Lokalny sklep na dobry początek

Lokalne sklepy osiedlowe, są często alternatywą dla dużych marketów. Mimo że są nieco droższe, można w nich znaleźć zarówno produkty codziennego użytku, jak i te ekologiczne oraz z wyższej półki. Często na taką formę działalności decydują się cudzoziemcy, którzy w ten sposób sprzedają i promują swoje rodzime produkty i przysmaki. Praktyka pokazuje, że niejednokrotnie sukces pierwszego sklepu czy punktu szybko przeobraża się w ekskluzywny biznes sieciowy.

Jaka spółka, jaki podatek?

Przed rejestracją działalności należy dokonać wyboru jej formy prawnej oraz formy opodatkowania. Działalność może być prowadzona jednoosobowo, w formie spółki osobowej, najczęściej spółki jawnej lub kapitałowej, przy czym najbardziej popularna jest spółka z o.o. Opodatkowanie może się odbywać na zasadach ogólnych (skala podatkowa, stawka liniowa) lub na zasadzie ryczałtu (ryczałt ewidencjonowany, karta podatkowa).

Na podstawie ustawy o swobodzie działalności gospodarczej rejestracja firmy odbywa się w jednym okienku. Osoba fizyczna zamierzająca założyć własną działalność gospodarczą zobowiązana jest do wypełnienia zintegrowanego wniosku o wpis do Ewidencji Działalności Gospodarczej EDG-1 i złożenia go we właściwym dla swojego zamieszkania urzędzie gminy lub miasta. Osoba prawna natomiast, składa zintegrowany wniosek do Krajowego Rejestru Sądowego. Oba wnioski zawierają zgłoszenie REGON, zgłoszenie identyfikacyjne NIP, oraz zgłoszenie płatnika składek ZUS. Jeżeli miejsce stałego pobytu lub siedziby znajduje się poza terytorium RP, właściwość miejscową gminy dla celów ewidencyjnych określa się według głównego miejsca wykonywania tej działalności na terytorium Polski.

Od stycznia 2012 r. możliwe jest również założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością drogą elektroniczną. W tym celu należy założyć konto na portalu Ministerstwa Sprawiedliwości (https://ems.ms.gov.pl) i przygotować następujące dane:

● do umowy spółki, która zostanie wygenerowana według wzoru zawartego w rozporządzeniu;

● dane właściwego sądu rejestrowego zgodnego z siedzibą spółki;

● informacje o wspólnikach;

● listę stawających;

● listę oddziałów;

● dane osobowych członków zarządu i/lub rady nadzorczej.

Umowa spółki podpisywana jest za pomocą tzw. podpisu elektronicznego, pozwalającego na identyfikację osoby składającej tego rodzaju podpis.

W przypadku elektronicznej rejestracji nie ma zastosowania zasada jednego okienka. W związku z tym zarząd spółki jest zobowiązany do dokonania odrębnego zgłoszenia do KRS, GUS i ZUS.

Oczywiście, w zależności od skali przedsięwzięcia, do rozważenia pozostają także inne formy prowadzenia działalności na terenie Polski. Poważnie należy rozważyć wybór spółki kapitałowej jako bazy do dalszego wzrostu sieciowego.

W zależności od strategii rozwoju kolejne sklepy otwierać można także w oparciu o franczyzę, gdzie odpowiedzialność za dany sklep przenosi się na franczyzobiorcę.

Rozpoczynając od własnego sklepu, pod uwagę należy wziąć wiele uwarunkowań administracyjno-prawnych, zmierzyć się z wieloma urzędami i przejść przez wiele procedur prowadzących do upragnionego sukcesu.

Sanitarny reżim

W zakresie zbadania warunków lokalowych u przedsiębiorcy planującego prowadzenie sprzedaży artykułów spożywczych najważniejszym organem jest Państwowa Inspekcja Sanitarna (PIS, zwyczajowo nazywana sanepidem). Powołana w celu ochrony zdrowia przed wpływem czynników szkodliwych i uciążliwych, a w szczególności w celu zapobiegania powstawaniu chorób zakaźnych i zawodowych zajmuje się nadzorem nad warunkami higieny środowiska, higieny pracy, warunkami zdrowotnymi żywności i żywienia itd. Sanepid sprawuje zapobiegawczy i bieżący nadzór sanitarny, a także prowadzi działalność oświatowo-zdrowotną. Szerokie kompetencje senapidu uregulowane zostały w ustawie o Państwowej Inspekcji Sanitarnej i dotyczą między innymi uzgadniania dokumentacji projektowej pod względem wymagań higienicznych i zdrowotnych, uczestniczenia w dopuszczeniu do użytku różnych obiektów, kontroli przestrzegania przepisów określających wymagania higieniczne, zdrowotne itp. Na podstawie przepisów lokal stanowiący miejsce prowadzenia działalności należy zgłosić do Powiatowej Stacji Sanitarno- Epidemiologicznej w celu wydania opinii.

Projekt powinien zawierać dokładny opis zakresu działania, uzależniony od możliwości lokalowych (inwentaryzacja wraz z opisem technologicznym, plany architektoniczne pomieszczenia, udostępnienie do wglądu danych dotyczących pomieszczenia: powierzchnia, wysokość, liczba okien, dostęp do wody itp.). Po zaopiniowaniu projektu można przystąpić do prac budowlanych lub adaptacyjnych.

Najpóźniej do 14 dni po zakończeniu prac zgodnie z projektem a przed planowanym uruchomieniem działalności, osoba upoważniona powinna złożyć do państwowego powiatowego inspektora sanitarnego wniosek o zatwierdzenie zakładu i wpis do rejestru. Wtedy przedstawiciele właściwej dla danego terenu stacji sanitarno-epidemiologicznej dokonują odbioru lokalu w celu wydania przez państwowego powiatowego inspektora sanitarnego decyzji zatwierdzającej obiekt.

Zezwolenia i koncesje

Przed rozpoczęciem sprzedaży niektórych artykułów wymagane jest uzyskanie pozwolenia. Szczególne rodzaje zezwoleń przewidziane są dla napojów alkoholowych:

● na sprzedaż detaliczną napojów alkoholowych - udzielane są przez wójta, burmistrza lub prezydenta miasta;

● na sprzedaż hurtową napojów alkoholowych do 18 proc. - udzielane są przez marszałka województwa;

● na sprzedaż hurtową napojów alkoholowych powyżej 18 proc. - udzielane są przez ministra gospodarki.

Jednostką odpowiedzialną za wydanie zezwolenia na sprzedaż detaliczną dla Warszawy jest burmistrz dzielnicy, który udziela zezwolenia w terminie do 1 miesiąca. Zezwolenie wydaje się, gdy usytuowanie punktu sprzedaży jest zgodne z zapisami uchwały Rady Miasta Stołecznego Warszawy i ustawy o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi oraz gdy punkt sprzedaży napojów alkoholowych o zawartości powyżej 4,5 proc. alkoholu (z wyjątkiem piwa) mieści się w limicie ustalonym przez Radę Miasta Stołecznego Warszawy. Zezwolenie wydaje się na czas oznaczony.

Jednym z warunków sprzedaży napojów alkoholowych jest posiadanie zaświadczenia potwierdzającego dokonanie opłaty za korzystanie z zezwolenia. Jest ona wnoszona w każdym roku kalendarzowym objętym zezwoleniem i ustalana jest na podstawie uchwały Rady Miasta. Należy pamiętać, że do wniosku dołączamy:

● zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej lub odpis z KRS;

● dokument potwierdzający tytuł prawny wnioskodawcy do lokalu;

● pisemną zgodę właściciela, użytkownika, zarządcy lub administratora budynku, jeżeli punkt sprzedaży będzie zlokalizowany w budynku mieszkalnym wielorodzinnym;

● decyzję właściwego państwowego inspektora sanitarnego.

PIP skontroluje

Każdy sklep, a tym bardziej sieć opiera się na pracownikach, których także należy zgłosić odpowiedniemu urzędowi. Rozpoczęcie działalności gospodarczej, jak i zatrudnianie pracowników podlega obowiązkowemu pisemnemu zgłoszeniu do właściwego inspektora pracy w ciągu 30 dni od rozpoczęcia działalności. Obowiązek ten dotyczy także przebudowy lub modernizacji zakładu lub jego części czy likwidacji przedsiębiorstwa. Wynika on z art. 209 kodeksu pracy i obejmuje informacje na temat miejsca i rodzaju pracy, zakresu prowadzonej działalności i przewidywanej liczbie pracowników. Poza wypełnionym formularzem (kartą zgłoszenia) należy także złożyć pisemną informację o przyjętych w przedsiębiorstwie środkach i procedurach, wynikających z przepisów bhp, dotyczących danej dziedziny działalności.

Pamiętać należy, że zgodnie z ustawą o Państwowej Inspekcji Pracy do jej obowiązków należy m.in. nadzór i kontrola przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, kontrola legalności zatrudnienia, innej pracy zarobkowej, wykonywania działalności, kontrola wyrobów wprowadzanych do obrotu pod względem spełniania przez nie wymagań dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy, ściganie wykroczeń przeciwko prawom pracownika. W razie stwierdzenia naruszenia przepisów prawa pracy lub przepisów dotyczących legalności zatrudnienia właściwe organy PIP są uprawnione m.in. do nakazania usunięcia stwierdzonych uchybień w ustalonym terminie, jak i nakazania wstrzymania prac lub działalności, gdy naruszenie powoduje bezpośrednie zagrożenie życia lub zdrowia pracowników lub innych osób, zakazania wykonywania pracy lub prowadzenia działalności w miejscach, w których stan warunków pracy stanowi bezpośrednie zagrożenie dla życia lub zdrowia ludzi. Inspektorzy pracy są uprawnieni do przeprowadzania, bez uprzedzenia i o każdej porze dnia i nocy, kontroli przestrzegania przepisów prawa pracy, w szczególności stanu bezpieczeństwa i higieny pracy oraz kontroli przestrzegania przepisów dotyczących legalności zatrudnienia.

Z pieczątką łatwiej

W polskich urzędach wciąż ważnym elementem działalności przedsiębiorcy jest pieczątka. Jej posiadanie w znacznym stopniu ułatwia załatwianie formalności. Pieczątka powinna zostać wyrobiona po wizycie w urzędzie gminy czy w KRS, ponieważ powinien na niej widnieć numer REGON oraz NIP i opcjonalnie KRS. Oprócz tego powinna zawierać pełną nazwę firmy i adres jej siedziby. Dodatkowo można umieścić inne dane, np.: dane kontaktowe oraz logo. Nie powinniśmy stosować czerwonego tuszu oraz okrągłych pieczątek, ponieważ są one zarezerwowane dla organów państwowych.

Po zakończeniu formalności administracyjno-prawnych należy zadbać o bezpieczeństwo swojego biznesu poprzez dobrze skonstruowane umowy z kontrahentami, dostawami czy franczyzobiorcami.

Warto też zarejestrować wypracowaną przez siebie markę i zastrzec prawa do stworzonego przez siebie znaku towarowego. W każdej działalności, szczególnie zaś tej prowadzonej na szerszą skalę, należy liczyć się z różnymi bieżącymi problemami, pytaniami czy kontrolami. Jest to jednak rzeczywistość każdego przedsiębiorcy, bez względu na branżę czy zakres działalności.

@RY1@i02/2012/114/i02.2012.114.13000060k.802.jpg@RY2@

Ewelina Stobiecka, partner zarządzający w Kancelarii Taylor Wessing e|n|w|c w Warszawie

Ewelina Stobiecka

partner zarządzający w Kancelarii Taylor Wessing e|n|w|c w Warszawie