Jak rozliczyć prywatny użytek samochodu służbowego, gdy wypłata jest w następnym miesiącu

@RY1@i02/2015/044/i02.2015.044.217000500.802.jpg@RY2@

Aldona Salamon specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Za przychody pracownika, zgodnie z art. 12 ust. 1 i 2a-2c ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (dalej: ustawa o PIT), uważa się m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Jednocześnie począwszy od 1 stycznia 2015 r., wartość pieniężną nieodpłatnego świadczenia przysługującego pracownikowi z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych ustala się w wysokości:

● 250 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika do 1600 cm³,

● 400 zł miesięcznie - dla samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm³.

Przy czym w przypadku wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych przez część miesiąca wartość świadczenia ustala się za każdy dzień wykorzystywania samochodu do celów prywatnych w wysokości 1/30 powyższych kwot.

Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz na ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi natomiast przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych uzyskiwany z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Zatem w praktyce miesięczny podatek oraz składki na ubezpieczenia społeczne, jakie pracodawca odprowadzi za pracownika do urzędu skarbowego i ZUS, mogą być niższe niż stawki przewidziane w ustawie.

Nieodpłatne świadczenie z tytułu wykorzystywania przez pracownika samochodu służbowego w celach prywatnych jest zatem przychodem ze stosunku pracy, a tym samym podlega opodatkowaniu i oskładkowaniu. W praktyce oprócz ustalenia samego faktu objęcia tego przychodu obowiązkiem rozliczenia podatku i składek ZUS płatnik musi jeszcze ustalić, w jakim momencie ten przychód powstaje. Popełnienie błędu związanego z ustaleniem momentu powstania omawianego przychodu skutkować może pobraniem od pracownika niewłaściwie naliczonej zaliczki na podatek dochodowy, a także niewłaściwie naliczonych składek.

Liczy się data

Jak wynika z art. 11 ustawy o PIT, za przychody podlegające opodatkowaniu uważa się co do zasady otrzymane lub postawione do dyspozycji podatnika w roku kalendarzowym pieniądze i wartości pieniężne oraz wartość otrzymanych świadczeń w naturze i innych nieodpłatnych świadczeń. W zależności od rodzaju świadczenia różny może być moment uzyskania przychodu przez pracownika.

W przypadku wypłaty wynagrodzenia będzie to moment postawienia do dyspozycji pracownika gotówki albo moment faktycznego wpływu środków na rachunek bankowy zatrudnionego. W przypadku świadczenia związanego z wykorzystywaniem samochodu służbowego na własne potrzeby pracownika przychód po stronie zatrudnionego powstanie w momencie faktycznego wykorzystania przez pracownika samochodu służbowego. Za moment otrzymania omawianego nieodpłatnego świadczenia uznać należy dzień, w którym jego wartość pieniężna może być ustalona. Niewątpliwie nawet wówczas, gdy pracownik wykorzystywał samochód służbowy w prywatnych celach tylko przez część miesiąca, sytuacja ta jest znana najpóźniej ostatniego dnia tego miesiąca. Oznacza to, że pracownik uzyskuje przychód w miesiącu, w którym znana jest wartość pieniężna świadczenia, a tym samym najpóźniej ostatniego dnia danego miesiąca.

Ewentualna korekta

Odnosząc się do sytuacji opisanej przez czytelnika, niewątpliwie przychód pracownika z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych powstał w momencie faktycznego wykorzystywania tego samochodu, a więc w lutym 2015 r. Jeżeli płatnik, naliczając wynagrodzenie za luty 2015 r. w marcu, doliczy do niego przychód z tytułu korzystania w lutym z samochodu służbowego przez pracownika, to przychód ten zostanie rozliczony w marcu 2015 r. zgodnie z datą wypłaty. W efekcie zaliczka na podatek i składki z tego tytułu zostaną opłacone z miesięcznym opóźnieniem, czyli w kwietniu 2015 r.

Zatem jeżeli pracodawca wypłaca w marcu wynagrodzenie za luty, to powinien do niego doliczyć przychód z tytułu wykorzystywania samochodu służbowego do celów prywatnych powstały w marcu (wynagrodzenie za marzec zostanie wypłacone dopiero 10 kwietnia). Problem polega jednak na tym, iż 10 marca może nie być znana jeszcze pełna wartość przychodu z tego tytułu.

Wydaje się, iż możliwym rozwiązaniem w tej sytuacji jest doliczenie w dacie wypłaty wynagrodzenia za marzec, tj. 10 marca pełnej kwoty potencjalnego przychodu z tytułu wykorzystywania w marcu samochodu służbowego na prywatne potrzeby zatrudnionego (250 lub 400 zł), a następnie w ostatnim dniu miesiąca dokonanie ewentualnej korekty, gdyby się okazało, że pracownik wykorzystywał samochód służbowy w celach prywatnych tylko przez część miesiąca.

U czytelnika

Odnosząc się do zasad wynikających z polityki samochodowej oraz terminu wypłaty wynagrodzenia opisanych przez czytelnika, przyjmijmy założenie, że pracodawca 10 marca 2015 r. wypłacił pracownikowi wynagrodzenie za luty (5100 zł). W tej dacie pracodawca doliczył do rozliczanego wynagrodzenia za luty dodatkowy przychód z tytułu wykorzystywania przez pracownika w marcu samochodu służbowego do celów prywatnych w wysokości 250 zł. Strony 20 marca rozwiązały stosunek pracy w trybie porozumienia stron i z tym dniem pracownik zdał przydzielony mu samochód służbowy.

W efekcie pracownik wykorzystywał samochód służbowy w celach prywatnych przez część, a nie przez cały miesiąc. Przychód z tego tytułu należy skorygować do wartości 166,60 zł (1/30 z 250 zł = 8,33 zł; 8,33 zł x 20 dni = 166,60 zł). W związku z zaistniałą sytuacją pracodawca powinien dokonać korekty lity płac, ustalając zaliczkę na podatek dochodowy oraz składki ZUS na poziomie adekwatnym do skorygowanego przychodu, i wypłacić pracownikowi różnicę wynikającą z dokonanej korekty. [lista płac, tabela]

Lista płac

1	Wynagrodzenie zasadnicze	5100,00	5100,00
2	Przychód z tytułu używania samochodu służbowego do celów prywatnych - przychód za marzec 2015	250,00	166,60
3	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalno-rentowe	5350,00	5266,60
4	Składka emerytalna - 9,76 proc.	522,16	514,02
5	Składka rentowa - 1,5 proc.	80,25	79,00
6	Składka chorobowa - 2,45 proc.	131,08	129,03
7	Razem ZUS	733,49	722,05
8	Koszty uzyskania przychodu (111,25 zł)	111,25	111,25
9	Ulga podatkowa (46,33 zł)	46,33	46,33
10	Przychód	5350,00	5266,60
11	Podstawa opodatkowania	4505,00	4433,00
12	Zaliczka na podatek dochodowy - 18 proc.	764,57	751,61
13	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej	4616,51	4544,55
14	Składka zdrowotna 7,75 proc. - do odliczenia z PIT	357,78	352,20
15	Składka zdrowotna 9 proc. - do przekazania do ZUS	415,49	409,01
16	Podatek do urzędu skarbowego	407,00	399,00
17	Do wypłaty	3544,02	3569,94

Wyliczenia krok po kroku

Ustalamy podstawę wymiaru składek i obliczamy składki na ubezpieczenia społeczne finansowane ze środków pracownika.	5350 zł [5100 zł + 250 zł] 733,49 zł [(5350 zł x 9,76 proc.) + (5350 zł x 1,5 proc.) + (5350 zł x 2,45 proc.)]	5266,60 zł [5100 zł + 166,60 zł] 722,05 zł [(5266,60 zł x 9,76 proc.) + (5266,60 zł x 1,5 proc.) + (5266,60 zł x 2,45 proc.)]
Ustalamy podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne i obliczamy składkę.	4616,51 zł [5350 zł - 733,49 zł] 415,49 zł [(4616,51 zł x 9 proc. = 415,49 zł); z czego odliczeniu od podatku podlega 7,75 proc. podstawy wymiaru, tj. 357,78 zł]	4544,55 zł [5266,60 zł - 722,05 zł] 409,01 zł [(4544,55 zł x 9 proc. = 409,01 zł); z czego odliczeniu od podatku podlega 7,75 proc. podstawy wymiaru, tj. 352,20 zł]
Ustalamy przychód a następnie podstawę opodatkowania i obliczamy zaliczkę na podatek dochodowy.	5350 zł [5100 zł + 250 zł] 4505 zł [5350 zł (przychód) - 111,25 zł (KUP) - 733,49 zł] 764,57 zł [4505 zł x 18 proc. (stopa procentowa podatku) - 46,33 zł (ulga podatkowa)] 407 zł [764,57 zł (zaliczka na PIT) - 357,78 zł (składka zdrowotna w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru)]	5266,60 zł [5100 zł + 166,60 zł] 4433 zł [5266,60 (przychód) - 111,25 zł (KUP) - 722,05 zł] 751,61 zł [4433 zł x 18 proc. (stopa procentowa podatku) - 46,33 zł (ulga podatkowa)] 399 zł [751,61 zł (zaliczka na PIT) - 352,20 zł (składka zdrowotna w wysokości 7,75 proc. podstawy wymiaru)]
Ustalamy kwotę do wypłaty.	3544,02 zł [5100 zł - 733,49 zł - 415,49 zł - 407 zł]	3569,94 zł [5100 zł - 722,05 zł - 409,01 zł - 399 zł]
Ustalamy różnicę.	Kwota wypłacona 10 marca: 3544,02 zł. Kwota należna po korekcie: 3569,94 zł. Do zwrotu pracownikowi: 25,92 zł (3569,94 zł - 3544,02 zł).

Aldona Salamon

 specjalista prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Podstawa prawna

Art. 11, art. 12 ust. 1 i 2a-2c ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Art. 4 pkt 9, art. 18 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 121).

Art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 ze zm.).