Błędów przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłków można uniknąć

Płatnicy mają często problem z ustaleniem wysokości należnych ubezpieczonym świadczeń. Zasady obowiązujące w tym zakresie określa ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 77, poz. 512 z późn. zm., dalej: ustawa zasiłkowa). W celu wyjaśnienia występujących w tym zakresie wątpliwości opisaliśmy często popełniane trzy błędy.

Pierwszy z nich dotyczy sytuacji, gdy zatrudniony za część miesiąca otrzymał wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy. Jako uzupełnione wynagrodzenie przyjmuje się wtedy to określone w umowie o pracę po pomniejszeniu o składki, które zostałyby potrącone, gdyby pracownik przepracował cały miesiąc.

Kolejny wskazuje sposób postępowania przy zamianie premii miesięcznej na roczną. Składniki wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano, powinny zostać uwzględnione w podstawie wymiaru zasiłku przysługującego tylko za okres, do którego były one pobierane.

Trzecia sytuacja dotyczy kwestii związanej z kilkukrotną zmianą wymiaru czasu pracy. Dodatkowe składniki wynagrodzenia, takie jak premie, nagrody i inne przysługujące za okresy roczne, uwzględnić trzeba do wyliczenia podstawy zasiłku w wysokości 1/12 ich kwoty wypłaconej za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Obowiązuje to pod warunkiem, że nie są one wypłacane za okres pobierania zasiłku.

PROBLEM 1

Uzupełnianie wynagrodzenia

W kwietniu, w którym liczba dni do przepracowania wynosiła 21, pracownik wynagradzany stałą stawką miesięczną w kwocie 3000 zł przepracował 12 dni. Przez 5 dni przebywał na urlopie wypoczynkowym, a przez 4 dni chorował. W miesiącu wykorzystywania urlopu, wynagrodzenie zasadnicze jest wykazywane na liście płac w jednej pozycji (bez podziału na część przypadającą za czas przepracowany i za urlop). Pracownik nie otrzymuje zmiennego składnika wynagrodzenia podlegającego uzupełnieniu. Pracodawca za kwiecień, oprócz wynagrodzenia chorobowego, wypłacił pracownikowi:

● wynagrodzenie zasadnicze: 2600 zł brutto (3000 zł : 30 = 100 zł, 100 zł x 4 dni niezdolności do pracy = 400 zł, 3000 zł - 400 zł = 2600 zł),

● uzupełniające wynagrodzenie urlopowe wyliczone ze zmiennych składników wynagrodzenia uwzględnianych w podstawie wymiaru wynagrodzenia urlopowego, przysługujących za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc (z normalnego i dodatków za godziny nadliczbowe oraz dodatku za pracę w porze nocnej) w kwocie 56,80 zł brutto.

WYJAŚNIENIE

W sytuacji gdy pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie w stałej miesięcznej wysokości i w miesiącu, który wymaga uzupełnienia, za jego część otrzymał wynagrodzenie za urlop wypoczynkowy, przy jego uzupełnianiu nie jest brana pod uwagę kwota faktycznie otrzymanej wypłaty za dni pracy, ani też kwota wynagrodzenia należna za urlop wypoczynkowy. Jako uzupełnione wynagrodzenie trzeba przyjąć w takim przypadku wynagrodzenie pracownika określone w umowie o pracę po pomniejszeniu o składki na ubezpieczenia, które zostałyby zatrudnionemu potrącone, gdyby przepracował cały miesiąc.

Często popełnianym błędem przy uzupełnianiu wynagrodzenia w opisanej sytuacji w celu uwzględnienia go w podstawie wymiaru zasiłku jest przyjęcie kwoty z umowy o pracę (3000 zł) i zsumowanie jej z uzupełniającym wynagrodzeniem urlopowym (56,80 zł), a co za tym idzie uwzględnienie za kwiecień wynagrodzenia w wysokości 2637,71 zł (3056,80 zł - 13,71 proc.). Ponieważ pracownik otrzymuje wyłącznie wynagrodzenie stałe (nie otrzymuje zmiennego składnika wynagrodzenia podlegającego uzupełnieniu), uzupełnienie wynagrodzenia za kwiecień polega na przyjęciu wynagrodzenia pracownika określonego w umowie o pracę, tj. pełnego miesięcznego przychodu pracownika pomniejszonego o pełną miesięczną składkę, która zostałaby jemu potrącona, gdyby pracował przez wszystkie dni robocze. Przy uzupełnianiu wynagrodzenia nie może być brana pod uwagę kwota uzupełniającego wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy, ponieważ nie jest to odrębny składnik wynagrodzenia. Techniczny sposób naliczania wynagrodzenia za miesiąc, w którym pracownik korzystał z urlopu wypoczynkowego (polegający na niedzieleniu stałej miesięcznej wypłaty na część przysługującą za dni przepracowane i część przysługującą za dni urlopu wypoczynkowego oraz wypłacaniu uzupełniającego wynagrodzenia urlopowego) nie zmienia faktu, że należnością za urlop jest łączna kwota wypłacona za dni urlopu wypoczynkowego, obliczona zarówno na podstawie wynagrodzenia w stałej miesięcznej wysokości, jak i na podstawie zmiennych jego składników. Odnosząc się do powyższego, do podstawy wymiaru zasiłku przyjąć trzeba uzupełnione wynagrodzenie za kwiecień w wysokości 2588,70 zł (3000 zł - 13,71 proc.).

PROBLEM 2

Zastąpienie premii miesięcznej roczną

Od lipca 2013 roku pracodawca zmienił regulamin wynagradzania, dokonując zamiany wypłacanej premii miesięcznej na premię roczną (obie pomniejszane za czas absencji chorobowej). Ostatnią miesięczną pracodawca wypłacił za czerwiec 2013 roku, a pierwsza roczna (za 6 miesięcy) zostanie wypłacona w styczniu 2014 roku. Pracownik zachorował w listopadzie. Zatrudniający przyjął do podstawy wymiaru zasiłku przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres od listopada poprzedniego roku do października 2013 roku, uwzględniając w nim premie wypłacone za miesiące od listopada do czerwca. Kierował się zasadą, że premii miesięcznych nie można uznać za składnik wynagrodzenia, którego wypłaty zaprzestano, ponieważ zostały zamienione na inny składnik wynagrodzenia. Sposób ustalenia podstawy wymiaru zasiłku przyjęty przez pracodawcę nie jest jednak prawidłowy.

WYJAŚNIENIE

Składniki wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano powinny być uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku należnego tylko za okres do terminu, do którego przysługują. Nie dotyczy to jednak przypadków włączenia takiego składnika w całości lub w części do innego lub jego zamiany na inny. W efekcie ten, którego wypłaty zaprzestano, nadal powinien być uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku, jeżeli został włączony w całości albo chociażby w części do innego składnika wynagrodzenia albo też gdy został zamieniony na inny (art. 41 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej).

W sytuacji gdy nastąpiła zamiana uwzględnianego dotychczas w podstawie wymiaru zasiłku składnika (premii, nagrody, dodatku) na przysługujący za inny okres, przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku trzeba dokonać odpowiedniej ich zamiany. Nie można jednak w takiej sytuacji wprost zastosować zasady obowiązującej standardowo w odniesieniu do art. 41 ust. 2 i 3 ustawy zasiłkowej. Ponieważ składnik miesięczny został zamieniony na roczny, to ten drugi trzeba obliczyć jako sumę składników miesięcznych wypłaconych za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Tak ustalony składnik roczny powinien być wliczony do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w wysokości stanowiącej 1/12. Ustalając więc podstawę wymiaru świadczenia chorobowego dla pracownika, który zachorował w listopadzie 2013 roku, do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres od listopada poprzedniego roku do października obecnego (ustalonego bez premii miesięcznej wypłaconej od listopada do czerwca) doliczyć trzeba 1/12 sumy premii miesięcznych wypłaconych za miesiące od stycznia do grudnia 2012 roku. Jest to rok kalendarzowy poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy.

Analogicznie pracodawca powinien postąpić, jeżeli któryś z zatrudnionych u niego pracowników stanie się niezdolny do pracy w styczniu lub w kolejnych miesiącach 2014 roku. Ustalając podstawę wymiaru zasiłku, do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za 12 miesięcy poprzedzających miesiąc powstania niezdolności do pracy trzeba będzie doliczyć 1/12 sumy premii miesięcznych wypłaconych od stycznia do czerwca 2013 roku, tj. za 6 miesięcy 2013 roku i premii rocznej wypłaconej w styczniu 2014 roku za kolejne 6 miesięcy od lipca do grudnia.

PROBLEM 3

Kilkukrotna zmiana wymiaru czasu pracy

Pracownik jest uprawniony do premii rocznej uwzględnianej w podstawie wymiaru zasiłku. Jej kwota za 2012 rok wynosiła 4560 zł (a po pomniejszeniu o składki ZUS - 3934,82 zł). W ubiegłym roku pracownik był zatrudniony w wymiarze 3/4 etatu do 31 marca (3 miesiące), następnie na 1/2 etatu od kwietnia do sierpnia (5 miesięcy), a od września na pełny etat (4 miesiące). Kolejna zmiana wymiaru czasu pracy z pełnego na 3/5 nastąpiła od 15 lipca 2013 r. Pracownik stał się niezdolny do pracy w listopadzie. Pracodawca, ustalając podstawę wymiaru zasiłku do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wypłaconego za okres od sierpnia do października 2013 r., tj. za pełne kalendarzowe miesiące po zmianie wymiaru czasu pracy, doliczył 327,90 zł, tj. 1/12 kwoty premii rocznej wypłaconej za 2012 r.

WYJAŚNIENIE

Premie, nagrody i inne składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy roczne wlicza się do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego w wysokości stanowiącej jedną dwunastą kwoty wypłaconej pracownikowi za rok poprzedzający miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy. Zasada ta obowiązuje pod warunkiem, że wskazane składniki wynagrodzenia nie są zatrudnionemu wypłacane w okresie pobierania zasiłku, zgodnie z postanowieniami układów zbiorowych pracy lub przepisami o wynagradzaniu (art. 41 ust. 1 i art. 42 ust. 3 ustawy zasiłkowej).

Pracodawca popełnił jednak błąd, doliczając do przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia wprost 1/12 wypłaconej premii rocznej, bez jej uprzedniego przeliczenia. Zmiana wymiaru czasu pracy skutkuje koniecznością uwzględnienia składników wynagrodzenia przysługujących za okresy dłuższe niż jeden miesiąc po ich odpowiednim przeliczeniu. Metoda tego przeliczenia jest uzależniona od tego, w którym momencie zatrudnienia nastąpiła zmiana etatu. Ponieważ w omawianym przypadku zmiana ta miała miejsce w okresie roku kalendarzowego poprzedzającego powstanie niezdolności do pracy oraz kolejna po zakończeniu roku kalendarzowego poprzedzającego tę niezdolność, trzeba obliczyć średni wymiar czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym i składnik roczny przyjąć w kwocie przeliczonej odpowiednio do nowego wymiaru czasu pracy. Inaczej to ujmując, premię roczną trzeba przeliczyć (przemnożyć) przez współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do średniego z poprzedniego roku.

Średni wymiar czasu pracy w poprzednim roku kalendarzowym wyniósł 0,73 i został obliczony następująco:

●[(3/4 etatu x 3 mies. = 2,25) + (1/2 etatu x 5 mies. = 2,5) + (1 etat x 4 mies. = 4)] : 12 mies. = 0,73.

Współczynnik odpowiadający proporcji aktualnego wymiaru czasu pracy do średniego wymiaru z poprzedniego roku wynosi 0,44 i został obliczony następująco:

●3/5 etatu : 0,73 etatu = 0,44.

Wyliczonym współczynnikiem należało przeliczyć kwotę wypłaconej premii rocznej. W efekcie do podstawy wymiaru zasiłku trzeba przyjąć kwotę 144,28 zł, tj. 1/12 przeliczonej premii rocznej. Kwota ta wynika z wyliczenia:

●3934,82 zł x 0,44 = 1731,32 zł (przeliczona kwota premii rocznej),

●1/12 z 1731,32 zł = 144,28 zł.

@RY1@i02/2013/225/i02.2013.225.03300020f.802.jpg@RY2@

Aldona Salamon ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca

Aldona Salamon

ekspert ds. wynagrodzeń, wykładowca