawie szczegółowych zasad ustalania oraz wysokości należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju.

Koszty używania pojazdów do celów służbowych pokrywa pracodawca według stawek za 1 kilometr przebiegu pojazdu, które nie mogą być wyższe niż:

● dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika do 900 cm sześc. 0,5214 zł,

● dla samochodu osobowego o pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm sześc. 0,8358 zł,

● dla motocykla 0,2302 zł,

● dla motoroweru 0,1382 zł.

Miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne ustala pracodawca. Limit ten ustalony jest w zależności od liczby mieszkańców w danej gminie lub mieście, w których pracownik jest zatrudniony, i nie może przekroczyć:

● 300 km do 100 tys. mieszkańców,

● 500 km ponad 100 tys. do 500 tys. mieszkańców,

● 700 km ponad 500 tys. mieszkańców.

Limit dla pojazdów do celów służbowych w służbie leśnej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 1,5 tys. km. A dla pojazdów do celów służbowych w służbach ratowniczych i w innych właściwych instytucjach w sytuacji zagrożenia klęską żywiołową lub usuwania jej skutków albo skutków katastrofy ekologicznej może zostać podwyższony, przy czym nie może on przekroczyć 3 tys. km.

Zwrot kosztów używania pojazdów do celów służbowych następuje w formie miesięcznego ryczałtu obliczonego jako iloczyn stawki za 1 kilometr przebiegu i miesięcznego limitu przebiegu kilometrów na jazdy lokalne po złożeniu przez pracownika pisemnego oświadczenia o używaniu przez niego pojazdu do celów służbowych w danym miesiącu. Oświadczenie to powinno zawierać dane dotyczące pojazdu (pojemność silnika, marka, numer rejestracyjny) oraz określać liczbę dni nieobecności pracownika w miejscu pracy w danym miesiącu z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej lub innej nieobecności, a także liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Kwotę ustalonego ryczałtu zmniejsza się o jedną dwudziestą drugą za każdy roboczy dzień nieobecności pracownika w miejscu pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej trwającej co najmniej 8 godzin lub innej nieobecności oraz za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Prowadzenie firmy wiąże się z ponoszeniem sporych nakładów na utrzymanie biura. Przy finansowaniu zakupu lokalu na biuro warto rozważyć leasing jako formę inwestowania.

W przypadku najmu wszystkie wydatki na lokal od czynszu po opłaty eksploatacyjne, jeśli tylko zgodnie z umową najmu obciążają one najemcę, są kosztem uzyskania przychodu. Kwalifikuje się je w koszty na podstawie umowy najmu, do której za poszczególne miesiące warto się odwołać w rachunkach lub fakturach wystawianych przez wynajmującego. Te ostatnie zaś są dowodem księgowym, na podstawie którego następuje ich zaewidencjonowanie w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Każdy lokal na działalność musi być odpowiednio wyposażony. Nie obejdzie się bez zakupu mebli, urządzeń biurowych. O ile nie ma wątpliwości co do zaliczania w koszty mebli i wszelkich urządzeń biurowych, o tyle często dochodzi do sporów między podatnikami a urzędami skarbowymi w kwestii rozliczeń zakupów dywanów, obrazów czy np. mebli i wyposażenia kuchennego.

Jeśli podatnik potrafi wykazać związek przyczynowo-skutkowy między poniesionymi wydatkami np. na meble kuchenne a przychodem z działalności gospodarczej, to wydatek taki można zakwalifikować w koszty. Nawet wtedy, gdy działalność gospodarcza prowadzona jest w lokalu mieszkalnym i można by sądzić, że kuchnia, która stanowi naturalną część mieszkania, jest dla biznesu częścią zbyteczną. Wystarczy, że jest wykorzystywana np. dla celów socjalnych.

Wówczas wydatek na meble czy na wyposażenie kuchenne można ująć jako koszt. Pozostaje tylko kwestia (w zależności od wysokości wydatków na ten cel), czy od razu w całości wydatki podatnik rozliczy w kosztach prowadzonej działalności, czy na zasadach amortyzacji.

Telefon to podstawowe narzędzie przy prowadzeniu biznesu. Aby wydatek na rozmowy służbowe rozliczyć w kosztach, potrzebne będą przedsiębiorcy billingi, zwłaszcza gdy do rozmów służbowych wykorzystuje telefon prywatny.

Można też zastosować inny sposób rozliczenia w kosztach wydatków na telefon, choć bywa on czasem kwestionowany przez urzędników fiskusa. Gdy mamy rachunek telefoniczny bez billingu, określamy procentowo, jaka część rozmów miała charakter prywatny, a jaka związana była z prowadzoną działalnością gospodarczą. Następnie opisujemy rachunek, np. rachunek za rozmowy telefoniczne, z których część odbyto w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą i zaliczono w koszty... w miesiącu... Odsetek rozmów odbytych w związku z prowadzoną działalnością wynosi... proc., co stanowi... zł. Na tej podstawie podatnik sporządza dowód wewnętrzny. Dołącza do niego rachunek za telefon. Na podstawie dowodu wewnętrznego trzeba dokonać zapisu w księdze przychodów i rozchodów.

● odliczenie od podstawy opodatkowania do 50 proc. wszelkich wydatków poniesionych na nabycie nowej technologii w określonym czasie (możliwe jednorazowe odliczenie),

● objęcie odliczeniem nie tylko ceny nabycia, ale także wszelkich innych wydatków związanych z zakupem (np. odsetki od kredytu, koszty wdrożenia itp.).

To że podatnik skorzystał z ulgi na zakup nowych technologii, nie wpływa na możliwość dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Dodatkowo ulga na nowe technologie nie jest uwzględniana do limitów pomocy publicznej.

Z praktyki i statystyk organów podatkowych wynika, że przedsiębiorcy niezwykle rzadko korzystają z ulgi związanej z nowymi technologiami.

Podatnik prowadzi działalność gospodarczą - świadczy usługi doradcze na rzecz przedsiębiorców. Zawarł umowę o świadczenie usług podstawowej opieki medycznej. W ramach świadczonych usług otrzymuje dostęp do podstawowej opieki medycznej, w tym w szczególności lekarza pierwszego kontaktu i podstawowych badań (jak badanie krwi) oraz wybranych lekarzy specjalistów (np. okulista). Czy wydatki na taką opiekę będą kosztem firmy?

Wydatki na zakup świadczeń medycznych mają na celu ochronę zdrowia. Wydatki na ochronę zdrowia należą do wydatków o charakterze osobistym. Aby zachować odpowiedni stan zdrowia, osoba fizyczna zmuszona jest do korzystania z usług medycznych i to niezależnie od tego, czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też działalności takiej nie prowadzi. Tak więc bezpośrednim celem, jaki jest związany z ponoszeniem tego rodzaju wydatków, jest ochrona stanu zdrowia osoby (wydatki o charakterze osobistym), a nie zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Poniesione wydatki na usługi medyczne nie mają realnego wpływu na zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza. Wydatki te nie mają też wpływu na wysokość przychodów uzyskiwanych ze świadczenia usług doradczych.

W konsekwencji wydatki poniesione przez podatnika na podstawową opiekę medyczną nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu w ramach prowadzonej pozarolniczej działalności. Tak uznał dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja nr IPPB1/415-207/11-2/JB).

Optymalizacja rozliczeń podatku od nieruchomości powinna polegać na zbadaniu poszczególnych składników majątkowych podatnika pod kątem ustalenia, czy są to budynki lub budowle opodatkowane podatkiem od nieruchomości, jaka stawka podatku powinna być zastosowana oraz czy jest możliwe zastosowanie zwolnienia z opodatkowania.

Podatnicy mogą nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od składników majątku, których wartość początkowa nie przekracza 3,5 tys. zł. Wydatki poniesione na ich nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do używania.

Spółka ponosi wydatki na organizację spotkań z kontrahentami w restauracjach. Łączą się one z nabywaniem usług gastronomicznych (zakupem kawy, herbaty, innych napojów, drobnego poczęstunku czy obiadu). Czy tego typu wydatki będą kosztem spółki?

Nie wszystkie koszty zakupów usług gastronomicznych, żywności oraz napojów nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, lecz tylko takie, które zostały dokonane w celu reprezentacyjnym. Uznanie, że każdy zakup takich towarów czy usług jest zakupem w ramach reprezentacji, byłoby sprzeczne z rozumieniem tego pojęcia. Wydatkami takimi nie będą np. wydatki na poczęstowanie kontrahenta w firmie kawą lub herbatą. Natomiast reprezentacja w podejmowaniu kontrahentów przejawiać się będzie w takim postępowaniu gospodarza, które kontrahent może odebrać jako przejaw wystawności i okazałości ze strony gospodarza, np. w zaproszeniu kontrahenta do restauracji. Możliwość skorzystania z posiłków czy napojów oferowanych w menu restauracji (czy kawiarni) ma bowiem na celu stworzenie oczekiwanego, pozytywnego wizerunku firmy (podnosi jej prestiż), a tym samym lepsze postrzeganie przedsiębiorcy w stosunku do pozostałych podmiotów gospodarczych z danej branży (które spotkania biznesowe odbywają we własnym zakresie, w swojej siedzibie).

Ponoszone przez spółkę wydatki nie stanowią wydatków związanych ze zwykłym prowadzeniem działalności, lecz mają charakter reprezentacyjny. Jakkolwiek bowiem w toku odbywanych spotkań podejmowane są tematy biznesowe, to jednak wydatki te zasadniczo kształtują pozytywny wizerunek spółki przez osoby trzecie, który z kolei będzie zachętą do podjęcia współpracy, zakupu jej produktów czy usług.

Wydatki poniesione przez pracowników spółki na usługi gastronomiczne w trakcie spotkań z kontrahentami (klienci lub potencjalni klienci) w lokalach gastronomicznych nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Taką interpretację przedstawił dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (nr IPPB5/423-194/11-4/RS).

Podmioty, które wykonują jednocześnie działalność zwolnioną i opodatkowaną VAT, mogą zoptymalizować swoje rozliczenia z tytułu VAT przyporządkowując zakupy do poszczególnych rodzajów działalności. Zgodnie z przepisami ustawy o VAT podatnikom przysługuje prawo do odliczenia VAT naliczonego z tytułu zakupu towarów i usług wykorzystywanych do działalności opodatkowanej VAT. VAT z faktur dokumentujących zakupy związane z działalnością zwolnioną nie podlega odliczeniu, a VAT naliczony z tytułu zakupów zwolnionych i opodatkowanych VAT podlega odliczeniu tylko w części związanej z działalnością opodatkowaną, co w praktyce obliczane jest za pomocą tzw. wskaźnika proporcji.

W koszty prowadzonej w lokalu mieszkalnym działalności można zaliczyć także wydatki związane z opłatami za energię elektryczną w części przypadającej na działalność gospodarczą.

Przedsiębiorca poniósł wydatki na promocję nowo utworzonego centrum handlowego. W którym momencie może ująć je w kosztach podatkowych?

Kosztami podatkowymi będą zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z uzyskanymi przychodami, jak i pozostające w związku pośrednim, jeżeli zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów, w tym również w celu zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów (zachowania albo zabezpieczenia), przy czym dany wydatek nie może być wymieniony w katalogu wydatków niestanowiących kosztów uzyskania przychodów.

Bezpośrednimi kosztami uzyskania przychodów są wydatki, które mogą przyczynić się do powstania konkretnego przychodu osiągniętego w danym momencie, z kolei jako koszty pośrednie przyjmowane są przede wszystkim koszty funkcjonowania podatnika, których ponoszenie jest związane z prowadzeniem działalności.

Koszty pośrednie potrącalne są w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

Za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Wydatki związane z reklamą, promocją nowo utworzonego centrum handlowego powinny być rozpatrywane przez spółkę dla celów podatkowych w momencie ich poniesienia. Taką odpowiedź udzielił podatnikowi dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie (interpretacja nr IPPB5/423-61/11-4/JC).

1) grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,

2) budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami lub lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej lub wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy, jeżeli podatnik nie podejmie decyzji o ich amortyzowaniu,

3) dzieła sztuki i eksponaty muzealne,

4) wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż określony w art. 22b ust. 2 pkt 1 ustawy o PIT,

5) składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tę działalność - zwane odpowiednio środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi.

1) grunty i prawa wieczystego użytkowania gruntów,

2) budynki, lokale, budowle i urządzenia zaliczane do spółdzielczych zasobów mieszkaniowych lub służących działalności społeczno-wychowawczej prowadzonej przez spółdzielnie mieszkaniowe,

3) dzieła sztuki i eksponaty muzealne,

4) wartość firmy, jeżeli wartość ta powstała w inny sposób niż określony w art. 16b ust. 2 pkt 2 ustawy o CIT,

5) składniki majątku, które nie są używane na skutek zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej na podstawie przepisów o swobodzie działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, w której te składniki były używane; w tym przypadku składniki te nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności

- zwane odpowiednio środkami trwałymi lub wartościami niematerialnymi i prawnymi.

Dla wielu podatników korzystnym rozwiązaniem dla rozliczeń kosztów może być zawarcie umowy leasingu. Rata leasingowa za samochód w pełnej wysokości stanowi koszt uzyskania przychodu, nawet gdy auto warte jest więcej niż 20 tys. euro. Poza tym koszty zawsze rozlicza się jak w przypadku samochodu stanowiącego własność firmy. Raty leasingowe stanowią koszt uzyskania przychodu u korzystającego.

Przedsiębiorca otrzymał zlecenie na wykonanie usług remontowo-budowlanych na terytorium Niemiec. Przez część roku osobiście wykonał osiem zleceń z Niemiec. W tym czasie w okresach tygodniowych lub dłuższych podatnik przebywał na terytorium Niemiec, wykonując zlecone usługi. W okresach pobytu w Niemczech mieszkał w wynajętych okresowo stancjach prywatnych, ponosząc koszty pobytu oraz wyżywienia, utrzymania, jak również koszty dojazdu i powrotu. Czy podatnik ma prawo zaliczyć w koszty diety z tytułu zagranicznej podróży służbowej za cały czas jej trwania, łącznie z sobotą i niedzielą?

Osobom prowadzącym działalność gospodarczą przysługuje prawo uwzględnienia w kosztach uzyskania przychodów wartości diet za czas podróży służbowych w ramach określonego limitu, tzn. do wysokości diet przysługujących pracownikom. Zakresem omawianego unormowania zostały więc objęte osoby prowadzące działalność gospodarczą bez żadnych wyłączeń podmiotowych i przedmiotowych. Jedyne ograniczenie odnosi się do limitu wartości, która może być zaliczona do kosztów uzyskania przychodów. Ustawodawca wyłącza z kosztów wartość diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących, ale tylko w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Za podróż służbową należy uznać bezpośrednie wykonywanie przez przedsiębiorcę zadań związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą poza siedzibą firmy i poza granicami kraju.

Oznacza to, że osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć w ciężar kosztów wartość diet związanych z własnymi podróżami służbowymi do wysokości nieprzekraczającej wysokości diet określonych dla wskazanej grupy pracowników, w przypadku podróży zagranicznych, w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. nr 236, poz. 1991 z późn. zm.).

W przypadku odbywania przez podatnika zagranicznej podróży służbowej - za cały czas jej trwania, łącznie z sobotą i niedzielą - podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów diety związane z tymi podróżami, do wysokości wskazanej w przepisach. Tak samo uważa Izba Skarbowa w Poznaniu (interpretacja nr ILPB1/415-149/11-4/AGr).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 51, poz. 307 z późn. zm.).

Ustawa z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.).

Ewa Konderak

gp@infor.pl