Przedsiębiorco, kup termometr i higrometr. Dla dobra dokumentacji pracowniczej

Już widzę, jak firmy wyprowadzają dokumenty z dotychczasowych pomieszczeń biurowych i przenoszą do osobnych pokoi, montują termometry, higrometry i klimatyzatory, a pracownicy działów kadr biegają co chwilę, by sprawdzić, czy wszystko jest w porządku. Taka wizja śmieszy nie tylko mnie, ale także polityków (w tym również opcji rządzącej), pracodawców i prawników. Ba! Wywołuje uśmiech również wśród inspektów PIP. Ale zabawnie jest tylko przez chwilę. Bo po pierwsze za pozostawienie dokumentacji pracowniczej w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem grozi kara grzywny od tysiąca do 30 tys. złotych, a po drugie niewykluczone, że inspektorzy, choćby nie chcieli, to i tak będą musieli sprawdzać nieszczęsną temperaturę i wilgotność pomieszczeń, w których dokumenty są przechowywane.

Można więc przewrotnie zadać pytanie, czy poprzednie zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej były aż tak bardzo złe. Chyba nie do końca, skoro dokumenty te nadal nadawały się do odczytania nawet po ponad 50 latach… A pamiętajmy, że od stycznia okres przechowywania dokumentacji skrócono co do zasady do 10 lat (licząc od daty ustania stosunku pracy). Czy chodzi więc o to, by każdy dokument przechowywać z taką pieczołowitością, aby za 10‒15 lat wyglądał tak, jakby został sporządzony wczoraj? Zaczynam się obawiać, czy ktoś nie zakwestionuje jego autentyczności… ©℗

Karolina Topolska

karolina.topolska@infor.pl

 

Rząd gra z pracodawcami w ciepło-zimno

Od 1 stycznia 2019 r. pracodawcy muszą wiedzieć, w jakiej temperaturze przechowują dokumentację pracowniczą. Trzeba znać też poziom wilgotności w szafach. Do najmniejszych przedsiębiorców odniesiono normy stosowane wobec profesjonalnych archiwów

Nie tylko eksperci, lecz także politycy przyznają, że to kuriozum. – Chcieliśmy jak najlepiej, a wyszło jak zawsze – powiedział w 1993 r. premier Rosji Wiktor Czernomyrdin. Wiele wskazuje na to, że to samo mogliby dziś powiedzieć rządzący nad Wisłą. Okazuje się bowiem, że wraz z nowym rokiem na polskich pracodawców nałożono obowiązki w zasadzie nie do spełnienia. To efekt nie najrozsądniejszego zdaniem ekspertów rozporządzenia oraz formalistycznej interpretacji wydanej przez resort rodziny oraz Główny Inspektorat Pracy.

Chodzi o rozporządzenie ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369), które weszło w życie 1 stycznia 2019 r. Jego par. 8 stanowi, że „pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą prowadzoną i przechowywaną w postaci papierowej przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą i dostępem osób nieupoważnionych, w szczególności przez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, odpowiedniej wilgotności, temperatury i zabezpieczenie tego pomieszczenia przed dostępem osób nieupoważnionych”. To nowość. W świetle uprzednio obowiązujących przepisów wystarczyło bowiem w praktyce przechowywać dokumentację w zamykanej szafie. Teraz zaś – jak wynika z rozporządzenia – muszą być w niej odpowiednie temperatura i wilgotność.

Pojawia się zatem pytanie: co to znaczy „odpowiednie”? Spytaliśmy o to zarówno Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jak i Główny Inspektorat Pracy. W zasadniczo zbieżnych ze sobą interpretacjach czytamy m.in., że pracodawca – nawet ten najmniejszy – musi stosować reguły przyjęte dla profesjonalnych archiwów. Są to zaś następujące wartości: dla wilgotności powietrza od 45 do 60 proc. przy wahaniu dobowym rzędu 5 proc., a dla temperatury – od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu dwóch stopni. Pracodawca powinien więc nie tylko osiągnąć wymagane wartości, lecz także stale weryfikować temperaturę i wilgotność, by je utrzymywać.

Zaskoczenie i niedowierzanie

Postanowiliśmy zapytać posłów o to, w jakiej temperaturze i wilgotności przechowują dokumentację pracowniczą. Efekty?

– Pan mnie podpuszcza? – spytał dr Bartłomiej Wróblewski, prawnik, poseł Prawa i Sprawiedliwości.

– Dziś jest prima aprilis? – odrzekł wyraźnie zaskoczony Patryk Jaki, wiceminister sprawiedliwości i poseł PiS.

– A, znowu coś rząd namieszał? Byłoby to nawet śmieszne, gdyby nie było straszne – stwierdza z kolei dr Borys Budka, były minister sprawiedliwości i poseł Platformy Obywatelskiej.

– Kaczyński powinien wziąć za łeb tego, kto to wymyślił... Rafalska? Proszę, niech pan nie podaje mojego nazwiska – mówi z kolei inny z parlamentarzystów PiS.

Wszyscy nasi rozmówcy przyznają, że stawiane przed przedsiębiorcami wymogi są zbyt restrykcyjne. Bartłomiej Wróblewski uważa, że nowy przepis należy traktować jako generalną instrukcję i wzorzec, do którego powinni wszyscy dążyć. Zarazem nie chodzi o to, by w każdej firmie był higrometr. – Zakładam, że inspekcja pracy nie planuje sprawdzać temperatury w szafach u pracodawców. Przepis należy interpretować zgodnie z zasadami życiowego doświadczenia, czyli uznać, że wyznaczone wartości to cel, o którym powinniśmy pamiętać – twierdzi poseł Wróblewski.

Minister Patryk Jaki z kolei zauważa, że kłopot – bo z takim bez wątpienia mamy jego zdaniem do czynienia – wynika z zagmatwanego procesu tworzenia takich norm. – Najpierw mamy ustawę, w której zajmujemy się ogólnikami. Posłowie więc nie mogli wyłapać problemu. Potem mamy rozporządzenie ministra, które nadal jest dość ogólne i nie zwiastuje kłopotu. Dopiero na etapie interpretacji dochodzi do przesady. Taka z tego korzyść, że interpretację przepisu rozporządzenia łatwo zmienić. Można też zmienić rozporządzenie – wskazuje Jaki. I dodaje, że jego zdaniem rząd musi dokładać starań, by ułatwiać życie małym i średnim przedsiębiorcom. – W tym kontekście zmianę obowiązującą od stycznia uważam za niepotrzebną – przyznaje.

Borys Budka twierdzi podobnie. Również i on przyznaje, że nie ma pojęcia, w jakiej temperaturze i wilgotności przechowywana jest papierowa dokumentacja w jego biurze. – Przede wszystkim dysonans powoduje różne traktowanie dokumentów papierowych i elektronicznych. Warto zadbać o odpowiednie przechowywanie tych drugich, np. o warunki przetrzymywania dysków twardych, warunki przechowywania dokumentacji w chmurze itd. Warunki dla przechowywania tych pierwszych należy zmniejszać, obniżając tym samym obciążenia dla pracodawców – sugeruje Borys Budka. Acz zastrzega, że oczywiście restrykcyjne zasady należy utrzymać dla profesjonalnych archiwów.

Temperatura, wilgotność i inne specjalistyczne wymogi

Papier jak butelka wina

Przedstawiciele biznesu, których prosimy o komentarz, zaczynają rozmowy od kilkunastosekundowego śmiechu.

– Proszę napisać, że składam publicznie autodonos na siebie. Wiem, w jakiej temperaturze trzymam w biurze butelki wina. Ale nie mam pojęcia, w jakiej temperaturze przechowuję papiery – kpi Cezary Kaźmierczak, prezes Związku Przedsiębiorców i Pracodawców.

– Chyba musimy w kancelarii wprowadzić stopkę dołączaną do każdej kartki papieru. Będziemy zaznaczali na dole, by „przechowywać w temperaturze 18 stopni Celsjusza” – żartuje adwokat Radosław Płonka, wspólnik w kancelarii Płonka Ozga i ekspert prawny BCC. Zdaniem mecenasa Płonki cała sytuacja mogłaby być zabawna. Jednak nie jest, gdyż obniża zaufanie przedsiębiorców do państwa i systemu prawa. – Gdy posłowie mówią, że można traktować jeden z przepisów z przymrużeniem oka, skąd przeciętny obywatel ma wiedzieć, na które można oko przymknąć, a które trzeba traktować ze śmiertelną powagą? – zastanawia się prawnik. I dodaje, że w ten sposób administracja państwowa pokazuje, że jest oderwana od rzeczywistości. I że robi wszystko, by życie biznesowi utrudniać, a nie ułatwiać.

Żądanie nawet od mikroprzedsiębiorców spełniania wymagań dla specjalistycznych archiwów można by uznać za zabawne. Jednak nie jest, gdyż obniża zaufanie przedsiębiorców do państwa i systemu prawa. W ten sposób administracja państwowa pokazuje, że jest oderwana od rzeczywistości. I że robi wszystko, by życie biznesowi utrudniać, a nie ułatwiać

Radosław Płonka

adwokat, wspólnik w kancelarii Płonka Ozga

Cezary Kaźmierczak ma obawy, że kuriozalny przepis może służyć eliminowaniu tych przedsiębiorców, którzy z jakichś przyczyn podpadną urzędnikom. – Łatwo sobie wyobrazić kontrolę inspektora PIP, który za wszelką cenę chce coś znaleźć, ale nie jest w stanie, bo pracodawca przykłada uwagę do przestrzegania prawa. Teraz uda się złapać nawet tego sumiennego, bo przecież nikt normalny, prowadząc biznes, nie będzie sprawdzał wilgotności powietrza w szafie – zauważa prezes ZPP.

Jeden z szeregowych inspektorów pracy przyznaje, że choć nowy przepis, obudowany interpretacją, budzi rozbawienie wśród samych inspektorów, to jednak może być często stosowany. Na inspektorach bywa bowiem wywierana presja statystyczna. Lepiej odbierani są ci, którzy znajdują uchybienia u pracodawców, od tych, którzy nic nie znajdują. – Do tej pory chodziło się z metrówką po pokojach. Teraz popularne będą termometry i higrometry wkładane do szafy – wskazuje.

Gdyby podejść do zmiany na serio, doprowadziłoby to do większych kosztów po stronie biznesu, w szczególności tego najmniejszego. Większość małych firm, które dziś nie korzystają z szeroko zakrojonych usług biur rachunkowych, musiałaby to rozważyć. Wyszłoby bowiem taniej powierzyć komuś zajęcie się sprawą niż wyposażyć biuro w specjalne szafy i sprzęt umożliwiający odczyty

Cezary Kaźmierczak

prezes Związku Przedsiębiorców i Pracodawców

Cezary Kaźmierczak przypuszcza, że gdyby podejść do zmiany na serio, doprowadziłoby to do większych kosztów po stronie biznesu, w szczególności tego najmniejszego. Większość małych firm, które dziś nie korzystają z szeroko zakrojonych usług biur rachunkowych, musiałaby to rozważyć. Wyszłoby bowiem taniej powierzyć komuś zajęcie się sprawą niż wyposażyć biuro w specjalne szafy i sprzęt umożliwiający odczyty. Tyle że – zdaniem prezesa ZPP – to i tak zbędny koszt, jeśli ktoś czuje się na siłach samodzielnie prowadzić dokumentację pracowniczą.

opinie ekspertów

Czy to koniec trzymania dokumentacji w pomieszczeniach pracy?

Łukasz Prasołek ekspert w zakresie czasu pracy, były pracownik PIP i SN

Rozporządzenie w sprawie dokumentacji pracowniczej było tworzone przez ponad rok. Jego pierwszy projekt powstał już w 2017 r., a więc wydaje się, że było dużo czasu na precyzyjne napisanie poszczególnych przepisów – co niestety nie nastąpiło. Należy jednoznacznie stwierdzić, że wprowadzenie nowych wymagań dotyczących przechowywania dokumentacji pracowniczej jest jedną z ważniejszych zmian w nowych przepisach, gdyż od 1 stycznia 2019 r. w pomieszczeniu, w którym jest przechowywana dokumentacja pracownicza, konieczne jest zapewnienie odpowiedniej temperatury i wilgotności. Co ważne, przepis przejściowy daje 12 miesięcy na dostosowanie się do tych warunków, ale dotyczy to tylko dokumentacji byłych pracowników. Zatem już od 1,5 miesiąca pracodawcy powinni spełniać te wymagania w stosunku do nowo zatrudnionych pracowników. Kluczowym pytaniem – zadawanym mi ciągle na prowadzonych przeze mnie szkoleniach – jest: co oznacza „odpowiednia wilgotność i temperatura”? Niestety stanowisko MRPiPS uzgodnione z GIP wprowadza w tym obszarze bardzo rygorystyczne wymagania, które będą trudne do spełnienia przez pracodawców. Sprostanie im oznaczałoby w wielu firmach rewolucję w działach kadr i płac oraz wydzielanie osobnych pomieszczeń do przechowywania dokumentacji. Na razie dokumentacja taka najczęściej jest przechowywana w pokojach kadr w zabezpieczonych szafach. Niestety takiego stanu rzeczy nie da się utrzymać przy przyjęciu rygorystycznych wymagań co do temperatury, gdyż na przeszkodzie staną przepisy bhp dotyczące temperatury w pomieszczeniach pracy. Nie wydaje się zatem uzasadnione, aby słowo „odpowiednia” mogło spowodować aż takie skutki. Ryzyko będzie istniało do czasu pojawienia się pierwszych rozstrzygnięć sądowych w tym zakresie, a wszystko będzie zależało jeszcze od tego, jak bardzo rygorystyczne będzie podejście inspektorów pracy. Niestety w doktrynie prawa wykroczeń wskazuje się czasem się na posiłkowe stosowanie rozporządzenia ministra kultury w zakresie warunków przechowywania dokumentacji (zob. np. S. Kowalski „Wykroczenia przeciwko prawom pracownika. Postępowanie mandatowe. Komentarz do art. 281–283 KP i art. 17, 95–102a KPW” wyd. C.H.BECK 2018.), na które powołują się teraz resort rodziny i GIP, a więc jeszcze przed wydaniem omawianych tu stanowisk spotykano już podobne poglądy.©℗

Ostrzejsze wymogi powinny wynikać nie z interpretacji, lecz wprost z przepisów

dr Iwona Ignatowska-Jaroszewska radca prawny, partner w kancelarii Raczkowski Paruch

W rozporządzeniu dotyczącym dokumentacji pracowniczej nie ma odesłania do przepisów regulujących warunki przechowywania takiej dokumentacji przez podmioty zajmujące się tym profesjonalnie. Wymaga się od nich szczególnej staranności. Ich przedmiotem działania jest bowiem przechowywanie dokumentacji pracowniczej dla innych podmiotów.

Uważam, że takie rygorystyczne podejście dotyczące warunków przechowywania dokumentacji zaprezentowane przez MRPiPS oraz GIP wobec wszystkich pracodawców, którzy nie prowadzą profesjonalnie działalności polegającej na przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, lecz przechowują ją, wykonując ustawowy obowiązek związany z zatrudnieniem pracowników, jest zbyt daleko idące. Obowiązek stosowania ostrzejszych wymogów i nakładania na podmioty większych obowiązków nie powinien wynikać z interpretacji, lecz wprost z przepisów prawa. Nie wydaje się więc, by jakikolwiek sąd nałożył karę grzywny, w sytuacji gdy do takiego ukarania brak jest wyraźnej podstawy prawnej.

Wystarczy, według mnie, by zgodnie z rozporządzeniem o dokumentacji pracowniczej pracodawca przechowywał dokumentację w warunkach zabezpieczających ją przed zniszczeniem, uszkodzeniem lub utratą. Przechowywanie jej w zwykłej, biurowej temperaturze, która z reguły przekracza 20 stopni Celsjusza, powinno być zatem uznane za dopuszczalne prawnie, a pracodawcy, którzy w takich warunkach dokumentację przechowują, nie powinni podlegać karze. Brak jest bowiem podstawy prawnej do odmiennej, bardziej rygorystycznej dla pracodawców interpretacji.©℗

PIP użyje higrometru i termometru, gdy warunki przechowywania będą skrajnie złe

Przemysław Ciszek radca prawny, C&C Chakowski & Ciszek

Obowiązek zapewnienia odpowiednich warunków zabezpieczających dokumentację pracowniczą przechowywaną w postaci papierowej nie powinien budzić wątpliwości. Parametryzacja warunków ich przechowywania (np. narzucenie zakresu temperatur) to w mojej ocenie po prostu próba skonkretyzowania słowa „odpowiednie warunki”. Nie sądzę, aby obecnie przedstawiciele Państwowej Inspekcji Pracy rozpoczynali kontrole od zastosowania higrometru lub termometru. Raczej przedmiotowe przepisy będą stosowane w przypadkach, gdy warunki przechowywania dokumentacji będą skrajnie złe. Trzeba też zauważyć, że kodeks pracy pozwala nałożyć na pracodawcę grzywnę w przypadku, gdy ten „pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem”. Przepis ten nie przewiduje wprost, że sankcja grozi za niestosowanie się do wymogów dotyczących temperatury lub wilgotności. Takie połączenie tych przepisów może mieć miejsce, w mojej ocenie, jedynie w nielicznych przypadkach. ©℗

Kary na serio(?)

Jeśli przepis nie będzie fikcją i inspektorzy naprawdę będą go stosować, to kluczowe będzie pytanie, jakie konsekwencje będą groziły pracodawcom. W teorii – dotkliwe. Artykuł 281 pkt 7 kodeksu pracy stanowi bowiem, że kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega karze grzywny od tysiąca do 30 tys. zł. Resort rodziny podkreśla, że mowa o karze do 30 tys. zł, a nie dokładnie w takiej wysokości – zatem pracodawcy mogą liczyć na to, że sankcje będą niższe.

!Obowiązek stosowania ostrzejszych wymogów i nakładania na podmioty większych obowiązków nie powinien wynikać z interpretacji, lecz wprost z przepisów prawa. Nie wydaje się więc, by jakikolwiek sąd nałożył karę grzywny, w sytuacji gdy do takiego ukarania brak jest wyraźnej podstawy prawnej.

Eksperci przypuszczają jednak, że w większości przypadków – gdy grzywna będzie nakładana za niespełnienie norm, a nie za realne utracenie dokumentacji wskutek przechowywania jej w złych warunkach – skończy się na strachu i czasie poświęconym na odwołaniu się do sądu.

– Obowiązek stosowania ostrzejszych wymogów i nakładania na podmioty większych obowiązków nie powinien wynikać z interpretacji, lecz wprost z przepisów prawa. Nie wydaje się więc, by jakikolwiek sąd nałożył karę grzywny, w sytuacji gdy do takiego ukarania brak jest wyraźnej podstawy prawnej – uważa dr Iwona Ignatowska-Jaroszewska, radca prawny i partner w kancelarii Raczkowski Paruch.

Podobnie twierdzi adwokat Radosław Płonka. Wskazuje on, że nawet gdyby uznać interpretację za wystarczającą do nakładania kar, to każdy sędzia powinien zwrócić uwagę na proporcjonalność sankcji do przewinienia. Zdaniem Płonki w przytłaczającej większości przypadków szkodliwość czynu będzie żadna. – Natomiast pracodawcy powinni bez wątpienia dbać o to, by nie utracić dokumentacji. Jakkolwiek prawodawca przesadził ze swymi wymaganiami, to rzecz jasna niedozwolone jest trzymanie papierów w warunkach, które same z siebie prowadzą do zniszczenia dokumentów. Wystarczy zachować zdrowy umiar – radzi adwokat. I dodaje, że dobrym testem jest to, czy w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja, są w stanie bez trudu, także w mroźną zimę oraz gorące lato, wytrzymać pracownicy. Jeśli tak, to należy uznać, że nic nie stanie się także dokumentacji. ©℗

Stanowisko Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z 1 lutego 2019 r.

Według par. 8 rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) pracodawca ma obowiązek zapewnić odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą przechowywaną w postaci papierowej, m.in. przed zniszczeniem i uszkodzeniem, w szczególności poprzez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym dokumentacja ta jest przechowywana, odpowiedniej wilgotności i temperatury.

Parametry w zakresie wilgotności i temperatury w pomieszczeniach przeznaczonych do przechowywania dokumentacji pracowniczej dla podmiotów prowadzących działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 32, poz. 284), wydane na podstawie art. 51n pkt 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2018 r. poz. 217).

Zgodnie z par. 6 ust. 1 tego rozporządzenia w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać określone warunki wilgotności i temperatury. Zgodnie z załącznikiem do rozporządzenia wynoszą one: dla wilgotności względnej powietrza ‒ od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/‒ 5%, dla temperatury ‒ od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni.

Zdaniem resortu pracodawcy powinni brać pod uwagę powyższe parametry w przypadku samodzielnego przechowywania dokumentacji pracowniczej; ciąży na nich bowiem odpowiedzialność za popełnienie wykroczenia przeciwko prawom pracownika określonego w art. 281 pkt 7 kodeksu pracy. Na podstawie tego przepisu, kto będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu, pozostawia dokumentację pracowniczą w warunkach grożących uszkodzeniem lub zniszczeniem, podlega karze grzywny od 1000 do 30 000 zł. Wymaga jednak podkreślenia, że ocena zasadności ukarania pracodawcy w okolicznościach konkretnego przypadku i ustalenie wysokości kary należy każdorazowo do Państwowej Inspekcji Pracy albo sądu pracy. [wyróżnienie red.]

Przedstawioną wyżej opinię w kwestii zapewnienia odpowiedniej temperatury i wilgotności w pomieszczeniu, w którym przechowywana jest dokumentacja pracownicza, podziela Główny Inspektorat Pracy.

Stanowisko Głównego Inspektoratu Pracy z 4 lutego 2019 r.

Na pracodawcy ciąży obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem. Pozostawienie tej dokumentacji w warunkach grożących jej uszkodzeniem lub zniszczeniem stanowi wykroczenie przeciwko prawom pracownika zagrożone karą grzywny (art. 281 pkt 7 Kodeksu pracy).

Zgodnie z par. 8 rozporządzenia Ministra Rodziny. Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. poz. 2369) pracodawca zapewnia odpowiednie warunki zabezpieczające dokumentację pracowniczą przechowywaną w postaci papierowej, m.in. przed zniszczeniem i uszkodzeniem, w szczególności poprzez zapewnienie w pomieszczeniu, w którym dokumentacja ta jest przechowywana, odpowiedniej wilgotności i temperatury.

Parametry w zakresie wilgotności i temperatury w pomieszczeniach przeznaczonych do przechowywania dokumentacji pracowniczej dla podmiotów prowadzących działalność w dziedzinie przechowywania takiej dokumentacji określa rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz.U. Nr 32, poz. 284) wydane na podstawie art. 51 n ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2018 r. poz. 217).

Zgodnie z par. 6 ust. 1 tego rozporządzenia w pomieszczeniach, w których jest przechowywana dokumentacja wytworzona na nośniku papierowym, należy utrzymywać warunki wilgotności i temperatury określone w załączniku do rozporządzenia. Wynoszą one: dla wilgotności względnej – od 45 do 60% przy wahaniu w ciągu 24 godzin +/‒ 5%, dla temperatury ‒ od 14 do 20 stopni Celsjusza przy maksymalnym dobowym wahaniu 2 stopni.

Powyższe parametry powinny być brane pod uwagę przez pracodawców przy przechowywaniu dokumentacji pracowniczej, a ich weryfikacja będzie następowała w ramach postępowania kontrolnego prowadzonego przez inspektora pracy. [wyróżnienie red.]