Jak prawidłowo zorganizować komputerowe stanowisko pracy

Pracodawca, chcąc organizować stanowisko pracy z monitorem ekranowym, nie może postępować w sposób dowolny. Zakup komputera i usytuowanie go na przypadkowym meblu w zakładzie pracy nie spełniają wymogów, jakie ciążą na pracodawcy. Choć od momentu wejścia w życie rozporządzenia w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (dalej: rozporządzenie) upłynęło wiele lat, a możliwości ówczesnych komputerów przyćmiewają współczesne najprostsze telefony komórkowe, przepisy rozporządzenia obowiązują nadal, mimo że coraz bardziej odwołują się do urządzeń o znaczeniu historycznym. Zasady właściwej ergonomii pozostają jednak niezmienne - człowiek nie ewoluuje tak szybko jak elektronika.

Przykład: Niedostosowanie do wymagań minimalnych bhp

Pracodawca zorganizował komputerowe stanowiska pracy. W tym celu zakupił plastikowe stoliki oraz standardowe krzesła, uznając, iż nie ma sensu zakup typowych mebli biurowych, ponieważ stolik plastikowy jest wystarczająco wytrzymały dla lekkiego monitora LCD oraz klawiatury, a krzesło bez kółek jest bardziej stabilne.

Praca przy komputerze wymaga z reguły statycznej i siedzącej pozycji, co powoduje nietypowe obciążenia wybranych części ciała. Stanowisko pracy wyposażone w monitor powinno zatem spełniać określone standardy minimalizujące negatywny wpływ pracy. Wymogi, jakimi powinno charakteryzować się stanowisko komputerowe, zawarte są w załączniku do rozporządzenia w sprawie bhp na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe. Zgodnie z par. 4 rozporządzenia pracodawca jest obowiązany organizować stanowiska pracy z monitorami ekranowymi w taki sposób, aby spełniały one minimalne wymagania bhp oraz zasady ergonomii. Wymogi te zostały określone w załączniku do przywołanego rozporządzenia. Wyposażenie stanowiska pracy, jak również sposób rozmieszczenia poszczególnych jego elementów, nie może powodować podczas pracy nadmiernego obciążenia układu mięśniowo-szkieletowego, wzroku oraz być źródłem zagrożeń dla pracownika. Monitory ekranowe powinny mieć możliwości regulacji do przodu i w przeciwnym kierunku oraz umożliwiać obrót wokół własnej osi. W zależności od indywidualnych preferencji antropometrycznych (wzrost) powinno się używać dodatkowej podstawy pod monitor lub stołu zapewniającego regulację w tym zakresie. Konstrukcja takiego stołu również nie może być dowolna - powinna umożliwić dogodne ustawienie elementów wyposażenia stanowiska pracy, w tym zróżnicowane (dostosowane do indywidualnych preferencji) możliwości ustawienia monitora i klawiatury.

Zapewnione muszą być ponadto właściwe relacje między stołem a siedziskiem - tak aby całość zapewniała naturalne położenie kończyn górnych przy obsłudze klawiatury. Krzesło stanowiska wyposażonego w monitor ekranowy również nie może być dowolne. Powinno być dostatecznie stabilne, wyposażone w podstawę przynajmniej pięciopodporową z kółkami. Krzesło powinno posiadać m.in. regulowaną wysokość siedziska, regulację oparcia oraz podłokietniki. W przypadku gdy w jednym pomieszczeniu znajduje się więcej niż jedno stanowisko komputerowe, odległość między monitorami powinna być nie mniejsza niż 0,6 m, a między pracownikiem i tyłem sąsiedniego monitora - przynajmniej 0,8 m.

Przykład: Niezapewnienie właściwych warunków dla zatrudnionych jako telepracownicy

Pracodawca zatrudnił pracownika na stanowisku dziennikarz redaktor. Uznał, iż korzystną formą zatrudnienia będzie telepraca. Strony uzgodniły, że praca będzie wykonywana w mieszkaniu prywatnym zatrudnionego, przy użyciu komputera stacjonarnego dostarczonego przez pracodawcę. Pracodawca uznał, że w takim przypadku nie ma obowiązku organizowania stanowiska pracy telapracownika zgodnie z zasadami wynikającymi z rozporządzenia.

Na zatrudniającym telepracowników ciążą określone obowiązki dodatkowe oraz wiele obowiązków o charakterze podstawowym, które są wspólne w stosunku do wszystkich pracowników.

Chcąc zatem zatrudnić telepracownika, powinien mu zapewnić warunki bhp w zakresie stanowiska pracy, takie jak w stosunku do pracowników, których stanowiska komputerowe usytuowane są w siedzibie firmy. Obowiązek ten nie wynika wprost z przepisów regulujących telepracę. Można go jednak wydedukować z tego, iż pracodawca ma prawo przeprowadzać kontrolę m.in. w zakresie bhp, na co wyraźnie wskazuje art. 67 14 par. 2 pkt 3 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm., dalej: k.p.).

Ponadto przepisy dotyczące obowiązków z zakresu bhp nie różnicują pracowników na tych, którzy świadczą pracę np. w siedzibie jednostki organizacyjnej, oraz takich, którzy są np. telepracownikami świadczącymi regularnie pracę poza zakładem pracy.

Przykład: Brak przerw w pracy oraz łączenia pracy z użyciem monitora z innymi rodzajami prac

Pracodawca zatrudnił pracowników do wprowadzania danych do komputerów - w praktyce jest to jedyna czynność, jaką wykonują pracownicy. Jedyną przerwę, jaką zapewnia pracodawca podwładnym, jest 15-minutowa obligatoryjna przerwa w przypadku, gdy czas pracy pracownika przekracza 6 godzin.

Przy pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe niezbędne jest stosowanie rozwiązań mających na celu choćby chwilowe oderwanie pracownika od obowiązków związanych z obsługą stanowiska komputerowego. Zgodnie z par. 7 rozporządzenia obowiązkiem pracodawcy jest łączenie przemienne pracy związanej z obsługą monitora ekranowego z innymi rodzajami prac nieobciążającymi narządu wzroku i wykonywanymi w innych pozycjach ciała - przy nieprzekraczaniu godziny nieprzerwanej pracy przy obsłudze monitora ekranowego. Nie każdy rodzaj pracy można jednak zastąpić pracą nieobciążającą wzrok, wykonywaną w innej pozycji ciała. W takim wypadku pracodawca powinien zapewnić przynajmniej 5-minutową przerwę, wliczaną do czasu pracy, po każdej godzinie pracy związanej z obsługą monitora ekranowego.

Przykład: Niestosowanie przepisów do nowoczesnych monitorów ekranowych

Pracodawca wyposażył stanowiska pracy w nowe monitory wyświetlające obraz w technologii LCD. Uznał, iż nowoczesna technologia jest zupełnie nieszkodliwa i nie ma potrzeby zapewnienia zarówno minimalnych wymogów w zakresie ergonomii, jak i ograniczeń w zakresie czasu pracy w stosunku do pracownic w ciąży.

Praca na stanowisku pracy wyposażonym w monitor ekranowy podlega licznym ograniczeniom wynikającym z tego, iż nie jest obojętna dla zdrowia. Ma to związek z obciążeniem wzroku oraz układu mięśniowo-szkieletowego. Definicja monitora ekranowego zawarta jest w par. 2 pkt 1 rozporządzenia. Zgodnie z nim monitorem ekranowym jest urządzenie do wyświetlania informacji w trybie alfanumerycznym lub graficznym, niezależnie od metody uzyskiwania obrazu. Nie ulega wątpliwości, że postęp technologiczny, jaki się dokonał w okresie od wprowadzania definicji monitora, pozwolił na zmniejszenie szkodliwego oddziaływania tych urządzeń, a przepisy nie uwzględniają ewolucji w zakresie technologii. Powoduje to, że takie same obostrzenia obowiązują w stosunku do monitorów starego typu i (na razie) do monitorów ciekłokrystalicznych (LCD). Z załącznika do rozporządzenia Rady Ministrów z 10 września 1996 r. w sprawie wykazu prac szczególnie uciążliwych lub szkodliwych dla zdrowia kobiet (Dz.U. nr 114, poz. 545) wynika, iż czas pracy kobiety w ciąży świadczącej pracę przy monitorze ekranowym nie może przekraczać 4 godzin na dobę. Przywołane rozporządzenie również nie zawiera rozróżnienia na poszczególne (mniej lub bardziej szkodliwe) rodzaje monitorów w zależności od technologii uzyskiwania obrazu. W przypadku gdy z uwagi na specyfikę pracy nie ma możliwości skrócenia czasu pracy przy monitorze ekranowym, pracodawca powinien przenieść pracownicę do innej pracy - w sytuacji gdy to również nie jest możliwe - zwolnić ją czasowo z obowiązku świadczenia pracy. Nie ma zaś przeciwwskazań, aby w ramach pozostałego czasu pracy pracownica w ciąży wykonywała pracę w pomieszczeniu, gdzie pozostali pracownicy wykonują swe obowiązki na stanowiskach pracy wyposażonych w monitory ekranowe.

Przykład: Przystosowanie stanowisk nie tylko w stosunku do pracowników

Część osób w firmie świadczy pracę na podstawie stosunku pracy. Pozostałe osoby w ramach elastycznych form zatrudnienia. Dodatkowo pracują stażyści i praktykanci. Pracodawca dostosował stanowiska pracy osób zatrudnionych na podstawie umowy o pracę do wymagań minimalnych. W stosunku do pozostałych osób tego nie uczynił.

Podstawowa z punktu widzenia prawa pracy definicja pracownika zawarta jest w art. 2 k.p. Stanowi on, że pracownikiem jest osoba zatrudniona na podstawie umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Rozporządzenie ma swoją legalną definicję pracownika, która w zakresie regulowanym przez rozporządzenie stanowi przepis szczególny w stosunku do definicji pracownika przewidzianej w art. 2 k.p. Pracownikiem w rozumieniu par. 2 pkt 4 rozporządzenia jest zatem każda osoba zatrudniona przez pracodawcę, w tym praktykanta i stażystę, użytkująca w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę dobowego wymiaru czasu pracy. Widać więc, że definicja zawarta w rozporządzeniu jest znacznie bardziej pojemna - zawiera w swoich ramach każdego, kogo zatrudnia pracodawca niezależnie od podstawy zatrudnienia, przyjmując jednak jako warunek konieczny - użytkowanie monitora ekranowego przez co najmniej połowę dobowego wymiaru czasy pracy. Oznacza to, że pracodawca ma obowiązek organizowania stanowiska pracy wyposażonego w monitor ekranowy w sposób zgodny z wymaganiami minimalnymi w tym zakresie w stosunku do każdego zatrudnionego spełniającego kryteria zawarte w definicji pracownika ujętej w rozporządzeniu. Problem w tym, że definicja rozporządzenia, przeniesiona z dyrektywy Rady z 29 maja 1990 r. w sprawie minimalnych wymagań w dziedzinie bezpieczeństwa i ochrony zdrowia przy pracy z urządzeniami wyposażonymi w monitory ekranowe (Dz.Urz.UE L nr 156, poz. 14 z późn. zm.), jest mało precyzyjna, uważając wprost za pracownika praktykanta i stażystę. Tymczasem zgodnie z krajowym ustawodawstwem pracownikiem będzie praktykant świadczący pracę w ramach stosunku pracy. Oznacza to, że nie będą praktykantami uczniowie lub studenci skierowani na praktyki w ramach nauki. W stosunku do tych ostatnich grup pracodawca jest jednak obowiązany zapewnić właściwe warunki w zakresie bhp podczas odbywania zajęć na podstawie art. 304 par. 2 k.p.

Przykład: Stosowanie systemów przenośnych

Pracodawca postanowił, że nie będzie inwestował w osobne elementy wyposażenia podstawowego, takie jak jednostka centralna, klawiatura, monitor i napęd. Uznał, że tańszym i bardziej praktycznym rozwiązaniem jest zakup laptopów, które z powodzeniem zastąpią bez dodatkowych modyfikacji komputery stacjonarne.

Rozporządzenie zawiera liczne wyłączenia w zakresie jego stosowania. Jednym z nich są systemy przenośne nieprzeznaczone do użytkowania na danym stanowisku pracy. System przenośny, jakim jest laptop, nie spełnia zawartych w rozporządzeniu wymagań minimalnych oraz ergonomii. Jak już nadmieniono wcześniej, stanowisko pracy wyposażone w monitor ekranowy powinno się charakteryzować dużą elastycznością pozwalającą na dopasowanie jego charakterystyki do indywidualnych cech i potrzeb użytkownika. Laptop (notebook) stanowiący konstrukcję o zintegrowanej klawiaturze, jednostce centralnej i ekranie nie spełnia wskazanych w rozporządzeniu wymogów minimalnych i ergonomicznych. W praktyce istnieje jednak możliwość przystosowania komputera przenośnego do wymogów stanowiska pracy wskazanego w rozporządzeniu. Nic nie stoi bowiem na przeszkodzie, aby laptop był wykorzystywany tylko jako jednostka centralna wyposażona w napęd oraz zespół złącz. Możliwe jest do niego podłączenie zewnętrznego monitora, klawiatury, myszy oraz innych urządzeń peryferyjnych. W takiej konfiguracji można uznać, że tak zaaranżowane stanowisko pracy spełni wymogi określone w rozporządzeniu i nie będzie stanowiło procederu zmierzającego do jego obejścia. Przewaga takiego rozwiązania nad komputerem stacjonarnym jest taka, że w razie potrzeby laptop można zabrać ze sobą jako system przenośny.

@RY1@i02/2013/177/i02.2013.177.217000800.802.jpg@RY2@

Sebastian Kryczka specjalista z zakresu prawa pracy

Sebastian Kryczka

specjalista z zakresu prawa pracy

Podstawa prawna

Par. 2 pkt 4, par. 4 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 1 grudnia 1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych w monitory ekranowe (Dz.U. nr 148, poz. 973).