Praca zdalna: skrupulatne rachunki w obawie przed ZUS i US
Gdyby ryczałt lub zwrot kosztów rzeczywistych nie był zwolniony z opodatkowania i składek, nikt prawdopodobnie przy ich ustalaniu nie dzieliłby włosa na czworo. Zwolnienie jednak jest, a firmy główkują, jak nie zawyżać tych należności, by później nie musieć uiszczać zaległych składek i podatku
7 kwietnia br. zaczną obowiązywać nowe przepisy dotyczące pracy zdalnej, a wśród nich znajdzie się także obowiązek zwrotu pracownikom poniesionych przez nich kosztów pracy zdalnej. Wielu pracodawców ma wątpliwości, jak prawidłowo to robić. Chcą np. proporcjonalnie pomniejszać kwotę zwrotu z tytułu nieobecności w pracy. Taka skrupulatność ma ich zabezpieczyć przed potencjalnymi zarzutami ZUS lub urzędów skarbowych o zawyżanie zwracanych kosztów lub ryczałtu i koniecznością zapłaty zaległych składek lub podatku dochodowego, co po kilku latach może oznaczać dla firm sporą kwotę. Czy te obawy są słuszne? Czy może nieco na wyrost?
Kto i za co płaci
Co do zasady pracodawca powinien płacić za wszystko, co jest bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy. Wynika to z ogólnej zasady, że pracownik nie powinien pokrywać kosztów niezbędnych do prawidłowego wykonywania pracy. Nowe przepisy o pracy zdalnej wprost regulują tę kwestię, wskazując, że do obowiązków pracodawcy należy zapewnienie pracownikowi materiałów i narzędzi niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej (np. komputera, telefonu komórkowego etc.). Ponadto po stronie pracodawcy jest obowiązek zapewnienia instalacji, serwisu i konserwacji narzędzi prac. A jeżeli tego nie zapewnia, to powinien zwrócić pracownikowi poniesione koszty – w formie zwrotu rzeczywiście poniesionych kosztów lub ryczałtu. Ponadto obowiązkowo pracodawca powinien pokryć koszty energii elektrycznej oraz łącza internetowego (jeżeli dostęp do sieci nie jest zapewniony przez niego).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.