Przy ustalaniu ryczałtu nie trzeba prowadzić ewidencji

Zatrudniający jest zobowiązany ewidencjonować czas pracy każdego podwładnego przez cały okres jego zatrudnienia. Ustawodawca czyni jednak w tym zakresie pewne odstępstwa. Otóż zwalnia pracodawcę od tego obowiązku w sytuacjach, gdy dokładna kontrola godzin pracy jest utrudniona czy wręcz niemożliwa. Przepisy prawa nie pozostawiają jednak oceny takich sytuacji pracodawcy, lecz wskazują przypadki, w których nie prowadzi on ewidencji godzin pracy.

Chodzi tu o pracowników, którzy nie są rozliczani z czasu pracy, lecz z wykonanych zadań, a więc objętych systemem zadaniowego czasu pracy oraz o pracowników wykonujących prace stale poza zakładem pracy, wynagradzanych ryczałtowo za nadgodziny i pracę nocną.

Spod ewidencji godzin pracy zostały wyłączone także osoby zarządzające w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

W przypadku wymienionych pracowników chodzi jednak o zwolnienie z prowadzenia ewidencji godzin pracy, co oznacza, że pracodawca powinien prowadzić dla nich dokumentację w pozostałym zakresie.

Pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy w stosunku do pracowników:

● objętych systemem zadaniowego czasu pracy,

● zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,

● otrzymujących ryczałt za pracę wykonywaną w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej.

Pracodawca nie ewidencjonuje godzin pracy pracowników, wobec których zastosowano system zadaniowego czasu pracy.

Wprowadzenie tego systemu musi być jednak uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją u konkretnego pracodawcy albo miejscem wykonywania pracy. Z reguły stosuje się go tam, gdzie nie ma potrzeby ustalania sztywnych granic czasowych przebywania pracownika w firmie, a z uwagi na rodzaj powierzonej mu pracy uzasadnione jest, aby sam określał, w jakim czasie będzie realizował powierzone mu zadania.

Brak obowiązku ewidencjonowania godzin pracy takiego pracownika nie oznacza jednak, że dysponowanie jego czasem pracy jest całkowicie dowolne. Przepisy kodeksu pracy wprowadzają bowiem ograniczenia w jego stosowaniu w zakresie zadań, jakie mają być przydzielone pracownikowi zatrudnionemu w tym systemie.

Otóż ustalając czas niezbędny do wykonania powierzonych zadań, pracodawca musi uwzględnić wymiar czasu pracy wynikający z norm określonych w kodeksie pracy.

Pracodawca zamierza ustalić zadaniowy czas pracy dla pracownika działu sprzedaży i marketingu i w związku z tym zaprzestać prowadzenia dla niego karty ewidencji czasu pracy. Pracownik ma jednak obowiązek codziennie stawiać się w pracy na godz. 7.30, a kończyć ją o godz. 15.30. Nie układa dnia pracy samodzielnie, lecz w ramach powierzonych obowiązków podlega kierownictwu dyrektora działu sprzedaży i marketingu, wykonując jego polecenia służbowe. Zadaniowy czas pracy stosowany jest wobec pracowników, których rozlicza się z wykonania powierzonych zadań, a nie ze sztywno ustalonych godzin pracy. System ten powinien więc dotyczyć takich sytuacji, w których ujęcie początku i końca danej pracy w sztywne granice czasowe, z uwagi na jej rodzaj, organizację albo miejsce wykonywania, jest niecelowe lub utrudnione. W opisanym przypadku nie ma uzasadnienia do objęcia pracownika działu marketingu i sprzedaży systemem zadaniowego czasu pracy, skoro nie układa on harmonogramu swojej pracy samodzielnie, ma sztywno ustalone godziny pracy i pozostaje pod bezpośrednią kontrolą przełożonego.

Obowiązek ewidencjonowania godzin pracy nie dotyczy także pracowników zarządzających zakładem pracy w imieniu pracodawcy.

Z uwagi na to, że przepisy kodeksu pracy wyraźnie rozstrzygają, kogo zaliczyć do kadry zarządzającej, zwolnienie w zakresie prowadzenia ewidencji godzin pracy obejmuje pracowników jednoosobowo kierujących zakładem pracy i ich zastępców lub pracowników wchodzących w skład kolegialnego organu zarządzającego (np. członków zarządu w spółce prawa handlowego lub spółdzielni), a także głównych księgowych.

W przypadku osób zarządzających zakładem pracy ustawodawca nie ustanowił takiej samej ochrony w zakresie czasu pracy jak wobec pozostałych pracowników. Wynika to z prostej przyczyny, że organizacja czasu pracy, choć należy do kompetencji pracodawcy, w dużej mierze kształtowana jest przez osoby uczestniczące w procesie zarządzania zakładem pracy.

Toteż osoby te zostały pozbawione rekompensaty finansowej za nadgodziny niezależnie od dnia, w jakim one przypadają, oraz za czas dyżuru. Nie obowiązuje ich także gwarancja co najmniej jedenastogodzinnego nieprzerwanego odpoczynku w każdej dobie, przy zachowaniu jednakże prawa do równoważnego okresu odpoczynku w okresie rozliczeniowym.

Poza tym do osób zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy nie ma zastosowania ograniczenie maksymalnego tygodniowego czasu pracy, wynoszącego łącznie z godzinami nadliczbowymi przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym oraz ograniczenie dotyczące pracy wykonywanej w porze nocnej. To wszystko sprawia, że nie ma potrzeby prowadzenia dla tej grupy pracowników ewidencji godzin pracy.

W spółce powołana jest kadra kierownicza składająca się z dyrektorów i kierowników wydziałów, referatów i zespołów wyodrębnionych w ramach wewnętrznej struktury spółki. Pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy dyrektorów wydziałów. Jest zwolniony od obowiązku ewidencjonowania godzin pracy osób zarządzających w jego imieniu zakładem pracy, do których według kodeksowej definicji zaliczyć należy osoby mające wpływ na sprawy dotyczące całej firmy, a nie tylko jej wyodrębnionej części. Toteż jeżeli z wewnętrznej struktury organizacyjnej spółki wynika podział na poszczególne komórki (wydziały, referaty, zespoły itp.), to osoby kierujące nimi nie wchodzą w skład organów zarządzających, lecz należą do kadry kierowniczej firmy.

W stosunku do pracowników, którzy wykonują stale pracę poza siedzibą zakładu pracy, ewidencjonowanie i kontrola czasu pracy mogą być znacznie utrudnione. Toteż na wypadek takich sytuacji, przepisy kodeksu pracy przewidują ryczałtowy sposób ustalenia wynagrodzenia za pracę nadliczbową i pracę świadczoną w porze nocnej oraz nie wymagają od pracodawcy prowadzenia ewidencji godzin pracy pracowników objętych ryczałtem.

Brak obowiązku ewidencjonowania godzin pracy nie zwalnia jednak pracodawcy z powinności ustalenia ryczałtu na takim poziomie, aby spełniał on rolę rekompensaty za uciążliwość pracy ponadnormatywnej i nocnej. Oznacza to w szczególności nakaz ustalenia ryczałtu na poziomie odpowiadającym przewidywanemu wymiarowi pracy w godzinach nadliczbowych lub w porze nocnej.

W wyroku z 19 maja 2004 r. (I PK 630/2003, OSNP OSNP 2005/3/37) SN stwierdził, że ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania czasu pracy wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona.

Czasu przypadającego poza normalnymi godzinami pracy, w którym pracownik, pozostając w dyspozycji pracodawcy w rozumieniu art. 128 par. 1 k.p. lub jedynie przebywając w zakładzie pracy, nie wykonuje pracy, nie wlicza się do czasu pracy w godzinach nadliczbowych (art. 151 par. 1 k.p.). Tego rodzaju czas może być, w szczególności, prawnie kwalifikowany jako dyżur zakładowy (art. 151 ⁵ par. 1 i 2 k.p.) lub czas wolny od pracy.

Wyrok Sądu Najwyższego z 10 listopada 2009 r. (II PK 51/09, LEX nr 577350)

@RY1@i02/2010/254/i02.2010.254.209.009a.001.jpg@RY2@

Danuta Klucz, ekspert z zakresu prawa pracy

Danuta Klucz

ekspert z zakresu prawa pracy

Art. 128 par. 2 pkt 2, art. 131 par. 2, art. 132 par. 2, art. 140, art. 149 par. 2, art. 151¹ par. 4, art. 151⁴ par. 1, art. 151⁵ par. 4 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).