Poradnia z prawa pracy

Lista obecności powinna być wyłożona w sekretariacie, lecz należy pamiętać, aby jej nie umieszczać w miejscu widocznym dla wszystkich, a szczególnie dla osób postronnych. Tak więc warto ją położyć w miejscu, gdzie osoby trzecie nie mają do niej wglądu, ewentualnie powinna ona być każdorazowo wręczana pracownikowi przybywającemu do pracy, aby potwierdził obecności, a następnie chowana. Jeżeli chodzi o dane, jakie powinna lista obecności, to na początku należy wskazać, że kwestie dotyczące prowadzenia list obecności nie są regulowane przepisami prawa pracy i w związku z tym nie ma obowiązującego wzoru listy obecności. Niemniej jednak zawiera ona dane osobowe, które podlegają ochronie na zasadach zawartych w przepisach rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) nr 2016/679 z 2 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (dalej: RODO). Zgodnie z RODO przyjęty u danego administratora sposób przetwarzania danych osobowych powinien gwarantować bezpieczeństwo danych osobowych, tj. ochronę przed niedozwolonym lub niezgodnym z prawem przetwarzaniem oraz przypadkową utratą, zniszczeniem lub uszkodzeniem (zob. art. 5 ust. 1 lit. f i ust. 2, art. 24 i 25 RODO). Kolejna zasada przetwarzania danych osobowych to zasada minimalizacji danych, stanowiąca, że przetwarzanie danych ma być adekwatne, stosowne oraz ograniczone do tego co niezbędne do celów, w których są przetwarzane (art. 5 ust. 1 lit. c RODO). Warto też wskazać, że niektóre kategorie danych osobowych, np. dane dotyczące zdrowia, co do zasady objęte są zakazem przetwarzania (art. 9 RODO) i w związku z tym przyjmuje się, że na liście obecności nie powinny widnieć przyczyny nieobecności danego pracownika, np. zwolnienie lekarskie czy urlop, czy urlop macierzyński itp.

Rada dla klienta biura: Lista obecności w pracy powinna ograniczać się do imion i nazwisk pracowników oraz zaznaczenia obecności w ustalony sposób, bowiem takie dane jak najbardziej mogą być umieszczane na dokumentacji wewnętrznej/służbowej bez konieczności uzyskiwania dodatkowych zgód. Natomiast przyczyny nieobecności w pracy danego pracownika powinny być znane tylko osobom upoważnionym do przetwarzania danych w tym zakresie. ©℗