Jak dokumentować staż pracy i wysokość osiąganych zarobków

Otrzymanie emerytury lub renty zależy od udowodnienia przebytych okresów składkowych i nieskładkowych oraz udokumentowania osiąganych wynagrodzeń.

Dokumentem poświadczającym okres zatrudnienia (ubezpieczenia) jest świadectwo pracy. Pracodawca zamieszcza w nim informacje dotyczące m.in.:

● okresu wykonywanej pracy,

● zajmowanych stanowisk,

● trybu rozwiązania albo okoliczności wygaśnięcia stosunku pracy,

● inne niezbędne do ustalenia uprawnień pracowniczych oraz uprawnień z ubezpieczenia społecznego.

Wśród tych ostatnich powinny się znaleźć m.in. dane dotyczące wykorzystanego urlopu wychowawczego, bezpłatnego, okresów nieskładkowych, przypadających w okresie zatrudnienia, którego dotyczy świadectwo pracy, uwzględnianych przy ustalaniu prawa do emerytury lub renty, czy też okresu wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub w szczególnym charakterze.

Okresy zatrudnienia można potwierdzić również za pomocą wpisów dokonanych przez pracodawcę w legitymacji ubezpieczeniowej. Takie wpisy muszą być zaopatrzone w pieczątkę imienną osoby, która ich dokonywała. Kłopoty mogą być z legitymacjami wystawionymi w czasie obowiązywania przepisów do 15 czerwca 1991 r. Regulacje te nie zawierały bowiem bezwzględnego wymogu zamieszczania imiennej pieczątki osoby dokonującej lub odpowiedzialnej za wpis. Stąd też wpisy o zatrudnieniu i wynagrodzeniu dokonywane w funkcjonujących od lat 50. legitymacjach często opatrzone są pieczątką zakładu pracy, ale nie zawierają pieczątki imiennej osoby dokonującej tej czynności, ale jedynie odręczny podpis i datę dokonania wpisu. Jeśli jednak nie budzą zastrzeżeń co do swojej autentyczności, przyjmowane są przez Zakład Ubezpieczeń Społecznych jako samoistny środek dowodowy.

W razie braku możliwości udowodnienia okresu zatrudnienia pisemnymi dowodami w niektórych przypadkach dopuszcza się przeprowadzenie dowodu z zeznań świadków. Osoba ubiegająca się o emeryturę lub rentę powinna złożyć w takiej sytuacji oświadczenie o braku odpowiednich dokumentów, w którym informuje o przyczynach uniemożliwiających ich uzyskanie, a następnie wskazać zeznania dwóch świadków, najlepiej byłych współpracowników.

Powołani świadkowie powinni przede wszystkim zaświadczyć, jaką pracę wykonywał zainteresowany (rodzaj pracy, zajmowane stanowisko), w jakim okresie, czy była to praca stała, w pełnym czy niepełnym wymiarze czasu, sezonowa czy dorywcza, przez ile godzin lub dni wykonywana, czy w trakcie jej wykonywania zainteresowany był ubezpieczony. Świadek powinien udowodnić, w jakich okresach pracował z osobą zainteresowaną. Przedstawienie jak największej liczby faktów dotyczących pracy osoby zainteresowanej oraz świadka podnosi wiarygodność zeznań.

Zeznania świadków mogą jednak dotyczyć tylko okresów zatrudnienia przypadających przed dniem 15 listopada 1991 r. Ponadto zeznaniami świadków mogą być udowodnione:

● okresy zatrudnienia pracowników młodocianych przypadające przed dniem 1 stycznia 1975 r.,

● okresy pracy przymusowej wykonywanej: na rzecz hitlerowskich Niemiec w okresie drugiej wojny światowej - na rozkaz władz alianckich do 31 grudnia 1945 r., na obszarze b. ZSRR w okresie od 17 września 1939 r. do 31 grudnia 1956 r.,

● okresy zatrudnienia osób, których dokumenty uległy zniszczeniu na skutek powodzi, która miała miejsce w lipcu 1997 r.

Zeznaniami świadków mogą być udowadniane niektóre okresy prowadzenia gospodarstwa rolnego lub pracy w tym gospodarstwie (przypadające przed 1 lipca 1977 r. - w przypadku prowadzenia gospodarstwa, albo przed 1 stycznia 1983 r. - w przypadku pracy w tym gospodarstwie).

Dla udowodnienia niektórych okresów składkowych lub nieskładkowych ZUS dopuszcza inne środki dowodowe niż wyżej wymienione, m.in. decyzje, zaświadczenia określonych organów, potwierdzenia ubezpieczenia przez ZUS, książeczki wojskowe, zaświadczenia sądów, zaświadczenia lekarskie, oświadczenia określonych osób, umowy, pisma i legitymacje. Pełny wykaz środków dowodowych służących do udowodnienia poszczególnych okresów składkowych i nieskładkowych można znaleźć na stronach www.zus.pl.

Wysokość wynagrodzeń osiągniętych w latach wskazanych do podstawy wymiaru renty wymaga udowodnienia za pomocą określonych dokumentów. Podstawowym środkiem dowodowym stwierdzającym wysokość zarobków jest zaświadczenie zakładu pracy wystawione według wzoru ustalonego przez ZUS - na formularzu ZUS Rp-7.

Zaświadczenie ZUS Rp-7 może wydać pracodawca lub jego następca prawny. Potwierdza w nim okres, za jaki został wypłacony przychód, a także jego wysokość w rozbiciu na poszczególne lata oraz składniki wynagrodzenia. Wystawia je na podstawie dokumentacji płacowej (list płac, kart zbiorczych płac oraz innej dokumentacji).

Jeśli u pracodawcy nie zachowała się dokumentacja płacowa, może on potwierdzić wysokość wynagrodzeń, wydając zaświadczenie na podstawie dokumentacji osobowej (np. umowy o pracę, świadectwa pracy, pism o powołaniu, mianowaniu lub innych pism określających wynagrodzenie danej osoby).

Wówczas jednak może wpisać do tego zaświadczenia przede wszystkim te składniki wynagrodzenia, których wypłata nie była uzależniona od spełnienia dodatkowych warunków i była dokonywana stale i w określonej wysokości. Do takich składników należy niewątpliwie wynagrodzenie zasadnicze czy też stałe kwotowe dodatki. Natomiast inne składniki wynagrodzenia (premie, nagrody) powinny być wpisywane do zaświadczenia ZUS Rp-7 tylko wówczas, gdy zachowana dokumentacja zdecydowanie wskazuje, że zostały faktycznie wypłacone oraz że zostały od nich odprowadzone składki na ubezpieczenie społeczne.

Równorzędnym środkiem dowodowym z zaświadczeniem ZUS Rp-7 są wpisy w legitymacji ubezpieczeniowej. Aby wpis taki mógł być uznany przez ZUS, legitymacja powinna zawierać informację o dacie rozpoczęcia i zakończenia pracy, o jej rodzaju, kwocie wynagrodzenia oraz roku, w którym zostało ono osiągnięte. Niezbędna jest też pieczątka zakładu pracy lub upoważnionego pracownika oraz podpis i pieczątka służbowa kierownika komórki finansowej lub upoważnionego pracownika. Gdy wpisy dotyczące wynagrodzenia nie zawierają pieczątki imiennej, to tak jak w przypadku wpisów dotyczących zatrudnienia są dla ZUS samoistnym środkiem dowodowym tylko wówczas, gdy zostały dokonane przed 16 czerwca 1991 r. Jeśli później, muszą być zaopatrzone w imienną pieczątkę.

Z różnych powodów może się zdarzyć, że osoba ubiegająca się o rentę nie posiada odpowiednich dokumentów potwierdzających okresy składkowe, nieskładkowe lub wysokość zarobków, a pracodawca nie może ich obecnie wystawić, gdyż nie istnieje. Wówczas rozpoczynając poszukiwania dokumentacji osobowo-płacowej, należy skorzystać z bazy zlikwidowanych bądź przekształconych zakładów pracy utworzonej przez ZUS. Jest ona cały czas aktualizowana.

Jeśli poszukiwanego zakładu pracy nie ma we wspomnianej bazie, wówczas należy rozpocząć poszukiwania na własną rękę, a ich kierunek zależy od charakteru pracodawcy.

Jeśli zlikwidowany pracodawca to jednostka państwowa, dokumentacja powinna się znajdować u następcy prawnego (np. spółki powstałej w wyniku prywatyzacji przedsiębiorstwa). W razie braku sukcesora należy zwrócić się do organu założycielskiego albo organu nadrzędnego takiej jednostki (np. wojewody lub ministerstwa). Organy te mają bowiem obowiązek przejmowania, zabezpieczania i udostępniania dokumentacji pracowniczej po zlikwidowanych państwowych jednostkach organizacyjnych. Czynią to najczęściej w ramach utworzonych archiwów zakładowych.

Z kolei dokumentacja pracownicza ze zlikwidowanych spółdzielni lub organizacji spółdzielczych może znajdować się w związku rewizyjnym, w którym spółdzielnia była zrzeszona. Jeśli związku takiego nie ma lub został zlikwidowany, dokumentację może posiadać Krajowa Rada Spółdzielcza.

Natomiast dokumentacja zlikwidowanych prywatnych zakładów pracy była zabezpieczana w różny sposób. Czasami przechowują ją prywatne firmy przechowalnicze, a niekiedy byli właściciele zlikwidowanego podmiotu. Informacji o miejscu jej przechowywania powinien udzielić likwidator lub syndyk masy upadłościowej, a także wydział rejestrowy sądu właściwego ze względu na siedzibę firmy.

Niekiedy również archiwa państwowe znajdują się w posiadaniu dokumentacji osobowo-płacowej, m.in. pracowników niektórych spółdzielni pracy, związków kółek rolniczych, rad powiatowych, miejskich i gminnych, komitetów PZPR. Adresy i telefony do poszczególnych archiwów na terenie kraju znajdują się na stronie internetowej archiwów państwowych: www.archiwa.gov.pl. Od 1994 roku dokumentację po upadających zakładach pracy przejmują też archiwa rotacyjne Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Na stronie internetowej stowarzyszenia (www.sap.waw.pl) znajdują się dokładne adresy i telefony tych archiwów na terenie całego kraju. Pomocy można też szukać w archiwach partii politycznych, związków zawodowych, stowarzyszeń i organizacji społecznych, kościołów i związków wyznaniowych.

Świadkowie składają zeznania w formie pisemnej albo ustnie do protokołu. Wiarygodność zeznań jest oceniana kolegialnie przez ZUS

Jednostki przechowujące dokumenty zlikwidowanych zakładów pracy (archiwa państwowe, archiwa zakładowe, firmy przechowalnicze) mogą potwierdzać okresy zatrudnienia, a także wysokości osiąganych zarobków, wydając zaświadczenia lub też uwierzytelnione kserokopie dokumentów, a także odpisy, wypisy i wyciągi z tych dokumentów. Muszą być one zawsze podpisane przez osobę kierującą daną jednostką lub innego upoważnionego pracownika, a także zawierać informację, na podstawie jakiej dokumentacji zostały wydane (np. na podstawie świadectwa pracy, umowy o pracę, listy płac, karty wynagrodzeń). Ocena wystawionych przez archiwum potwierdzeń stażu pracy i zarobków podlega następnie ocenie przez ZUS.

W bazie zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy utworzonej przez ZUS znajduje się m.in. informacja o miejscu przechowywania dokumentacji osobowej lub płacowej pracowników tych zakładów. Bazę można przeszukiwać według nazwy zakładu pracy pod adresem internetowym: http://www.zus.pl/default.asp?id=582&p=4.

Marek Opolski

gp@infor.pl

Art. 117 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227).

Rozporządzenie Rady Ministrów z 7 lutego 1983 r. w sprawie postępowania o świadczenia emerytalno-rentowe i zasad wypłaty tych świadczeń (Dz.U. nr 10, poz. 49 z późn. zm.).

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 15 maja 1996 r. w sprawie szczegółowej treści świadectwa pracy oraz sposobu i trybu jego wydawania i prostowania (Dz.U. nr 60, poz. 282).