Jakie są konsekwencje braku ewidencji czasu pracy

Na wstępie należy podkreślić, że pracodawca ma obowiązek prowadzenia dla każdego pracownika karty ewidencji czasu pracy, która powinna obejmować: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy. Brak prowadzenia tej ewidencji jest nie tylko wykroczeniem przeciwko prawom pracownika, ale pociąga za sobą niekorzystne dla pracodawcy konsekwencje w procesie, w którym pracownik domaga się wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

W postępowaniu przed sądem pracy fundamentalne znaczenie dla końcowego rozstrzygnięcia ma efektywność dowodzenia przez strony swoich racji, określana mianem ciężaru dowodu. Co do zasady, ciężar udowodnienia faktu spoczywa na tej osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne (art. 6 k.c.). Postępując zgodnie z tą regułą, należałoby powiedzieć, że pracownik dochodzący wynagrodzenia za pracę w nadgodzinach powinien udowodnić, w jakich dniach i w jakim wymiarze faktycznie pracował. Problem występuje w sytuacji, gdy pracownik dysponuje wprawdzie zeznaniami świadków oraz własnymi notatkami dotyczącymi czasu pracy, lecz nie posiada karty ewidencji czasu pracy z uwagi na brak jej prowadzenia przez pracodawcę. W takiej sytuacji prawo działa na korzyść pracownika, następuje bowiem przerzucenie ciężaru dowodu na pracodawcę. W przypadku gdy pracodawca nie przedłoży sądowi karty ewidencji czasu pracy pracownika, to ciąży na nim obowiązek udowodnienia, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze, w jakim twierdzi, i wynagrodzenie za nadgodziny mu się nie należy. Na takie konsekwencje braku ewidencjonowania przez pracodawcę czasu pracy wskazał Sąd Najwyższy, uznając, iż brak dokumentacji wynikający z zaniechania jej prowadzenia przez pracodawcę powoduje zmianę wynikającego z art. 6 k.c. rozkładu ciężaru dowodu. Pracodawca ma w takich przypadkach wykazać, że pracownik nie pracował w takim rozmiarze, w jakim twierdzi, a tym bardziej w takim, jaki udokumentował (wyrok SN z 5 maja 1999 r., I PKN 665/98, OSNP 2000/14/535). Skoro to pracodawca, a nie pracownik, jest zobowiązany do prowadzenia ewidencji czasu pracy, to na nim, a nie na pracowniku, spoczywa ciężar wykazania, że pracownik albo nie pracował albo - skoro pracował - to kiedy i przez jaki czas. Gdyby bowiem przyjąć, że nie następuje przerzucenie ciężaru dowodu na pracodawcę, to byłby on niesłusznie premiowany za to, że uchybił swemu podstawowemu obowiązkowi, jakim jest prowadzenie ewidencji czasu pracy. Brak dokumentacji dotyczącej czasu pracy pracownika nie może zatem powodować dla niego ujemnych skutków i prowadzić do nieuwzględnienia jego roszczenia.