Świąteczne prezenty dla pracowników: co i kiedy zaplanować oraz jak rozliczać

Początek grudnia to dla wielu firm czas na obdarowywanie nie tylko pracowników i ich dzieci, ale także byłych pracowników, emerytów i rencistów. Pracodawcy mają do wyboru różne świadczenia, a od sposobu ich finansowania może zależeć ich koszt. Dlatego już w listopadzie warto przemyśleć, jakiego rodzaju prezenty świąteczne wybrać w tym roku, biorąc pod uwagę obciążenia składkowo-podatkowe. Na ograniczenie tych ostatnich może pozwolić sfinansowanie świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych. Należy jednak pamiętać, że tylko środki z ZFŚS przyznane prawidłowo, czyli z zachowaniem wszelkich wymaganych ustawowo kryteriów, mogą korzystać z ulg lub zwolnień.

Świadczenia z ZFŚS

Podstawowym warunkiem przyznawania świadczeń z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych jest zawarcie odpowiednich zapisów w regulaminie ZFŚS. Jego brak uniemożliwia przyznanie świadczenia z funduszu. Zatem w pierwszej kolejności należy zweryfikować treść regulaminu.

Kryterium dochodowe

Wszystkie świadczenia z ZFŚS muszą być przyznawane według kryteriów socjalnych, tj. po weryfikacji sytuacji życiowo-rodzinno-materialnej osoby upoważnionej do korzystania z funduszu. Bez zbadania tej sytuacji nie można przyznać świadczenia - będzie to niezgodne z fundamentalną zasadą ZFŚS, o której mowa w art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS). Przepis ten wskazuje, że przyznawanie świadczeń uzależnia się od sytuacji socjalnej osoby uprawnionej do korzystania z funduszu. Ponieważ takie informacje o pracowniku nie są standardowo dostępne pracodawcy, to aby je uzyskać, musi on zażądać odpowiednich danych i dokumentów potwierdzających sytuację zatrudnionego (lub innej osoby uprawnionej do korzystania ze środków ZFŚS, np. emeryta czy rencisty). Prawo do tego daje mu art. 22¹ kodeksu pracy (k.p.). W przepisie tym nie ma jednak wskazania, jakie konkretnie dane i dokumenty powinien przedłożyć zainteresowany świadczeniem z funduszu socjalnego. Nie wskazują tego również przepisy o ZFŚS. Dlatego najczęściej pracodawcy stosują ujednolicony wzór wniosku, będący załącznikiem do regulaminu ZFŚS. Taki dokument bazuje na oświadczeniu pracownika, a ponieważ trudno go zweryfikować, firmy często wymagają dodatkowych dokumentów. W praktyce obowiązek ich przedłożenia zawierany jest w regulaminie zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, który precyzuje, jakie dokumenty są wymagane.

SCHEMAT 1. Jakich dodatkowych dokumentów wymagają firmy:

● zaświadczeń o zarobkach małżonków lub innych członków rodziny,

● zaświadczeń z urzędu pracy,

● potwierdzeń dokonania wpłaty na wypoczynek dziecka,

● zaświadczeń lekarskich.

ⒸⓅ

W powyższej kwestii wypowiedział się także generalny inspektor ochrony danych osobowych. GIODO, bazując na art. 22¹ k.p., przyjął stanowisko, że pozyskiwanie danych jest możliwe i właściwe, gdy pozwalają na to przepisy prawa. Skoro więc w świetle ustawy o ZFŚS należy rozróżniać pracowników pod względem sytuacji materialnej, życiowej i rodzinnej, to wymaganie od pracownika udokumentowania jego sytuacji w celu uwzględnienia kryteriów socjalnych przy rozdziale środków z funduszu jest zgodne z przepisami. Wobec powyższego dokładne określenie wymaganych od pracownika dokumentów w treści regulaminu ZFŚS pozwoli na ich pozyskanie. Natomiast odmowa dostarczenia dokumentów przez pracownika jest podstawą do odrzucenia jego wniosku jako niezgodnego z regulaminem ZFŚS.

RAMKA 1. Pozyskiwanie danych według projektu nowelizacji kodeksu pracy

W związku z dostosowywaniem naszego prawa do RODO - ogólnego rozporządzenia o ochronie danych osobowych - Ministerstwo Cyfryzacji przedstawiło we wrześniu m.in. projekt nowelizacji kodeksu pracy (w ramach projektu ustawy - przepisy wprowadzające ustawę o ochronie danych osobowych). Wedle jego zapisów zmianom ma ulec m.in. art. 22¹ k.p.

Zawarty w par. 2 tego przepisu obowiązek podania danych koniecznych dla korzystania ze szczególnych uprawnień w prawie pracy - tj. imion, nazwisk i dat urodzenia - ma dotyczyć już nie tylko dzieci pracownika, ale zostać rozszerzony również na innych członków jego najbliższej rodziny.

Z kolei przewidziany w par. 3 obowiązek podania innych danych osobowych, wynikający z przepisów odrębnych, zostanie przeniesiony do nowego art. 22³ k.p. i nieco zmodyfikowany. Pracodawca będzie miał prawo do pozyskania takich danych, nie tylko gdy obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów, ale także gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

WAŻNE

Sąd Najwyższy w wyroku z 8 maja 2002 r., sygn. akt I PKN 267/01 (OSNP 2004/6/99), wskazuje, że pracodawca może zbierać informacje o sytuacji materialnej pracownika, jeżeli mają one służyć przyznaniu świadczenia. Warunkiem jest jednak to, by kwestie te były uregulowane w regulaminie funduszu socjalnego.

Wypłata bez kryterium dochodowego

Jeśli pracodawca chce przyznać paczki z ZFŚS o tej samej wartości dla wszystkich pracowników bez badania ich sytuacji materialnej i rodzinnej, powinien się liczyć z koniecznością zapłaty składki i podatku od tych świadczeń. Organ kontroli może bowiem uznać, że nie jest to pomoc z ZFŚS, a tylko zwykły dodatek do wynagrodzenia, który narusza zasadę wynikającą z art. 8 ust. 1 ustawy o ZFŚS - zatem nie jest świadczeniem z funduszu i nie może podlegać zwolnieniom. Oznacza to także, że pracodawca nie ma prawa do sfinansowania go ze środków funduszu. Potwierdzają to wyroki Sądu Najwyższego: z 16 września 2009 r., sygn. akt I UK 121/09, oraz z 20 czerwca 2012 r., sygn. akt I UK 140/12.

Kłopotliwe paczki

Jednym z najpopularniejszych świadczeń są paczki dla pracowników lub ich dzieci, wręczane w okresie przedświątecznym. Pracodawca chcąc sfinansować taki zakup ze środków ZFŚS, musi zastosować kryterium dochodowe (wartość paczki jest zależna od sytuacji materialno-bytowej pracownika), co w praktyce oznacza różne wartości paczek.

PRZYKŁAD 1

Różne kwoty

Pracodawca określił, że dochód na osobę w rodzinie pierwszej grupy nie może przekraczać 1000 zł. Dochody drugiej grupy pracowników mają się mieścić w przedziale od 1001 do 1500 zł. Trzecią grupę stanowią zaś pracownicy, których taki dochód przekroczy 1500 zł. Pracodawca dla dzieci pracowników z pierwszej grupy przeznaczy paczki o wartości 120 zł, z grupy drugiej - o wartości 110 zł, a z trzeciej - 100 zł. Kryterium dochodowe zostało spełnione. Paczki mogą być sfinansowane ze środków funduszu socjalnego oraz korzystają ze zwolnienia do limitu 380 zł w roku kalendarzowym.

Gdyby pracodawca zdecydował się na zakup paczek o jednakowej wartości, świadczenie takie byłoby opodatkowane i oskładkowane, ponieważ nie spełnia kryterium dochodowego. Nie można natomiast różnicować zawartości paczek ze względu na wiek dziecka czy staż pracownika. Jedynym kryterium musi być sytuacja materialno-bytowa osoby uprawnionej do skorzystania ze środków ZFŚS. Kolejną regułą dotyczącą paczek jest sposób ich finansowania - musi pochodzić w całości ze środków ZFŚS, aby w ogóle rozpatrywać zwolnienie z podatku.

PRZYKŁAD 2

Z kilku źródeł

Pracodawca zakupił paczki dla pracowników, finansując je częściowo ze środków ZFŚS (ich zawartość została uzależniona od kryterium dochodowego), a częściowo ze środków obrotowych. Ponieważ wartość paczki nie jest w całości sfinansowana z ZFŚS, nie może podlegać zwolnieniu z podatku, zatem całe świadczenie będzie opodatkowane. Dodatkowo należy oskładkować część finansowaną ze środków obrotowych.

Jeśli zakup paczek jest zapisany w regulaminie ZFŚS, a sposób ich przyznania jest zgodny z zasadami uzależniania wartości od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej, nadto w całości jest finansowany z ZFŚS, to wartość paczki jest zwolniona ze składek ZUS w całości oraz zwolniona z podatku dochodowego do kwoty 380 zł w roku kalendarzowym.

PRZYKŁAD 3

Sumowanie wartości świadczeń

Pracownik otrzymał paczki z ZFŚS dla dzieci o łącznej wartości 300 zł (ma trójkę dzieci, wartość jednej paczki to 100 zł). Wcześniej w tym samym roku kalendarzowym otrzymał dofinansowanie do wypoczynku w kwocie 350 zł - również z ZFŚS. Ponieważ obydwa świadczenia są zwolnione od podatku do limitu 380 zł w roku kalendarzowym, część przewyższającą limit należy opodatkować. Zatem pracodawca naliczy podatek od kwoty 270 zł.

Jeśli natomiast pracodawca w części sfinansuje paczki ze środków obrotowych, to ich wartość nie będzie podlegała zwolnieniom podatkowym. Wartość takiej paczki należy w całości doliczyć do przychodu pracownika.

PRZYKŁAD 4

Dla wszystkich tak samo

Z okazji świąt pracodawca zakupił dla pracowników kosze prezentowe o jednakowej wartości. Ponieważ nie zastosował kryterium dochodowego, kosze nie mogą być sfinansowane ze środków ZFŚS, a wyłącznie ze środków obrotowych. Wartość tych podarunków stanowi podstawę naliczenia składek na ubezpieczenia społeczne i podatku dochodowego. Zatem pracownik poniesie koszt podatku i części składek, a pracodawca - odpowiednią część składek ZUS, tj. które on finansuje.

Art. 22 ¹ kodeksu pracy - w aktualnym brzmieniu

Par. 1. Pracodawca ma prawo żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) imiona rodziców;

3) datę urodzenia;

4) miejsce zamieszkania (adres do korespondencji);

5) wykształcenie;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Par. 2. Pracodawca ma prawo żądać od pracownika podania, niezależnie od danych osobowych, o których mowa w par. 1, także:

1) innych danych osobowych pracownika, a także imion i nazwisk oraz dat urodzenia dzieci pracownika, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy;

2) numeru PESEL pracownika nadanego przez Rządowe Centrum Informatyczne Powszechnego Elektronicznego Systemu Ewidencji Ludności (RCI PESEL).

Par. 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca ma prawo żądać udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w par. 1 i 2.

Par. 4. Pracodawca może żądać podania innych danych osobowych niż określone w par. 1 i 2, jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów.

Par. 5. W zakresie nieuregulowanym w par. 1-4 do danych osobowych, o których mowa w tych przepisach, stosuje się przepisy o ochronie danych osobowych.

Art. 22 ¹ kodeksu pracy - wg projektu nowelizacji

Par. 1. Pracodawca żąda od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych osobowych obejmujących:

1) imię (imiona) i nazwisko;

2) datę urodzenia;

3) adres do korespondencji;

4) adres poczty elektronicznej albo numer telefonu;

5) wykształcenie;

6) przebieg dotychczasowego zatrudnienia.

Par. 2. Pracodawca żąda od pracownika podania danych osobowych obejmujących:

1) adres zamieszkania;

2) numer PESEL, a w przypadku jego braku - rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

3) inne dane osobowe pracownika, a także dane osobowe dzieci pracownika i innych członków jego najbliższej rodziny, jeżeli podanie takich danych jest konieczne ze względu na korzystanie przez pracownika ze szczególnych uprawnień przewidzianych w prawie pracy.

Par. 3. Udostępnienie pracodawcy danych osobowych następuje w formie oświadczenia osoby, której one dotyczą. Pracodawca żąda udokumentowania danych osobowych osób, o których mowa w par. 1 i 2, jeżeli uzna za konieczne ich potwierdzenie.

Par. 4. Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w par. 1 - 3, jest możliwe tylko w zakresie niezbędnym do realizacji stosunku pracy.

Art. 22 ³ kodeksu pracy - wg projektu nowelizacji

Par. 1 Pracodawca żąda podania danych osobowych:

1) innych niż określone w art. 22 ¹ par. 1 i 2,

2) wskazanych w art. 22 ² par. 2 i 5

- jeżeli obowiązek ich podania wynika z odrębnych przepisów lub gdy jest to niezbędne do wypełniania obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa.

Par. 2. Przetwarzanie danych osobowych, o których mowa w par. 1, jest możliwe tylko w zakresie niezbędnym do realizacji tego obowiązku.

A może premia świąteczna?

Pracodawcy powinni się zastanowić, czy lepiej wręczyć pracownikom paczki o tej samej wartości, czy może wypłacić im premię z okazji świąt. Choć poniesiony koszt będzie identyczny, to odbiór przez pracowników będzie zupełnie inny. W przypadku gdy pracownik dostanie paczkę, to będzie trzeba odliczyć od jego wynagrodzenia składki i podatek, czyli finalnie przelew wynagrodzenia może być niższy.

PRZYKŁAD 5

Niższa wypłata

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w wysokości 3000 zł brutto. Ma podstawowe koszty uzyskania przychodu i prawo do miesięcznej ulgi podatkowej. Wobec tego jego wynagrodzenie netto wyniesie 2156,72 zł.

Jeśli w listopadzie otrzyma paczkę o wartości 500 zł brutto, to po doliczeniu jej wartości do przychodów, otrzyma on wynagrodzenie netto 2066,72 zł, czyli na rękę dostanie o 90 zł mniej niż otrzymuje zazwyczaj. Co prawda otrzyma również paczkę, ale nie ma gwarancji, że jej zawartość będzie dla danej osoby satysfakcjonująca. Natomiast jeśli pracodawca zamiast paczki zdecyduje się na premię świąteczną w wysokości 500 zł, to pracownik otrzyma wynagrodzenie w wysokości 2505,34 zł netto, czyli o około 350 zł więcej niż standardowo, które będzie mógł wydać na co tylko chce.

WAŻNE

W regulaminie ZFŚS warto zapisać, czy w przypadku zatrudnienia w jednym zakładzie pracy obojga rodziców obydwoje mają prawo otrzymać paczkę dla dziecka czy tylko jedno z nich. Jeśli nie ma takiego zapisu, a do korzystania ze środków ZFŚS uprawnieni są i matka, i ojciec, to jeśli każde z nich wystąpi z wnioskiem, pracodawca nie będzie miał podstawy do odrzucenia podania jednego z nich. Pracodawca powinien także określić wiek dziecka uprawnionego do paczki świątecznej. Często spotykaną praktyką jest jego ograniczanie do ukończenia przez dziecko 15. roku życia.

Bony towarowe

Zamiast paczki pracodawca może wręczyć pracownikowi bony, talony lub inne znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi. Zatrudniający może sfinansować je ze środków ZFŚS - pod warunkiem zachowania kryterium socjalnego przy ich przyznawaniu oraz jeśli taką możliwość przewiduje regulamin funduszu. Taki bon będzie wyłącznie opodatkowany (i nie ma tu limitu zwolnienia podatkowego). Przy czym, podobnie jak w przypadku innych świadczeń z ZFŚS, pracodawca nie może przekazać bonów według zasady "wszystkim po równo", albowiem w takim przypadku świadczenie będzie opodatkowane, oskładkowane i nie może być sfinansowane z funduszu socjalnego. Nie ma natomiast przeszkód, aby pracownikom wręczyć zarówno bon finansowany ze środków obrotowych oraz bon z funduszu. Wówczas część świadczenia pochodząca z ZFŚS będzie wyłącznie opodatkowana (nie korzysta ze zwolnienia - zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, dalej: ustawa o PIT), a część finansowana ze środków obrotowych będzie opodatkowana i oskładkowana.

PRZYKŁAD 6

Trzeba opodatkować

Pracodawca wręczył pracownikom bony na zakupy o różnej wartości, których wartość była uzależniona od oświadczenia o sytuacji materialno-bytowej. Sfinansował je ze środków ZFŚS. Wartości bonów to 200 zł, 400 zł i 600 zł brutto. Ponieważ bony są opodatkowane, należy pobrać i odprowadzić podatek dochodowy. Przy założeniu pierwszego progu skali podatkowej (a więc licząc według stawki 18-proc.), będzie to odpowiednio 36 zł, 72 zł i 108 zł.

Karty przedpłacone

Karty przedpłacone nie są uznawane przez fiskusa za bony (jak wyżej), talony lub inne znaki uprawniające do wymiany na towary lub usługi. Są one bowiem rodzajem elektronicznego instrumentu płatniczego. Karta przedpłacona do celów podatkowych jest zatem postrzegana jako otrzymanie świadczenia o charakterze pieniężnym. W konsekwencji, jeśli takie karty są przyznane zgodnie z zasadami regulaminu ZFŚS, są zwolnione z opodatkowania do limitu 380 zł rocznie. Zatem taka forma może być lepszym rozwiązaniem niż bon, choć należy sprawdzić, ile kosztuje obsługa takiego świadczenia (zamówienie kart dla pracowników).

PRZYKŁAD 7

Każdy prezent inaczej

Pracodawca z okazji świąt przyznał pracownikom: bony i paczki dla dzieci z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych oraz karty przedpłacone ze środków obrotowych. Pracownik otrzymał bon o wartości 200 zł i paczkę dla dziecka, której wartość to 120 zł. Natomiast karta przedpłacona ma wartość 400 zł. Wcześniej, w tym samym roku kalendarzowym, pracownik nie otrzymywał żadnych wypłat z ZFŚS. Ponieważ świadczenia z funduszu (czyli bon i paczka) zostały przyznane zgodnie z regulaminem ZFŚS oraz w oparciu o sytuację materialno-bytową pracownika, nie są oskładkowane. Paczka dla dziecka jest bez podatku (nie przekracza kwoty 380 zł limitu), natomiast należy naliczyć podatek od bonu (18 proc. od kwoty 200 zł, czyli 36 zł), ponieważ nie korzysta on ze zwolnienia podatkowego. W przypadku karty przedpłaconej, sfinansowanej ze środków obrotowych, obowiązkowo należy obliczyć i odprowadzić składki ZUS oraz podatek dochodowy.

Uprawnieni do świadczeń

Uprawnieni do świadczeń z ZFŚS są pracownicy, a także byli pracownicy, którzy przeszli na emeryturę lub rentę bezpośrednio po zakończeniu pracy w danym zakładzie. Pracodawca w regulaminie może wskazać także inne osoby uprawnione do świadczeń, ale nie może wyłączyć osób wskazanych w ustawie. Przykładowo: jeśli zatrudnia pracowników młodocianych lub sezonowych, to muszą być oni uprawnieni do świadczeń, gdyż mieszczą się w definicji "pracowników". Podobnie pracownicy na urlopach wychowawczych - mimo że nie świadczą oni pracy, to mają pełne prawo do korzystania ze środków ZFŚS. Kolejną grupą uprawnionych są rodziny pracowników i byłych pracowników - emerytów i rencistów. Ustawodawca nie wskazuje jednak, kto jest uznawany za rodzinę pracownika, dlatego tę kwestię pracodawcy najczęściej precyzują w regulaminie ZFŚS.

SCHEMAT 2. W regulaminie funduszu określ więzi rodzinneⒸⓅ

Regulamin ZFŚS może określać, kto należy do rodziny pracownika. Najczęściej pod tym pojęciem wymienia się:

● dzieci własne,

● przysposobione oraz

● przyjęte na wychowanie w ramach rodziny zastępczej,

które pozostają na utrzymaniu pracownika, pod warunkiem, że nie ukończyły 18. roku życia, a jeśli nadal się kształcą - do momentu zakończenia nauki, ale nie dłużej niż do 25. roku życia.

Za członka rodziny uznaje się także:

● współmałżonka oraz

● rodziców,

o ile pozostają we wspólnym gospodarstwie domowym oraz na utrzymaniu pracownika.

UWAGA

Pracodawca może rozszerzyć definicję rodziny pracownika, ale także może ją ograniczyć (np. do małżonka i dzieci, które ukończyły 18. rok życia).

Pracodawca może też rozszerzyć krąg osób uprawionych do świadczeń z ZFŚS na inne osoby niebędące pracownikami. Mogą to być np. zleceniobiorcy czy członkowie rodzin zmarłych pracowników. Istotne jest, aby byli wymienieni w regulaminie funduszu świadczeń socjalnych.

WZÓR 1

Wniosek o paczkę dla dziecka - wariant I

Kozienice, 1 grudnia 2017 r.

(dotyczy przyznania paczki mikołajkowej dla dzieci)

1. Imię i nazwisko wnioskodawcy: Malwina Nawrocka

..............................................................

2. Adres zamieszkania: ul. Białostocka 777/33,

00-000 Kozienice

...................................................................................

Proszę o przyznanie paczki mikołajkowej dla mojego dziecka/ moich dzieci:

Imiona i nazwiska dzieci, data urodzenia:

Sławomir Nawrocki, ur. 13 grudnia 2011 r.

.............................................................................................................................

Antonina Nawrocka, ur. 14 czerwca 2013 r.

.............................................................................................................................

Jednocześnie oświadczam, że:

1. Moje gospodarstwo domowe składa się z 4

..............

(słownie: czterech osób.

......................

2. Średni miesięczny dochód* brutto z ostatnich trzech miesięcy na jednego członka mojej rodziny (dotyczy wszystkich członków rodziny prowadzących wspólne gospodarstwo domowe) wyniósł:

1722,44 zł (słownie: tysiąc siedemset dwadzieścia

....................................

dwa złote i 44/100).

3. Potwierdzam, że podane przeze mnie dane są zgodne z prawdą oraz, że są mi znane przepisy Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Malwina Nawrocka

.....................................

podpis

* za dochód uważa się wszelkie dochody wnioskodawcy oraz innych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, bez względu na ich źródła. Pracodawca ma prawo żądać dodatkowych dokumentów potwierdzających oświadczenie wnioskodawcy.

WZÓR 2

Wniosek o paczkę dla dziecka - wariant II

Kozienice, 1 grudnia 2017 r.

(dotyczy przyznania paczki mikołajkowej dla dzieci)

1. Imię i nazwisko wnioskodawcy: Malwina Nawrocka

..............................................................

2. Adres zamieszkania: ul. Białostocka 777/33,

00-000 Kozienice

...................................................................................

Proszę o przyznanie paczki mikołajkowej dla mojego dziecka/ moich dzieci:

Imiona i nazwiska dzieci, data urodzenia:

Sławomir Nawrocki, ur. 13 grudnia 2011 r.

.............................................................................................................................

Antonina Nawrocka, ur. 14 czerwca 2013 r.

.............................................................................................................................

Jednocześnie oświadczam, że:

1. Moje gospodarstwo domowe składa się z 4

..............

(słownie: czterech osób.

......................

2. Średni miesięczny dochód brutto z ostatnich trzech miesięcy na jednego członka mojej rodziny wynosi (niepotrzebne skreślić):

od 1001 zł do 2000 zł brutto*

od 2001 zł do 3000 zł brutto*

3. Potwierdzam, że podane przeze mnie dane są zgodne z prawdą oraz, że są mi znane przepisy Regulaminu zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Malwina Nawrocka

.....................................

podpis

* za dochód uważa się wszelkie dochody wnioskodawcy oraz innych osób pozostających we wspólnym gospodarstwie domowym, bez względu na ich źródła. Pracodawca ma prawo żądać dodatkowych dokumentów potwierdzających oświadczenie wnioskodawcy.

Podatek i składki ZUS od paczek i bonów

Ponieważ opodatkowanie i oskładkowanie prezentów nastręcza trudności, warto zapoznać się z odpowiednimi przepisami. Zgodnie z par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (dalej: rozporządzenie składkowe) świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS nie stanowią podstawy wymiaru składek ZUS. Zatem świadczenia wypłacone zgodnie z regulaminem tego funduszu są zwolnione ze składek niezależnie od kwoty oraz od podmiotu uprawnionego do świadczenia (zależnie od zapisów regulaminu - nie tylko pracownicy, ale także zleceniobiorcy, emeryci i renciści będą zwolnieni ze składek od świadczenia z ZFŚS).

W przypadku opodatkowania świadczeń sprawa jest bardziej skomplikowana, albowiem opodatkowanie zależy od przedmiotu oraz podmiotu uzyskującego świadczenie.

Dla świadczeń na rzecz pracownika, zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, wolna od podatku jest "wartość otrzymanych przez pracownika w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS, rzeczowych świadczeń oraz otrzymanych przez niego w tym zakresie świadczeń pieniężnych, sfinansowanych w całości ze środków funduszu socjalnego, łącznie do wysokości nieprzekraczającej w roku podatkowym kwoty 380 zł". Należy przy tym pamiętać, że rzeczowymi świadczeniami nie są bony, talony i inne znaki uprawniające ich do wymiany na towary lub usługi.

SCHEMAT 3. Kiedy zwolnienie z PIT

Aby świadczenie mogło skorzystać ze zwolnienia podatkowego, łącznie muszą być spełnione następujące warunki:

● musi to być świadczenie rzeczowe lub pieniężne;

● w całości sfinansowane ze środków ZFŚS;

● przyznawane w związku z finansowaniem działalności socjalnej, o której mowa w przepisach o ZFŚS;

● jego wysokość nie może przekraczać w roku podatkowym kwoty 380 zł.

UWAGA

Każda złotówka ponad kwotę 380 zł jest opodatkowana.

ⒸⓅ

Świadczenia dla emerytów i rencistów

Inaczej przepisy podatkowe traktują emerytów i rencistów. W ich przypadku wartość świadczeń rzeczowych i pieniężnych z ZFŚS jest zwolniona od podatku do kwoty 2280 zł w roku podatkowym (art. 21 ust. 1 pkt 38 ustawy o PIT). Odmiennie niż w przypadku pracowników traktuje się też bony przekazywane emerytom i rencistom - albowiem nie są one wyłączone z kręgu świadczeń korzystających ze zwolnienia. Warto pamiętać, że zwolnienie dotyczy nie tylko świadczeń finansowanych z ZFŚS, ale w ogóle tych z byłego zakładu pracy.

Zatem bon czy paczka wręczona byłemu pracownikowi, który obecnie przebywa na emeryturze, będą nieopodatkowane. Jeśli jednak świadczenia na rzecz emeryta przekroczą w roku kalendarzowym kwotę 2280 zł, to należy od nadwyżki pobrać zryczałtowany 10-proc. podatek dochodowy (art. 30 ust. 1 pkt 4 ustawy o PIT).

Jednak jeśli emeryt pozostaje nadal w stosunku pracy z pracodawcą, świadczenia są opodatkowane na takich zasadach, jak dla pracowników.

Świadczenia dla zleceniobiorców

Nie tylko pracownicy etatowi czy emerytowani mogą być uprawnieni do świadczeń z ZFŚS. W regulaminie tego funduszu, jak już wspomniano, można bowiem rozszerzyć krąg uprawnionych, np. na zleceniobiorców. Dla tej grupy upoważnionych do świadczeń wartość otrzymanej paczki czy bonu będzie stanowiła przychód podlegający opodatkowaniu (bez zastosowania żadnych limitów). Przy czym do opodatkowania nie ma tu znaczenia źródło świadczenia (ZFŚS czy środki obrotowe). Natomiast kwestia ta ma już znaczenie przy oskładkowaniu świadczeń. Jeśli są one pokrywane ze środków ZFŚS, to będą zwolnione ze składek ZUS (par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego, o ile zostaną spełnione wymagane warunki - uwzględnienie kryterium socjalnego).

Jak pobrać podatek?

W przypadku świadczeń pieniężnych z ZFŚS należny podatek potrąca się od wartości świadczenia i odprowadza do urzędu skarbowego. Natomiast w przypadku świadczeń rzeczowych należy doliczyć ich wartość do podstawy opodatkowania w miesiącu, w którym zostały one przekazane pracownikowi.

PRZYKŁAD 8

Rozliczenie miesiąca

Pracownik otrzymał bon o wartości 500 zł ze środków ZFŚS w listopadzie 2017 r. Wartość bonu powinna być doliczona do przychodów za ten miesiąc.

Płaca zasadnicza - 5000 zł

Premia regulaminowa - 1000 zł

Bon towarowy z ZFŚS - 500 zł

Podstawa wymiaru składek - 6000 zł (płaca zasadnicza i premia)

Składki ZUS (łącznie) - 822,60 zł

[składka emerytalna - 6000 zł x 9,76 proc. = 585,60 zł

składka rentowa - 6000 zł x 1,5 proc. = 90 zł

składka chorobowa - 6000 zł x 2,45 proc. = 147 zł]

Koszty uzyskania przychodu - 111,25 zł

Ulga podatkowa - 46,33 zł

Podstawa opodatkowania - 5566 zł (płaca zasadnicza, premia i wartość bonu, pomniejszone o składki ZUS i koszty uzyskania, zaokrąglone do pełnych złotych).

Podatek 18 proc. - 955,55 zł (podstawa opodatkowania x 18 proc. ulga podatkowa)

Podstawa wymiaru składki zdrowotnej - 5177,40 zł (tj. podstawa oskładkowania pomniejszona o składki: emerytalną, rentową i chorobową)

Składka zdrowotna 9 proc. - 465,97 zł

Składka zdrowotna 7,75 proc. - 401,25 zł

Zaliczka podatku - 554 zł (podatek 18 proc. minus składka zdrowotna 7,75 proc., zaokrąglone do pełnych złotych)

Wynagrodzenie netto - 4157,43 zł (płaca zasadnicza i premia pomniejszone o składki ZUS, zaliczkę podatku i składkę 9 proc. na ubezpieczenie zdrowotne) oraz bon o wartości 500 zł.

ⒸⓅ

Prezenty ze środków obrotowych

Nie każdy pracodawca tworzy ZFŚS. Jeśli taki zatrudniający chce zrobić prezent pracownikom, musi go sfinansować ze środków obrotowych. Wartość prezentu w świetle przepisów jest przychodem ze stosunku pracy i podlega opodatkowaniu na zasadach ogólnych. Nie ma tu zastosowania żadne zwolnienie. Od jego wartości należy też naliczyć składki na ZUS.

TABELA. Świadczenia dla pracowników ⒸⓅ

Paczka z ZFŚS	Nie, do limitu 380 zł	Nie
Paczka ze środków obrotowych	Tak	Tak
Paczka częściowo z ZFŚS i częściowo ze środków obrotowych	Tak	Nie - w części finansowanej z ZFŚS Tak - w części finansowanej ze środków obrotowych
Bon z ZFŚS	Tak	Nie
Bon ze środków obrotowych	Tak	Tak
Bon częściowo z ZFŚS i częściowo ze środków obrotowych	Tak	Nie - w części finansowanej z ZFŚS Tak - w części finansowanej ze środków obrotowych
Karta przedpłacona z ZFŚS	Nie, do limitu 380 zł	Nie
Karta przedpłacona ze środków obrotowych	Tak	Tak
Karta przedpłacona częściowo z ZFŚS i częściowo ze środków obrotowych	Tak	Nie - w części finansowanej z ZFŚS Tak - w części finansowanej ze środków obrotowych

Inne świadczenia z funduszu socjalnego

Z zakładowego funduszu świadczeń socjalnych - oprócz paczek czy bonów - można finansować szeroko pojętą działalność socjalną. Według ustawowej definicji są to usługi na rzecz:

● różnych form wypoczynku;

● działalności kulturalno-oświatowej czy sportowo-rekreacyjnej;

● opieki nad dziećmi w żłobkach, klubach dziecięcych lub przedszkolach, bądź sprawowanej przez nianię lub opiekuna dziennego;

● pomocy materialnej;

● zwrotnej lub bezzwrotnej pomocy na cele mieszkaniowe.

W praktyce niezmiernie istotne w tym zakresie są zapisy regulaminu ZFŚS. Jest on bowiem źródłem prawa pracy. Treść regulaminu zależy z reguły od wielkości zatrudnienia u pracodawcy, co przekłada się na wartość środków zgromadzonych na koncie funduszu. Regulamin ma zawierać zasady i warunki korzystania ze świadczeń finansowanych z funduszu przy uwzględnieniu sytuacji życiowej, materialnej i rodzinnej osoby uprawnionej, wskazywać krąg osób uprawnionych, a także regulować wydatkowanie ZFŚS na poszczególne cele.

Pracodawca nie może wydatkować środków z funduszu niezgodnie z jego regulaminem. Zatem np. przed decyzją o przyznaniu paczek świątecznych powinien sprawdzić, czy znajduje się stosowny zapis o finansowaniu takich świadczeń.

Wypoczynek dla pracownika...

Za realizowanie celu socjalnego, jakim jest wypoczynek, uznaje się działania pracodawcy wspierające wypoczynek zorganizowany zarówno przez zakład pracy, jak i przez samego pracownika. Pod tym pojęciem mieszczą się:

● wczasy (również połączone z leczeniem sanatoryjnym),

● wypoczynek weekendowy,

● kolonie, obozy, zimowiska dla dzieci i młodzieży,

● agroturystyka.

Dodatkowo według orzecznictwa (wyrok SN z 23 października 2008 r., sygn. akt II PK 74/08) można finansować działalność w postaci organizacji imprez masowych, takich jak pikniki czy wycieczki.

Warto także zwrócić uwagę, że ze środków funduszu można finansować nie tylko wypoczynek krajowy. Trybunał Konstytucyjny w wyroku z 28 marca 2007 r., sygn. akt K 40/04, stwierdził, że jedynym warunkiem korzystania ze świadczeń powinna być sytuacja materialna, rodzina i życiowa danej osoby uprawnionej, a nie miejsce spędzania wypoczynku. Wobec powyższego, jeśli pracodawca w regulaminie nie zastrzegł wyłącznie dofinansowywania wypoczynku w kraju, nie może odmówić uprawnionemu dofinansowania wczasów za granicą.

RAMKA 2. Wczasy pod gruszą

Część pracodawców zamiast organizowania i dofinansowania konkretnego rodzaju wypoczynku, wypłaca osobom uprawnionym dopłatę do wypoczynku, potocznie nazywaną "wczasami pod gruszą". Nie jest to tożsame ze świadczeniem urlopowym, którego charakter i zasady wypłaty są odmienne (reguluje je również ustawa o ZFŚS). Wczasy pod gruszą są specyficzną pomocą finansową dla osób, które same sobie organizują wypoczynek. W praktyce jest to najłatwiejszy sposób na dofinansowanie wypoczynku. Wystarczy, że pracownik wystąpi z wnioskiem i po spełnieniu kryterium socjalnego może otrzymać wypłatę określonej kwoty (z wynagrodzeniem lub poza terminem wypłaty). Analogicznie funkcjonuje dopłata do wypoczynku dziecka.

PRZYKŁAD 9

Ile na rękę

Pracownikowi przyznano dofinansowanie z ZFŚS do wypoczynku w wysokości 600 zł brutto. Jest to jego pierwsze świadczenie w tym roku. Wobec tego wartość świadczenia do kwoty 380 zł jest zwolniona z PIT, a opodatkować należy tylko nadwyżkę, potrącając podatek od kwoty brutto świadczenia:

Świadczenie z ZFŚS: 600 zł

Podstawa opodatkowania: 220 zł (600 zł - 380 zł)

Podatek 18 proc.: 40 zł (220 zł x 18 proc., zaokrąglone do pełnych złotych)

Świadczenie netto: 560 zł (600 zł - 40 zł podatku).

...i jego dziecka

Warto zwrócić uwagę, że świadczenia związane z wypoczynkiem dzieci mogą korzystać ze zwolnienia podatkowego. Na podstawie art. 21 ust. 1 pkt 78 ustawy o PIT wolne od podatku są - niezależnie od wysokości - dopłaty do wypoczynku dzieci i młodzieży do lat 18, zorganizowanego przez podmioty prowadzące działalność w tym zakresie w formie: wczasów, kolonii, obozów i zimowisk (w tym również połączonego z nauką), pobytu na leczeniu sanatoryjnym, w placówkach leczniczo-sanatoryjnych, rehabilitacyjno-szkoleniowych i leczniczo-opiekuńczych, oraz przejazdów związanych z tym wypoczynkiem i pobytem na leczeniu - pod warunkiem sfinansowania ich z ZFŚS.

Zapomoga losowa

Często uwzględnianym świadczeniem w regulaminie ZFŚS są zapomogi losowe. Jest to wsparcie materialne dla pracowników lub osób uprawnionych, które znalazły się w trudnej sytuacji materialnej lub rodzinnej. Do takich sytuacji zalicza się:

● indywidualne zdarzenia losowe - czyli nieprzewidziane, niemożliwe do uniknięcia sytuacje, nieszczęśliwe wypadki itp.,

● klęski żywiołowe - zdarzenia spowodowane niszczycielskim działaniem sił przyrody (powodzie, huragany itd.),

● długotrwałe choroby - takie, które z medycznego punktu widzenia są uznawane za przewlekłe,

● śmierć.

Taki rodzaj świadczenia ma charakter doraźny i jest rozpatrywany indywidualnie. Należy przy tym zwracać uwagę na cel takiego świadczenia, ponieważ od tego zależy, czy zapomoga będzie zwolniona z podatku. Wyłącznie zapomogi z tytułów wymienionych powyżej (zdarzenie indywidualne, klęska żywiołowa, długotrwała choroba, śmierć) do kwoty 2280 zł są całkowicie zwolnione z opodatkowania. W związku z tym można wymagać od osoby uprawnionej dokumentów potwierdzających wystąpienie zdarzenia losowego lub choroby przewlekłej.

PRZYKŁAD 10

Pieniądze dla pogorzelca

Pracownik w wyniku pożaru mieszkania poniósł straty materialne, w tym stracił część wyposażenia lokalu. We wniosku o zapomogę opisał sytuację, a także załączył zaświadczenie o zdarzeniu od straży pożarnej i policji, dokumentację zdjęciową przed i po zdarzeniu, a nawet faktury za zakup mebli kuchennych i innego wyposażenia, które zostało zniszczone. Pracodawca podjął decyzję o wypłacie na rzecz pracownika kwoty 5000 zł brutto jako zapomogi ze środków ZFŚS. Część tej kwoty, czyli 2280 zł, jest zwolniona z PIT, natomiast od pozostałej części należy pobrać i odprowadzić podatek dochodowy według skali (tj. od kwoty 2720 zł). Zakładając, że wobec pracownika ma zastosowanie podatek w stawce 18-proc., otrzyma on zapomogę w kwocie netto 4510 zł (podatek 18-proc. od kwoty niezwolnionej, czyli od 2720 zł, wynosi bowiem 490 zł).

PRZYKŁAD 11

Wsparcie w związku z chorobą dziecka

Pracownik wystąpił o zapomogę z uwagi na chorobę dziecka. We wniosku podał informację, że dziecko czeka na zabieg usunięcia migdałków. Może zostać on wykonany w krótkim terminie prywatnie za określoną kwotę, o którą pracownik wnioskuje. Do wniosku załączył także opinię lekarza ze wskazaniem, że wyznaczony termin zabiegu w ramach Narodowego Funduszu Zdrowia (nieodpłatnie) to około roku. Lekarz nie wskazał, że jest to choroba długotrwała, przewlekła lub związana z losowym zdarzeniem. W związku z tym pracodawca odmówił pracownikowi wypłaty zapomogi na ten cel, co w tym przypadku było uzasadnione.

Limity do zapomóg i do innych świadczeń z ZFŚS traktowane są odrębnie. Zatem w przypadku skorzystania w jednym roku kalendarzowym przez tego samego pracownika z dofinansowania do wypoczynku oraz zapomogi z tytułu losowego zdarzenia, może on skorzystać ze zwolnienia dla obu świadczeń.

PRZYKŁAD 12

Odrębne limity

Pracownik otrzymał 360 zł dofinansowania do wypoczynku oraz zapomogę w wysokości 2200 zł z uwagi na przewlekłą chorobę członka rodziny. Łączna wartość tych świadczeń z ZFŚS wynosi 2560 zł i jest to kwota nieopodatkowana, ponieważ każde świadczenie ma odrębny limit. W przypadku dofinansowania do wypoczynku jest to 380 zł, natomiast w przypadku zapomogi losowej - 2280 zł.

Pożyczka na cele mieszkaniowe

Zwrotna lub bezzwrotna pomoc na cele mieszkaniowe może mieć formę:

● zapomogi pieniężnej na zakup konkretnych towarów lub usług,

● pożyczki na budowę domu lub rozbudowę, zakup budynku mieszkalnego, przystosowanie lokalu do potrzeb osoby niepełnosprawnej lub remont i modernizację lokalu mieszkalnego.

Taka pomoc socjalna nie jest szczególnie popularną formą świadczenia socjalnego. Niewielu pracodawców prywatnych decyduje się na zawarcie jej w regulaminie ZFŚS.

Działalność kulturalno-oświatowa i sportowo-rekreacyjna

Najczęściej sprowadza się ona do oferowania biletów do teatru, voucherów do kina czy karnetów uprawniających do skorzystania z zajęć sportowych. Kryterium socjalne spełnia się tu najczęściej poprzez różnicowanie wysokości dopłaty z uwagi na sytuację materialno-bytową osoby uprawnionej.

@RY1@i02/2017/212/i02.2017.212.05000010a.805.jpg@RY2@

Marta Nowakowicz-Jankowiak

ekspert ds. wynagrodzeń

Podstawa prawna

Ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 800 ze zm.).

Ustawa z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2016 r. poz. 2032 ze zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2236 ze zm.).