Kogo i ile kosztuje odwołanie z urlopu

Plan urlopowy jest tworzony po to, aby pracodawca mógł zorganizować pracę pod nieobecność pracownika, a pracownik mógł zaplanować swój wypoczynek. Różne okoliczności mogą jednak spowodować, że plan urlopowy będzie musiał ulec zmianie.

Z inicjatywy pracownika...

Jeżeli do przesunięcia terminu lub przerwania urlopu dochodzi z inicjatywy pracownika, jest to neutralne w zakresie rozliczeń podatkowych i ubezpieczeniowych, gdyż pracodawca w tym wypadku nie wypłaca żadnych świadczeń, a tym samym nie powstaje przychód po stronie pracownika. Wszelkie powiązane koszty pracownik ponosi z własnej kieszeni.

...lub pracodawcy

Pracownicy często nie zdają sobie sprawy, że pracodawca może również zmusić ich do przerwania wypoczynku. Jeśli skorzysta z tej możliwości, musi się liczyć z kosztami. Ustawodawca zobowiązuje go bowiem do zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

Pracodawca może także przesunąć termin urlopu pracownika z powodu swoich szczególnych potrzeb. Przepisy w takim wypadku nie przewidują co prawda obowiązku zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika, ale powszechnie uznaje się, że pracodawca ma taki obowiązek przez analogię do odwołania z urlopu. Uznaje się zatem, że pracodawca powinien dokonać zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w związku z planowanym urlopem w części, której pracownikowi nie udało się odzyskać. W szczególności są to koszty:

● wyjazdu (np. zagranicznej wycieczki),

● powiązane z wyjazdem (np. wiza, obowiązkowe szczepienia).

Konsekwencje w PIT i dla ZUS

W przypadku ingerencji w plany urlopowe pracodawcy stają przed dylematem, jak rozliczyć zwrot kosztów poniesionych przez zatrudnionych. Z przepisów podatkowych wynika bowiem, że przychodem pracownika jest praktycznie każde świadczenie otrzymane od pracodawcy w związku ze stosunkiem pracy, co wskazywałoby, że omawiany zwrot kosztów również należy zaliczyć do przychodów. To zaś skutkuje koniecznością naliczenia podatku i składek ZUS.

Przyjmując konieczność opodatkowania i oskładkowania zwrotu kosztów, pracownik musiałby zapłacić daniny publiczne mimo braku faktycznego przysporzenia majątkowego i ponosić negatywne skutki działania pracodawcy. Istotne jest przy tym, czy mamy do czynienia z odwołaniem z urlopu, czy z przesunięciem jego terminu.

W przypadku odwołania z urlopu sprawa jest jasna. Przepisy prawa pracy przewidują konieczność zwrotu kosztów. Zwrot ten ma charakter odszkodowania za szkodę powstałą w wyniku odwołania z urlopu (por. pismo I Urzędu Skarbowego w Bydgoszczy z 29 września 2006 r., sygn. akt PD2.2-415-35/06). Tym samym spełnione są warunki do skorzystania ze zwolnienia od podatku (jest to bowiem odszkodowanie wypłacone na podstawie odrębnego przepisu). W zakresie składek ZUS brak jest jednak stosownego wyłączenia - wolne od składek są tylko odszkodowania enumeratywnie wymienione w katalogu wyłączeń, a tu nie został wymieniony zwrot kosztów urlopowych.

Wątpliwości mogą pojawić się natomiast w przypadku przesunięcia terminu urlopu. Przepisy nie przewidują w tym przypadku obowiązku zwrotu kosztów. Doktryna powszechnie uznaje jednak, że zwrot kosztów przysługuje pracownikowi na zasadzie analogii, a potwierdzenie tego stanowiska można też znaleźć w orzecznictwie. Uznaje się jednak, że analogia jest niedopuszczalna w zakresie prawa podatkowego. Formalnie rzecz biorąc, zwrot kosztów w takim wypadku nie ma podstawy prawnej, a tym samym nie można skorzystać ze zwolnienia od podatku. Wciąż nie ma także zwolnienia od składek ZUS.

Rozważania dotyczące możliwości zastosowania zwolnienia opierają się na założeniu, że mamy do czynienia z przychodem. Tymczasem można mieć wątpliwości, czy faktycznie pracownik uzyskuje w opisywanych przypadkach przychód (jest bogatszy niż był wcześniej?). Należy raczej uznać, że zwrot kosztów jest pod względem podatkowym świadczeniem neutralnym dla pracownika, czyli nie jest przychodem. Skoro zaś nie mamy do czynienia z przychodem, nie trzeba płacić podatku i składek ZUS. Stanowisko takie potwierdzają organy podatkowe i sądy. [ramka]

WAŻNE

Zwrot kosztów jest pod względem podatkowym świadczeniem neutralnym dla pracownika, czyli nie jest przychodem

Jakie wydatki zwraca pracodawca

● Koszt przejazdu, w tym także koszt przejazdu rodziny pracownika, jeżeli przerwanie urlopu oznaczało konieczność powrotu wraz z rodziną ● Niewykorzystaną część noclegów, o ile pracownik nie uzyskał zwrotu zapłaconej kwoty ● Koszty dotyczące zaplanowanych atrakcji - opłacone wycieczki, wejścia do muzeów, skipass itp. ● Koszt opieki nad dziećmi na czas odwołania z urlopu	● Zakup sprzętu sportowego, aparatu fotograficznego itp. ● Zakup odzieży (np. stroju kąpielowego) ● Zabiegi upiększające przed wyjazdem

Co na to fiskus i sądy

W sytuacji, w której pracodawca pokrywa konkretne koszty, które pracownik już poniósł w związku z zaplanowanym urlopem, przy czym pokrywa je do wysokości faktycznie poniesionej, udokumentowanej przez pracownika, nie stanowi to przysporzenia majątkowego po stronie pracownika oraz innych nieodpłatnych świadczeń, o których mowa w art. 12 ustawy o CIT.

z 28 kwietnia 2010 r., sygn. akt I SA/Go 56/10.

(...) Zwrot wydatków dotyczący zaplanowanego wypoczynku wskutek przesunięcia planu urlopu przez pracodawcę ma de facto charakter odszkodowawczy. Przesunięcie terminu urlopu powoduje zmianę planów urlopowych pracowników. Jeżeli pracownicy podjęli już konkretne wydatki dotyczące organizacji urlopu, tj. dokonali przedpłat, lub ponieśli inne koszty bezpośrednio związane z zaplanowanym wypoczynkiem, zaś przesunięcie urlopu nastąpiło z powodu szczególnych potrzeb pracodawcy, to pracodawca jest obowiązany do zwrotu pracownikowi poczynionych wydatków. Podnieść przy tym należy, że jeżeli odszkodowanie jest przewidziane w sytuacji odwołania z urlopu, to tym bardziej dotyczy zaplanowanego urlopu i poniesionych w związku z tym konkretnych wydatków. Zatem wypłata (pokrycie) przez pracodawcę wydatków faktycznie poniesionych i dla celów dowodowych udokumentowanych nie mieści się w otwartym katalogu przychodów, o których mowa w ww. art. 12 ustawy o PIT.

z 22 października 2010 r., nr I L PB2/415-704/09/10-S/WM

Zgodnie z art. 12 ust. 1 ww. ustawy (ustawy o PIT - red.) za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności: wynagrodzenia zasadnicze, wynagrodzenia za godziny nadliczbowe, różnego rodzaju dodatki, nagrody, ekwiwalenty za niewykorzystany urlop i wszelkie inne kwoty niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona, a ponadto świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Mając na uwadze powyższe, stwierdzić należy, iż otrzymany przez pracownika zwrot kosztów wypoczynku, spowodowany przesunięciem planu urlopu wypoczynkowego przez pracodawcę, podlega opodatkowaniu podatkiem dochodowym od osób fizycznych jako przychód ze stosunku pracy.

z 30 września 2009 r., nr ILPB2/415-704/09-6/WM

● W przypadku odwołania z urlopu pracodawca ma obowiązek zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika w bezpośrednim związku z odwołaniem go z urlopu.

● Mimo że przepisy tego nie przewidują, przyjmuje się, że zwrotu kosztów należy dokonać także w przypadku przesunięcia terminu urlopu.

● Zwrot kosztów w obu przypadkach nie powinien być uznawany za przychód podatkowy.

@RY1@i02/2014/173/i02.2014.173.07100110a.803.jpg@RY2@

Paweł Ziółkowski

Paweł Ziółkowski

dgp@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 164 i 167 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Art. 11 ust. 1, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz.U. z 2012 r. poz. 361 ze zm.).

Par. 2 ust. 1 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz. 1106 ze zm.).