Generator wniosków ułatwia rozliczenie zaliczki

W Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki o nową transzę dofinansowania można wystąpić dopiero po wykorzystaniu i rozliczeniu co najmniej 70 proc. otrzymanej zaliczki. Jednocześnie przepisy o finansach publicznych przewidują konieczność wydatkowania w danym okresie rozliczeniowym określonej części otrzymanych środków. Umowa o dofinansowanie projektu PO KL przewiduje, iż część ta stanowi 70 proc. otrzymanej i nierozliczonej dotychczas zaliczki. Nieprzestrzeganie tej zasady grozi karami finansowymi. Osoby zarządzające projektami powinny więc bardzo dokładnie szacować koszty i wydatki na każdy okres sprawozdawczy.

Dokumentem obowiązującym przy rozliczaniu transz dotacji z PO KL są wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki dostępne na stronie internetowej www.efs.gov.pl w zakładce Dokumenty i wytyczne.

Rozliczenia poszczególnych transz zaliczki są wykazywane we wniosku o płatność, który beneficjent sporządza przy użyciu specjalnego narzędzia, jakim jest Generator Wniosków Płatniczych (GWP).

Umożliwia on tworzenie, edycję i drukowanie wniosków o płatność. Warto pamiętać, że Ministerstwo Rozwoju Regionalnego jako Instytucja Zarządzająca Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki dokonuje dość częstych aktualizacji generatorów. Wniosek uzupełniony w niewłaściwej edycji generatora nie zostanie pozytywnie rozpatrzony, dlatego tak ważne jest bieżące monitorowanie pojawiających się wersji tego narzędzia. Od 23 sierpnia 2011 roku obowiązującą wersją jest 4.2.9 GWP. Generator Wniosków Płatniczych jest dostępny na stronach internetowych wszystkich instytucji pośredniczących zaangażowanych w realizację PO KL. Rozliczając zaliczkę należy bardzo dokładnie wypełnić GWP. Pomocna jest przy tym instrukcja użytkownika, która krok po kroku wyjaśnia, jak go wypełnić.

Poprawne rozliczenie wniosku o płatność, a co za tym idzie sprawne otrzymanie środków na dalszą realizacje projektu, jest uzależnione od znajomości podstawowych zasad kwalifikowania wydatków w PO KL. Wydatki mogą być uznane za kwalifikowalne, jeśli w szczególności:

● są niezbędne dla realizacji projektu, a więc mają bezpośredni związek z jego celami;

● są racjonalne i efektywne, tj. nie są zawyżone w stosunku do cen i stawek rynkowych oraz spełniają wymogi efektywnego zarządzania finansami;

● zostały faktycznie poniesione;

● dotyczą dostarczonych towarów lub wykonanych usług oraz zaliczek dla wykonawców;

● dotyczą towarów lub usług wybranych w sposób przejrzysty i konkurencyjny;

● odnoszą się do okresu kwalifikowalności wydatków i są poniesione w tym okresie;

● są udokumentowane;

● są zgodne z zatwierdzonym budżetem projektu, z uwzględnieniem zasad jego konstruowania;

● są zgodne ze szczegółowymi zasadami określonymi w wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w PO;

● nie zostały wymienione w katalogu wydatków niekwalifikowalnych w ramach PO KL;

● są zgodne z Programem Operacyjnym Kapitał Ludzki i szczegółowym opisem priorytetów Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;

● są zgodne z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, w szczególności z ustawą z 29 stycznia 2004 r. - Prawo zamówień publicznych.

W ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki niedozwolone jest podwójne finansowanie wydatku, tzn. zrefundowanie całkowite lub częściowe danego wydatku dwa razy ze środków publicznych - wspólnotowych lub krajowych, w szczególności:

● zrefundowanie tego samego wydatku w ramach dwóch różnych projektów dofinansowanych w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki lub innych programów operacyjnych finansowanych z funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności;

● zrefundowanie podatku od towarów i usług (VAT) w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, a następnie odzyskanie tego podatku ze środków budżetu państwa;

● zakupienie środka trwałego z udziałem środków krajowych otrzymanych na realizację projektów finansowanych z udziałem środków wspólnotowych, a następnie zrefundowanie jego amortyzacji w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki;

● otrzymanie refundacji ze środków funduszy strukturalnych lub Funduszu Spójności na wydatek, który wcześniej został sfinansowany z preferencyjnej pożyczki ze środków publicznych oraz niedokonanie niezwłocznego zwrotu refundowanej części tej pożyczki;

● rozliczenie tego samego wydatku w kosztach bezpośrednich oraz kosztach pośrednich projektu.

Beneficjent składa wniosek o płatność w wersji elektronicznej oraz 1 egzemplarz w wersji papierowej, która jest wydrukiem z GWP w instytucji, która przyznała mu dofinansowanie. Powinien to uczynić zgodnie z przyjętym w umowie o dofinansowanie projektu harmonogramem płatności, jednakże nie rzadziej niż raz na 3 miesiące, w terminie do 10 dni roboczych od zakończenia okresu rozliczeniowego. Kompletny wniosek o płatność oprócz formularza wniosku o płatność powinien zawierać: zestawienie dokumentów potwierdzających poniesione wydatki objęte wnioskiem, szczegółową charakterystykę udzielonego wsparcia oraz informacje o wszystkich uczestnikach projektu (PEFS).

Wniosek beneficjenta o płatność jest weryfikowany przez instytucję, która przyznała mu dofinansowanie. Instytucja ma na jego weryfikację do 20 dni roboczych od dnia jego wpłynięcia, przy czym okres ten dotyczy każdej przedłożonej wersji wniosku. Wniosek w przypadku stwierdzenia błędów lub braków może zostać odesłany beneficjentowi do poprawienia. Instytucja może poprosić o przesłanie brakujących informacji lub udzielenie niezbędnych wyjaśnień, wskazując termin przekazania odpowiedzi przez beneficjenta. W przypadku konieczności odesłania do poprawy kolejnej wersji wniosku o płatność możliwe jest przekazanie uwag beneficjentowi i dalsze uzgadnianie prawidłowej wersji wniosku w formie elektronicznej.

W przypadku niezłożenia wniosku o płatność na kwotę lub w terminie innym niż określony w zaakceptowanym harmonogramie płatności od środków pozostałych do rozliczenia naliczane są odsetki jak dla zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku o płatność.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

Wypełniony wniosek o płatność warto jeszcze sprawdzić

@RY1@i02/2011/169/i02.2011.169.130.002a.001.jpg@RY2@

Fot. Materiały prasowe

Anna Zakrzewska | kierownik projektów PO KL, FIRMA 2000 Sp. z o.o.

Rozliczając wniosek, trzeba brać pod uwagę wytyczne instytucji pośredniczącej II stopnia, czyli podmiotu, który koordynuje nasz projekt. Okazuje się bowiem, że pomimo obowiązywania nadrzędnych wytycznych, poszczególne instytucje często wprowadzają dodatkowe interpretacje. Na przykład Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości daje możliwość planowania harmonogramu na przełomie roku (czyli np. wniosek o płatność może być złożony za okres: 1 grudnia 2011 - 29 lutego 2012 r.), na co nie zgadza się Mazowiecka Jednostka Wdrażania Programów Unijnych. Obliguje ona beneficjenta do złożenia wniosku o płatność za okres: 1 grudnia 2011 - 31 grudnia 2011 r. i dalszego planowania wniosków, zgodnie np. z kwartałami kolejnego roku.

Jeśli należałoby coś doradzić beneficjentom rozliczającym zaliczki, to na pewno ogromną dokładność. Uzupełniony wniosek trzeba sprawdzić i przeliczyć. Chociaż obecne wersje generatorów są bardzo interaktywne i wiele rzeczy potrafią wyliczyć same, wciąż sporo elementów wniosku musi zostać wpisanych odręcznie, ponieważ wartości często nie sumują się, ani nie wyliczają automatycznie. Przede wszystkim ma to miejsce w przypadku wykazania wynagrodzenia personelu, wysokości kosztów pośrednich oraz sumowania środków dotychczas rozliczonych i wykazanych w poprzednich wnioskach o płatność. Dużym udogodnieniem dla beneficjentów jest możliwość importu z pliku Excel do GWP załącznika nr 1, czyli zestawienia dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków objętych danym wnioskiem. W praktyce oznacza to, że najlepszym rozwiązaniem jest bieżąca aktualizacja monitora poniesionych wydatków z wykazem dokumentów księgowych, dat oraz nazw towarów i usług, których dana faktura czy rachunek dotyczą, a następnie zaimportowanie go do GWP. Należy jednak pamiętać o formacie tego dokumentu, bowiem żebyśmy mogli wykorzystać go w pracy z generatorem, musi mieć on dokładnie określony format, odpowiadający danym pojawiającym się w GWP.

Najczęstsze przy rozliczaniu kolejnych transz są pomyłki popełniane w załączniku nr 1, gdzie niewłaściwie wpisywane są kwoty netto i brutto, błędy w datach zapłaty (np. data zapłaty jest wcześniejsza niż data wystawienia dokumentu) oraz niewłaściwe opisy usług lub towarów, których dotyczy wydatek. Duże wątpliwości budzą także korekty finansowe. Ten element również warto ustalić wcześniej z naszym koordynatorem ze strony danej instytucji.