Czy warto mieć samochód do spółki z pracodawcą

1 Korzystanie przez pracowników z samochodu w działalności gospodarczej pracodawcy jest zjawiskiem powszechnym. Jakie są najczęściej występujące w tej sytuacji problemy?

Andrzej Malec: Przede wszystkim warto wskazać, że w obrocie gospodarczym powszechne są dwie praktyki. Z jednej strony pracownicy wykorzystują własne samochody osobowe do celów służbowych pracodawcy, a z drugiej strony pracodawcy zapewniający swoim pracownikom samochody służbowe zgadzają się z reguły na wykorzystanie tych pojazdów przez zatrudnionych również do celów prywatnych. Obie formy współkorzystania z samochodu powodują wiele problemów podatkowych.

Wykorzystywanie przez pracownika własnego samochodu osobowego do celów służbowych pracodawcy rodzi wiele obowiązków, w tym przede wszystkim uciążliwy obowiązek prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu oraz rozliczania na tej podstawie kosztów uzyskania przychodów. Z kolei wykorzystanie przez pracownika samochodu służbowego do celów prywatnych również powoduje powstanie wielu trudności ewidencyjnych, związanych bądź z koniecznością opodatkowania nieodpłatnego świadczenia pracodawcy na rzecz pracownika, bądź z koniecznością rozliczenia przychodu pracodawcy z tytułu odpłatnego udostępnienia samochodu pracownikowi, w tym ustalenia akceptowalnej z punktu widzenia fiskusa ceny za tę usługę.

2 Czy istnieją zatem jakieś alternatywne rozwiązania, które umożliwiłyby uniknięcie powyższych problemów?

A.M.: Wydaje się, iż w obu tych sytuacjach rozwiązaniem alternatywnym może być doprowadzenie przez pracownika i pracodawcę do sytuacji, w której samochód osobowy, wykorzystywany zarówno do celów służbowych pracodawcy, jak i do celów osobistych pracownika stanie się współwłasnością pracownika i pracodawcy w częściach ułamkowych. Załóżmy, iż spółka kapitałowa zawrze ze swoim pracownikiem umowę o zbycie udziału w prawie własności samochodu oraz określającą zasady korzystania z rzeczy wspólnej. Przyjmijmy, że zgodnie z taką umową pracownik sprzeda spółce udział w wysokości 9/10 w prawie własności samochodu. W wyniku tej sprzedaży strony umowy staną się współwłaścicielami samochodu i zgodnie z umową będą z niego korzystać oraz ponosić koszty tego korzystania na zasadach określonych dla współwłasności w ustawie z 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 1964 r. nr 16, poz. 93 z późn. zm.).

Przykładowo z umowy tej może wynikać, iż spółce przysługiwać będzie pierwszeństwo w korzystaniu z samochodu i w tym zakresie spółka przydziela pracownikowi samochód jako pojazd służbowy. Umowa może też stanowić, iż spółka ponosi koszty związane z korzystaniem z samochodu w związku z działalnością gospodarczą spółki i na zasadach określonych w przepisach prawa jest uprawniona do amortyzowania swojego udziału we współwłasności samochodu, pracownik zaś ponosi koszty związane z korzystaniem z samochodu dla celów własnych. Strony mogą ponadto ustalić, iż część kosztów ponosi początkowo jeden ze współwłaścicieli, a następnie obciąża nimi drugiego współwłaściciela w części odpowiadającej stosunkowi, w jakim drugi współwłaściciel odnosi korzyści z poniesienia tych kosztów lub w jakim przyczynił się do konieczności ich poniesienia.

3 Jak w takim wypadku będzie wyglądało rozliczanie kosztów podatkowych przez spółkę?

Małgorzata Kucewicz: Zgodnie z przepisami kodeksu cywilnego przychody i koszty związane z rzeczą wspólną przypadają współwłaścicielom w stosunku do wielkości udziałów. Umowa między współwłaścicielami może jednak modyfikować zasady ich rozliczania. Istotne jest jednak, aby w ostatecznym rachunku żadna ze stron umowy nie ponosiła ciężarów związanych z korzystaniem z samochodu przez drugą stronę umowy.

W szczególności kosztem uzyskania przychodów spółki będą odpisy amortyzacyjne dokonywane zgodnie z przepisami ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2011 r. nr 74, poz. 397 z późn. zm.). Amortyzacji podatkowej, co do zasady, podlegają bowiem między innymi środki transportu stanowiące współwłasność podatnika, wykorzystywane na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Wartość początkową do celów amortyzacji samochodu stanowiącego współwłasność ustala się w takiej proporcji jego wartości, w jakiej pozostaje udział podatnika we własności tego składnika majątku. Tym samym wartość początkowa samochodu dla celów amortyzacji podatkowej będzie równa cenie zapłaconej przez spółkę pracownikowi za udział w prawie własności. Oczywiście należy wziąć pod uwagę ograniczenie wynikające z ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, zgodnie z którym nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów z tytułu zużycia samochodu osobowego w części ustalonej od wartości samochodu przewyższającej równowartość 20 000 euro.

4 Czy taka forma użytkowania samochodu umożliwi uniknięcie obowiązku sporządzania tzw. kilometrówki?

M.K.: Zasadą jest, iż wydatki pracodawcy na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich samochodów prywatnych do celów służbowych stanowią koszt podatkowy po stronie pracodawcy w wysokości nieprzekraczającej kwoty wynikającej z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach, przy czym w tzw. jazdach lokalnych dopuszczalne jest ustalenie ryczałtu pieniężnego.

Przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika na koniec każdego miesiąca. W razie braku tej ewidencji wydatki z tytułu używania samochodów nie stanowią kosztu uzyskania przychodów. Podobnym ograniczeniom podlega też zaliczanie do kosztów podatkowych innych wydatków ponoszonych przez spółkę z tytułu użytkowania samochodu niestanowiącego składnika majątku spółki.

Natomiast w przypadku ustanowienia między pracodawcą a pracownikiem współwłasności pojazdu powyższe ograniczenia nie będą miały zastosowania. Samochód będzie bowiem stanowić składnik majątku spółki, a spółka nie będzie wypłacała pracownikowi jakichkolwiek kwot z tytułu korzystania przez nią z tego samochodu Oczywiście brak więc będzie obowiązku sporządzania ewidencji przebiegu pojazdu, czyli tzw. kilometrówki.

5 Jakie są zasady rozpoznawania przychodu pracownika z tytułu korzystania z takiego samochodu w celach prywatnych?

A.M.: Zgodnie z przepisami ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r., poz. 361 z późn. zm.) przychodami, co do zasady, są otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. Z powyższego wynika, iż aby wystąpił przychód, musi mieć miejsce świadczenie dokonane na rzecz podatnika.

Natomiast w rozważanej wyżej sytuacji w ogóle nie dochodzi do takiego świadczenia. Zgodnie bowiem z przepisami prawa cywilnego każdy ze współwłaścicieli jest uprawniony do współposiadania rzeczy wspólnej oraz do korzystania z niej w takim zakresie, jaki daje się pogodzić ze współposiadaniem i korzystaniem z rzeczy przez pozostałych współwłaścicieli.

Do powstania przychodu podatkowego po stronie pracownika doszłoby jedynie wówczas, gdyby spółka poniosła koszty związane z korzystaniem z samochodu przez pracownika do celów prywatnych i nie obciążyła go co najmniej równowartością tych kosztów. W takim wypadku doszłoby do nieodpłatnego świadczenia na rzecz osoby fizycznej. Co do zasady, świadczenie takie powinno być wówczas opodatkowane, a spółka zobowiązana będzie, jako płatnik, do poboru zaliczek na podatek dochodowy.

Zawarcie umowy o współwłasności między firmą a pracownikiem pozwala na łatwiejsze rozliczanie kosztów eksploatacji

@RY1@i02/2012/121/i02.2012.121.071001400.803.jpg@RY2@

Materiały prasowe

dr Andrzej Malec, senior partner w Kochański Zięba Rapala i Partnerzy sp.j.

@RY1@i02/2012/121/i02.2012.121.071001400.804.jpg@RY2@

Materiały prasowe

Małgorzata Kucewicz, associate w Kochański Zięba Rapala i Partnerzy sp.j.

Rozmawiała Ewa Ciechanowska