Ryczałt za nadgodziny zwalnia z ewidencji czasu pracy

Obowiązek ten dotyczy wszystkich pracodawców, w szczególności nie jest uzależniony od formy organizacyjnej pracodawcy, liczby zatrudnianych przez niego pracowników lub przyjętego u pracodawcy systemu ich wynagradzania. Jego niewypełnienie może narazić pracodawcę na konsekwencje natury finansowej (odpowiedzialność odszkodowawcza), a nawet karnej.

Zakres ewidencji czasu pracy określony jest w rozporządzeniu ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika - dalej: rozporządzenie.

Przepisy tego aktu prawnego (w par. 8 i 8a rozporządenia) wskazują, że pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika:

● kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a także dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy; w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego,

● imienną kartę (listę) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

● kartę ewidencyjną przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także wypłaty ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Do karty ewidencji czasu pracy pracownika dołącza się jego wnioski o udzielenie czasu wolnego od pracy w zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych.

Przepisy kodeksu pracy (art. 149 par. 2 k.p.) pozwalają pracodawcy na nieprowadzenie ewidencji godzin pracy w stosunku do niektórych pracowników. Pracodawca jest zwolniony z tego obowiązku wobec:

● pracowników objętych systemem zadaniowego czasu pracy. Ten rodzaj czasu pracy może być stosowany tylko wówczas, gdy rodzaj pracy, jej organizacja albo miejsce wykonywania pracy uniemożliwiają lub znacznie utrudniają kontrolę pracodawcy nad pracownikiem w czasie wykonywania pracy. Uzasadnienie dla stosowania tego systemu istnieje przede wszystkim, gdy pracodawca nie ma możliwości kontrolowania i ewidencjonowania czasu wykonywania pracy przez pracownika, np. ze względu na to, że osoba zatrudniona jest aktywna poza zakładem pracy, jak również ze względu na charakter prac, a także wówczas, gdy występują istotne zmiany w poziomie zapotrzebowania na pracę lub gdy jej przebieg zależy od okoliczności, których wystąpienie są trudne do przewidzenia. W orzecznictwie wskazuje się, że samo określenie przez strony czasu pracy jako zadaniowego nie jest podstawą do jego stosowania, jeżeli nie jest to uzasadnione rodzajem pracy i jej organizacją (wyrok Sądu Najwyższego z 4 sierpnia 1999 r., I PKN 181/99, OSNAP 2000/22/810), a sam system zadaniowego czasu pracy nie podlega ocenie w świetle zasady uprzywilejowania pracownika (wyrok Sądu Najwyższego z 17 lutego 2004 r., I PK 377/03, OSNP 2004/24/422),

● pracowników zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy.

Do tej grupy - zgodnie z art. 128 par. 2 pkt 2 k.p. - należą pracownicy kierujący jednoosobowo zakładem pracy i ich zastępcy, pracownicy wchodzący w skład kolegialnego organu zarządzającego zakładem pracy (np. członkowie zarządu w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością oraz główni księgowi),

● pracownicy otrzymujący ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej. Trzeba podkreślić, że ryczałt może być stosowany jedynie wobec pracowników wykonujących stale pracę poza zakładem pracy (np. kontroler, przedstawiciel handlowy). Stałe wykonywanie pracy poza zakładem pracy nie oznacza jednak, że pracownik wykonuje tylko tego rodzaju pracę ani też, iż musi być ona wykonywana w tych warunkach codziennie. Wystarczające jest, iż są to powtarzające się zaplanowane okresy pracy poza zakładem. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z 19 maja 2004 r., (I PK 630/03, OSNP 2005/3/37), ustalenie ryczałtu za pracę w godzinach nadliczbowych zwalnia pracodawcę z ewidencjonowania godzin pracy (art. 149 par. 2 k.p.) wówczas, gdy pracownik świadczy pracę ponad normę czasu pracy, ale dokładna kontrola liczby przepracowanych godzin nadliczbowych jest wysoce utrudniona.

Trzeba podkreślić, że przepis art. 149 par. 2 k.p. wyraźnie zwalnia pracodawcę jedynie z obowiązku ewidencjonowania godzin pracy, co nie oznacza jednak całkowitego zwolnienia pracodawcy z konieczności prowadzenia ewidencji czasu pracy takich pracowników. Pracodawca powinien ją prowadzić w pozostałym zakresie - określonym w powołanym wyżej par. 8 rozporządzenia - niezbędnym dla właściwego obliczenia wynagrodzenia i innych świadczeń ze stosunku pracy (praca w dni wolne, urlopy pracownicze, zwolnienia od pracy, nieobecności).

Za naruszenie obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy trzeba uznać zarówno całkowite jego zbagatelizowanie, jak i niesystematyczne dokonywanie adnotacji, uniemożliwiające powzięcie powyższych informacji. Konsekwencje naruszania tego obowiązku są szczególne widoczne w sprawach wnoszonych przez pracowników a dotyczących wynagrodzenia za przepracowane godziny nadliczbowe. Jeśli do takiego sporu dochodzi, pojawia się niezwykle ważna kwestia rozkładu ciężaru dowodu pracy w godzinach nadliczbowych.

Zgodnie z zasadą wyrażoną w art. 6 k.c. - stosowanym w prawie pracy poprzez art. 300 k.p. - ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z tego faktu wywodzi skutki prawne. Z punktu widzenia postępowania dowodowego w każdej sprawie o roszczenia pracownika ze stosunku pracy - także w sprawie o wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych - szczególnie istotny jest nałożony na pracodawcę w art. 94 pkt 9a k.p. obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników.

Jeżeli dokumentacja ewidencyjna prowadzona jest przez pracodawcę w sposób prawidłowy, to ciężar dowodu pracy w godzinach nadliczbowych spoczywa na pracowniku. Powinien on zatem wykazać nie tylko wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych, ale także liczbę godzin takiej pracy odpowiednio każdego dnia objętego żądaniem zasądzenia wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych.

Często zdarza się, iż pracownicy nie są w stanie podołać obowiązkowi wynikającemu z art. 6 k.c. Bywa tak szczególnie wówczas, kiedy pracownicy dochodzą roszczeń z tytułu pracy w godzinach nadliczbowych za dłuższe okresy. Zgodnie bowiem z przepisem art. 291 par. 1 k.p. roszczenia pracowników ze stosunku pracy ulegają przedawnieniu z upływem lat trzech od dnia, w którym roszczenie stało się wymagalne. W takich sytuacjach, kiedy wykazana jest praca w godzinach nadliczbowych, ale przeprowadzone postępowanie dowodowe nie daje możliwości ścisłego ustalenia rozmiaru tej pracy i związanego z nią wynagrodzenia, sąd pracy powinien - zgodnie z art. 322 kodeksu postępowania cywilnego - zasądzić odpowiednią sumę według swej oceny opartej na rozważeniu wszystkich okoliczności sprawy. Niemożność ścisłego ustalenia wysokości wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych nie uzasadnia bowiem całkowitego oddalenia powództwa.

● Inaczej przedstawia się kwestia dowodowa w przypadku nieprowadzenia (lub niewłaściwego prowadzenia) przez pracodawcę ewidencji czasu pracy pracownika. W tej sytuacji następuje przerzucenie ciężaru dowodu. Jednoznacznie wypowiedział się w tym zakresie Sąd Najwyższy w wyroku z 14 maja 1999 r. (I PKN 62/99, OSNAP 2000/15/579), stwierdzając, że pracodawca, który wbrew obowiązkowi przewidzianemu w art. 94 pkt 9a k.p. nie prowadzi list obecności, list płac ani innej dokumentacji ewidencjonującej czas pracy pracownika i wypłacanego mu wynagrodzenia, musi liczyć się z tym, że będzie na nim spoczywał ciężar udowodnienia nieobecności pracownika, jej rozmiaru oraz wypłaconego wynagrodzenia.

Ponadto przepisy prawa pracy dotyczące obowiązków pracodawcy związanych z ewidencjonowaniem czasu pracy pozwalają na przyjęcie, że pracownik może prowadzić dowód na okoliczność faktycznie przepracowanych godzin nadliczbowych. Służy temu konstrukcja domniemań faktycznych przewidziana w art. 231 k.p.c., zgodnie z którym sąd może uznać za ustalone fakty mające istotne znaczenie dla rozstrzygnięcia sprawy, jeżeli wniosek taki można wyprowadzić z innych ustalonych faktów.

Nieprowadzenie w sposób prawidłowy ewidencji czasu pracy może rodzić odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia. Zgodnie bowiem z art. 281 pkt 6 k.p. kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, nie prowadzi dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników podlega karze grzywny od 1000 zł do 30 000 zł. Sprawcą tego wykroczenia może być tylko osoba fizyczna, nawet wówczas gdy pracodawcą jest osoba prawna lub jednostka organizacyjna nieposiadająca osobowości prawnej.

Rozstrzyganie spraw o wykroczenia należy do sądu, który orzeka na podstawie wniosku złożonego przez inspektora pracy, który jest w tych sprawach oskarżycielem publicznym. W każdej sprawie o wykroczenie wniosek może wnieść również prokurator.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością obowiązuje regulamin organizacyjny, zgodnie z którym do podejmowania wszelkich czynności z zakresu prawa pracy upoważniony został prezes zarządu spółki. Zgodnie z umową o pracę i odpowiednim upoważnieniem prezesa spółki kierownik sekcji kadr w zakresie swych obowiązków miał prowadzenie ewidencji czasu pracy poszczególnych pracowników. W tej sytuacji odpowiedzialność za wykroczenie z art. 281 pkt 6 k.p. może ponieść prezes spółki (jeśli wiedział o nieprowadzeniu ewidencji czasu pracy i nie podjął w tym zakresie stosownych działań) oraz kierownik sekcji kadr.

@RY1@i02/2010/186/i02.2010.186.168.0004.001.jpg@RY2@

Andrzej Marek, sędzia Sądu Okręgowego w Legnicy

Andrzej Marek

sędzia Sądu Okręgowego w Legnicy

Art. 149, art. 281 pkt 6 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 z późn. zm.).

Par. 8, par. 8a rozporządzania ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 z późn. zm.).