Jakie błędy popełniają ubezpieczeni i płatnicy składek

Osoby, które jeszcze nie mają ustalonego kapitału początkowego, a niedługo zamierzają przejść na emeryturę, powinny się pośpieszyć. W przeciwnym razie ZUS ustali im świadczenie wyłącznie na podstawie składek zgromadzonych na koncie w ZUS.

Istotne jest również to, aby do wniosku o kapitał początkowy (lub do wniosku o emeryturę) dołączyć komplet dokumentów potwierdzających staż ubezpieczeniowy przebyty do końca 1998 r., a także uzyskiwane wtedy zarobki. Dokumenty te powinny być odpowiednio wypełnione przez płatnika składek.

Kapitał początkowy jest składnikiem emerytury obliczanej na nowych zasadach. Korzyści z jego ustalenia może więc czerpać osoba, której ZUS przyznał już to świadczenie. Nie oznacza to jednak, że ze złożeniem wniosku o ustalenie kapitału początkowego należy czekać aż do czasu przejścia na emeryturę.

Wiele osób jednak odkłada ustalenie kapitału na ostatnią chwilę. Może to znacznie przedłużyć samo postępowanie o przyznanie i obliczenie wysokości emerytury, szczególnie wtedy gdy się okaże, że dokumentacja złożona w celu ustalenia kapitału jest niekompletna lub wymaga przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego z udziałem ubezpieczonego lub płatnika składek. ZUS może wypłacić świadczenie w kwocie zaliczkowej, a ostateczną decyzję wydać dopiero po przeprowadzeniu tego postępowania.

Niemniej jednak przez jakiś czas emeryt może otrzymywać niższe świadczenie niż to, które by mu przysługiwało, gdyby od razu złożył prawidłową dokumentację.

Zwlekanie ze złożeniem wniosku o ustalenie kapitału początkowego może mieć też inne negatywne skutki. Może się bowiem zdarzyć, że zakład pracy, w którym ubezpieczony pracował, zostanie zlikwidowany lub przekształcony. Wtedy znacznie trudniej będzie dotrzeć do dokumentacji osobowo-płacowej pracowników, którzy byli zatrudnieni w tym zakładzie pracy.

Ubezpieczona musi w pierwszej kolejności odszukać dokumentację pracowniczą zlikwidowanego zakładu pracy. Jeśli to jej się uda, powinna następnie uzyskać od jednostki przechowującej te dokumenty uwierzytelnione ich kserokopie bądź odpisy, wypisy i wyciągi z tych dokumentów. Muszą być one podpisane przez osobę kierującą daną jednostką lub innego upoważnionego pracownika, a także zawierać informacje, na podstawie jakiej dokumentacji zostały wydane. Ubezpieczona może również zażądać od jednostki przechowującej dokumentację wydania zaświadczenia potwierdzającego zamieszczone tam dane dotyczące uzyskiwanych wynagrodzeń. W przypadku gdyby nie udało się ustalić, kto przechowuje dokumentację jej byłego pracodawcy, nie będzie mogła potwierdzić wynagrodzeń uzyskiwanych w czasie zatrudnienia w tym zakładzie pracy. Może to skutkować ustaleniem kapitału początkowego w niższej wysokości.

Wniosek o ustalenie kapitału początkowego (o ile osoba ubezpieczona nie ubiega się jeszcze o emeryturę) składany jest na formularzu ZUS Kp-1. Zdarza się, że zawiera braki formalne, gdyż niektóre rubryki, które należy obowiązkowo wypełnić, wnioskodawca pozostawia puste lub wypełnia nieczytelnie.

Przykładowo może to dotyczyć wskazania imienia i nazwiska, numeru PESEL, adresu zamieszkania itd. Jeśli wniosek składany jest bezpośrednio w placówce ZUS, pracownik, który będzie go przyjmował, na pewno zwróci na to uwagę i poprosi o uzupełnienie. Gorzej jednak, gdy niepoprawnie wypełniony wniosek przesyłany jest pocztą. Wtedy wyjaśnienie nieścisłości lub braków może przedłużyć postępowanie o ustalenie kapitału początkowego.

Bardzo istotne dla ustalenia kapitału początkowego jest prawidłowe wypełnienie części II punktu 2 formularza. Wskazuje się w nim okres, z którego ZUS ma obliczyć podstawę wymiaru tego kapitału.

Ubezpieczony może wskazać zarobki np. z 10 kolejnych lat kalendarzowych wybranych z okresu od 1 stycznia 1980 r. do 31 grudnia 1998 r. lub z 20 lat kalendarzowych dowolnie wybranych z całego okresu ubezpieczenia przypadającego przed 1 stycznia 1999 r. Błąd, jaki najczęściej popełniają tutaj ubezpieczeni, to dokonywanie wyboru konkretnego wariantu w przypadku, gdy nie ma pewności, który z nich jest najkorzystniejszy. W tym przypadku powinni po prostu zawnioskować w pkt 3 lit. d) formularza, aby ZUS ustalił im podstawę wymiaru według najkorzystniejszego wariantu.

Innym błędem, który niekiedy ubezpieczeni popełniają, jest brak podpisu na wniosku o ustalenie kapitału początkowego. Druk złożony bez podpisu jest nieważny, dlatego wypełniając go, należy pamiętać o dopełnieniu tej formalności.

Osoba ubiegająca się o ustalenie kapitału początkowego, która nie jest pewna tego, jaki wariant ustalenia podstawy wymiaru tego kapitału jest dla niej bardziej korzystny, powinna zażądać ustalenia jej według najkorzystniejszego sposobu. Jeśli jednak już po obliczeniu kapitału początkowego zorientowała się, że korzystniejsze byłoby ustalenie podstawy wymiaru z innych lat, może w każdym czasie złożyć wniosek o przeliczenie tego kapitału (np. poprzez zamianę 10 kolejnych lat na inne 10 kolejnych lat z okresu 1980 -1998 czy też na 20 lat dowolnie wybranych z okresu przypadającego przed 1 stycznia 1999 r.). Powinna wtedy dostarczyć do ZUS dokumenty potwierdzające zarobki z nowo wskazanych lat, jeśli nie zrobiła tego przy składaniu wniosku o ustalenie kapitału początkowego.

Do wniosku o ustalenie kapitału początkowego powinny być dołączone określone dokumenty. Jednym z nich jest kwestionariusz potwierdzający okresy składkowe i nieskładkowe. Błędem, jaki czasami ubezpieczeni popełniają, jest wypełnienie niewłaściwego formularza potwierdzającego takie okresy. Przykładowo użyty zostaje druk ZUS Rp-6 zamiast unijnego formularza E 207 PL przez osobę, która obok okresów składkowych i nieskładkowych w Polsce ma również okresy zatrudnienia w krajach Unii Europejskiej/Europejskiego Obszaru Gospodarczego albo w Szwajcarii.

W celu ustalenia kapitału początkowego ZUS wymaga od ubezpieczonego również dokumentów potwierdzających przebyte przez niego okresy składkowe i nieskładkowe. Czasami ubezpieczeni dostarczają wyłącznie świadectwo pracy od ostatniego pracodawcy, który zatrudniał ich przed 1999 rokiem. Jeśli chcą, aby obliczony przez ZUS kapitał był jak najwyższy, muszą dołączyć świadectwa pracy lub inne dokumenty potwierdzające staż również w poprzednich zakładach pracy. To samo dotyczy dokumentacji potwierdzającej uzyskiwane zarobki.

Z drugiej jednak strony należy pamiętać, że ZUS potrzebuje potwierdzenia stażu i zarobków wyłącznie za okresy sprzed 1 stycznia 1999 r. Wnioskodawca nie powinien więc dołączać do wniosku dokumentów na udowodnienie okresów przypadających po 1998 roku oraz uzyskiwanych wówczas wynagrodzeń.

Bardzo istotnym elementem dokumentacji składanej przy ubieganiu się o kapitał początkowy jest zaświadczenie ZUS Rp-7. Dokument ten wypełnia płatnik składek, najczęściej pracodawca, potwierdzając przede wszystkim dane dotyczące okresu, za jaki został wypłacony przychód, a także wysokość tego przychodu w rozbiciu na poszczególne lata oraz składniki wynagrodzenia.

W pierwszych punktach zaświadczenia pracodawca wskazuje m.in. dane dotyczące zatrudnienia pracownika. Najczęściej popełniane przez niego błędy to niewskazanie wszystkich okresów nieskładkowych pracownika czy też wykazywanie okresów pobierania zasiłku chorobowego również przed dniem 15 listopada 1991 r.

Najważniejszą częścią zaświadczenia jest tabela zamieszczona w punkcie 3 formularza. Wypełniając ją, pracodawca powinien wystrzegać się takich błędów jak:

● wykazywanie w kolumnach 2 - 5 tabeli składników wynagrodzenia (przychodu, dochodu), które nie stanowiły podstawy wymiaru składek,

● niewskazanie lub nieprecyzyjne wskazanie rodzaju składnika w kolumnach 3 - 5 tabeli,

● przyporządkowanie składnika wynagrodzenia do roku, w którym został wypłacony, a nie tego, który przysługuje.

Zaświadczenie powinno również zawierać odpowiednie podpisy i pieczątki.

Przy ustalaniu podstawy wymiaru kapitału początkowego ZUS zalicza poszczególne składniki wynagrodzenia (przychodu, dochodu) do okresu, za który przysługują, bez względu na to, kiedy zostały wypłacone. Zasadę tę stosuje, gdy możliwe jest ustalenie okresu, za który dana wypłata przysługuje. Gdy jest to jednak niemożliwe, dolicza ją do miesiąca, w którym została wypłacona. Wystawiając zaświadczenie na druku ZUS Rp-7 pracodawca powinien stosować się do tych zasad. W opisanym przypadku nagroda roczna powinna być więc zaliczona do 1996 r., a nagroda za szczególne osiągnięcia zawodowe do roku wypłaty, tj. do 1998 r.

Wniosek o ustalenie kapitału początkowego bez podpisu ubezpieczonego jest nieważny

Marek Opolski

gp@infor.pl

Ustawa 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (t.j. Dz.U. z 2009 r. nr 153, poz. 1227 z późn. zm.).