Wspólne dojazdy do pracy tak, ale rozliczenia już indywidualne

Pracodawca może zaproponować pracownikom zorganizowanie wspólnego dowozu do pracy. W takiej sytuacji przychód podatkowy uzyskują tylko ci, który zaakceptowali tę formę świadczenia pracodawcy. Warunkiem jest wyliczenie jego wymiernej i indywidualnej wartości przypisanej do poszczególnego beneficjenta (najlepiej na podstawie liczby przejechanych busem kilometrów). W praktyce problemem może być sposób weryfikacji, czy dany pracownik uzyskał przychód podlegający podatkowi dochodowemu z tytułu nieodpłatnego świadczenia w formie zapewnienia darmowego dowozu na miejsce wykonywania pracy.

Zdaniem trybunału

Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13; Dz.U. z 2014 r. poz. 947) stwierdził zasadniczo, że ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.) w zakresie definicji nieodpłatnych świadczeń na rzecz pracowników jest zgodna z konstytucyjnymi wzorcami. Jednak zastrzegł, że należy ją w tym aspekcie odpowiednio interpretować, podając wskazówki, jak ta interpretacja ma wyglądać.

Zdaniem trybunału koniecznymi cechami definiującymi nieodpłatne świadczenie są:

wspełnienie go za zgodą pracownika (skorzystanie z nich w pełni dobrowolnie),

wspełnienie go w interesie pracownika, a nie w interesie pracodawcy, co oznacza, że zatrudniony uzyskał korzyść majątkową (zwiększenie aktywów) lub zaoszczędził na wydatku, który musiałby ponieść,

wwymierny i przypisany indywidualnie pracownikowi charakter korzyści (nie jest ogólnie dostępna dla wszystkich podmiotów).

Trybunał zaznaczył też, że przychód ze stosunku pracy z racji nieodpłatnego świadczenia powstaje dopiero wtedy, gdy pracownik go otrzymał. Nie wystarczy zatem sama możliwość uzyskania świadczenia.

Kilka przesłanek

Aby świadczenie zakładu polegające na darmowym dowożeniu podwładnych do pracy stanowiło kategorię przychodu podatkowego ze stosunku pracy, konieczne jest spełnienie kilku przesłanek:

wpracodawca zdobył zgodę pracownika na taki dowóz do pracy, np. w samej umowie o pracę lub osobnym oświadczeniu (przychodu nie uzyskuje pracownik, który odmówił),

wpracodawca zna odległości, jakie poszczególny pracownik będzie pokonywał zapewnionym przez niego transportem, i w ten sposób jest w stanie precyzyjnie ustalić wartość świadczenia przypadającą indywidualnie na zatrudnionego uczestniczącego w projekcie.

Wyobraźmy sobie sytuację, że umowy o pracę z robotnikami budowanymi jako miejsce wykonywania pracy określają różne place inwestycji realizowanych na obszarze województwa. Zakład oferuje im możliwość darmowego dowozu na place budów z miejsca zamieszkania wynajętym busem. Autokar codziennie zabiera 7 osób, które wyraziły na to zgodę (odpowiednie postanowienia w ich angażach). Jedni wysiadają w bliżej położonych miejscach inwestycji, inni jadą dalej, a pozostali - aż do końca trasy. Ósmy pracownik budowlany nie zgodził się na skorzystanie z tej formy nieodpłatnego transportu zapewnionego przez szefa. Woli przybywać do pracy własnym autem, gdyż po drodze rozwozi domowników do szkoły i pracy.

Wydaje się, że w takiej sytuacji przesłanki wskazane przez TK zostały zrealizowane. Bez wątpienia świadczenie polegające na zorganizowaniu przez zakład bezpłatnego dojazdu robotników na place budowy stanowią ich przychód ze stosunku pracy. Po pierwsze, korzystają z nich wyłącznie pracownicy akceptujący takie rozwiązanie w samych umowach o pracę bądź w osobnych pismach (sprostanie kryterium dobrowolności). Po drugie, bez wątpienia taki bonus bardziej leży w interesie partycypujących pracowników, ponieważ nie ponoszą wydatków na bilety czy benzynę do własnych samochodów i często zaoszczędzają czas. Fakt - taka forma wsparcia załogi procentuje też dla pracodawcy, choćby kreując go na dobrego szefa dbającego o personel, integrując załogę i minimalizując spóźnienia do pracy. Jednak należy mieć na względzie, że żadne przepisy nie zobowiązują zatrudniającego do pokrywania pracownikom kosztów dotarcia do miejsca wykonywania pracy. Po trzecie, świadczenie jest dla pracownika wymierną i zindywidualizowaną korzyścią polegającą na zaoszczędzeniu wydatków na dojazd do pracy. Zakład powinien natomiast zadbać, aby nie mieć problemów z szacowaniem przychodu z tego tytułu.

Trybunał podpowiedział, że pracodawca powinien on znać odległości, jakie poszczególny pracownik pokonuje darmowym busem z miejsca zamieszkania na plac budowy, gdzie ma wykonywać obowiązki. Najlepszym rozwiązaniem byłoby ustalenie ceny na podstawie liczby kilometrów przejechanych przez daną osobę.

Załóżmy, że opisany pracodawca ustalił cenę wynajmu busa dowożącego robotników na place budowy w kwocie 30 gr za 1 kilometr przejechany przez pracownika. Dla siedmiu pracowników, którzy wyrazili zgodę na dowóz, zrobił listę oraz wykaz odległości dzielących ich miejsca zamieszkania od poszczególnych placów budowy. Pan Jakub, jeden z robotników, w lipcu 2014 roku pracował na 4 różnych placach budowy, a łącznie darmowym autokarem przejechał 200 kilometrów. W miesiącu tym dostał 2500 zł brutto wynagrodzenia za pracę. Jest uprawniony do podstawowych kosztów uzyskania przychodu (111,25 zł) i stawki podatkowej 18 proc. oraz złożył PIT-2 w celu strącania z jego zaliczki PIT miesięcznej ulgi (46,33 zł). Jego listę płac pokazujemy obok.

Istnieje możliwość zwolnienia ze składek świadczenia w formie organizacji darmowego dowozu do pracy zatrudnionych - pod warunkiem że tego typu korzyść materialna pracownika wynika z układu zbiorowego pracy, regulaminu wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu (ZUS przyjmuje, że u pracodawców niezobowiązanych do tworzenia regulaminu płacowego może wynikać z umów o pracę).

Lista płac - lipiec 2014 roku

1	Przychód brutto	-	2500 zł wynagrodzenia za pracę + 60 zł tytułem nieodpłatnego świadczenia (darmowy dowóz do pracy)
2	Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne finansowanych przez pracownika	poz. 1	2560 zł
3	Składka emerytalna	poz. 2 x 9,76 proc.	2560 zł x 9,76 proc. = 249,86 zł
4	Składki rentowe	poz. 2 x 1,5 proc.	2560 zł x 1,5 proc. = 38,40 zł
5	Składka chorobowa	poz. 2 x 2,45 proc.	2560 zł x 2,45 proc. = 62,72 zł
6	Składki na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracownika razem	poz. 3 + poz. 4 + poz. 5	350,98 zł
7	Podstawa wymiaru składki zdrowotnej	poz. 2 - poz. 6	2560 zł - 350,98 zł = 2209,02 zł
8	Pełna składka zdrowotna	poz. 7 x 9 proc.	2209,02 zł x 9 proc. = 198,81 zł
9	Składka zdrowotna ujmowana z zaliczki	poz. 7 x 7,75 proc.	2209,02 zł x 7,75 proc. = 171,20 zł
10	Koszty uzyskania przychodu	-	111,25 zł
11	Podstawa opodatkowania	poz. 1 - poz. 6 - poz. 10	2560 zł - 350,98 zł - 111,25 zł = 2097,77 zł, w zaokrągleniu 2098 zł
12	Pełna zaliczka podatkowa	poz. 11 x 18 proc. - 46,33 zł	2098 zł x 18 proc. - 46,33 zł = 331,31 zł
13	Zaliczka do urzędu skarbowego	poz. 12 - poz. 9	331,31 zł - 171,20 zł = 160,11 zł, w zaokrągleniu 160 zł
14	Wynagrodzenie zasadnicze netto	poz. 1 - poz. 6 - poz. 8 - poz. 13	2560 zł - 350,98 zł - 198,81 zł - 160 zł = 1850,21 zł

@RY1@i02/2014/152/i02.2014.152.21700030a.802.jpg@RY2@

Renata Majewska szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac

Renata Majewska

szkoleniowiec z zakresu wynagrodzeń, właścicielka firmy Biuro Kadr i Płac