Jak zachęcić pracownika do większej aktywności zawodowej

CZYTELNIK: Mam wrażenie, że moi pracownicy coraz mniej uwagi poświęcają problemom firmy. Co należy zrobić, aby zmotywować ich do większego skupienia i wysiłku? Czy pozostaje tylko wymiana personelu i przeprowadzenie kosztownej, zajmującej rekrutacji?

@RY1@i02/2013/131/i02.2013.131.13000020a.802.jpg@RY2@

Marta Kuczyńska specjalistka ds. doradztwa personalnego

Na jakość pracy ma wpływ wiele czynników. Pomijając te, na które właściciel firmy ma wpływ ograniczony (na przykład zmieniająca się sytuacja rodzinna) trzeba zająć się tymi, które można kształtować. Warto zastosować na przykład znane w zarządzaniu zasobami ludzkimi zasady tzw. performance improvement (z ang. poprawa wydajności). Zacząć trzeba od oceny kompetencji pracownika. Z zasady powinna ona być dokonana już podczas rozmowy kwalifikacyjnej. Oczywiste jest, że niemal każda starająca się o pracę osoba będzie podkreślać swoje osiągnięcia, a bagatelizować porażki. Od umiejętności prowadzącego rozmowę kwalifikacyjną zależeć więc będzie, czy uda się odróżnić ten w istocie marketingowy komunikat od rzeczywistości.

Nie warto polegać na tzw. pierwszym wrażeniu. Podpisanie umowy o pracę jest zbyt poważnym, zarówno dla zatrudnionego, jak i pracodawcy, zobowiązaniem. Właściciele firm często podejmują decyzję o przyjęciu kierując się mało profesjonalnymi względami, na przykład powierzchownością. Sposób bycia, stopień wykazywanego entuzjazmu i sposób ubierania mają znaczenie. Są to jednak komunikaty proste, które łatwo mogą wprowadzić odbiorcę w błąd. Warto zachować podejrzliwość w stosunku do osób, które wyglądają i zachowują się idealnie, dokładnie tak jak sobie wyobraziliśmy. Jest niemal regułą, że pod zbyt atrakcyjnym opakowaniem istotnej wartości nie ma wiele.

Ale także wobec już zatrudnionych osób można stosować zasady skutecznej motywacji. Zakres zawodowej odpowiedzialności wiąże się, co oczywiste, z wynagrodzeniem. Odpowiednia wysokość pensji, wsparta systemem nagród, jest kluczowym czynnikiem motywującym. Jednak źle wyznaczona może prowadzić do spadku aktywności, co prędzej czy później przełoży się na wynik finansowy firmy. Zabójcza dla każdej organizacji jest zarówno frustracja pracownika wynikająca ze zbyt niskiego wynagrodzenia, jak i euforia związana z wysoką, comiesięczną pensją. Podczas projektowania poziomu wynagrodzenia trzeba brać pod uwagę zakres kompetencji ponoszonej odpowiedzialności, jak i doświadczenie zawodowe.

Punktem wyjścia powinien być jednak jasno zdefiniowany, zarówno dla poszczególnych działów, całej firmy, jak i konkretnych osób, grafik celów. Nie mogą być one przy tym łatwe do osiągnięcia, zostaną bowiem zaliczone szybko, często niedbale i stracą swoją motywacyjną moc.

Prezentacja celów powinna być przeprowadzona fachowo. Każdy z zatrudnionych musi dowiedzieć się, jak rezultat jego działalności wpłynie na wynik działu czy też całej firmy. Dobrze, gdy cele są inspirujące, działają na wyobraźnie, stają się powodem do dumy. Mobilizują bowiem do prezentowania własnych pomysłów, określania innych sposobów dojścia. Choć właściciel firmy powinien bronić swojego autorytetu, nie jest wskazana obawa przed podniesieniem poziomu komunikacji. Burza mózgów, wzajemna, czasem surowa ocena, jest dla firmy bezcenna, zwiększa bowiem kapitał intelektualny, który ma nie mniejsze znaczenie niż wysokość firmowego konta w banku. Ale wzrasta on tylko wtedy, gdy pracownicy mają swobodę wyrażania myśli, bo tylko wówczas są naprawdę kreatywni.

Następnym krokiem jest wyznaczenie zadań, czasu na ich realizację, jasnych, nieulegających modyfikacji kryteriów oceny i osób odpowiedzialnych. Pozwoli zarówno zatrudnionemu, jak i właścicielowi określić moment, w którym będzie można podnieść wynagrodzenie. Tym samym cel, do którego zmierza firma, staje się osobistym celem zatrudnionego.

Ale na wydajność mają wpływ także inne czynniki, niezwiązane z istotą wykonywanej przez firmę działalności. Ważna jest klarowna hierarchia personelu nieopierająca się na osobistych sympatiach oraz organizacja pracy. Na morale pracowników niedobrze wpływa nepotyzm (faworyzowanie rodziny, znajomych), nie mówiąc już o zachowaniach patologicznych, częstych choć zakazanych przez prawo, ale trudnych do udowodnienia, takich jak na przykład mobbing.

Choć atmosfera rywalizacji jest z reguły korzystna, należy uważać, aby nie stała się dominującą, wykraczającą poza kompetencje zawodowe formą aktywnością. Może bowiem dojść do sytuacji, w której pracownicy kosztem wypełniania obowiązków większość energii poświęcać będą na utrzymanie i podnoszenie swojej pozycji w zespole.