System równoważny nie uchroni przed nadgodzinami

Stosowanie równoważnego czasu pracy pozwala wydłużyć dobowy wymiar czasu pracy pracownika do 12 godzin, co powinno być rekompensowane udzielaniem dodatkowych dni wolnych lub planowaniem krótszych zmian w innych dobach. Celem równoważenia 12-godzinnych dniówek jest zachowanie w skali okresu rozliczeniowego nominalnego czasu pracy przypadającego do przepracowania w ramach obowiązującego pracownika wymiaru czasu pracy.

Opis przypadku

Pracownik jest zatrudniony w równoważnym czasie pracy w miesięcznych okresach rozliczeniowych. Praca jest wykonywana od poniedziałku do piątku, pracownik rozpoczyna ją od godziny 8:00, a kończy zgodnie z harmonogramem między godziną 12:00 a 20:00. Dniami wolnymi z tytułu przeciętnie 5-dniowego tygodnia pracy są soboty.

Czas pracy tego pracownika w styczniu pokazujemy na grafiku (trzeci wiersz to czas planowany, a w czwartym pokazano wykonanie).

Harmonogram pracownika wskazuje jednoznacznie, że w styczniu miał on zaplanowane 21 dni pracy i 10 dni wolnych od pracy, przy czym w okresie od 25 do 31 stycznia był niezdolny do pracy z powodu choroby. Co istotne, pracownik poinformował pracodawcę o niezdolności do pracy dopiero 27 stycznia, a samo zaświadczenie dostarczył 31 stycznia. Poza tym trzykrotnie wykonywał zlecone zadania dłużej, niż wynikało to z jego grafiku, i dwukrotnie podejmował pracę w dniach wolnych: sobotę 21 oraz niedzielę 22 stycznia. W sumie przepracował w styczniu 163 godziny wraz z dodatkową pracą, nie uwzględniając w tym okresu choroby. Jak ustalić, czy przekroczył normy czasu pracy?

Pierwszym krokiem w kierunku prawidłowego rozliczenia godzin pracy pracownika jest ustalenie obowiązującego go wymiaru czasu pracy.

Ustalamy wymiar

Działanie to sprowadza się do pomnożenia przez 40 godzin liczby pełnych tygodni przypadających w okresie rozliczeniowym, a następnie dodania do uzyskanego wyniku 8 godzin za każdy dzień od poniedziałku do piątku pozostający do końca okresu rozliczeniowego.

W styczniu 2012 r. występują 4 pełne tygodnie (4 x 40 godzin) oraz 2 dni powszednie (30 i 31 stycznia x 8 godzin), należy jednak pamiętać o odjęciu 8 godzin z tytułu święta przypadającego 6 stycznia. Nie wypada ono bowiem w niedzielę ani dzień wolny udzielony w związku z planowaniem czasu pracy w przeciętnie pięciodniowych tygodniach pracy, wywiera więc wpływ na nominalny czas pracy pracownika zgodnie z art. 130 par. 2 i par. 2¹ k.p. Oznacza to, że nominalny czas pracy w styczniu 2012 r. będzie wynosił 168 godzin (160 + 16 - 8).

Planowanie ograniczone

Kolejnym krokiem powinno być ustalenie czasu pracy zaplanowanego przez pracodawcę, co jest łatwe, gdyż trzeba po prostu zliczyć wszystkie godziny z grafiku. W naszym przypadku będzie to 200 godzin. Z porównania tej wielkości z ustalonym wcześniej nominalnym czasem pracy wynika od razu popełnienie wykroczenia polegającego na zaplanowaniu nadgodzin, gdyż grafik powinien opiewać na 168 godzin. Różnica wynosi zatem aż 32 godziny, które zostaną uznane przez PIP za nadgodziny średniotygodniowe, gdyż planując czas pracy pracownika, pracodawca nigdy nie przekroczył dopuszczalnych w tym przypadku wielkości dobowych czasu pracy, a przekroczenie dotyczy okresu rozliczeniowego. Do przekroczenia dobowego nie może bowiem dojść w przypadku, gdy pracownik pracuje za dużo godzin zgodnie z obowiązującym go harmonogramem. Tym samym za każdą godzinę ponad nominał pracownik musi otrzymać normalne wynagrodzenie powiększone o 100-proc. dodatek.

Nieprawidłowe działanie pracodawcy wynika z nieudzielania dodatkowych dni wolnych od pracy oraz zaplanowania zbyt wielu 12-godzinnych zmian, które nie mogą być zrównoważone kilkoma zaledwie dniami, w których zaplanowano mniej niż 8 godzin pracy.

Przekroczenie dobowe

Kolejnym krokiem powinno być porównanie wykonania z planem. Wykonanie nie jest z nim zgodne, więc pierwszym krokiem przy ustalaniu rodzaju przekroczeń norm czasu pracy jest stwierdzenie przypadków wystąpienia nadgodzin dobowych. W systemie równoważnym przekroczeniem dobowym będzie praca powyżej normy, czyli 8 godzin lub powyżej przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy zaplanowanego w grafiku (czyli powyżej 9, 10, 11, lub 12). Tego typu nadgodziny są możliwe do stwierdzenia na bieżąco, gdyż wystarcza porównanie godzin faktycznie przepracowanych z harmonogramem. Przypadki wystąpienia przekroczeń dobowych miały miejsce w poniedziałek 16 stycznia (1 godzina) oraz w środę 18 stycznia (2 godziny) Owe 3 nadgodziny dobowe wymagają wypłaty 50 proc. dodatku do normalnego wynagrodzenia. O 2 godziny dłużej, niż zaklada harmonogram, pracownik pracował też w piątek 20 stycznia. Godzin tych jednak nie można uznać za nadliczbowe dobowe. [przykład 1]

Praca w niedzielę lub...

Pracownik został zobowiązany do wykonywania pracy w wolną niedzielę, 22 stycznia w wymiarze 4 godzin, za co zgodnie z art. 151¹¹ par. 1 pkt 1 k.p. pracodawca udzielił mu dnia wolnego od pracy w okresie 6 dni następujących po tej niedzieli. W zamian za pracę w niedzielę pracownik otrzymał 12-godzinny dzień wolny od pracy w poniedziałek 23 stycznia, co wyczerpuje w całości jego roszczenia.

Co istotne, obowiązek zapewnienia pracownikowi innego dnia wolnego od pracy powoduje, że zrekompensowanie 4 godzin pracy w niedzielę 12 godzinami wolnymi w poniedziałek nie powoduje konieczności przeliczania wynagrodzenia pracownika.

Trzeba pamiętać, aby rozliczając czas pracy w przypadku, gdy pracownik pracował 4 godziny w niedzielę i otrzymał w zamian 12-godzinny dzień wolny, nie zrobić tego matematycznie, gdyż oddanie w tym przypadku dnia wolnego rekompensuje w całości taką pracę. Gdybyśmy ustalając liczbę godzin, w których praca była wykonywana, odjęli 12 godzin, to wyszłaby nam różnica 8 godzin, które spowodowałyby zniwelowanie nadgodzin powstałych z innych tytułów. Oznacza to, że przy końcowym rozliczeniu nie powinniśmy brać pod uwagę ani 4 godzin pracy, ani 12 godzin czasu wolnego, tylko to pominąć, aby nie zaburzyć obliczeń.

...wolną sobotę

W przeciwieństwie do pracy w wolną niedzielę lub święto dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy mogą być rekompensowane wyłącznie udzieleniem innego dnia wolnego. Co więcej, dzień wolny za sobotę musi być udzielony przed końcem okresu rozliczeniowego, w terminie uzgodnionym z pracownikiem (art. 151³ k.p.).

W omawianym przypadku pracownik uzgodnił z pracodawcą odbiór dnia wolnego za sobotę 21 stycznia w piątek 27 stycznia, przez co doszło do zmiany obowiązującego go harmonogramu. Nie ma na to wpływu późniejsza niezdolność do pracy obejmująca m.in. dzień wolny za sobotę, przez co pracownik nie może się domagać udzielenia innego dnia wolnego w późniejszym terminie. Z tego samego powodu od nominalnego czasu pracy przypadającego do przepracowania w styczniu nie odlicza się planowanych pierwotnie na ten dzień 4 godzin pracy. [przykład 2]

Rozliczając pracę w sobotę, w naszym przypadku trzeba mieć jednak na uwadze, że praca ta trwała 8 godzin, a pracownik otrzymał w zamian 4-godzinny dzień wolny. W tym przypadku więc nierozliczone zostaną 4 godziny pracy, co powinno wyjść w końcowym rozliczeniu czasu pracy z całego okresu rozliczeniowego.

Ujmujemy nieobecności

Wymiar czasu pracy ustalony dla całego okresu rozliczeniowego musi być obniżony o liczbę godzin usprawiedliwionej nieobecności pracownika w pracy, zgodnie z obowiązującym go harmonogramem. W praktyce oznacza to, że od nominalnego czasu pracy równego 168 godzinom należy odjąć 38 godzin, które pracownik przepracowałby w okresie, w którym usprawiedliwił swą nieobecność w pracy. Warto zwrócić uwagę na to, że w sumie tej nie został uwzględniony wymiar planowany pierwotnie na dzień wolny udzielony za pracę w sobotę (piątek 27 stycznia). Uzasadnieniem powyższego jest to, iż zmiana harmonogramu nastąpiła przed zachorowaniem, co oznacza, że w momencie choroby dzień ten był już ustalony jako wolny od pracy.

Nadgodziny tygodniowe

Ten rodzaj nadgodzin powstaje w przypadku przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, które nie zostało zakwalifikowane wcześniej jako nadgodzina dobowa.

Aby ustalić, czy takie przekroczenia miały miejsce, pracodawca powinien dysponować ustalonym dla przepracowanej części miesiąca nominalnym czasem pracy, harmonogramem oraz faktycznym czasem pracy pracownika w poszczególnych dobach. Oznacza to, że ustalenie przekroczenia normy średniotygodniowej jest możliwe dopiero po zamknięciu okresu rozliczeniowego czasu pracy.

Zgodnie z praktyką PIP rozliczenie powinno wyglądać następująco: od rzeczywistego czasu pracy (bez pracy oddanej w postaci czasu wolnego lub dni wolnych w trakcie okresu rozliczeniowego oraz pomniejszonego o nieobecności w pracy) należy odjąć nominalny czas pracy pracownika pomniejszony o nieobecności usprawidliwione. A następnie od tej liczby odjąć nadgodziny dobowe. Otrzymany wynik stanowić będzie liczbę nadgodzin średniotygodniowych. [przykład 3]

PRZYKŁAD 1

Bez naruszenia norm

Pracownik 20 stycznia miał wykonywać pracę przez 4 godziny. Został jednak w pracy dłużej o 2 godziny. Jednak przepracowanie ponad plan 2 godzin, w przypadku zaplanowania jedynie 4 godzin pracy w danej dobie, nie powoduje przekroczenia 8-godzinnej normy czasu pracy, a tym bardziej przedłużonego dobowego wymiaru czasu pracy. Godziny te spowodują jednak przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, więc będą rekompensowane 100-proc. dodatkiem do wynagrodzenia.

PRZYKŁAD 2

Wolne za pracę w sobotę

Pracownik został wezwany do pracy w sobotę 21 stycznia. Pod koniec dnia pracodawca przedstawił mu termin odbioru dnia wolnego w piątek 27 stycznia, który podwładny zaakceptował. W międzyczasie jego stan zdrowia pogorszył się w sposób nagły, więc nie stawiał się do pracy od środy 25 stycznia. W tym przypadku zmiana haromonogramu nastąpiła jeszcze przed pogorszeniem się zdrowia pracownika, a wiadomość o jego chorobie dotarła do zakładu w dniu wolnym, wyznaczonym temu pracownikowi za pracę w sobotę. Oznacza to, że pracodawca prawidłowo udzielił pracownikowi dnia wolnego zgodnie z art. 151³ k.p., więc pracownik nie ma roszczenia o udzielenie innego dnia wolnego za pracę w taką sobotę. Choroba w takim dniu, podobnie jak w przypadku innych dni wolnych zgodnie z grafikiem (np. wolnych weekendów), jest więc neutralna z punktu widzenia czasu pracy.

PRZYKŁAD 3

Rozliczenie średniotygodniowe

Pracownik miał zaplanowane 200 godzin pracy.

Ma 5 godzin dodatkowej pracy w dniach roboczych, 8 godzin pracy w wolną sobotę, za co oddano 4-godzinny dzień wolny, a więc 4 godziny nie zostały zbilansowane, oraz 4 godziny pracy w wolną niedzielę, za co oddano 12-godzinny dzień wolny - tak więc tego nie bierzemy pod uwagę w rozliczeniu.

W sumie zatem rzeczywisty czas pracy (do rozliczenia) wynosi 171 godzin. Wynika to z następujących wyliczeń :

200 godzin + 5 godzin + 4 godziny = 209 godzin

209 godzin - 38 godzin (czas zwolnienia lekarskiego) = 171 godzin.

Nominalny czas pracy po pomniejszeniu go o czas zwolnienia wynosi 130 godzin (168 - 38 = 130), a nadgodziny dobowe, jak wcześniej zostało ustalone, były 3.

Aby sprawdzić, czy doszło do przekroczenia przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy, trzeba dokonać następujących obliczeń:

171 godzin - 130 godzin - 3 godziny = 38 godzin nadliczbowych średniotygodniowych, które trzeba zrekompensować 100-proc. dodatkiem do wynagrodzenia.

Skąd liczba 38? Jak popatrzymy na poszczególne etapy rozliczania, to widać to bardzo dobrze. Otóż 32 godziny to skutek nadplanowania wymiaru czasu pracy, 4 godziny zostały nam nierozliczone z pracy w sobotę i 2 godziny to dodatkowa praca w dniach roboczych, która nie stanowiła nadgodzin dobowych. Dopiero teraz rozliczenie tego miesiąca jest kompletne.

@RY1@i02/2012/018/i02.2012.018.217000300.101.jpg@RY2@

Styczeń 2012

Uwaga

Wezwanie pracownika do pracy w sobotę 21 stycznia spowodowało, że w tygodniu od 15 do 21 stycznia pracownik nie będzie miał zapewnionego 35-godzinnego odpoczynku tygodniowego, co jest wykroczeniem zagrożonym karą grzywny w razie kontroli PIP

@RY1@i02/2012/018/i02.2012.018.217000300.803.jpg@RY2@

Łukasz Prasołek, asystent sędziego Sądu Najwyższego

Łukasz Prasołek

asystent sędziego Sądu Najwyższego