Dofinansowując wypoczynek, można uniknąć wpłaty do ZUS

Świadczenia urlopowe wypłacają tylko niektórzy pracodawcy. Zasadniczo chodzi tu o małe firmy. Szczegółowe regulacje w tym zakresie zawiera ustawa z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (dalej: ustawa o ZFŚS).

Przewiduje ona, że pracodawcy zatrudniający według stanu na 1 stycznia danego roku mniej niż 20 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty mogą albo utworzyć zakładowy fundusz świadczeń socjalnych, albo wypłacać świadczenie urlopowe. Wyjątek dotyczy jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych, które muszą tworzyć ZFŚS bez względu na liczbę zatrudnionych. Pozostali mniejsi pracodawcy, którzy rezygnują z utworzenia funduszu, także nie zawsze wypłacą świadczenia urlopowe. Mogą zwolnić się z tego obowiązku, o ile zachowają odpowiednią procedurę. U większości z nich polega ona na przekazaniu pracownikom informacji na ten temat w pierwszym miesiącu danego roku kalendarzowego w sposób przyjęty w danej firmie.

Minimum 14 dni

Świadczenie urlopowe wypłaca się zgodnie z ustawą o ZFŚS raz w roku każdemu pracownikowi korzystającemu w danym roku z urlopu wypoczynkowego w wymiarze co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych. Jeśli więc podwładny dwa razy w ciągu roku wybierze się na urlop obejmujący za każdym razem 14 kolejnych dni wolnego, świadczenie otrzymuje tylko raz. Nie ma znaczenia to, czy pracownik wykorzystuje w tym celu urlop bieżący, czy zaległy. Ważne jest, aby korzystał z minimum 14 kolejnych dni kalendarzowych wypoczynku. [przykład 1]

Wysokość świadczenia

Pracodawca wypłaca świadczenie nie później niż w ostatnim dniu poprzedzającym rozpoczęcie urlopu wypoczynkowego. Ustawa o ZFŚS stanowi, że nie może ono przekroczyć wysokości odpisu podstawowego, odpowiedniego do rodzaju zatrudnienia pracownika.

Zgodnie z art. 5b ustawy o ZFŚS podstawę do wyliczenia odpisu podstawowego w 2013 r. stanowi przeciętne wynagrodzenie miesięczne w gospodarce narodowej z drugiego półrocza 2010 r., tj. kwota 2917,14 zł (ta sama obowiązywała w 2012 r.). W wypadku pracownika zatrudnionego w normalnych warunkach wysokość odpisu podstawowego stanowi 37,5 proc. tego wynagrodzenia, co w 2013 r. daje kwotę świadczenia urlopowego 1093,93 zł (37,5 proc. x 2917,14 zł). Dla wykonujących pracę w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze jest to 50 proc. wskazanego wyżej wynagrodzenia, czyli 1458,57 zł (50 proc. x 2917,14 zł). Dotyczy to zatrudnionych na cały etat. Jeśli podwładny pracuje w niepełnym wymiarze czasu pracy, wysokość świadczenia urlopowego ustala się proporcjonalnie do tego wymiaru. Inaczej jest ponadto w wypadku młodocianych, gdyż wysokość odpisu (a co za tym idzie świadczenia urlopowego) zależy wyłącznie od roku ich nauki i w 2013 r. wynosi odpowiednio: w I roku nauki - 145,86 zł (5 proc. x 2917,14 zł), w II roku nauki - 175,03 zł (6 proc. x 2917,14 zł), a w III roku nauki - 204,20 zł (7 proc. x 2917,14 zł).

Kiedy więcej niż w ustawie

Wysokość faktycznie wypłaconego świadczenia urlopowego ma znaczenie z punktu widzenia ubezpieczeń społecznych. Przepisy limitują bowiem wypłaty, od których nie trzeba odprowadzać składek. Zgodnie z art. 3 ust. 6 ustawy o ZFŚS świadczenie urlopowe wypłacone według reguł wskazanych w tej ustawie nie podlega składce na ubezpieczenie społeczne pracowników. Znalazło to potwierdzenie w par. 2 ust. 1 pkt 21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Zgodnie z jego treścią do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe pracowników nie wlicza się świadczeń urlopowych wypłacanych na podstawie art. 3 ust. 4 ustawy o ZFŚS - do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego. Powoduje to, że takie świadczenie nie podlega również składce zdrowotnej.

Jeśli zaś pracodawca wypłaci w danym roku świadczenie urlopowe w wysokości wyższej niż maksimum ustalone zgodnie z ustawą o ZFŚS, powstanie obowiązek odprowadzenia składek od nadwyżki. [przykład 2]

Bez względu na wysokość świadczenia urlopowe są opodatkowane podatkiem dochodowym od osób fizycznych. Zalicza się je do przychodów pracownika ze stosunku pracy.

Wczasy pod gruszą

Świadczenia urlopowe określone w ustawie o ZFŚS mają charakter roszczeniowy. Pracownik nie musi o nie występować ani wykazywać w związku z ubieganiem się o te świadczenia swojej sytuacji materialnej.

Należy odróżniać od nich inne dofinansowania do wypoczynku podwładnych. Chodzi tu przede wszystkim o przekazywane na ten cel środki z zakładowych funduszy świadczeń socjalnych, które tworzą więksi pracodawcy. Taka pomoc ma charakter uznaniowy, a reguły jej wypłaty określa wewnętrzny regulamin. Pracodawca, który chce, aby wypłacane z tego źródła środki były nieoskładkowane (w całości), musi zadbać o to, aby kryterium ich przyznawania było zgodne z ustawą o ZFŚS. Musi zatem spełnić kryterium socjalne. Pracodawca powinien zróżnicować wysokość dofinansowania do wczasów w zależności od sytuacji materialnej rodziny danego pracownika. Tylko wówczas będzie mógł skorzystać ze zwolnienia ze składek przewidzianego w par. 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jeśli zaś wszystkim podwładnym, bez względu na ich sytuację materialną i rodzinną, pracodawca wypłaci dofinansowania do wczasów w takiej samej kwocie, musi liczyć się z obowiązkiem odprowadzenia od nich (w całości) składek ubezpieczeniowych.

Należy dodać, że nie są także oskładkowane środki wypłacane z funduszu utworzonego na cele socjalno-bytowe na podstawie układu zbiorowego u pracodawców, którzy nie tworzą zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, z tym że w tym wypadku również tylko do wysokości nieprzekraczającej rocznie kwoty odpisu podstawowego na ZFŚS. Wynika to z par. 2 ust. 1 pkt 20 wskazanego wyżej rozporządzenia.

PRZYKŁAD 1

Tylko raz w roku

Zatrudniony złożył wniosek urlopowy obejmujący dwa kolejne tygodnie sierpnia. W tym czasie chce wykorzystać 4 dni zaległego urlopu za 2012 r. oraz 6 dni bieżącego urlopu za 2013 r. Łącznie z dniami wolnymi od pracy przez 14 kolejnych dni kalendarzowych będzie korzystał z wypoczynku, co daje mu prawo do świadczenia urlopowego. W październiku zatrudniony chce skorzystać z kolejnych 14 dni wolnego, biorąc w tym celu 10 dni bieżącego urlopu. Pracodawca nie będzie miał jednak obowiązku wypłacenia mu w związku z tym kolejnym urlopem drugiego świadczenia urlopowego.

PRZYKŁAD 2

Skutki zawyżenia

Pracownica jest zatrudniona na 1/2 etatu. Nie jest pracownikiem młodocianym. Nie wykonuje również pracy w szczególnych warunkach ani o szczególnym charakterze. Dla takich osób, zgodnie z limitami określonymi w ustawie o ZFŚS, maksymalne świadczenie urlopowe wynosi w 2013 r. - 546,97 zł (1/2 x 1093,93 zł), gdyż oblicza się je proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy danego zatrudnionego. Pracodawca wypłacił jednak podwładnej wyższą kwotę, bo aż 1000 zł. W tej sytuacji od kwoty 546,97 zł nie należy odprowadzać składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdyż tyle - zgodnie z ustawą o ZFŚS - może wynieść maksymalne świadczenie urlopowe podwładnej. Natomiast od kwoty 453,03 zł trzeba odprowadzić składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, gdyż jest to nadwyżka ponad ustawowy limit (1000 zł - 546,97 zł = 453,03 zł).

Magdalena Januszewska

ekspert prawa pracy i ubezpieczeń społecznych

Podstawa prawna

Art. 3, art. 5 ust. 2-3, art. 5b, art. 8 ust. 1 ustawy z 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 592 z późn. zm.).

Art. 81 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (t.j. Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz. 1027 z późn. zm.).

Par. 2 ust. 1 pkt 19-21 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).