Jakie dokumenty bhp trzeba trzymać w aktach osobowych pracownika

Pracownik służby bhp nie musi przechowywać kopii dokumentów potwierdzających odbycie przez pracowników szkoleń z dziedziny bhp czy badań profilaktycznych. Ważne, aby były one przechowywane w aktach osobowych pracownika.

Zgodnie z art. 237³ par. 2 kodeksu pracy (dalej: k.p.) pracodawca obowiązany jest przeprowadzać szkolenia z zakresu bhp przed dopuszczeniem pracownika do pracy oraz powtarzać je okresowo. Szczegółowe zasady szkolenia uregulowane zostały w rozporządzeniu ministra gospodarki i pracy z 27 lipca 2004 r. w sprawie szkolenia w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy (Dz.U. nr 180, poz. 1860 ze zm.).

Odbycie każdego szkolenia powinno zostać odpowiednio udokumentowane:

woświadczeniem pracownika złożonym na karcie szkolenia wstępnego w dziedzinie bhp,

wzaświadczeniem o ukończeniu szkolenia okresowego wydanym przez organizatora tego szkolenia.

Ponadto, zgodnie z art. 229 k.p., pracodawca jest obowiązany zapewnić pracownikom, na swój koszt, profilaktyczną opiekę lekarską. Na tę opiekę składają się trzy rodzaje badań: wstępne, okresowe oraz kontrolne.

Z kolei szczegółowe informację znajdziemy w rozporządzeniu ministra zdrowia i opieki społecznej z 30 maja 1996 r. w sprawie przeprowadzania badań lekarskich pracowników, zakresu profilaktycznej opieki zdrowotnej nad pracownikami oraz orzeczeń lekarskich wydawanych do celów przewidzianych w Kodeksie pracy (Dz.U. nr 69, poz. 332 ze. zm.). Zgodnie z jego par. 2 badanie profilaktyczne kończy się orzeczeniem lekarskim stwierdzającym:

1) brak przeciwwskazań zdrowotnych do pracy na stanowisku pracy lub

2) przeciwwskazania zdrowotne do pracy na określonym stanowisku pracy.

Obowiązkiem pracodawcy, jako odpowiedzialnego za dopełnienie powyższych obowiązków, będzie również udokumentowanie ich realizacji, a to poprzez przechowywanie stosownej dokumentacji w sposób zgodny z przepisami prawa pracy. Jak wynika z par. 6 rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.), pracodawca jest obowiązany założyć i prowadzić oddzielne dla każdego pracownika akta osobowe. Akta te powinny składać się z trzech części i obejmować:

1) w części A - dokumenty dotyczące ubiegania się o zatrudnienie,

2) w części B - dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika, w tym zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie bhp oraz orzeczenia lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi,

3) w części C - dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia.

Wszystkie dokumenty znajdujące się w poszczególnych częściach akt osobowych powinny być ułożone w porządku chronologicznym oraz ponumerowane.

Ze względu na to, że dokumentację związaną z zatrudnieniem poszczególnych pracowników prowadzą i przechowują komórki kadrowe - przy czym należy to do ich podstawowych obowiązków - uważam za bezzasadne dublowanie tych obowiązków przez pracownika służby bhp.

Podstawa prawna

Art. 229 i 237³ par. 2 ustawy z 26 czerwca 1974 r. - Kodeks pracy (t.j. Dz.U. z 1998 r. nr 21, poz. 94 ze zm.).

Maciej Ambroziewicz

specjalista z zakresu bhp