Emeryci i renciści muszą złożyć w ZUS zaświadczenie o zarobkach

Osoby uprawnione do emerytury lub renty mają na ogół ograniczone możliwości dorabiania do swoich świadczeń. Jeśli uzyskiwany przez nich przychód przekracza 130 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia za kwartał kalendarzowy ostatnio ogłoszonego przez prezesa GUS (od 1 grudnia 2012 r. do 28 lutego 2013 r. jest to 4563,30 zł), przysługujące im świadczenie podlega zawieszeniu. W przypadku gdy uzyskują zarobki niższe od tego limitu, ale przekraczające 70 proc. przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia (od 1 grudnia 2012 r. do 28 lutego 2013 r. jest to 2457,20 zł), ZUS dokonuje zmniejszenia emerytury lub renty. Zmniejszenie to jest równe kwocie przekroczenia niższego progu zarobkowego, ale nie może być wyższe niż maksymalna kwota zmniejszenia ustalona dla danego rodzaju świadczenia.

Powiadamianie organu rentowego

Dorabiający emeryci i renciści zobowiązani są niezwłocznie powiadomić ZUS o zamiarze osiągania przychodu.

Niezależnie od tego obowiązku po zakończeniu roku kalendarzowego świadczeniobiorcy muszą poinformować ZUS o wysokości zarobków uzyskanych w całym minionym roku. Mają na to czas do końca lutego następnego roku kalendarzowego. Dokument potwierdzający przychód (jest nim zaświadczenie płatnika składek, a w przypadku osoby, która opłaca składki ,sama za siebie - jej własne oświadczenie) stanowi dla ZUS podstawę do dokonania rozliczenia przychodu osoby uprawnionej za cały poprzedni rok.

Omawiane obowiązki informacyjne ciążą również na podmiotach zatrudniających emerytów i rencistów, a więc przede wszystkim na pracodawcach. W praktyce jednak wystarczy, gdy wystawią oni swoim pracownikom zaświadczenie potwierdzające przychód uzyskany w całym poprzednim roku kalendarzowym i dopilnują, aby dokument ten został dostarczony do ZUS.

Należności, od których była składka

Wystawiając zaświadczenie dla emeryta lub rencisty, pracodawca powinien uwzględnić przede wszystkim te wypłaty, które stanowiły podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. W przypadku pracowników, a także osób wykonujących pracę nakładczą jest to przychód opodatkowany podatkiem dochodowym od osób fizycznych, a więc m.in. wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody czy też ekwiwalenty za niewykorzystany urlop wypoczynkowy.

Jeśli pracodawca zawarł dodatkowo z własnym pracownikiem umowę agencyjną, umowę-zlecenie lub inną umowę o świadczenie usług, do której zgodnie z kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące umowy-zlecenia lub umowy o dzieło, w zaświadczeniu za poprzedni rok kalendarzowy powinien uwzględnić także wynagrodzenie wypłacone z tytułu tych umów. Przypomnijmy, że taki przychód również podlega składkom na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. [przykłady 1, 2]

Trzeba uwzględnić zasiłki

Pracodawca nie powinien uwzględniać w wystawianym zaświadczeniu wypłat, które nie były - zgodnie z obowiązującymi przepisami - objęte składką na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Składniki te wymienione są w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Chodzi m.in. o:

wnagrody jubileuszowe, które według zasad określających warunki ich przyznawania przysługują pracownikowi nie częściej niż co 5 lat,

wodprawy pieniężne przysługujące w związku z przejściem na emeryturę lub rentę,

wodprawy, odszkodowania i rekompensaty wypłacane pracownikom z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy,

wzapomogi losowe w przypadku klęsk żywiołowych, indywidualnych zdarzeń losowych lub długotrwałej choroby.

Spośród nieoskładkowanych wypłat pracodawca powinien uwzględnić w wystawianym zaświadczeniu wyłącznie kwoty świadczeń przysługujących pracownikowi w razie choroby i macierzyństwa, tj. wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy wypłaconego na podstawie przepisów kodeksu pracy, zasiłków: chorobowego, macierzyńskiego i opiekuńczego, świadczenia rehabilitacyjnego i wyrównawczego, a także zasiłku wyrównawczego i dodatku wyrównawczego. Pomimo, że nie odprowadza z tytułu tych wypłat składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, powinien ująć je w wystawianym zaświadczeniu, gdyż wpływają one na zawieszenie lub zmniejszenie emerytury bądź renty. [przykład 3]

Także z poszczególnych miesięcy

Pracodawca powinien wskazać w wystawianym zaświadczeniu nie tylko kwotę przychodu wypłaconego osobie ubezpieczonej w całym poprzednim roku kalendarzowym, ale również kwoty wynagrodzeń wypłaconych w poszczególnych miesiącach tego roku. W ten sposób ZUS będzie mógł rozliczyć przychód świadczeniobiorcy nie tylko w wariancie rocznym (poprzez porównanie ubiegłorocznych zarobków do rocznych limitów zarobkowych), ale również w formie miesięcznej (porównując wynagrodzenia z poszczególnych miesięcy roku do miesięcznych progów zarobkowych).

Pracodawca powinien przyporządkować przychód wypłacony emerytowi lub renciście do miesiąca (roku), w którym został wypłacony lub przedstawiony do wypłaty. Zasada ta nie dotyczy jednak wynagrodzeń przysługujących z tytułu pracy wykonywanej przed ustaleniem prawa do emerytury lub renty. Takiego przychodu pracodawca nie powinien uwzględniać w wystawianym zaświadczeniu niezależnie od tego, kiedy został wypłacony. Nie wpływa on bowiem na zawieszenie lub zmniejszenie świadczenia. [przykład 4]

Wystawiając zaświadczenie potwierdzające przychód emeryta lub rencisty, pracodawca powinien pamiętać o tym, że musi ono spełniać odpowiednie wymogi formalne. Aby ZUS uznał ten dokument, płatnik powinien podać w nim własne dane, a także zamieścić własną pieczątkę, podpis i pieczątkę imienną osoby wystawiającej zaświadczenie. Konieczne jest też wskazanie danych osoby ubezpieczonej (jej imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, serii i numeru dokumentu tożsamości oraz PESEL).

Ważne

Zaświadczenie potwierdzające wypłacony przychód muszą wystawić również inni płatnicy składek zatrudniający emerytów i rencistów (np. zleceniodawcy). Taki obowiązek ciąży też na komórkach kadrowych jednostek, w których pełnią służbę świadczeniobiorcy uprawnieni do emerytury lub renty z ZUS

PRZYKŁAD 1

Nagrody kwartalne i dodatki

Firma zatrudnia od 1 stycznia 2012 r. mężczyznę, który od dwóch lat jest uprawniony do wcześniejszej emerytury. Oprócz wynagrodzenia zasadniczego wypłacała mu nagrody kwartalne oraz dodatek stażowy. Wszystkie te składniki trzeba uwzględnić przy wystawianiu zaświadczenia dla celów rozliczenia przychodu z ZUS.

PRZYKŁAD 2

O dzieło z własnym podwładnym

Pracodawca zatrudniający od dwóch lat rencistę w ramach stosunku pracy w maju 2012 roku zawarł z tą osobą dodatkowo umowę o dzieło. Z tytułu tej umowy wypłacał pracownikowi dodatkowe miesięczne wynagrodzenie. Wystawiając zaświadczenie celem rozliczenia z ZUS, pracodawca powinien uwzględnić zarówno kwoty wypłacone zatrudnionemu w ramach umowy o pracę, jak i umowy o dzieło.

PRZYKŁAD 3

Za czas niezdolności do pracy

Pracodawca zatrudnia od listopada 2011 roku mężczyznę uprawnionego do renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy. W okresie od 1 do 15 lipca 2012 roku oraz od 5 do 12 sierpnia 2012 roku wypłacał mu wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy. Pomimo tego, że wynagrodzenie to nie stanowiło podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, trzeba uwzględnić jego kwotę w zaświadczeniu wystawianym celem rozliczenia z ZUS.

PRZYKŁAD 4

Za okres bez prawa do renty

Pracodawca zatrudnia od ponad 3 lat mężczyznę, który w styczniu 2012 roku nabył prawo do renty z tytułu częściowej niezdolności do pracy. W marcu 2012 roku wypłacił ubezpieczonemu nagrodę za IV kwartał 2011 roku, od której odprowadził składki emerytalną i rentową. Pracodawca nie powinien uwzględniać tej nagrody w wystawianym zaświadczeniu. Dotyczy ona bowiem okresu, w którym ubezpieczony nie miał jeszcze ustalonego prawa do renty z tytułu niezdolności do pracy.

Marek Opolski

ekspert od emerytur i rent

Podstawa prawna

Art. 103-104 oraz art. 127 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).

Par. 2 rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 z późn. zm.).