Uwaga! Czas na pierwsze zbiorcze świadectwa pracy

Problem/wątpliwość

Komentarz eksperta

Ustalenie początku biegu 24-miesięcznego terminu

Pracodawca zawarł 1 grudnia 2011 r. z kandydatem do pracy umowę przedwstępną, na mocy której strony zobowiązały się do zawarcia 23 grudnia 2011 r. umowy o pracę na okres próbny. Umowa przyrzeczona została zawarta i pracownik rozpoczął pracę od 2 stycznia 2012 r. Powstała wątpliwość, czy początek biegu okresu 24-miesięcznego rozpoczyna się od dnia rozpoczęcia pracy czy od dnia, w którym zawarto umowę?

W świetle art. 26 k.p. stosunek pracy nawiązuje się w terminie określonym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. W przypadku gdy strony tego terminu nie określą, zostanie on nawiązany w dniu zawarcia umowy. Z kolei art. 97 par. 1 ¹ k.p. posługuje się zwrotem "poczynając od zawarcia pierwszej z tych umów", co oznacza, że termin 24 miesięcy powinien być liczony od dnia zawarcia umowy terminowej, a nie od dnia, w którym nawiązuje się stosunek pracy (w przypadku gdy te dni są różne). Tym bardziej zawarcie przez pracodawcę z kandydatem do pracy umowy przedwstępnej nie ma absolutnie znaczenia z punktu widzenia początku biegu terminu wynikającego z art. 97 par. 1 ¹ k.p.

Wydanie świadectwa pracy po upływie 24 miesięcy

Pracodawca zatrudnił pracownika na umowę na okres próbny od 1 kwietnia 2011 r. do 30 czerwca 2011 r. 1 lipca 2011 r. zawarto umowę na czas określony do 30 czerwca 2012 r. Następnie stosunek pracy został kontynuowany na podstawie kolejnej umowy na czas określony od 1 lipca 2012 r. do 1 lipca 2014 r. Po upływie tej umowy terminowej strony chcą zawrzeć umowę na czas nieokreślony. Pracodawca ma wątpliwość, czy wydać pracownikowi świadectwo pracy po upływie terminu, na jaki była zawarta druga umowa na czas określony, czy w jej trakcie w momencie upływu 24 miesięcy.

Z art. 97 par. 1 ² k.p. wynika obowiązek wydania świadectwa pracy w dniu rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę, jeżeli była ona nawiązana przed upływem 24 miesięcy, poczynając od dnia zawarcia pierwszej umowy, a dzień jej rozwiązania lub wygaśnięcia przypada po upływie tego terminu. W omawianym przypadku okres tych 24 miesięcy upływa w trakcie kontynuowania zatrudnienia na podstawie drugiej umowy terminowej. Warto podkreślić, że art. 97 par. 1 ¹ k.p. mówi o zakończonych okresach zatrudnienia na podstawie umów w nim wskazanych. Oznacza to, że nie ma podstaw do wydania świadectwa pracy po upływie 24 miesięcy od zatrudnienia pracownika z uwagi na to, że jedna z umów przypadających w ramach wskazanego okresu rozpoczęła swój bieg przed upływem 24 miesięcy i kończy się po jego upływie. Tym samym obowiązek wydania świadectwa pracy pojawi się 1 lipca 2014 r. W takim przypadku nie ma znaczenia, że strony będą kontynuowały nadal zatrudnienie.

Przepisy nie odnoszą się jednocześnie bezpośrednio do przypadku odwrotnego - gdy ostatnia umowa, która rozpoczęła bieg w ramach okresu 24 miesięcy, zakończy się przed jego upływem. Wydaje się jednak, że powstrzymywanie się pracodawcy z wydaniem z urzędu świadectwa pracy do dnia upływu 24 miesięcy, uwzględniając ogólny obowiązek niezwłocznego wydania świadectwa pracy w związku z rozwiązaniem lub wygaśnięciem stosunku pracy, byłoby nieuzasadnione.

Niewydanie świadectwa po ostatniej umowie terminowej przed upływem 24 miesięcy

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na 3-miesięczny okres próbny od 1 maja 2011 r. Następnie od 1 września 2011 r. strony zawarły umowę na czas określony do 31 grudnia 2011 r. Od 1 stycznia 2012 r. strony zawarły kolejną umowę do 30 czerwca 2012 r. Od 1 lipca 2012 r. podstawą zatrudnienia pracownika stała się umowa na czas nieokreślony. Pracodawca z uwagi na kontynuowanie zatrudnienia na podstawie umowy bezterminowej nie wydał pracownikowi świadectwa pracy. Czy postąpił prawidłowo?

Art. 97 par. 1 ¹ k.p. odnosi się do umów terminowych i nie ma on zastosowania do przypadku, gdy w ramach 24-miesięcznego okresu zostanie z pracownikiem zawarta umowa na czas nieokreślony. Przyjąć zatem należy, że obowiązek wydania świadectwa pracy powstanie z dniem zakończenia ostatniego zatrudnienia terminowego, poprzedzającego umowę na czas nieokreślony, bez czekania na zakończenie 24-miesięcznego terminu. Warto także podkreślić, że przepisy nie przewidują sankcji związanej z wydaniem świadectwa pracy w ramach omawianego przypadku przed upływem 24 miesięcy. W takiej sytuacji zachowanie pracodawcy nie będzie wypełniało ustawowych znamion wykroczenia przeciwko prawom pracownika.

Przerwa między umowami - czy rzeczywiście dowolnie długa

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na okres próbny od 1 maja 2011 r. do 31 lipca 2011 r. Bezpośrednio po jej zakończeniu strony zawarły umowę na czas określony do 31 grudnia 2011 r. Po 2 miesiącach przerwy ponownie zawarły umowę na czas określony do 31 grudnia 2014 r. Pracodawca ma wątpliwość, czy wystąpienie przerwy między umowami pozwala na wydanie zbiorczego świadectwa pracy po zakończeniu ostatniej umowy terminowej.

Obowiązujące od 21 marca 2011 r. przepisy nie zawierają definicji bezpośredniości w kontekście występowania kolejnych po sobie umów o pracę. Zgodnie z dominującym poglądem bezpośredniość oznacza zawieranie umów dzień po dniu, czyli bez przerw. Powstaje więc pytanie, czy pominięcie przez ustawodawcę w przesłanki bezpośredniości jest świadomym zabiegiem legislacyjnym, czy niezamierzonym przeoczeniem. Zakładając, iż przepisy miały uprościć pracodawcom zasady wydawania świadectw, można przyjąć, iż celowo zrezygnowano z użycia zwrotu "bezpośrednio", a tym samym krótkie przerwy między poszczególnymi umowami terminowymi w ramach okresu 24-miesięcznego nie będą uzasadniały obowiązku sporządzania odrębnych świadectw pracy w związku z każdorazowym ustaniem zatrudnienia. Zatem wydaje się, że nie ma przeciwwskazań do sporządzenia przez pracodawców zbiorczych świadectw pracy w przypadku np. kilkudniowych przerw w zatrudnieniu. Dyskusyjną kwestią jest jednak stosowanie takiej praktyki w sytuacji dłuższych przerw. Niezależnie od powyższego nie można pracodawcy zabronić wydania z własnej inicjatywy świadectwa pracy po każdej umowie terminowej w sytuacji, gdy uzna, że przerwa między umowami mogłaby go narazić na zarzut niewydania tego dokumentu w związku z rozwiązaniem stosunku pracy. Taka praktyka jest absolutnie legalna i mimo iż nakłada na pracodawcę dodatkowy obowiązek, jest bezpieczniejszym rozwiązaniem niż zwlekanie z wydaniem świadectwa, uwzględniając odpowiedzialność z tytułu takiego zaniechania.

Błędne stosowanie przepisów przejściowych

Pracodawca zawarł z pracownikiem umowę na okres próbny 3 stycznia 2011 r. Kolejną umową była umowa na czas określony zawarta 14 marca 2011 r. Następnie zawarto jeszcze jedną umowę terminową, po upływie której strony postanowiły nie kontynuować stosunku pracy. Z drugim pracownikiem pracodawca zawarł umowę na okres próbny 14 marca 2011 r. Następnie zatrudnienie było kontynuowane na podstawie dwóch następujących po sobie umów na czas określony. Ostatecznie jednak pracodawca zawarł z pracownikiem umowę bezterminową. Pracodawca zastanawia się, czy do któregokolwiek z powyższych przypadków mają zastosowanie nowe przepisy. Ostatecznie zdecydował się na ich stosowanie w przypadku drugiego pracownika. Czy postąpił prawidłowo?

Zgodnie z przepisami przejściowymi pracodawca wydaje świadectwo pracy na podstawie przepisów obowiązujących przed nowelizacją, jeżeli w dniu wejścia w życie nowych regulacji tj., 21 marca 2011 r., trwa kolejna umowa o pracę nawiązana w okolicznościach określonych w art. 97 par. 1 ¹ k.p., w brzmieniu obowiązującym przed tym dniem. W tym przepisie posłużono się dość problematycznym zwrotem: "trwa kolejna umowa o pracę". Może on sugerować, że stosowanie przednowelizacyjnych zasad wydawania świadectwa pracy będzie miało miejsce w przypadku, gdy 21 marca 2011 r. trwa umowa kolejna - a więc nie pierwsza umowa terminowa, która została zawarta przed wprowadzeniem zmian i jest po ich wejściu w życie kontynuowana. Uwzględniając literalne brzmienie przepisu, w przypadku gdy 21 marca 2011 r. pracownik zatrudniony jest już na kolejnej (przynajmniej drugiej) umowie terminowej pracodawca powinien stosować przepisy obowiązujące przed nowelizacją. Może powstać wątpliwość, które przepisy stosować w sytuacji, gdy pierwsza umowa terminowa - np. na okres próbny - została zawarta przed dniem 21 marca 2011 r. Wydaje się, że najbezpieczniejszym rozwiązaniem będzie w takim wypadku wydanie świadectwa pracy bezpośrednio po rozwiązaniu takiej umowy. Tym samym uniknie się ujmowania jej w ramach zbiorczego świadectwa pracy obejmującego umowy terminowe zawarte po niej - a więc po 21 marca 2011 r. Reasumując, optymalnym dla pracodawcy rozwiązaniem jest stosowanie przepisów nowych w stosunku do umów terminowych zawartych przynajmniej w dniu 21 marca 2011 r.