Rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej

specjalista z zakresu czasu pracy, były pracownik PIP i SN Łukasz Prasołek

22 stycznia 2019

(Dz.U. poz. 2369)

Nowe rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej reguluje znacznie więcej zagadnień niż poprzednie, gdyż dwa jego rozdziały poświęcono elektronizacji dokumentacji, a jeden wydawaniu pracownikom kopii takiej dokumentacji. Bardziej rozbudowane są także przepisy przejściowe, których w poprzednim rozporządzeniu w zasadzie nie było. Niestety nie przewidziano w nich żadnego okresu przystosowania dokumentacji elektronicznej do nowych wymagań, a więc dla zatrudnionych od stycznia 2019 r. musi ona od razu być w 100 proc. zgodna z nowymi przepisami. Jest to niestety fizycznie niemożliwe, gdyż żaden system teleinformatyczny nie spełnia jeszcze tych wymagań.

Generalnie należy wskazać, że rozporządzenie przewiduje pięć rodzajów dokumentacji, które trzeba prowadzić dla pracowników. Zasadniczą część tworzą oczywiście akta osobowe, których budowa została szczegółowo opisana w par. 3 rozporządzenia, ale poza nimi muszą istnieć jeszcze cztery inne dokumentacje w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, opisane dokładnie w par. 6 rozporządzenia. Tematycznie dotyczą one czasu pracy, urlopów wypoczynkowych, list płac oraz kart przydziału odzieży/obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej. Co ważne, od 1 stycznia 2019 r. całość dokumentacji pracowniczej może być prowadzona w postaci elektronicznej.

Zmiany nie ominęły także układu samych akt osobowych, które składają się obecnie z czterech części. Nową częścią D jest dokumentacja związana z odpowiedzialnością porządkową pracowników. Poza nią najwięcej zmian dotknęło część B dotyczącą trwania stosunku pracy, gdyż usunięto z niej część dokumentów, które będą teraz przechowywane w dokumentacji czasu pracy, ale również dodano nowe dokumenty, które nie były do tej pory przechowywane w aktach.

W załącznikach do rozporządzenia nie ma już żadnych wzorów dokumentów, podczas gdy dotychczas były kwestionariusze, wzór umowy czy wypowiedzenia. W związku z powyższym pracodawcy mogą te dokumenty tworzyć samodzielnie, dostosowując je do własnych potrzeb, przy czym mogą korzystać ze wzorów zamieszczonych ostatnio na stronie internetowej resortu pracy. Obecnie jedynym załącznikiem są minimalne wymagania dla odwzorowań cyfrowych.

Co do kwestii elektronizacji dokumentacji pracowniczej, to nie będzie ona ani prosta, ani szybka i nie da jej się zrobić metodą chałupniczą, skanując dokumenty i przechowując je po prostu w folderach na dysku sieciowym czy w chmurze. Elektronizacja wymaga bowiem posiadania odpowiedniego systemu teleinformatycznego, którym na szczęście mogą być połączone ze sobą różne aplikacje, a ponadto wymaga dużego wsparcia informatycznego i w wielu przypadkach także dodatkowych serwerów do przechowywania danych. Wysoko postawiono poprzeczkę zarówno co do zabezpieczeń systemu, jak i sposobu wyszukiwania w nim dokumentów. Narzucono nie tylko rodzaje, lecz także układ metadanych, które musi posiadać każdy dokument elektroniczny, co znacznie utrudnia zmiany postaci dokumentacji z papierowej na elektroniczną. Skomplikowany jest także sposób przenoszenia danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi, gdyż przy takim procesie jeden dokument będzie oznaczał dwa pliki, co oznacza, że plików będzie dwa razy więcej niż dokumentów. Pewnym ułatwieniem dla pracodawców jest za to dozwolone przez resort cyfryzacji numerowanie dokumentów nie w sposób ciągły, tylko z zachowaniem zasady unikalności numerów, czyli tak, aby się one nie powtarzały. Ułatwi to dołączanie do systemów skanów dokumentów w PDF, które będzie można numerować według innej zasady niż dokumenty powstające w systemie. Z całą pewnością jednak proces elektronizacji nie uda się bez wprowadzenia zmian w systemach kadrowo-płacowych, oraz wsparcia ze strony działów IT.

W rozporządzeniu szczegółowo uregulowano także zasady wydawania pracownikom dotychczasowej postaci dokumentacji w przypadku zmiany formy jej prowadzenia, a także zasady wydawania kopii dokumentacji pracowniczej. ©℗

Komentarz do par. 1–8, 11 oraz 15–22

Łukasz Prasołek

specjalista z zakresu prawa pracy, były pracownik PIP oraz SN

Komentarz do par. 9 i 10 oraz 12–14

Anna Jankowska

partner IntraworQ

TYDZIEŃ Z KOMENTARZAMI – baza publikacji

Dotychczas w tygodniku Kadry i Płace komentowaliśmy m.in. ustawy:

z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnieniu osób niepełnosprawnych
z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy
z 16 kwietnia 2004 r. o czasie pracy kierowców
z 23 maja 1991 r. o związkach zawodowych
z 23 maja 1991 r. o rozwiązywaniu sporów zbiorowych
z 13 lipca 2006 r. o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy
z 13 kwietnia 2007 r. o PIP
z 12 grudnia 2013 r. o cudzoziemcach
z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa
z 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę
z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych
z 9 lipca 2003 r. o zatrudnianiu pracowników tymczasowych
z 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy
z 10 stycznia 2018 r. o ograniczeniu handlu w niedziele i święta oraz w niektóre inne dni
z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357)
z 26 stycznia 1982 r. – Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.)

Przeoczyłeś tygodnik? Znajdziesz go w wydaniach dgp na www.edgp.gazetaprawna.pl

Rozdział 1

Przepisy ogólne

§ 1. [Zakres regulacji]

Rozporządzenie określa:

1) zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;

2) sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;

3) sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub osobom, o których mowa w art. 949 §3 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy, zwanej dalej „Kodeksem pracy”.

komentarz

Zakres przedmiotowy niniejszego rozporządzenia jest znacznie szerszy niż poprzedniego z 1996 r. (rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika, t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 894; dalej: stare rozporządzenie). Obejmuje ono bowiem dodatkowo problematykę elektronizacji dokumentacji, której poświęcone zostały aż dwa z siedmiu rozdziałów rozporządzenia, a mianowicie rozdziały 3 i 4, a także kwestie sposobu doręczania pracownikom informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji w dwóch przypadkach: upływu okresu przechowywania dokumentacji i zmiany formy jej prowadzenia, czego dotyczy rozdział 5, oraz wydawania pracownikom kopii dokumentacji pracowniczej, czego dotyczy rozdział 6. Ponadto w rozdziale 7 zawarto przepisy przejściowe dotyczące zasad postępowania z dokumentacją pracowniczą istniejącą 1 stycznia 2019 r.
Rozporządzenie nie zawiera przepisów odnoszących się do części tematyki uregulowanej w poprzednim rozporządzeniu, np. kwestii wystawiania pracownikom legitymacji służbowych, przepustek czy identyfikatorów (par. 4 starego rozporządzenia), czy dokumentacji dotyczącej chorób zawodowych i wypadków przy pracy oraz w drodze do pracy lub z pracy (par. 7 starego rozporządzenia). Ponadto w rozporządzeniu zrezygnowano z załączników, które miało poprzednie rozporządzenie, tj. wzorów kwestionariuszy dla kandydata czy pracownika, umowy o pracę czy rozwiązania umowy za wypowiedzeniem i bez wypowiedzenia. W zamian Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej (MRPiPS) zamieściło wzory dokumentów pomocniczych do wykorzystania przez pracodawców na swojej stronie www. Są to jednak wzory nieformalne i firmy mogą stworzyć własne szablony takich dokumentów, nie stosując wzorów resortowych.

Rozdział 2

Prowadzenie i przechowywanie dokumentacji pracowniczej

§ 2. [Akta osobowe]

Pracodawca prowadzi oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe.

komentarz

Od 1 stycznia 2019 r. dokumentacja pracownicza, zgodnie z art. 94 pkt 9a ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 917 ze zm.; dalej: k.p.), obejmuje akta osobowe pracowników oraz inną dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, której zakres uregulowano w par. 6 rozporządzenia. W związku z powyższym nie można używać wymiennie terminów dokumentacja pracownicza i akta osobowe, gdyż ten pierwszy termin jest pojęciem szerszym, poza aktami obejmuje również np. dokumentację dotyczącą ewidencji czasu pracy oraz urlopów wypoczynkowych.
Akta osobowe powinny być prowadzone oddzielnie dla każdego pracownika – co jest zasadą obowiązującą w tej materii od dawna. Zakres akt i podział ich na części uregulowano w par. 3 rozporządzenia, a w par. 4 i 5 określono sposób prowadzenia akt osobowych.
Od 1 stycznia 2019 r. akta osobowe mogą być prowadzone i przechowywane elektronicznie, jednak pracodawca musi w takim przypadku spełnić warunki dotyczące systemu teleinformatycznego określone w rozdziałach 3 i 4 rozporządzenia. Od tej daty po raz pierwszy możliwa jest zatem sytuacja, że całość dokumentacji pracowniczej prowadzonej przez pracodawców będzie mieć postać elektroniczną.

§ 3. [Podział akt]

Akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:

1) w części A – oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 1, § 11 i 12 Kodeksu pracy);

2) w części B – oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym:

a) oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, gromadzone w związku z nawiązaniem stosunku pracy,

b) umowę o pracę, a jeżeli umowa nie została zawarta z zachowaniem formy pisemnej - potwierdzenie ustaleń co do stron umowy, rodzaju umowy oraz jej warunków (art. 29 § 2 Kodeksu pracy),

c) zakres czynności (zakres obowiązków), jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z rodzaju pracy, określonego w umowie o pracę,

d) dokumenty dotyczące wykonywania przez pracownika pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1924),

e) potwierdzenie zapoznania się przez pracownika:

– z treścią regulaminu pracy (art. 1043 § 2 Kodeksu pracy) albo obwieszczenia (art. 150 § 7 Kodeksu pracy),

– z przepisami oraz zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy (art. 2374 § 3 Kodeksu pracy),

– z zakresem informacji objętych tajemnicą określoną w odrębnych przepisach dla danego rodzaju pracy, zajmowanego stanowiska lub pełnionej funkcji,

f)potwierdzenie poinformowania pracownika:

– o warunkach zatrudnienia (art. 29 § 3 i art. 291 § 2 Kodeksu pracy) oraz o zmianie warunków zatrudnienia (art. 29 § 32 i art. 291 § 4 Kodeksu pracy),

– o celu, zakresie oraz sposobie zastosowania monitoringu (art. 222 § 8 Kodeksu pracy),

– o ryzyku zawodowym, które wiąże się z wykonywaną pracą, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 226 pkt 2 Kodeksu pracy),

g) potwierdzenie otrzymania przez pracownika młodocianego oraz jego przedstawiciela ustawowego informacji o ryzyku zawodowym, które wiąże się z pracą wykonywaną przez młodocianego, oraz o zasadach ochrony przed zagrożeniami (art. 201 § 3 Kodeksu pracy),

h) dokumenty potwierdzające ukończenie wymaganego szkolenia w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

i) oświadczenia dotyczące wypowiedzenia warunków pracy lub płacy lub zmiany tych warunków w innym trybie,

j) dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się, dokumenty dotyczące przyjęcia przez pracownika wspólnej odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone łącznie z obowiązkiem wyliczenia się (art. 124 i art. 125 Kodeksu pracy),

k) dokumenty związane z podnoszeniem kwalifikacji zawodowych przez pracownika lub związane ze zdobywaniem lub uzupełnianiem wiedzy i umiejętności na zasadach innych niż dotyczące podnoszenia kwalifikacji zawodowych,

l) dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia (art. 105 Kodeksu pracy),

m) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem przez pracownika z urlopu macierzyńskiego, urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego, urlopu ojcowskiego lub urlopu wychowawczego,

n) dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego tego urlopu (art. 1821e Kodeksu pracy),

o) dokumenty związane z obniżeniem wymiaru czasu pracy, w przypadku pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego (art. 1867 Kodeksu pracy),

p) oświadczenie pracownika będącego rodzicem lub opiekunem dziecka o zamiarze lub o braku zamiaru korzystania z uprawnień związanych z rodzicielstwem (art. 1891 Kodeksu pracy),

q) dokumenty związane z udzielaniem urlopu bezpłatnego (art. 174 i art. 1741 Kodeksu pracy),

r) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące:

– wstępnych badań lekarskich (art. 229 § 1 pkt 2 Kodeksu pracy),

– okresowych i kontrolnych badań lekarskich (art. 229 § 2 i 5 Kodeksu pracy),

s) umowę o zakazie konkurencji, jeżeli strony zawarły taką umowę w okresie pozostawania w stosunku pracy (art. 1011 § 1 Kodeksu pracy),

t) wniosek pracownika o poinformowanie właściwego okręgowego inspektora pracy o zatrudnianiu pracowników pracujących w nocy oraz kopię informacji w tej sprawie skierowanej do właściwego inspektora pracy (art. 1517 § 6 Kodeksu pracy),

u) dokumenty związane ze współdziałaniem pracodawcy z reprezentującą pracownika zakładową organizacją związkową lub innymi podmiotami w sprawach ze stosunku pracy wymagających takiego współdziałania,

v) dokumenty dotyczące wykonywania pracy w formie telepracy;

3) w części C – oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, w tym:

a) oświadczenia związane z rozwiązaniem umowy o pracę,

b) wnioski dotyczące wydania, sprostowania lub uzupełnienia świadectwa pracy,

c) dokumenty dotyczące niewypłacenia pracownikowi ekwiwalentu pieniężnego za urlop wypoczynkowy (art. 171 § 3 Kodeksu pracy),

d) kopię wydanego świadectwa pracy,

e) potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym,

f) umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeżeli strony zawarły taką umowę (art. 1012 § 1 Kodeksu pracy),

g) skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie związane z okresowymi badaniami lekarskimi w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działanie substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających (art. 229 § 5 pkt 2 Kodeksu pracy);

4) w części D – odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.

komentarz

W par. 3 rozporządzenia uregulowano zakres prowadzenia głównej części dokumentacji pracowniczej, którą stanowią akta osobowe pracowników. Od stycznia 2019 r. akta osobowe dzielą się na cztery, a nie na trzy części, jak dotychczas. Zakres prowadzenia części A, B i C nie uległ zmianie, natomiast dodano część D, w której mają być przechowywane dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracowników. Ostateczny kształt rozporządzenia jest więc korzystny dla pracodawców z dwóch powodów. Po pierwsze dlatego, że dokumentacja czasu pracy nie została włączona do akt osobowych, a stanowi odrębny rodzaj dokumentacji prowadzonej na podstawie par. 6 pkt 1 rozporządzenia, a po drugie, ponieważ kary porządkowe i dokumentacja z nimi związana ostatecznie znalazły się w części D, a nie C akt osobowych, jak początkowo planowano. Dzięki temu nie trzeba zmieniać kolejności części (dotychczasowa C stałaby się D), a wystarczy dołożyć nową część D.
W części A akt osobowych przechowywane mają być oświadczenia oraz dokumenty dotyczące danych osobowych, które dział kadr zgromadził w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania i orzeczenia lekarskie dotyczące badań wstępnych odbywanych przez kandydata do pracy lub badań przeniesionych z poprzedniego zatrudnienia, jeśli ryzyka na stanowisku są analogiczne. Porównując powyższy przepis do poprzedniego stanu prawnego, należy zauważyć trzy ważne zmiany:

– nie zamieszczono wzoru kwestionariusza osobowego dla osoby ubiegającej się o zatrudnienie – zastąpiono go oświadczeniem dotyczącym danych osobowych;

– zrezygnowano z warunku przechowywania w części A wszystkich świadectw pracy i dokumentów potwierdzających wykształcenie czy kwalifikacje zawodowe, uzależniając miejsce ich przechowywania od tego, kiedy zostały zgromadzone – czy na etapie rekrutacji, czy już w trakcie trwania zatrudnienia;

– doprecyzowano, że w aktach musi być przechowywane nie tylko orzeczenie lekarskie, lecz także skierowanie na badania, gdyż tylko w nim są określane zagrożenia na stanowisku pracy, podczas gdy z orzeczenia wynika jedynie, że pracownik jest zdolny do pracy przez wskazany okres czasu. [przykład 1]

przykład 1

Świadectwo pracy w trzech miejscach

W ramach rekrutacji pracownik przekazał dyplom ukończenia studiów wyższych oraz ostatnie świadectwo pracy za okres trzech lat. Kopie tych dokumentów znajdą się w części A jego akt osobowych. W pierwszym tygodniu zatrudnienia pracownik dostarczył jeszcze dwa świadectwa pracy oraz dyplom ukończeniu studiów MBA. Te muszą już być przechowywane w części B akt osobowych. Jeśli po dwóch latach zatrudnienia pracownik doniesie kolejne świadectwo pracy, to musi być ono włożone do części B z zachowaniem chronologii. A zatem świadectwa pracy będą znajdować się w aż trzech różnych miejscach w jego aktach. ©℗

W części B akt osobowych zmiany polegają z jednej strony na dodaniu nowych dokumentów, a z drugiej na wyłączeniu z niej części dokumentów, które od stycznia 2019 r. są przechowywane w nowych dokumentacjach dotyczących ewidencji czasu pracy lub z listami płac.

Nowymi dokumentami w tej części, których nie przewidywało stare rozporządzenie, są:

– dokumenty dotyczące wykonywania pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, zgodnie z ustawą z 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 1924),

– potwierdzenie poinformowania pracownika o celu, zakresie i sposobie zastosowania monitoringu,

– potwierdzenie zapoznania z ryzykiem zawodowym nie tylko pracownika młodocianego, lecz także jego przedstawiciela ustawowego,

– dokumenty dotyczące umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej,

– dokumenty związane z łączeniem korzystania z urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlopu.

W przypadku badań okresowych i kontrolnych, których orzeczenia są przechowywane w części B akt osobowych, również dodano obowiązek przechowywania skierowania wraz z orzeczeniem, podobnie jak przy badaniach wstępnych.

Ze względu na konstrukcję par. 3 rozporządzenia, który w odniesieniu do części A, B i C przed katalogiem dokumentów, jakie są w nich przechowywane, posługuje się zwrotem „w tym”, należy przyjąć, że są to katalogi otwarte i będą do nich trafiać również dokumenty wprost niewymienione w rozporządzeniu, a największa liczba takich dokumentów pojawi się w części B dotyczącej przebiegu zatrudnienia pracownika, np. dokumenty związane z niepełnosprawnością, w tym orzeczenie o niepełnosprawności, ale również zgoda lekarza medycyny pracy na pracę w nadgodzinach czy w nocy, dokumentacja dotycząca korzystania z turnusu rehabilitacyjnego czy zaświadczenia potwierdzające uprawnienia do zwolnień od pracy różnego rodzaju: z sądu, ze stacji krwiodawstwa i inne, zaświadczenia o stanie ciąży czy też wnioski o łączne wykorzystanie przerw na karmienie piersią.
W części B akt osobowych nie ma już w zasadzie żadnych dokumentów związanych z czasem pracy, gdyż wszystkie wnioski pracowników z tego obszaru oraz zgody kobiet w ciąży na delegacje czy rodziców dzieci do lat czterech na pracę w godzinach nadliczbowych, w nocy, powyżej ośmiu godzin w systemach równoważnego czasu pracy oraz delegacje zostały przeniesione do nowej dokumentacji czasu pracy. Podobnie jest z wnioskiem o wypłatę do rąk własnych, który jest przechowywany z listami płac, a nie w aktach, mimo że poprzednik tego dokumentu, obowiązujący do końca 2018 r., czyli wniosek o wypłatę na konto bankowe, był przechowywany w aktach osobowych w części B.
W części C akt osobowych w zasadzie mają być gromadzone te same dokumenty, co w dotychczasowym stanie prawnym. Mają być w niej bowiem przechowywane dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy, do których zaliczono oświadczenie o rozwiązaniu stosunku pracy (wypowiedzenie, rozwiązanie bez wypowiedzenia, porozumienie stron rozwiązujące stosunek pracy), kopię świadectwa pracy i ewentualne wnioski z nim związane (o wydanie, sprostowanie, uzupełnienie), porozumienie o przeniesieniu urlopu wypoczynkowego w przypadku zawierania kolejnej umowy o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzedniej, umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem komorniczym oraz skierowanie na badania lekarskie po ustaniu stosunku pracy w przypadku istnienia ryzyka powstania choroby zawodowej, gdy w środowisku pracy pracownik był narażony na czynniki rakotwórcze lub pyły zwłókniające. Katalog dokumentów, które powinny być przechowywane w części C akt osobowych, jest katalogiem otwartym, a więc będą w praktyce jeszcze inne dokumenty, które powinno się w niej umieścić, jak np. wniosek o dni wolne na poszukiwanie pracy w okresie wypowiedzenia czy porozumienie zawarte z pracownikiem co do zwolnienia go z obowiązku świadczenia pracy po podpisaniu rozwiązania umowy o pracę za porozumieniem stron.
W części D akt osobowych mają znaleźć się dokumenty dotyczące kar porządkowych lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu, chodzi np. o kary dyscyplinarne w przypadku nauczycieli nakładane na podstawie rozdziału 10 ustawy z 10 stycznia 1982 r. – Karta nauczyciela (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 967 ze zm.). W części tej mają być wszystkie dokumenty związane z daną karą, a więc również dotyczące konsultacji ze związkiem zawodowym, odrzucenia sprzeciwu od kary porządkowej, mimo że dokumenty dotyczące współdziałania ze związkiem są co do zasady przechowywane w części B akt osobowych, zgodnie z par. 3 pkt 2 lit. u rozporządzenia. [przykład 2]

§ 4. [Przechowywanie]

1. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych pracownika przechowuje się w porządku chronologicznym oraz numeruje; każda z części akt osobowych zawiera wykaz znajdujących się w niej oświadczeń lub dokumentów.

2. Oświadczenia lub dokumenty znajdujące się w części A, B i C akt osobowych pracownika, powiązane ze sobą tematycznie, można przechowywać w wydzielonych częściach, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery A1, B1, C1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu oświadczeń lub dokumentów dotyczy każdej z wydzielonych części.

3. Dokumenty znajdujące się w części D akt osobowych pracownika przechowuje się w wydzielonych częściach dotyczących danej kary, którym przyporządkowuje się odpowiednio numery D1 i kolejne; w takim przypadku przechowywanie w porządku chronologicznym, numerowanie oraz tworzenie wykazu dokumentów dotyczy każdej z tych części. W związku z usunięciem z akt osobowych pracownika odpisu zawiadomienia o ukaraniu usuwa się całą wydzieloną część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowuje się następujące po sobie numery.

komentarz

Wszystkie dokumenty przechowywane w aktach osobowych powinny być ułożone chronologicznie oraz ponumerowane, a ponadto każda z części akt powinna zawierać wykaz znajdujących się w niej dokumentów. Obowiązek ten nie jest jednak nowy, gdyż analogiczną regulację zawierał par. 6 ust. 3 starego rozporządzenia.

Uwaga! Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 17 stycznia 2019 r. wymagania powyższe dotyczą tylko akt osobowych, a nie obejmują innych rodzajów dokumentacji pracowniczej prowadzonych zgodnie z par. 6 rozporządzenia.

Nowością jest możliwość podziału części A, B i C akt osobowych na wydzielone podczęści, w których dokumenty będą przechowywane tematycznie. Części akt numeruje się w takim przypadku, nadając im odpowiednio numery A1 i następne, B1 i następne, czy C1 i następne. Do pracodawcy należy jednak decyzja, czy woli prowadzić te części akt bez podziału na podczęści, czy też z takim podziałem. Podzielenie może dotyczyć jednej lub wszystkich części akt osobowych, ale takie działanie spowoduje konieczność odrębnej numeracji w każdej z podczęści i stworzenia wykazów dokumentów oddzielnie dla każdej z nich. [przykład 3]
Przepisy rozporządzenia nie narzucają ani sposobu podziału danej części akt na wydzielone części, ani ich liczby, a więc może być ich dwie lub więcej i tematycznie mogą być różnie określone. Z formalnego punktu widzenia nie ma także przeciwwskazań prawnych, aby akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 2019 r. nie miały podziału na podczęści i były prowadzone według starej zasady, a akta osób zatrudnianych już pod rządami komentowanego rozporządzenia miały taki podział. Zgodnie z par. 21 rozporządzenia możliwe jest jednak również dostosowanie starych akt osobowych do nowego pomysłu i podzielnie ich również na podczęści. Będzie się to jednak wiązało z obowiązkiem przepięcia odpowiednich dokumentów i stworzenia na nowo wykazów dokumentów dla poszczególnych wydzielonych podczęści.
Jednak w nowej części D akt osobowych podział na podczęści jest obligatoryjny – każda z nich ma bowiem dotyczyć jednej kary porządkowej. W tym zakresie, podobnie jak w poprzednich częściach, wprowadza się numery D1, D2 i następne, a numeracja i wykazy dokumentów dotyczą każdej z podczęści odrębnie. Taki sposób prowadzenia części D wynika z tego, że kary w niej przechowywane ulegają zatarciu i wtedy pracodawca ma obowiązek usunięcia ich z akt osobowych pracownika. Dotychczas proces ten był w praktyce skomplikowany, gdyż kary porządkowe znajdowały się w części B akt osobowych, która jest zawsze częścią najbardziej obszerną, i usunięcie dokumentów dotyczących kar wymagało od pracowników kadr przerobienia części akt – tak, żeby zgadzała się numeracja dokumentów po wyjęciu z akt tych dotyczących kary. Mając powyższe na uwadze, w nowym rozporządzeniu przyjęto, że w związku z obowiązkiem usunięcia z akt odpisu zawiadomienia o ukaraniu pracodawca będzie usuwał całą część dotyczącą danej kary, a pozostałym przyporządkowywał następujące po sobie numery. [przykład 4]

§ 5. [Odpisy lub kopie]

Pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika, prowadzonych w postaci papierowej, odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez osobę ubiegającą się o zatrudnienie lub pracownika, poświadczone przez pracodawcę lub osobę upoważnioną przez pracodawcę za zgodność z przedłożonym dokumentem.

komentarz

Zgodnie z komentowanym przepisem pracodawca w aktach osobowych prowadzonych w postaci papierowej gromadzi odpisy lub kopie dokumentów przedłożonych przez kandydata do pracy lub pracownika. Nie oznacza to jednak, że wszystkie dokumenty w aktach będą kopiami. Dokumenty tworzone przez pracodawcę trafią do akt w oryginale. Dotyczy to umowy o pracę oraz wszystkich potwierdzeń zapoznania pracownika z dokumentami wewnętrznymi, zaświadczenia o ukończeniu szkolenia bhp itp. Kopiowane mają być tylko dokumenty przedkładane przez pracownika, np. świadectwa pracy z poprzednich miejsc pracy, dyplomy ukończenia uczelni czy dokumenty potwierdzające kwalifikacje zawodowe.
Wymogiem wprowadzonym od 1 stycznia 2019 r. jest obowiązek poświadczania kopii dokumentów przez pracodawcę lub osobę upoważnioną za zgodność z przedłożonym dokumentem. Należy tu zwrócić uwagę, że stosowane w wielu firmach pieczątki z treścią „potwierdzam za zgodność z oryginałem” będą musiały przestać być używane, gdyż pracownicy działów kadr nie mają uprawnień do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem. Adnotacja na dokumencie ma jedynie potwierdzać, że kopia jest zgodna z dokumentem, który pracownik działu kadr widział w procesie rekrutacji. Treść nowej pieczątki mogłaby zatem brzmieć: „potwierdzam zgodność z okazanym dokumentem”.

§ 6. [Pozostała dokumentacja]

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

1) dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą:

a) ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje o:

– liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,

– liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,

– liczbie godzin nadliczbowych,

– dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,

– liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,

– rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,

– rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,

– czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

b) wnioski pracownika dotyczące:

– udzielenia zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych,

– ubiegania się i korzystania ze zwolnienia od pracy w przypadku wychowywania przynajmniej jednego dziecka w wieku do 14 lat (art. 188 Kodeksu pracy),

– ustalenia indywidualnego rozkładu czasu pracy, w ramach systemu czasu pracy, którym pracownik jest objęty (art. 142 Kodeksu pracy),

– stosowania systemu skróconego tygodnia pracy (art. 143 Kodeksu pracy),

– stosowania systemu czasu pracy, w którym praca jest świadczona wyłącznie w piątki, soboty, niedziele i święta (art. 144 Kodeksu pracy),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego różne godziny rozpoczynania pracy w dniach, które zgodnie z tym rozkładem są dla pracownika dniami pracy (art. 1401 § 1 Kodeksu pracy),

– stosowania rozkładu czasu pracy przewidującego przedział czasu, w którym pracownik decyduje o godzinie rozpoczęcia pracy w dniu, który zgodnie z tym rozkładem jest dla pracownika dniem pracy (art. 1401 § 2 Kodeksu pracy),

c) dokumenty związane:

– ze stosowaniem systemu zadaniowego czasu pracy (art. 140 Kodeksu pracy),

– z uzgodnieniem z pracownikiem terminu udzielenia innego dnia wolnego od pracy w zamian za wykonywanie pracy w dniu wolnym od pracy wynikającym z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 1513 Kodeksu pracy),

– z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych lub pozostawaniem poza normalnymi godzinami pracy w gotowości do wykonywania pracy,

d) zgoda:

– pracownika opiekującego się dzieckiem do ukończenia przez nie 4 roku życia na wykonywanie pracy w systemach czasu pracy przewidujących przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy na zatrudnianie w godzinach nadliczbowych, w porze nocnej, w systemie przerywanego czasu pracy i delegowanie poza stałe miejsce pracy (art. 148 pkt 3 i art. 178 § 2 Kodeksu pracy),

– pracownicy w ciąży na delegowanie poza stałe miejsce pracy i zatrudnianie w systemie przerywanego czasu pracy (art. 178 § 1 Kodeksu pracy);

2) dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego;

3) kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych (art. 86 § 3 Kodeksu pracy);

4) kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację (art. 2376 i art. 2377 Kodeksu pracy).

komentarz

Od 2019 r. poza aktami osobowymi, których zakres reguluje par. 3 rozporządzenia, pracodawca powinien prowadzić cztery dodatkowe dokumentacje w sprawach związanych ze stosunkiem pracy. Będą to: dokumentacja ewidencji czasu pracy, dokumentacja urlopów wypoczynkowych, listy (karty) płac oraz karty przydziału odzieży i obuwia roboczego, a także środków ochrony indywidualnej. Wymogiem postawionym przez komentowany przepis jest prowadzenie tych dokumentacji oddzielnie dla każdego pracownika, ale uwaga – nie jest to jedna dokumentacja składająca się z czterech części. Możliwe jest wprawdzie, że dokumentacje te zostaną połączone, ale to powinno zależeć od podziału kompetencji pomiędzy poszczególnymi komórkami organizacyjnymi u pracodawcy. [przykłady 5 i 6]

przykład 2

Kara porządkowa

Pracodawca nakłada kary na podstawie pisemnego wniosku o ukaranie wypełnianego przez dyrektora danej komórki organizacyjnej. Następnie po wysłuchaniu pracownika nakładana jest kara, której odpis trafia do akt osobowych. Pracownik odwołał się od kary, składając do pracodawcy sprzeciw. Ten jednak został odrzucony mimo obrony pracownika przez związki zawodowe. Pracownik złożył wniosek do sądu pracy o uchylenie kary. W takim przypadku w części D1 akt osobowych pracownika powinny być ułożone chronologicznie dokumenty:

1) wniosek o nałożenie kary porządkowej,

2) odpis zawiadomienia o nałożeniu kary,

3) sprzeciw pracownika od nałożonej kary,

4) pismo do związku konsultujące odrzucenie sprzeciwu,

5) odpowiedź związku dla pracodawcy co do sprzeciwu,

6) pismo do pracownika o podtrzymaniu kary,

7) pozew pracownika do sądu pracy.

przykład 3

Tematyczny podział każdej części

Pracodawca zdecydował się podzielić część B akt osobowych na cztery części: B1 – umowy, porozumienia i wypowiedzenia zmieniające oraz informacje dla pracownika, B2 – bhp, B3 – rodzicielstwo, B4 – pozostałe. W takim przypadku konieczne jest stworzenie czterech wykazów dokumentów odrębnie dla każdej z wydzielonych części, a także zachowanie chronologii i numeracji dokumentów tylko w ramach podczęści akt.

przykład 4

Samodzielność podczęści

Pracownik w styczniu 2019 r. otrzymał upomnienie za spóźnienia do pracy. Pracodawca założył mu w aktach część D1 dotyczącą tej kary. W czerwcu 2019 r. pracownik otrzymał karę pieniężną za naruszenie przepisów bhp w wysokości jednej dniówki, co wymagało od pracodawcy założenia części D2 dla tej kary. W przypadku gdy dojdzie do zatarcia ukarania upomnieniem, pracodawca usunie z akt całą część D1 wraz z wykazem dokumentów, część D2 będzie zaś musiał przenumerować na D1. Dlatego z praktycznego punktu widzenia warto, aby wykazów dokumentów dla podczęści nie zamieszczać na „zakładce” (karcie) z oznaczeniem numeru. Dzięki temu „zakładki” D1, D2 itd. będą wielokrotnego użytku, a ponadto nie trzeba będzie przepisywać wykazu dokumentów w przypadku konieczności przenumerowania danej podczęści.

przykład 5

Różne działy

Pracodawca ma odrębne działy kadr, płac oraz bhp, a wszystkie je nadzoruje członek zarządu odpowiedzialny za sprawy personalne i będący menedżerem ds. zasobów ludzkich. W takim przypadku możliwe jest prowadzenie dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy i urlopów wypoczynkowych przez dział kadr, dokumentacji dotyczącej wypłaconych wynagrodzeń przez dział płac, a dokumentacji z obszaru bhp przez dział bhp.

przykład 6

Jedna dokumentacja

W małej spółce istnieje trzyosobowy dział kadrowo-płacowy, który prowadzi także sprawy z obszaru bhp. W takim przypadku możliwe jest założenie dla każdego pracownika jednej dokumentacji, np. w formie segregatora, w którym będą cztery przekładki na poszczególne rodzaje dokumentacji. ©℗

Zgodnie ze stanowiskiem MRPiPS z 17 stycznia 2019 r. wymagania dotyczące numeracji akt czy tworzenia wykazów dokumentów nie mają zastosowania do innych poza aktami osobowymi rodzajów dokumentacji pracowniczej. Paragraf 6 rozporządzenia nie odsyła bowiem do stosowania par. 4 i 5, które odwołują się bezpośrednio do akt osobowych, a nie do dokumentacji pracowniczej. W ocenie resortu w tym przypadku to pracodawcy decydują, w jaki sposób będzie prowadzona taka dokumentacja. Muszą spełnić jedynie warunki wynikające z art. 94 pkt 9b k.p., zgodnie z którym sposób przechowywania dokumentacji ma gwarantować zachowanie jej poufności, integralności, kompletności oraz dostępności.
Pierwszą i najbardziej rozbudowaną z dodatkowych dokumentacji będzie ta dotycząca ewidencji czasu pracy. Poza samą ewidencją ma ona zawierać wiele innych dokumentów, które podzielono na trzy grupy: wnioski pracowników, zgody pracowników wynikające z uprawnień związanych z rodzicielstwem oraz dokumenty dotyczące dodatkowej pracy i zadaniowego czasu pracy.
Najbardziej obszerna jest część dotycząca wniosków pracowników, gdyż zawiera ona aż siedem dokumentów, które możemy podzielić na dwie części. Dwa z nich dotyczą absencji, tj. zwolnienia od pracy w celu załatwienia spraw osobistych (potocznie wyjścia prywatne) oraz zwolnienia z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14. Pięć pozostałych to wnioski dotyczące ustalenia sposobu pracy pracownika, które dotychczas były przechowywane w aktach osobowych w części B. Chodzi tu o wnioski o indywidualny rozkład czasu pracy, system weekendowy oraz skrócony tydzień pracy oraz o wprowadzenie ruchomego czasu pracy w jego obydwu odmianach wynikających z art. 1401 k.p.
W przypadku wyjść prywatnych od 1 stycznia 2019 r. nie jest możliwe utrzymywanie książek wyjść, które było jeszcze praktykowane w niektórych firmach. Wnioski nie mogą znajdować się w jakimś wspólnym rejestrze, gdyż wtedy nie ma możliwości ich przechowywania w dokumentacji czasu pracy prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika. Nie ma jednak przeciwwskazań prawnych, aby książka była prowadzona jako dodatkowy rejestr wyjść prywatnych lub służbowych w godzinach pracy.
W dokumentacji ewidencji czasu pracy mają się znaleźć, jak już wskazano powyżej, także dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem ze zwolnień od pracy z tytułu opieki nad dzieckiem do lat 14. W tym zakresie nowy przepis jest sprzeczny ze stosowaną dotychczas powszechnie praktyką, w której wnioski o opiekę nad dzieckiem i wnioski urlopowe były często składane na jednym formularzu lub w jednej aplikacji czy systemie teleinformatycznym. Od 1 stycznia 2019 r. należy jednak takie dokumenty rozdzielić i wnioski o opiekę nad dzieckiem przechowywać w dokumentacji dotyczącej czasu pracy, a nie w dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych.
Kolejna grupa dokumentów, czyli dokumenty związane ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy, wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych i dyżurowaniem oraz uzgadnianiem terminu dnia wolnego od pracy w zamian za pracę wykonywaną w dniu wolnym z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy, czyli najczęściej w sobotę, zależy od uregulowań zawartych w przepisach wewnątrzzakładowych. Kodeks pracy nie narzuca bowiem wymogu formy pisemnej w przypadku takich dokumentów, ale jest ona często praktykowana dla celów dowodowych. Wyjątkiem w tym zakresie będą jednak wnioski o odbiór czasu wolnego w zamian za pracę w godzinach nadliczbowych, gdyż w ich przypadku forma pisemna jest narzucona przez art. 1512 k.p. Dokumentem związanym ze stosowaniem zadaniowego czasu pracy będzie z pewnością przydział zadań, który powinien być uzgodniony z pracownikiem w zakresie możliwości jego realizacji z zachowaniem powszechnych norm czasu pracy. W przypadku nadgodzin w wielu firmach obowiązują pisemne polecenia nadgodzin, a w przypadku sobót wnioski o odbiór dnia wolnego z tego tytułu, jednak to układy zbiorowe pracy lub regulaminy pracy rozstrzygają o ich formie i jeśli nie wprowadzają takiego wymogu, to nie trzeba będzie ich wprowadzić od 2019 r. i przechowywać w nowej dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy.
Ostatnią grupę dokumentów stanowiących obowiązkową część dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy stanowią zgody kobiet w ciąży na delegacje oraz pracę w systemie przerywanym oraz rodziców dzieci do lat czterech na: nadgodziny, pracę w nocy, pracę w systemie równoważnym powyżej ośmiu godzin, pracę w systemie przerywanym oraz delegacje. Obydwie te grupy dokumentów do końca 2018 r. były przechowywane w aktach osobowych pracowników w części B i często były połączone z ogólnym oświadczeniem o korzystaniu z uprawnień związanych z rodzicielstwem, składanym zgodnie z art. 1891 k.p. Zatem w przypadku, gdy pracodawca posiada jedno oświadczenie dotyczące obydwu tych aspektów, to od stycznia 2019 r. powinien je podzielić na dwa dokumenty, gdyż ogólna deklaracja o korzystaniu z uprawnień rodzicielskich powinna pozostać w części B akt osobowych (par. 3 pkt 2 lit. p rozporządzenia), a zgody kobiety w ciąży lub rodzica dziecka do lat czterech należy przechowywać w nowej dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy.

Uwaga! W zakres dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy nie wchodzą harmonogramy czasu pracy czy ich kopie oraz zmiany do harmonogramów wprowadzane w trakcie ich obowiązywania. Nie ma więc obowiązku potwierdzania kopii harmonogramu przez pracownika i przechowywania jej w dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy. Harmonogramy mogą być zatem przechowywane w sposób ustalony przez pracodawcę i nie muszą być przechowywane przez okres 10 lat wynikający ze zmienionych przepisów kodeksu pracy, a będą mogły być niszczone po upływie okresu przedawnienia roszczeń ze stosunku pracy, który zgodnie z art. 291 k.p. wynosi trzy lata od ich wymagalności.

Od 1 stycznia 2019 r. znacznie zmienia się także obowiązkowy wygląd kart ewidencji czasu pracy, które muszą być prowadzone dla wszystkich pracowników. W trakcie prac nad rozporządzeniem zrezygnowano jednak z pomysłu powiązania karty z długością okresu rozliczeniowego, a więc bez względu na to, ile on trwa, karty mogą być nadal miesięczne, gdyż takie są najpowszechniejsze wśród pracodawców. Nie ma jednak również przeciwwskazań, aby karty były kwartalne czy roczne, gdyż aktualne przepisy, podobnie jak stare, ostatecznie nie regulują tej kwestii. W kartach muszą się jednak pojawić nowe dane, które dotychczas nie były przewidziane jako obligatoryjne, a chodzi przede wszystkim o: godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w dniach roboczych, godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego pełnienia, oznaczanie dni wolnych od pracy odpowiednimi dla nich symbolami, wskazywanie w przypadku każdej nieobecności pracownika jej wymiaru oraz w przypadku pracowników młodocianych określenie dodatkowo liczby godzin przepracowanych przy pracach im wzbronionych, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przygotowania zawodowego. [przykład 7]

Wpisanie godzin rozpoczęcia i zakończenia pracy w każdym dniu nie przysporzy problemów w przypadku pracowników, którzy mają sztywne rozkłady czasu pracy lub pracują zgodnie z harmonogramami czasu pracy. W ich przypadku wystarczy przenieść zaplanowane godziny do ewidencji czasu pracy (o ile nie doszło do pracy w godzinach nadliczbowych lub absencji). Trudniejsze zadanie będzie w przypadku pracowników zatrudnionych w ruchomym rozkładzie czasu pracy z widełkami, np. 7–9, gdyż wtedy w każdym z dni należy wpisywać faktyczne godziny rozpoczynania i kończenia pracy, a nie tylko osiem godzin – jak było dotychczas. Problemu z wpisaniem takich danych nie będzie, jeśli firma korzysta z rejestratorów czasu pracy. Wtedy bowiem godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy zostaną uzupełnione automatycznie. Jednak w przypadku, gdy pracodawca nie ma żadnego narzędzia, które umożliwiłoby elektroniczne uzupełnienie danych, konieczne będzie wpisywanie ich przez pracowników do systemów lub wprowadzenie list obecności z godzinami rozpoczynania i kończenia pracy, na których podstawie prowadzone będą następnie karty ewidencji czasu pracy.

Z kolei wpisywanie rodzajów dni wolnych od pracy i godzin pracy w poszczególnych dobach pracowniczych znacznie ułatwi kontrolę czasu pracy przez Państwową Inspekcję Pracy. Do tej pory bowiem, aby ustalić, czy nie naruszono doby pracowniczej, odpoczynku dobowego czy tygodniowego, inspektor musiał porównywać harmonogramy czasu pracy z ewidencją, gdyż godziny pracy były często zawarte tylko w grafikach.

W przypadku dyżurów pojawiły się w nowym rozporządzeniu dwie nowe dane: godzina rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego pełnienia, które znacznie ułatwią weryfikację prawidłowego polecania dyżurów przez pracodawcę. Dzięki godzinom bardzo szybko można bowiem zweryfikować, czy dyżur nie naruszał prawa do 11-godzinnego odpoczynku dobowego (uwaga – wymaganie takie dotyczy także dyżurów pełnionych w domu). Z kolei miejsce pełnienia dyżuru ma na celu weryfikację rekompensaty za czas dyżuru, gdyż w przypadku dyżurów domowych pracodawca nie musi w zamian oddać czasu wolnego ani zapłacić wynagrodzenia (gdy praca nie była wykonywana). W przypadku dyżurów pełnionych w zakładzie pracy zasadą jest z kolei rekompensata w postaci czasu wolnego oddawanego w proporcji 1:1, a gdy nie było możliwe jego udzielenie, należy się wynagrodzenie w stawce godzinowej wynikającej z wynagrodzenia zasadniczego pracownika, zgodnie z art. 1515 par. 3 k.p.

Drugim rodzajem dokumentacji pracowniczej prowadzonej obok akt osobowych pracowników będzie dokumentacja dotycząca urlopów wypoczynkowych. Przepis zobowiązuje w tym zakresie do gromadzenia dokumentów związanych z ubieganiem się o urlop wypoczynkowy i korzystaniem z niego. Oznacza to w praktyce obowiązek gromadzenia przez pracodawców wszystkich wniosków złożonych przez pracowników bez względu na ich dalsze losy, czyli także tych, które nie znalazły akceptacji u przełożonych, zostały anulowane przez samych pracowników (wycofane), zmienione np. co do dat rozpoczęcia i zakończenia urlopu. Dokumentami związanymi z korzystaniem z urlopów są również dokumenty dotyczące odwołania pracownika z urlopu czy przesunięcia urlopu. [przykład 8]

przykład 7

Zmiany w karcie ewidencji

Firma X zwyczajowo wypłaca pracownikom wynagrodzenie w gotówce, o czym pracownicy byli z góry uprzedzani. Nie składali więc wniosków o wypłatę pensji w formie przelewów na rachunek bankowy.

Pracownik pracuje od poniedziałku do piątku w systemie podstawowego czasu pracy w godzinach 9–17 i ma wolne od pracy weekendy. W tygodniu 21–27 stycznia 2019 r. skorzystał z urlopu wypoczynkowego – w poniedziałek 21 stycznia, oraz pełnił dyżur domowy – w piątek 25 stycznia od 17 do 21.

Stary wygląd karty ewidencji czasu pracy

Dzień tygodnia	21.01	22.01	23.01	24.01	25.01	26.01	27.01
Liczba godzin pracy	–	8	8	8	8
Nieobecności	UW
Liczba godzin dyżuru					4

Nowy wygląd ewidencji czasu pracy

Dzień tygodnia	21.01	22.01	23.01	24.01	25.01	26.01	27.01
Liczba godzin pracy	8	8	8	8	–	–
Godziny pracy od do	–	9–17	9–17	9–17	9–17	–	–
Dzień wolny	–	–	–	–	–	W5	Nd
Nieobecności	UW 8 godz.
Liczba godzin i miejsce dyżuru					4 domowy
Godziny dyżuru od do					17–21

UW – urlop wypoczynkowy

W5 – dzień wolny z tytułu pięciodniowego tygodnia pracy

Nd – niedziela wolna od pracy

przykład 8

Trzy wnioski i brak urlopu

Pracownik złożył w styczniu 2019 r. trzy wnioski urlopowe, z czego dwa nie uzyskały akceptacji jego dyrektora, a trzeci został wycofany po zaakceptowaniu i w rezultacie pracownik nie wykorzystał ani jednego dnia urlopu wypoczynkowego. Mimo tego pracodawca ma obowiązek przechowywania w dokumentacji dotyczącej urlopów wypoczynkowych wszystkich trzech wniosków pracownika. ©℗

Nowa dokumentacja dotycząca urlopów ma zawierać dokumenty i wnioski dotyczące jedynie urlopów wypoczynkowych, a więc nie powinny być w niej przechowywane wnioski o urlopy szkoleniowe czy urlopy okolicznościowe z tytułu ślubu, pogrzebu określonych członków rodziny bądź urodzenia dziecka. Odmianami urlopu wypoczynkowego są jednak urlopy na żądanie i dodatkowe 10 dni urlopu wypoczynkowego, przysługujące pracownikom niepełnosprawnym, a więc wnioski o nie powinny być przechowywane w dokumentacji urlopowej. Podobnie będzie w przypadku grup zawodowych, które mają prawo do urlopów dodatkowych wynikających z przepisów szczególnych, jak np. pracownicy socjalni, nauczyciele czy nauczyciele akademiccy.

Trzecim rodzajem dodatkowej dokumentacji są karty (listy) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą. Wraz z nimi należy przechowywać wnioski pracowników o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych, które wprowadzono w art. 86 par. 3 k.p. od stycznia 2019 r. Obecnie obowiązuje bowiem odwrotna zasada niż do końca 2018 r., czyli wynagrodzenie jest wypłacane na konto, a nie w gotówce. W związku z tym pracodawca może żądać od pracownika podania numeru rachunku bankowego w oświadczeniu o przekazaniu danych (które zastąpiło dotychczasowy kwestionariusz dla pracownika).
Ostatnia dokumentacja dotyczy sfery bhp i obejmuje kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację. W tym zakresie obowiązki pracodawców się nie zmianiły, gdyż analogiczną regulację zawierał par. 8 pkt 3 starego rozporządzenia.
W nowym rozporządzeniu nie ma odpowiednika par. 7 dotychczasowego rozporządzenia, które zobowiązywało do prowadzenia dokumentacji dotyczącej podejrzeń o choroby zawodowe, chorób zawodowych, wypadków przy pracy oraz w drodze do pracy i z pracy, co spowodowało wątpliwości co do okresu ich przechowywania od 2019 r. Jeśli bowiem przyjmiemy, że byłyby one dokumentacją pracowniczą, to powinny być przechowywane co do zasady 10 lat. Natomiast w przypadku przyjęcia, że nie wchodzą w jej skład, okres przechowywania wynikałby z okresu przedawnienia roszczeń ubezpieczeniowych związanych z wypadkiem lub chorobą zawodową.

§ 7. [Następstwo prawne]

W przypadku, o którym mowa w art. 231 Kodeksu pracy albo w odrębnych przepisach przewidujących następstwo prawne nowego pracodawcy w stosunkach pracy nawiązanych przez dotychczasowego pracodawcę, dotychczasowy pracodawca przekazuje dokumentację pracowniczą nowemu pracodawcy.

komentarz

Przepis ten jest powtórzeniem par. 9 starego rozporządzenia. Wprowadza on obowiązek przekazania całości dokumentacji pracowniczej dotyczącej pracowników przejmowanych następcy prawnemu dotychczasowego pracodawcy. Obowiązek ten dotyczy zarówno przejęcia pracowników w procesie przejścia zakładu pracy lub jego części na innego pracodawcę, uregulowanego w art. 231 k.p., jak i w przypadku następstwa prawnego wynikającego z odrębnych przepisów, np. dotyczących sfery budżetowej. We wszystkich przypadkach, gdy nowy pracodawca jest następcą prawnym dotychczasowego pracodawcy, nie dochodzi bowiem do rozwiązania stosunku pracy i nawiązania kolejnego, a kontynuowana jest dotychczasowa umowa o pracę. Tak więc kolejny pracodawca przejmuje obowiązek dalszego prowadzenia dokumentacji pracowniczej przejętych pracowników. Obowiązek przekazania obejmuje całą dokumentację pracowniczą, a więc zgodnie z nową jej definicją z art. 94 pkt 9a k.p. dotyczy to zarówno akt osobowych, jak i nowych rodzajów dokumentacji prowadzonych zgodnie z par. 6 rozporządzenia.

§ 8. [Zabezpieczenie]

Pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych.

komentarz

Przepis ten odnosi się tylko do dokumentacji pracowniczej przechowywanej w postaci papierowej i wprowadza obowiązki pracodawcy dotyczące przechowywania takiej dokumentacji polegające na zabezpieczeniu jej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych. Jest on realizacją ogólnego obowiązku z art. 94 pkt 9b k.p. Przepis rozporządzenia wymienia przykładowo trzy takie obowiązki, a mianowicie: zabezpieczenie pomieszczenia, w którym jest przechowywana dokumentacja, przed dostępem osób nieupoważnionych oraz zapewnienie w nim odpowiedniej wilgotności i temperatury. Wszystkie te obowiązki są nowymi wymaganiami, gdyż poprzednie rozporządzenie nie wprowadzało w tym obszarze żadnych wymagań. W praktyce przyjmowano, że dokumentacja jest zabezpieczona, jeśli była przechowywana w zamykanej szafie, do której klucz posiadały jedynie uprawnione osoby. Od 1 stycznia 2019 r. pojawiły się zatem nowe wyzwania (zabezpieczenie, zapewnienie odpowiedniej temperatury i wilgotności) dotyczące pomieszczenia, w którym jest gromadzona dokumentacja, a jest to najczęściej pokój, w którym siedzą pracownicy działów kadr i płac. Niestety ustawodawca w tym zakresie nie odwołał się ani do żadnych przepisów szczególnych, np. dotyczących archiwów, ani do Polskich Norm, więc trudno jednoznacznie stwierdzić, co oznacza „odpowiednia” temperatura i wilgotność. Wydaje się, że praktykę działania w tym zakresie wskaże PIP, gdyż w zmienionym katalogu wykroczeń z art. 281 k.p. przewidziano karę za pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem (art. 281 pkt 7 k.p.), a więc np. w złej temperaturze i wilgotności powodującej niszczenie papieru.
Zgodnie z par. 22 rozporządzenia do powyższych warunków należy przystosować również pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja pracownicza byłych pracowników.

Rozdział 3

Szczególne wymagania dotyczące prowadzenia i przechowywania dokumentacji w postaci elektronicznej

§ 9. [Wymogi dla systemu]

Dokumentacja pracownicza w postaci elektronicznej jest prowadzona i przechowywana w systemie teleinformatycznym zapewniającym:

1) zabezpieczenie jej przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem;

2) integralność treści dokumentacji i metadanych polegającą na zabezpieczeniu przed wprowadzaniem zmian, z wyjątkiem zmian wprowadzanych w ramach ustalonych i udokumentowanych procedur;

3) stały dostęp do dokumentacji osobom do tego upoważnionym;

4) identyfikację osób mających dostęp do dokumentacji oraz rejestrowanie dokonywanych przez te osoby zmian w dokumentacji i metadanych;

5) skuteczne wyszukiwanie dokumentacji na podstawie metadanych, o których mowa w § 13 ust. 3;

6) wydawanie, w tym przez eksport w postaci elektronicznej, dokumentacji albo części dokumentacji w sposób określony w rozdziale 4;

7) funkcjonalność wydruku dokumentacji.

komentarz

Paragraf ten określa wymagania dotyczące systemu teleinformatycznego, w którym przechowywana jest dokumentacja w formie elektronicznej.
Należy zwrócić uwagę, że zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Cyfryzacji z 19 grudnia 2018 r. (zob. tygodnik Kadry i Płace z 10 stycznia 2019 r., DGP nr 7) pojęcie „system teleinformatyczny” jest rozumiane zgodnie z definicją zawartą w art. 2 pkt 3 ustawy z 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 1219 ze zm.) i oznacza zespół współpracujących ze sobą urządzeń informatycznych i oprogramowania, zapewniający przetwarzanie i przechowywanie, a także wysyłanie i odbieranie danych poprzez sieci telekomunikacyjne za pomocą właściwego dla danego rodzaju sieci telekomunikacyjnego urządzenia końcowego w rozumieniu ustawy z 16 lipca 2004 r. – Prawo telekomunikacyjne (t.j. Dz.U. 2018 poz. 1954 ze zm.). Inaczej to ujmując, na system teleinformatyczny składają się współpracujący sprzęt i oprogramowanie, a definicja nie ogranicza w żaden sposób liczby elementów i rodzaju owego sprzętu i oprogramowania. W takim przypadku jako część systemu teleinformatycznego należy traktować komputery, na których pracują użytkownicy, np. pracownicy działu kadr, oraz poszczególne programy wykorzystywane w tym dziale, np. system kadrowo-płacowy, program do zarządzania czasem pracy, program do obsługi wniosków urlopowych. Przy czym nie ma znaczenia, gdzie ten sprzęt się znajduje, pod warunkiem że system jako całość spełnia wymaganie dotyczące bezpieczeństwa i interoperacyjności wynikające z rozporządzenia, a w przypadku przechowywania w chmurze także z przepisów odrębnych, w szczególności dotyczących ochrony danych osobowych.

Pierwszym wymogiem dotyczącym takiego systemu jest zabezpieczenie przed uszkodzeniem, utratą oraz nieuprawnionym dostępem, które należy rozpatrywać w kontekście zabezpieczeń technologicznych, np. programy antywirusowe, zapory, szyfrowanie połączeń, polityka tworzenia kopii zapasowych, imienne i czasowe przyznawanie uprawnień do programów składających się na system teleinformatyczny, oraz zabezpieczeń fizycznych, np. dostęp uprawnionych osób do serwerów, na których zainstalowane są oprogramowania lub przechowywane są kopie zapasowe, czy przechowywanie serwerów w zamykanych, klimatyzowanych pomieszczeniach.

Drugim warunkiem jest integralność treści dokumentacji i metadanych, czyli ich spójność, którą należy rozumieć jako brak możliwości zarówno wprowadzania do nich zmian celowych, jak i przypadkowego zniekształcenia danych podczas ich przetwarzania, np. odczytu, zapisu, transmisji. Definicja metadanych została określona w rozporządzeniu ministra spraw wewnętrznych i administracji z 30 października 2006 r. w sprawie niezbędnych elementów struktur dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206 poz. 1517) jako „zestaw logicznie powiązanych z dokumentem elektronicznym usystematyzowanych informacji opisujących ten dokument, ułatwiających jego wyszukiwanie, kontrolę i zarządzanie”.

Kolejnym warunkiem jest stały dostęp, który należy traktować jako: łatwy (osoby upoważnione potrafią obsłużyć system, zostały przeszkolone) i szybki (bez zbędnej zwłoki), co w praktyce oznacza dostęp np. w miejscu i godzinach pracy.

W systemie niezbędna jest także identyfikacja osób mających do niego dostęp, przez co należy rozumieć możliwość jednoznacznego określenia osoby logującej się do systemu teleinformatycznego lub jego części. Każdy login do systemu powinien być przypisany tylko do jednej osoby, np. w przypadku trzyosobowego działu kadr. Mimo że wszyscy pracownicy działu są uprawnieni do przetwarzania danych, nie mogą mieć jednego działowego loginu, tylko powinni mieć trzy indywidualne. W przypadku rotacji pracowników nie powinno się przekazywać loginów, natomiast należy kasować dostępy osobom nieupoważnionym (np. byłym pracownikom), nowym zaś pracownikom powinny być nadawane nowe loginy. Czynności dokonywane w systemie, jak dodanie, modyfikacja, usunięcie dokumentu czy opatrzenie podpisem cyfrowym, powinny być logowane np. w takiej formie: użytkownik, data i godzina zapisu, rodzaj czynności.
W systemie musi istnieć możliwość skutecznego wyszukiwania, czyli takiego, które umożliwia odnalezienie dokumentów na podstawie podanych kryteriów: identyfikator dokumentu, identyfikator dokumentacji, rodzaj dokumentu, data powstania dokumentu, data opatrzenia odwzorowania cyfrowego pieczęcią elektroniczną, PESEL, imię i nazwisko – tak, aby wyszukując dokument o danym ID, odnaleźć dokładnie ten konkretny, bez konieczności przeglądania innych dokumentów. W przypadku zawężania kryteriów wyszukiwania, np. określony rodzaj dokumentu w określonym czasie, system powinien wskazać tylko dokumenty spełniające dane kryteria. Jeśli np. upoważniona osoba wyszukuje wszystkie aneksy do umów o pracę powstałe w ostatnich pięciu latach, to w wyniku takiego zapytania powinna otrzymać zbiór dokumentów składający się tylko z aneksów (bez umów i innych dokumentów), sporządzonych w ostatnich pięciu latach dla wszystkich pracowników, u których te aneksy wystąpiły.

Szczególną uwagę należy zwrócić na to, że w stanowisku z 19 grudnia 2018 r. (zob. tygodnik Kadry i Płace z 10 stycznia 2019 r.) Ministerstwo Cyfryzacji wskazało, iż nie spełnia wymogów pkt 4-6 komentowanego paragrafu tworzenie dokumentacji pracowniczej w taki sposób, że:

– w systemie operacyjnym komputera w wyodrębnionym folderze sieciowym tworzone są odrębne podfoldery dla poszczególnych pracowników,

– w ramach tych podfolderów tworzone są kolejne podfoldey na akta osobowe podzielone na kolejne części od A do D,

– w ramach tych podfolderów tworzone są także podfoldery na dokumentację związaną ze stosunkiem pracy itd.,

– następnie wyznaczony pracownik włącza kolejne odwzorowania cyfrowe do tych folderów, a działań takich nie wspiera żadne przeznaczone do tego oprogramowanie (używany jest tylko system operacyjny).

W przypadku potrzeby wydania pracownikowi lub osobie uprawnionej dokumentacji lub jej części można przekazać ją na nośniku umożliwiającym odczyt, np. pamięć zewnętrzna USB, a dokumenty tam zapisane w przypadku skanów dokumentów powinny być w formacie PDF, dla innych zaś w takim formacie, w jakim były przechowywane, natomiast dla danych, które nie stanowiły pliku (były przechowywane bezpośrednio w bazie danych) – w formacie TXT. Do każdego z dokumentów powinien być dołączony plik XML zawierający metadane wydanych dokumentów.
System teleinformatyczny musi zapewniać także możliwość wydrukowania wskazanych dokumentów w dowolnym momencie przez uprawnionego użytkownika.

§ 10. [Warunki zabezpieczenia]

1. Dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci elektronicznej uważa się za zabezpieczoną w zakresie, o którym mowa w § 9 pkt 1, jeżeli w sposób ciągły są spełnione łącznie następujące warunki:

1) jest zapewniona jej dostępność wyłącznie osobom upoważnionym;

2) jest chroniona przed przypadkowym lub nieuprawnionym zniszczeniem;

3) jej prowadzenie i przechowywanie odbywa się z zastosowaniem metod i środków ochrony dokumentacji, których skuteczność w czasie ich zastosowania jest powszechnie uznawana.

2. Zabezpieczenie dokumentacji pracowniczej prowadzonej i przechowywanej w postaci elektronicznej polega w szczególności na:

1) systematycznym dokonywaniu analizy zagrożeń;

2) opracowaniu i stosowaniu procedur zabezpieczania dokumentacji i systemów ich przetwarzania, w tym procedur dostępu, tworzenia kopii zapasowych oraz przechowywania;

3) stosowaniu środków bezpieczeństwa adekwatnych do zagrożeń;

4) bieżącym kontrolowaniu funkcjonowania wszystkich organizacyjnych i techniczno-informatycznych sposobów zabezpieczenia, a także okresowym dokonywaniu oceny skuteczności tych sposobów;

5) przygotowaniu i realizacji planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, w tym jej przenoszenia na nowe informatyczne nośniki danych i do nowych formatów danych, jeżeli tego wymaga zapewnienie ciągłości dostępu do dokumentacji.

komentarz

Zabezpieczenia opisane w par. 9 pkt 1 mogą być różne u poszczególnych pracodawców. Wpływ na różnorodne zabezpieczenia będą miały m.in. oprogramowania wchodzące w skład systemu teleinformatycznego. Dlatego w komentowanym paragrafie określono niezbędne trzy warunki, które muszą być spełnione łącznie i w sposób ciągły, aby dokumentację pracowniczą prowadzoną w sposób elektroniczny uznać za zabezpieczoną. „Ciągły” należy tu rozumieć jako nieprzerwany, a biorąc pod uwagę zarządzanie uprawnieniami dla użytkowników, zabezpieczenia przed nieuprawnionym dostępem oraz zastosowanie środków ochrony w danym czasie przy zmieniających się z jednej strony pracownikach obsługujących system, a z drugiej warunkach technologicznych, istotne jest nastawienie w szczególności na kontynuację i powtarzalność czynności, jakie muszą być podejmowane w celu utrzymania tych zabezpieczeń, o czym mowa w pkt 2 niniejszego paragrafu.

Identyfikacja i szacowanie zagrożeń dotyczą nie tylko dostępu do systemu, lecz także sposobu zapisu i przechowywania danych. Zniszczenie może bowiem wynikać z braku odpowiednich procedur zabezpieczających przed trwałym usunięciem danych z systemu, jak również przed uszkodzeniem urządzeń, na których dane są przechowywane. Dlatego tak istotny jest punkt dotyczący opracowania i stosowania procedur kopii zapasowych, które nie tylko powinny być regularnie wykonywane, lecz także regularnie powinny być podejmowane próby odtworzenia danych z kopii w celu sprawdzenia poprawności ich wykonania. Najlepiej byłoby też, gdyby kopie zapasowe były przechowywane na innych nośnikach i w innej lokalizacji niż dane źródłowe. Takie rozwiązania stosuje się na wypadek trwałego uszkodzenia sprzętu, np. w wyniku pożaru w serwerowni. Jest bowiem mało prawdopodobne jednoczesne uszkodzenie sprzętu w dwóch różnych lokalizacjach, a obecne technologie pozwalają na kopiowanie danych do innej lokalizacji przy użyciu połączeń sieciowych.

Na pewno wyzwaniem dla pracodawców i dostawców oprogramowania przy dynamicznie zmieniającej się technologii pozostaje realizacja planów przechowywania dokumentacji w długim czasie, tzn. dokumenty muszą być zapisane w takiej formie, aby były możliwe do odczytu np. za 10 lat, a w niektórych przypadkach nawet za 50 lat. Dotyczy to nie tylko nośników danych (gdzie np. dyskietki zostały już wycofane, a płyty CD stają się rzadkością), lecz także formatu zapisywanych plików. W przypadku wycofywania oprogramowania lub jego rozwoju niezbędne może okazać się aktualizowanie w czasie zarchiwizowanych już dokumentów do aktualnie obsługiwanych i wspieranych formatów.

§ 11. [Dołączenie dokumentu]

1. W przypadku gdy do dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej ma być dołączony dokument w postaci papierowej, pracodawca albo osoba upoważniona przez pracodawcę sporządza odwzorowanie cyfrowe tego dokumentu, opatruje je kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszcza w dokumentacji pracowniczej, w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność tej dokumentacji.

2. Pracownik odbiera dokument, o którym mowa w ust. 1, w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W przypadku nieuzgodnienia z pracodawcą sposobu i terminu odbioru tego dokumentu albo jego nieodebrania przez pracownika pracodawca może zniszczyć ten dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści.

komentarz

Prowadzenie dokumentacji elektronicznie nie wyeliminuje całkowicie dokumentów w postaci papierowej, które nadal mogą się pojawiać. Dlatego w par. 11 rozporządzenia przewidziano zasady postępowania w przypadku konieczności dołączenia dokumentu papierowego do dokumentacji elektronicznej. W takim przypadku konieczne jest sporządzenie odwzorowania cyfrowego dokumentu do formatu PDF, a następnie podpisanie go kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy i umieszczenie w dokumentacji pracowniczej w sposób zapewniający czytelność, dostęp i spójność takiej dokumentacji. Następnie dokument papierowy powinien zostać wydany pracownikowi, który odbiera go w sposób i w terminie uzgodnionym z pracodawcą. W sytuacji, gdyby nie doszło do takiego uzgodnienia lub pracownik fizycznie nie odebrałby dokumentu w terminie, pracodawca może zniszczyć dokument w sposób uniemożliwiający odtworzenie jego treści. [przykład 9]

§ 12. [Wymagania techniczne]

1. Prowadząc i przechowując dokumentację pracowniczą w postaci elektronicznej, pracodawca stosuje odpowiednie, w odniesieniu do ilości danych i zastosowanej technologii, rozwiązania techniczne zapewniające dostępność, używalność i wiarygodność dokumentacji, co najmniej do upływu okresu przechowywania dokumentacji.

2. Odwzorowania cyfrowe, o których mowa w art. 948 § 2 Kodeksu pracy, sporządza się z należytą starannością i jakością techniczną umożliwiającą zapoznanie się bez wątpliwości z treścią dokumentu, bez potrzeby weryfikacji tej treści z dokumentem w postaci papierowej.

3. Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych określa załącznik do rozporządzenia.

komentarz

W przypadku przechowywania dokumentacji pracowniczej w formie elektronicznej pracodawca ma obowiązek stosować takie zabezpieczenia, niezależnie od programów wchodzących w skład systemu teleinformatycznego, aby dokumenty w nim przechowywane były nie tylko dostępne dla uprawnionych osób, lecz także możliwe do odczytu lub utworzenia ich kopii do końca okresu, przez jaki muszą być przechowywane. Należy zwrócić uwagę, że odwzorowania cyfrowe, czyli skany dokumentów, mają zastąpić dokumenty papierowe, dlatego jakość skanu musi być taka, aby nie było wątpliwości co do treści dokumentu. Skan, który jest formą zdjęcia dokumentu, nie może być gorszej jakości niż dokument papierowy, dlatego zostały określone minimalne wymagania techniczne dotyczące skanowania. Przy poszczególnych rodzajach dokumentów określono minimalną rozdzielczość dpi (liczbę punktów obrazu przypadającą na cal). Im większa rozdzielczość, tym drobniejsze szczegóły dokumentu będą rozpoznane i zapisane podczas skanowania, dlatego skany w większej rozdzielczości muszą być wykonywane np. dla rękopisów i dokumentów kolorowych. Kolejnym parametrem jest liczba bitów na piksel. Jest to parametr mówiący, ile kolorów rozpoznaje i zapisuje skaner. W zależności od dokumentu wymagane jest od 1 do 24 bit/piksel. Im większa liczba bitów na piksel, tym więcej kolorów potrafi skaner rozróżnić. Obecnie parametry większości skanerów domowych to powyżej 1200 dpi oraz 36 lub nawet 48 bit/piksel. Tym samym już przeciętny skaner biurowy będzie umożliwiać skanowanie według minimalnych wymagań. Należy przy tym pamiętać, że często w firmach podczas procesu skanowania celowo ustawiamy na urządzeniach mniejszą rozdzielczość, aby wysyłane dokumenty nie były zbytnim obciążeniem poczty e-mai lowej. Dlatego przed rozpoczęciem skanowania dokumentów pracowniczych należy sprawdzić ustawienia urządzenia.

Rozdział 4

Przenoszenie dokumentacji pracowniczej pomiędzy systemami teleinformatycznymi

§ 13. [Przenoszenie między systemami]

1. Przeniesienie dokumentacji pracowniczej do innego systemu wymaga utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu.

2. Każdy dokument zapisuje się w odrębnym pliku, zgodnie z następującymi zasadami dotyczącymi formatów plików:

1) dokumenty stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej przekazuje się w formacie PDF;

2) dokumenty inne niż stanowiące odwzorowanie cyfrowe dokumentów w postaci papierowej i przechowywane w dokumentacji pracowniczej w pliku o określonym formacie przekazuje się w formacie, w jakim były przechowywane;

3) dane zapisane w systemie teleinformatycznym w taki sposób, że nie stanowią pliku w określonym formacie, ale jednocześnie są częścią dokumentacji pracowniczej, zapisuje się w formacie TXT.

3. Do każdego dokumentu przyporządkowuje się zestaw następujących metadanych, zapisanych w odrębnym pliku XML z metadanymi:

1) identyfikator dokumentu – będący unikatowym w całym zbiorze identyfikatorem wyróżniającym dokument od innych dokumentów wchodzących w skład przekazywanej dokumentacji;

2) identyfikator dokumentacji – będący identyfikatorem prowadzonej oddzielnie dla każdego pracownika dokumentacji pracowniczej, do której należy dokument;

3) rodzaj dokumentu – będący jednoznacznym przyporządkowaniem dokumentu do jednej z części akt osobowych pracownika albo do jednego z rodzajów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy;

4) data powstania dokumentu;

5) data opatrzenia odwzorowania cyfrowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy, albo osoby upoważnionej przez pracodawcę – w przypadku gdy jest to odwzorowanie cyfrowe dokumentu w postaci papierowej;

6) numer PESEL pracownika, do którego dokumentacji pracowniczej został włączony dokument, a w przypadku jego braku – rodzaj i numer dokumentu potwierdzającego tożsamość;

7) imię i nazwisko pracownika;

8) nazwa pracodawcy;

9) data utworzenia uporządkowanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania, w którym znajduje się dokument.

4. Pracodawca zapewnia zgodność struktury technicznej pliku XML z metadanymi ze specyfikacją techniczną zamieszczoną na stronie podmiotowej Biuletynu Informacji Publicznej ministra właściwego do spraw pracy.

5. Plikowi XML z metadanymi nadaje się taką samą nazwę, jaką ma pełna nazwa pliku, do którego się odnosi, i uzupełnia się ją o rozszerzenie XML.

komentarz

Komentowany paragraf opisuje sposób przygotowania zbioru z danymi na potrzeby przeniesienia ich do innego systemu. Utworzenie uporządkowanego zbioru oznacza przygotowanie kompletu wszystkich dokumentów, jakie są zgromadzone w danym rejestrze dla pracownika lub grupy pracowników. Trzeba przy tym pamiętać, że każdy dokument musi mieć unikatowy numer oraz do każdego dokumentu musi być utworzony plik XML o takiej samej nazwie jak nazwa pliku z odpowiednimi metadanymi, do którego ten plik XML ma się odnosić. Dokumenty, w zależności do ich rodzaju, mogą być zapisane w różnych formatach:

– PDF dla skanów dokumentów papierowych,

– w formacie, w jakim były przechowywane, a więc w takim, w jakim dokumenty te były utworzone/zapisane (tj. z rozszerzeniem, na które przy zapisywaniu dokumentu pozwalał dany program), oraz

– TXT dla danych, które nie stanowiły pliku, np. przechowywane bezpośrednio w bazie danych. [przykład 10]

przykład 9

Zniszczenie po uzgodnieniu z pracownikiem

Pracownica przebywająca na urlopie rodzicielskim skontaktowała się z działem kadr, żeby ustalić wymiar przysługującego jej urlopu wypoczynkowego w celu złożenia wniosku o wykorzystanie zaległego i bieżącego urlopu bezpośrednio po urlopie rodzicielskim. Ustaliła z pracodawcą, że wniosek pisemny w tym zakresie wyśle pocztą listem poleconym, gdyż w trakcie urlopu nie ma dostępu do elektronicznego systemu składania wniosków urlopowych. Tymczasem pracodawca prowadzi i przechowuje dokumentację urlopową w postaci elektronicznej, a więc będzie musiał zeskanować przesłany wniosek i dołączyć go w formacie PDF do takiej dokumentacji. W związku z powyższym pracownik działu kadr uzgodnił z pracownicą, że wniosek papierowy nie jest jej potrzebny i ma zostać zniszczony po jego zaakceptowaniu i dołączeniu do dokumentacji elektronicznej.

przykład 10

Formularz i baza danych

Danymi, które nie stanowią pliku, mogą być wnioski urlopowe przechowywane w programie opartym o przeglądarkę www. Użytkownik wypełniający czy akceptujący wniosek nie uzupełnia pliku, tylko formularz, który odpowiada za zapisanie wartości w poszczególnych kolumnach tabel bazy danych, takich jak: numer wniosku, nazwisko, imię, numer ewidencyjny pracownika, data od, data do. Dane dotyczące zapisanych urlopów stanowią kolejne rekordy w tabelach bazy danych, ale nie są dokumentami w rozumieniu odrębnego pliku jak: .pdf, .doc, .ppt, .csv itp. Formularz w oknie przeglądarki służy zaś jedynie do odczytu lub modyfikacji rekordów zapisanych w tabelach bazy danych. ©℗

Ministerstwo Cyfryzacji w stanowisku z 19 grudnia 2018 r. (zob. tygodnik Kadry i Płace z 10 stycznia 2019 r.) wyjaśniło również kwestię unikatowego identyfikatora dokumentu dotyczącego uporządkowanego zbioru dokumentów. Numeracja w takim zbiorze nie musi być ciągła i nie ma znaczenia sposób numerowania. Istotne jest jednak, aby identyfikatory dokumentów się nie powtarzały. Oznacza to, że numery poszczególnych dokumentów nie muszą być nadawane według tego samego klucza i ciągłe w ramach całego zbioru, natomiast muszą być unikalne. Możliwe jest zatem stosowanie oddzielnej numeracji np. w systemie kadrowo-płacowym i innej numeracji w systemie do rozliczania czasu pracy, pod warunkiem że numery dla poszczególnych dokumentów w tych systemach nie będą się powielały. Dodatkowo możliwe jest prowadzenie kilku sposobów numeracji dokumentacji w jednym programie. Dokumenty tworzone elektronicznie będą np. rozpoczynały się literą E, a następnie będzie kolejny numer dokumentu: E001, E00 itd. Z kolei dokumenty skanowane i wgrywane do tego samego programu w celu archiwizacji mogą być dla odróżnienia opatrzone literą D, a następnie kolejnym numerem np. D001, D002 itd.
XML jest standardem rekomendowanym przez World Wide Web Consortium. Ułatwia on wymianę danych pomiędzy różnymi systemami, gdyż jest to uniwersalny język znaczników, niezależny od platformy i przeznaczony do reprezentowania różnych danych w uporządkowany sposób. Plik XML, niezależnie od formatu pliku źródłowego, musi zawierać określony zestaw metadanych i być w takim samym formacie, zgodnym ze schematem opublikowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej oraz Ministerstwo Cyfryzacji. Zostały w nim ustalone techniczne zasady oznaczania metadanych z konkretnymi przykładami. Przygotowanie pliku według takiego wzoru nie powinno stanowić dużego problemu dla pracowników działów IT czy dostawców oprogramowania. Jednym z rozwiązań jest przygotowanie formularzy, po których uzupełnieniu przez pracownika kadr automatycznie będą generowane pliki XML.
W przypadku dokumentów tworzonych w programach komputerowych oraz danych przechowywanych w bazie danych proces tworzenia plików XML będzie w większości przypadków możliwy do zautomatyzowania.

W przypadku dokumentów skanowanych dotykamy dwóch problemów:

– proces skanowania generuje obraz dokumentu, czy inaczej zdjęcie, w odróżnieniu od plików, które są zbiorem danych,

– jakość dokumentu, różne rozłożenie miejsc z danymi tego samego typu, różne formaty, np. dat, zapisu kodu pocztowego, powodują duże problemy w interpretacji danych.

Oczywiście istnieją systemy informatyczne interpretujące pismo w oparciu o sztuczną inteligencję, czy też inne mechanizmy OCR (optyczne rozpoznawanie znaków), jednakże są to stosunkowo drogie technologie. W praktyce może to oznaczać w przypadku skanowanych dokumentów konieczność ręcznego uzupełnienia metadanych albo w przypadku korzystania z programów opartych na technikach rozpoznawania znaków konieczność weryfikacji wyniku OCR przez człowieka, aby uniknąć błędów.

§ 14. [Jeden plik]

1. Uporządkowany zbiór dokumentów przeznaczonych do przekazania przekazuje się w jednym pliku zapisanym w jednym z formatów przeznaczonych do kompresji, o których mowa w przepisach wydanych na podstawie art. 18 ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2017 r. poz. 570 oraz z 2018 r. poz. 1000, 1544 i 1669).

2. Opatrzenie pliku, o którym mowa w ust. 1, kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną pracodawcy jest równoznaczne z potwierdzeniem zgodności całości przekazywanego zbioru dokumentów przeznaczonych do przekazania z dokumentacją pracowniczą posiadaną przez pracodawcę.

komentarz

Zbiór przenoszonych danych, opisanych w par. 13, będzie stanowił liczbę dwukrotnie większą niż liczba przenoszonych pomiędzy systemami dokumentów, ponieważ do każdego pliku z odwzorowaniem dokumentu musi być dołączony plik XML. W ten sposób np. dla zbioru 420 dokumentów powstanie 840 plików. Taki zbiór należy skompresować do jednego pliku, a następnie skompresowany plik należy opatrzyć podpisem elektronicznym lub pieczęcią kwalifikowaną, co będzie potwierdzeniem zgodności wszystkich dokumentów w przekazywanym zbiorze z posiadaną przez pracodawcę dokumentacją pracowniczą. Dopuszczalne są cztery standardy kompresji danych, tj.: .zip – ZIP file format, .tar – Tape Archiver, .gz – GZIP file format oraz .7Z, czyli 7-Zip file format. W praktyce najczęściej wykorzystywanymi standardami są .zip oraz .7Z. Należy zwrócić uwagę, że programy do kompresji danych mogą wymagać zakupu licencji. Obecnie programem bezpłatnym i niewymagającym rejestracji również w przypadku użytku komercyjnego jest 7-Zip. Formaty danych opisane powyżej wynikają z rozporządzenia Rady Ministrów z 12 kwietnia 2012 r. w sprawie Krajowych Ram Interoperacyjności, minimalnych wymagań dla rejestrów publicznych i wymiany informacji w postaci elektronicznej oraz minimalnych wymagań dla systemów teleinformatycznych (t.j. Dz.U. z 2017 r. poz. 2247 ze zm.).

Rozdział 5

Doręczanie informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej oraz sposób odbioru tej dokumentacji

§ 15. [Doręczanie]

1. Pracodawca doręcza, za pokwitowaniem, pracownikowi albo byłemu pracownikowi informację albo zawiadomienie o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej.

2. Pracodawca dokonuje doręczenia, o którym mowa w ust. 1, osobiście albo za pośrednictwem:

1) operatora pocztowego w rozumieniu ustawy z dnia 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (Dz. U. z 2018 r. poz. 2188), zwanego dalej „operatorem”;

2) osoby upoważnionej przez pracodawcę;

3) środków komunikacji elektronicznej, pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia.

3. W przypadku braku możliwości doręczenia informacji albo zawiadomienia operator pozostawia wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie 7 dni, licząc od dnia pozostawienia tej wiadomości w oddawczej skrzynce pocztowej lub, gdy nie jest to możliwe, w drzwiach mieszkania pracownika albo byłego pracownika bądź w widocznym miejscu przy wejściu na posesję adresata.

4. W przypadku nieodebrania informacji albo zawiadomienia w terminie, o którym mowa w ust. 3, pozostawia się powtórnie wiadomość o możliwości ich odbioru w terminie nie dłuższym niż 14 dni od dnia pozostawienia pierwszej wiadomości.

5. Doręczenie informacji albo zawiadomienia uważa się za dokonane z upływem ostatniego dnia okresu, o którym mowa w ust. 4; w takim przypadku informację albo zawiadomienie włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika.

komentarz

Rozdział 5 rozporządzenia zawiera przepisy wykonawcze realizujące szczegółowo cele z art. 949 k.p., który zobowiązuje w pierwszej kolejności do poinformowania pracowników lub byłych pracowników o zmianie formy prowadzenia dokumentacji pracowniczej, a następnie do wydania poprzedniej formy dokumentacji pracownikom, byłym pracownikom lub wskazanym w ustawie członkom ich rodziny. Powyższe działanie jest obligatoryjnym etapem elektronizacji dokumentacji u każdego pracodawcy, gdyż przyjęto, że pracodawca będzie wydawał jej poprzednią formę pracownikom lub w przypadku jej nieodebrania będzie mógł ją zniszczyć, zgodnie z art. 9410 k.p.
Elektronizacja dokumentacji może obejmować zarówno obecnych, jak i byłych pracowników – według wyboru pracodawcy. Przy czym art. 949 k.p. wprowadza rozróżnienie, zgodnie z którym w przypadku pracowników pracodawca przekazuje „informacje” o zmianie postaci dokumentacji (art. 949 par. 1 k.p.), a w przypadku byłych pracowników – „zawiadomienie” (art. 949 par. 2 k.p.). Dlatego już w nazwie rozdziału 5 rozporządzenia użyto obydwu tych terminów. Informacja może nastąpić w sposób przyjęty u danego pracodawcy (np. intranet), a zawiadomienie może mieć jedynie postać papierową lub elektroniczną. W obydwu przypadkach celem jest umożliwienie pracownikom lub byłym pracownikom odbioru poprzedniej wersji dokumentacji w terminie 30 dni od przekazania odpowiednio informacji lub zawiadomienia.
Pracodawca może dokonać doręczenia informacji/zawiadomienia osobiście, za pośrednictwem operatora pocztowego, osoby upoważnionej przez pracodawcę (np. kierowca, sekretarka) lub środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem uzyskania potwierdzenia doręczenia. Zgodnie z art. 3 pkt 12 ustawy z 23 listopada 2012 r. – Prawo pocztowe (t.j. Dz.U. z 2018 r. poz. 2188 ze zm.) operator pocztowy to nie tylko Poczta Polska, lecz także inny przedsiębiorca uprawniony do wykonywania działalności pocztowej na podstawie wpisu do rejestru operatorów pocztowych.

W przypadku dostarczania pisma za pośrednictwem operatora pocztowego przyjęto procedurę analogiczną jak przy doręczaniu przesyłek sądowych awizowanych wraz z domniemaniem doręczenia w razie ich nieodebrania w terminie.

Jeśli pracodawca zmienia formę dokumentacji na elektroniczną, to wysłane do obecnych pracowników informacje powinny być przechowywane w części B akt osobowych, a jeśli wysyła także zawiadomienia do byłych pracowników, to powinny być one przechowywane w części C ich akt osobowych.

§ 16. [Wydawanie]

1. Pracodawca wydaje dokumentację pracowniczą:

1) pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobom, o których mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy, albo

2) osobie upoważnionej przez pracownika albo byłego pracownika albo osobę, o której mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy.

2. Wydanie dokumentacji pracowniczej osobom, o których mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy, następuje po uprzednim udokumentowaniu przez te osoby uprawnienia do odbioru tej dokumentacji.

3. Odbiór dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci papierowej następuje osobiście i za pokwitowaniem.

4. Wydanie dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej następuje:

1) na informatycznym nośniku danych odebranym osobiście i za pokwitowaniem albo

2) za pomocą środków komunikacji elektronicznej pod warunkiem, że osoba, której dokumentacja pracownicza ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana przed jej wydaniem, a wydanie dokumentacji pracowniczej będzie potwierdzone dowodem doręczenia.

komentarz

Komentowany przepis określa krąg osób, które mogą odebrać dokumentację pracowniczą, oraz definiuje sposób jej przekazania, różnicując go w zależności od postaci prowadzonej dokumentacji.
Osobami, które mogą odebrać dokumentację pracowniczą, są w pierwszej kolejności osoby, których dotyczy ta dokumentacja, a więc pracownik lub były pracownik. Możliwe jest również upoważnienie przez te osoby innej osoby do odebrania ich dokumentacji, a, co ważne, nie przewidziano w takim przypadku wymogu notarialnego pełnomocnictwa. Ostatnią kategorię osób, którym można wydać dokumentację, stanowią osoby uprawnione do jej odebrania w przypadku śmierci pracownika lub byłego pracownika, zgodnie z art. 949 par. 3 k.p. Przepis ten określa krąg osób z rodziny pracownika, którym można wydać poprzednią postać dokumentacji pracowniczej, a są to: dzieci własne, drugiego małżonka i przysposobione, przyjęte na wychowanie przed ukończeniem pełnoletności wnuki, rodzeństwo i inne dzieci, z wyjątkiem dotyczącym rodzin zastępczych i rodzinnych domów dziecka, małżonek (czyli wdowa lub wdowiec) oraz rodzice, w tym ojczym i macocha oraz przysposabiający. W przypadku członków rodziny rozporządzenie nakłada jednak na pracowników kadr dodatkowy obowiązek, jakim jest zweryfikowanie uprawnienia do odbioru tej dokumentacji, co osoba zgłaszająca się będzie musiała udokumentować, przedkładając odpowiednie akty stanu cywilnego czy wyroki sądowe.
W przypadku dokumentacji prowadzonej w formie papierowej jej odbiór musi nastąpić osobiście i za pokwitowaniem, a więc wykluczono możliwość przesyłania takiej dokumentacji pocztą czy kurierem, co jest rozwiązaniem słusznym, gdyż dokumentacja taka może być nierzadko bardzo obszerna i generowałoby to dodatkowe koszty dla pracodawców. W praktyce dobrą praktyką działu kadr byłoby wpisywanie w pokwitowaniu odbioru dokumentacji rodzajów i liczby wydanych dokumentów, aby nie spotkać się w przyszłości z zarzutem niewydania jakiejś części dokumentacji. [przykład 11]

przykład 11

Rodzaje dokumentów

Pracodawca po pięciu latach zatrudnienia zdecydował się na całkowitą elektronizację dokumentacji i w związku z tym wydał pracownikowi wersję papierową, wpisując w pokwitowaniu, że składały się na nią:

• akta osobowe – 120 dokumentów,

• dokumentacja dotycząca ewidencji czasu pracy – 350 dokumentów,

• dokumentacja urlopowa – 50 dokumentów,

W przypadku dokumentacji elektronicznej pracodawca ma dwie możliwości jej przekazania – informatyczny nośnik danych, który musi być odebrany osobiście i za pokwitowaniem, albo środki komunikacji elektronicznej, pod warunkiem że osoba, której dokumentacja ma być wydana, będzie jednoznacznie zidentyfikowana, a fakt wydania będzie potwierdzony dowodem doręczenia. Biorąc pod uwagę zasady ochrony danych osobowych, należy pamiętać, aby w takim przypadku wysyłane dane były szyfrowane.

§ 17. [Forma]

1. Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci papierowej przekazuje się w formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę.

2. Wydawaną dokumentację pracowniczą prowadzoną w postaci elektronicznej przed wydaniem uporządkowuje się w sposób określony w rozdziale 4.

komentarz

Gdy wydawana jest dokumentacja pracownicza prowadzona w postaci papierowej, przekazuje się ją w takiej formie, w jakiej była przechowywana przez pracodawcę, a więc np. bez konieczności jej uporządkowania, ponumerowania i uzupełnienia wykazów dokumentów o wszystkie dokumenty znajdujące się w aktach osobowych. Natomiast w przypadku wydawania dokumentacji elektronicznej obowiązkiem pracodawcy jest jej odpowiednie uporządkowanie w sposób szczegółowo określony w rozdziale 4 rozporządzenia. Dokumentacja taka powinna zostać zatem wydana jako uporządkowany zbiór dokumentów wraz z kompletem metadanych odnoszących się do każdego dokumentu, co powinno zostać zrobione w jednym pliku zapisanym w formacie przeznaczonym do kompresji (więcej – zob. komentarz do par. 14 rozporządzenia).

Rozdział 6

Wydawanie kopii dokumentacji pracowniczej

§ 18. [Kopia]

1. W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci papierowej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

1) w postaci papierowej, opatrzoną podpisem pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą, albo

2) w postaci elektronicznej, jako odwzorowanie cyfrowe sporządzone zgodnie z wymaganiami określonymi w załączniku do rozporządzenia, zapisane w formacie PDF i opatrzone kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzającym zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

2. W przypadku gdy dokumentacja pracownicza jest przechowywana przez pracodawcę w postaci elektronicznej, pracodawca wydaje kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej:

1) w postaci elektronicznej, stosując odpowiednio przepisy rozdziału 4, albo

2) w postaci papierowej stanowiącej wydruk z dokumentacji pracowniczej prowadzonej w postaci elektronicznej, zawierający oprócz treści również metadane, o których mowa w § 13 ust. 3 pkt 1–4, oraz podpis pracodawcy lub osoby upoważnionej przez pracodawcę potwierdzający zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

3. Pracodawca wydaje pracownikowi lub byłemu pracownikowi albo osobie, o której mowa w art. 949 § 3 Kodeksu pracy, kopię całości lub części dokumentacji pracowniczej określonej we wniosku i nie później niż w terminie 30 dni od dnia jego otrzymania; wniosek włącza się odpowiednio do części B albo C akt osobowych pracownika. Przepis § 16 ust. 2 stosuje się odpowiednio.

komentarz

Powyższy przepis jest realizacją nowego obowiązku ustawowego z art. 9412 k.p., jakim od 1 stycznia 2019 r. jest wydanie całości lub części dokumentacji pracowniczej na wniosek pracownika, byłego pracownika lub członków rodziny zmarłego pracownika, wymienionych w art. 949 par. 3 k.p., którzy zostali szczegółowo opisani w komentarzu do par. 16 rozporządzenia. Zgodnie z kodeksem pracy wniosek taki może mieć postać papierową lub elektroniczną oraz może dotyczyć całości lub części dokumentacji pracowniczej. Przez zwrot „dokumentacji pracowniczej” rozumiemy akta osobowe oraz inne rodzaje dokumentacji prowadzone na podstawie par. 6 rozporządzenia. [przykład 12]
Zgodnie z art. 7 ustawy z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. poz. 357) przepis ten stosuje się również do pracowników pozostających w stosunku pracy w dniu wejścia w życie zmian, czyli 1 stycznia 2019 r. Zatem każdy pracownik, bez względu na datę zatrudnienia, będzie mógł skorzystać z takiego uprawnienia. Przepis nie ogranicza tej możliwości w żaden sposób. Tak więc pracownik może żądać nawet kilka razy do roku kopii różnych części dokumentacji, a nawet ponownie żądać kopii tej samej dokumentacji.
Pracodawca ma obowiązek wydania kopii całości lub części dokumentacji w zakresie określonym we wniosku w terminie 30 dni od jego złożenia. Przy czym wniosek ten należy zarchiwizować w aktach osobowych w części B, jeśli został złożony przez pracownika, lub w części C, jeśli został złożony przez byłego pracownika. Wydając kopię dokumentacji osobowej członkom rodziny pracownika, należy ponadto zażądać od nich wcześniejszego udokumentowania istnienia takiego uprawnienia.
W przeciwieństwie do reguły przyjętej w rozdziale 5 kopia dokumentacji nie musi być wydawana w takiej samej formie, w jakiej prowadzona była dokumentacja. Zarówno w przypadku postaci papierowej, jak i postaci elektronicznej kopia całości lub części dokumentacji może być wydana w jednej z powyższych form. W przypadku wydawania kopii papierowych niezbędne jest opatrzenie ich podpisem pracodawcy lub osoby przez niego upoważnionej – podpis ten ma gwarantować zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą. Dodatkowo w przypadku wydruków dokumentacji prowadzonej elektronicznie należy pamiętać, że konieczne jest wydrukowanie nie samych dokumentów, ale również metadanych, określonych w par. 13 ust. 3 pkt 1–4 rozporządzenia. Kopia dokumentacji elektronicznej jest przekazywana pracownikowi w tej formie przy zachowaniu zasad obowiązujących przy przenoszeniu danych pomiędzy systemami teleinformatycznymi, które zostały opisane szczegółowo w komentarzach do poszczególnych przepisów rozdziału 4 rozporządzenia. Natomiast w przypadku, gdy ma być wydana w postaci elektronicznej kopia dokumentacji papierowej, konieczne jest zrobienie odwzorowań cyfrowych wszystkich dokumentów do formatu PDF, przy spełnieniu wymagań określonych w załączniku do rozporządzenia. Każdy z zeskanowanych dokumentów musi następnie zostać opatrzony kwalifikowanym podpisem lub pieczęcią elektroniczną pracodawcy lub osoby upoważnionej, który będzie potwierdzał zgodność kopii z dokumentacją pracowniczą.

Rozdział 7

Przepisy przejściowe i końcowe

§ 19. [Cezura czasowa]

Przepisy niniejszego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

komentarz

Przepisy rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r., czyli od daty wejścia w życie rozporządzenia (określonej w par. 23). Przepis posługuje się zwrotem „stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.”, co jest rozumiane jako zawarcie pierwszej lub kolejnej umowy o pracę, gdyż przyjmuje się, że każda umowa powoduje zawarcie odrębnego stosunku pracy. Przepisy znajdą zatem zastosowanie także do osób, którym umowy o pracę kończyły się 31 grudnia 2018 r. i z którymi pracodawcy zawarli kolejne umowy o pracę bezpośrednio po zakończeniu poprzednich. W przypadku takich osób kolejny stosunek pracy nawiązał się bowiem od 1 stycznia 2019 r.
Zatrudnienie pracownika od 1 stycznia 2019 r. oznacza konieczność prowadzenia dla niego od początku akt osobowych składających się z czterech części oraz pozostałych czterech rodzajów dokumentacji, wymaganych przez par. 6 rozporządzenia. Co ważne, dokumentacja ta musi być prowadzona od razu zgodnie z nowymi wymogami dla dokumentacji papierowej oraz elektronicznej, wynikającymi z komentowanego rozporządzenia.

§ 20. [Stara dokumentacja]

1. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzonych przed tym dniem, stosuje się przepisy niniejszego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2–6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

2. Do dokumentacji pracowniczej pracowników, o których mowa w ust. 1, gromadzonej od dnia wejścia w życie niniejszego rozporządzenia stosuje się przepisy tego rozporządzenia.

3. Do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników, o których mowa w ust. 1, prowadzonych w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.

komentarz

W przypadku pracowników, których umowy trwały 1 stycznia 2019 r., przepisy nowego rozporządzenia stosuje się jedynie do dokumentacji gromadzonej od dnia wejścia w życie rozporządzenia, a do dokumentów zgromadzonych przed tym dniem stosuje się przepisy dotychczasowe. Oznacza to, że dokumenty tego samego rodzaju będą przechowywane w różnych miejscach w zależności od daty ich włożenia do akt osobowych. [przykład 13]

przykład 12

Wniosek o wydanie kopii

Pracownik złożył wniosek o wydanie mu kopii:

• części B akt osobowych,

• wniosków o urlopy na żądanie z dwóch ostatnich lat,

• kart ewidencji czasu pracy oraz list płac z okresu ostatniego roku.

Wniosek pracownika jest prawidłowy, gdyż mieści się w zakresie przedmiotowym przepisu, który umożliwia żądanie kopii części dokumentacji i nie określa przy tym okresów, z jakich można żądać kopii tych dokumentów. Należy więc przyjąć, że mogą one dotyczyć całego okresu zatrudnienia u pracodawcy.

przykład 13

Dwie kary w różnych częściach akt

Pracownik w grudniu 2018 r. otrzymał karę nagany, która zgodnie z przepisami obowiązującymi w tej dacie została włączona do jego akt osobowych do części B. W styczniu 2019 r. pracownik poważnie naruszył przepisy bhp, za co nałożono na niego karę pieniężną. W tym przypadku pracodawca będzie musiał założyć w aktach część D1 dotyczącą nowej kary i odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty dotyczące tej kary umieścić w tym miejscu. Pierwsza kara pozostanie w części B do czasu zatarcia ukarania i jej usunięcia z akt osobowych pracownika. Nie ma bowiem okresu przejściowego na dostosowanie dotychczasowych akt do nowych wymogów rozporządzenia. ©℗

Odrębny przepis przejściowy dotyczy wyglądu kart czasu pracy dla pracowników, których umowy o pracę trwały 1 stycznia 2019 r. Przyjęto bowiem, że do kart czasu pracy takich pracowników prowadzonych w tym dniu stosuje się przepisy obowiązujące przed wymienioną datą. Komentowany przepis dotyczy jednak tylko „zakresu” kart ewidencji czasu pracy, czyli szczegółowości danych rejestrowanych w takich kartach, a nie prowadzenia nowej dokumentacji dotyczącej ewidencji czasu pracy. Nowymi wymogami są np. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, a także rozpoczęcia i zakończenia dyżuru oraz miejsce jego pełnienia – i tych elementów może jeszcze nie być w karcie czasu pracy prowadzonej w pierwszym dniu stycznia 2019 r.
Należy zauważyć, że ani stare rozporządzenie z 1996 r., ani to aktualne nie rozstrzyga o długości okresów, w jakich należy prowadzić karty czasu pracy. Zatem zależy to od decyzji pracodawcy. W praktyce dominują karty miesięczne, ale część firm prowadzi także karty kwartalne lub nawet roczne. W takich przypadkach z okresem, na jaki prowadzona jest karta, powiązana będzie także data bezwzględnego dostosowania jej zakresu merytorycznego do nowych przepisów. W przypadku kart miesięcznych nastąpi to już dla kart prowadzonych za miesiąc luty, w odniesieniu do kart kwartalnych będzie to zaś miało miejsce od drugiego kwartału 2019 r., czyli od kwietnia. Z kolei w przypadku kart rocznych nowe rubryki i dane mogą się pojawić w ewidencji czasu pracy dopiero w kartach założonych na 2020 r.

§ 21. [Dostosowanie]

Pracodawcy mogą dostosować dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników, pozostających w dniu wejścia w życie niniejszego rozporządzenia w stosunku pracy, zgromadzone przed tym dniem, do § 2–6 niniejszego rozporządzenia.

komentarz

Pierwotnie założeniem było, żeby pracodawcy przystosowali akta osobowe dotychczasowych pracowników do wymogów nowego rozporządzenia w okresie sześciu miesięcy od dnia jego wejścia w życie. Termin ten następnie wydłużono do 12 miesięcy, ale w ramach konsultacji nad projektem zrezygnowano ostatecznie z takiego obowiązku, przyjmując fakultatywność takiej możliwości – co jest bardzo ważną zmianą. Dzięki temu przepisowi pracodawcy nie muszą bowiem przepinać dokumentów z akt osobowych do nowej dokumentacji czasu pracy czy przenosić kar porządkowych z dotychczasowej części B akt osobowych do nowej części D. Działania takie mogą oczywiście zostać podjęte na podstawie indywidualnych decyzji pracodawców.

§ 22. [Byli pracownicy]

1. Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, których stosunek pracy ustał przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia, stosuje się przepisy tego rozporządzenia, z wyjątkiem § 2–6; w tym zakresie stosuje się przepisy obowiązujące przed dniem wejścia w życie niniejszego rozporządzenia.

2. W przypadku, o którym mowa w ust. 1, pracodawcy dostosują warunki przechowywania dotychczasowej dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników do warunków określonych w § 8 niniejszego rozporządzenia w okresie 12 miesięcy od dnia wejścia w życie tego rozporządzenia.

3. Przepis § 21 stosuje się odpowiednio.

komentarz

W przypadku pracowników zwolnionych z pracy przed dniem wejścia w życie rozporządzenia, których stosunek pracy zakończył się do tej daty, stosuje się stare przepisy dotyczące sposobu prowadzenia dokumentacji pracowniczej i jej wyglądu, ale nowe w zakresie jej elektronizacji, wydawania dokumentacji czy jej kopii. Z art. 948 i 949 k.p. wynika bowiem, że elektronizacja może dotyczyć także dokumentacji pracowniczej byłych pracowników. Na tej podstawie znajdą do niej zastosowanie rozdziały 3 i 4 rozporządzenia, a dotychczasową formę dokumentacji trzeba będzie wydać pracownikowi i w tym zakresie zastosowanie znajdzie rozdział 5 rozporządzenia. Osoby takie mogą także zażądać kopii całości lub części swojej dokumentacji i wtedy stosuje się przepisy rozdziału 6 rozporządzenia. Przewidziano jednak fakultatywną możliwość dostosowania starej dokumentacji do nowych wymogów prawnych, co wydaje się w praktyce zabiegiem zbędnym, gdyż z tych akt pracowniczych pracodawca już nie korzysta, a jedynie ma obowiązek ich archiwizacji przez okres 10 lub 50 lat.
W przypadku dokumentacji byłych pracowników pracodawca przewidział 12-miesięczny okres przejściowy na dostosowanie warunków przechowywania dokumentacji do wymogów wprowadzonych przez nowe rozporządzenie w par. 8. Zatem do końca 2019 r. pracodawcy będą musieli zadbać o to, aby pomieszczenia, w których jest przechowywana dokumentacja pracownicza, miały odpowiednie zabezpieczenia oraz aby została w nich zapewniona odpowiednia wilgotność i temperatura.

§ 23. [Wejście w życie]

Rozporządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2019 r.

©℗

Załącznik do rozporządzenia „Minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych” – pominięto.

Autopromocja

NIS2 w Polsce. Jak przygotować firmę na nowe wymogi cyberbezpieczeństwa Praktyczny przewodnik wdrożenia NIS2 Sprawdź

Dziękujemy za przeczytanie artykułu!

Źródło: Dziennik Gazeta Prawna

Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.

Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.

DGP

Zgłoś błąd