Obowiązki na długie lata

Przechowywanie dokumentacji firmy to jeden z wielu obowiązków, z jakimi musi zmierzyć się przedsiębiorca. Trzeba znaleźć miejsce do fizycznego składowania akt i poświęcić nieco czasu, by firmowe akta wybrakować – czyli te niepotrzebne okresowo niszczyć. Przy czym zależnie od rodzaju dokumentacji mamy tu bardzo różne okresy przechowywania.

Podatkowe i księgowe

Ordynacja podatkowa nakazuje przedsiębiorcom przechowywanie ksiąg podatkowych oraz dokumentów firmowych związanych z księgowością przez pięć lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku. Co to oznacza? Za zamknięty właśnie 2018 r. zeznanie roczne trzeba złożyć do końca kwietnia 2019 r. Pięcioletni okres przechowywania zacznie bieg z początkiem 2020 r., więc dokumenty podatkowe za rok 2018 trzeba przechowywać do końca roku 2024. Jakie to dokumenty? Dla jednoosobowej firmy będą to przede wszystkim księga przychodów i rozchodów (dla opodatkowanych na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym) albo ewidencja przychodów (dla opodatkowanych ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych). Dodatkowo przechowywać trzeba:

• rejestry VAT (sprzedaży i zakupu),

• faktury sprzedaży i zakupu, rachunki, dowody wewnętrzne, faktury korygujące, noty korygujące, noty księgowe,

• dokumenty potwierdzające wpłaty,

• ewidencje środków trwałych,

• ewidencje wyposażenia,

• ewidencje przebiegu pojazdu,

• dokumenty inwentaryzacyjne (spis z natury) itd.,

• deklaracje podatkowe wraz z urzędowymi poświadczeniami odbioru i potwierdzeniem wpłat,

• potwierdzenie przesłania jednolitych plików kontrolnych.

Warto przy tym wiedzieć, że te dokumenty nie muszą być przechowywane na papierze, mogą pozostawać w formie elektronicznej. Zdygitalizować można także faktury, jednak na papierze nadal muszą pozostać dowody wewnętrzne. Dokumenty można przechowywać w siedzibie firmy, ale też, jeśli przedsiębiorca korzysta z usług kancelarii księgowej – w jej siedzibie. O miejscu przechowywania akt księgowych i podatkowych oraz o wszelkich zmianach w tej dziedzinie, należy zawiadamiać urząd skarbowy.

Podstawa prawna

• Art. 70 par. 1, art. 86 par. 1 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. – Ordynacja podatkowa (Dz.U. z 2018 r. poz. 800).

• Rozporządzenie ministra finansów z 26 sierpnia 2003 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz.U. z 2017 r. poz. 728).

Ubezpieczeniowe

Kopie dokumentów składanych obecnie w ZUS – deklaracji rozliczeniowych, imiennych raportów miesięcznych oraz dokumentów korygujących te dokumenty należy przechowywać przez pięć lat od dnia ich przekazania do ZUS. Można je archiwizować w formie dokumentów papierowych lub elektronicznych.

Pięcioletni termin dotyczy dokumentów ZUS powstałych po 1 stycznia 2012 r. A to oznacza, że z tej grupy bezpiecznie możemy już zniszczyć deklaracje ZUS-owskie powstałe w 2012 i 2013 r. Natomiast dla deklaracji przekazanych do ZUS przed końcem 2011 r. obowiązuje 10-letni termin przechowywania. Bezpiecznie możemy już zniszczyć deklaracje ZUS-owskie powstałe w 2007 r., a te z 2011 r. zniszczymy dopiero w 2022 r.

Podstawa prawna

• Art. 47 ust. 3c ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz.U. z 2019 r. poz. 300).

Płacowe i pracownicze

Akta pracowników zatrudnianych od początku bieżącego roku można przechowywać tylko przez 10 lat od końca roku, w którym rozwiązana zostanie umowa z pracownikiem. Natomiast akta pracowników zatrudnionych przed końcem 2018 r. trzeba przechowywać przez lat 50 od zakończenia umowy. Terminy te dotyczą zarówno akt osób zatrudnianych na etatach, jak i zleceniobiorców (pracujących na podstawie umowy-zlecenia, agencyjnej, ale też innej umowy o świadczenie usług, do której stosuje się przepisy dotyczące zlecenia). Najogólniej: jeśli rozwiążemy umowę z pracownikiem zatrudnionym przed 1 stycznia 2019 r. dziś, jego dokumenty musimy trzymać do końca 2069! roku. Przechowywać należy całą dokumentację pracowniczą, a w szczególności:

• akta osobowe pracowników (dokumenty związane z rekrutacją, umowy o pracę, zlecenia itp.), dokumenty dotyczące przebiegu pracy (awanse, zmiany przydziału obowiązków itp.), dokumenty dot. rozwiązania umowy;

• dokumentację przebiegu zatrudnienia (np. ewidencja czasu pracy, urlopy, dokumentacja dotycząca wynagrodzeń i innych świadczeń, dokumenty dotyczące chorób zawodowych, wypadków przy pracy itp., ale też np. karty ewidencyjne przydziału odzieży i obuwia roboczego).

Tegoroczna nowością jest możliwość skrócenia okresu przechowywania akt dotyczących pracowników zatrudnionych po 1 stycznia 1999 r., a przed końcem ubiegłego roku – do lat 10. W tym celu jednak pracodawca musi złożyć w ZUS:

• oświadczenie o zamiarze przekazania raportów informacyjnych za wszystkich pracowników i zleceniobiorców, których zatrudniał w latach 1999–2018 (ZUS OSW),

• raporty informacyjne dotyczące wszystkich pracowników i zleceniobiorców (za każdego z osobna), których zatrudniał w latach 1999–2018 (ZUS RIA). W raportach tych zawarte są wszystkie informacje, jakie będą potrzebne Zakładowi Ubezpieczeń Społecznych do wyliczenia emerytury, renty czy innych świadczeń dla byłych pracowników.

Pracodawca musi też poinformować byłych pracowników, że okres przechowywania ich akt personalnych został skrócony, przesłać im kopię raportu złożonego w ZUS, a jeżeli wyrażą oni taką wolę – umożliwić odebranie dotyczącej ich dokumentacji.

Akta osobowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nadal należy przechowywać przez lat 50 od dnia zakończenia z nimi umowy.

Akta pracownicze można przechowywać w formie papierowej, a można je zdygitalizować (to także tegoroczna nowość) i archiwizować je w formie elektronicznej.

Podstawa prawna

• Art. 94 pkt 9a, pkt 9b art. 944–9412 ustawy z 26 czerwca 1974 r. – Kodeks pracy (Dz.U. z 2018 r. poz. 917).

• Art. 125a ust. 4 ustawy z 17 grudnia 1998 r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. z 2018 r. poz. 1270).

• Ustawa z 10 stycznia 2018 r. o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją (Dz.U. z 2018 r. poz. 357).

Gdy firma zakończy działanie

Jeśli jednoosobowa firma zakończy działalność, były już przedsiębiorca nadal musi przechowywać wytworzone i zgromadzone dokumenty zgodnie z obowiązującymi terminami. Może składować je samodzielnie na papierze lub w formie elektronicznej, a może przekazać wyspecjalizowanej w tej dziedzinie firmie lub instytucji. Nic jednak za darmo. Trzeba zapewnić na ten cel finansowanie. Ceny są przeróżne i zależą od regionu kraju, polityki cenowej firmy, kategorii akt, okresu przechowywania. Cena może być kształtowana jako np. 7,60 zł za segregator rocznie, albo np. 3,5 tys. za 1 mb za cały okres przechowywania. Nie ma reguły. Dygitalizacja powoduje, że nie ma potrzeby posiadania fizycznej przestrzeni. Można archiwum zdygitalizować samodzielnie (patrz ramka), a można zlecić to profesjonalnej firmie (ceny także różne – np. 10–25 gr za stronę, 60–90 zł za segregator).

Przechowywać można w formie elektronicznej

Przemysław Grosfeld, radca prawny, departament doskonalenia regulacji gospodarczych Ministerstwa Przedsiębiorczości i Technologii

Od 1 stycznia 2019 r., na podstawie zmian dokonanych w drodze ustawy o zmianie niektórych ustaw w związku ze skróceniem okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacją, każdy pracodawca, a więc również przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą, może przechowywać dokumentację swoich pracowników w postaci elektronicznej. Wynika to wprost z brzmienia art. 94 pkt 9a kodeksu pracy. Wybór elektronicznej postaci zależny jest od decyzji samego pracodawcy. Elektronicznie mogą być przechowywane dokumenty obecnie zatrudnionych pracowników, pracodawca może też przekształcić w postać elektroniczną dokumentację osób, które zakończyły stosunek pracy. Dokumenty mogą powstawać od razu w postaci elektronicznej, ale możliwe jest też ich zeskanowanie i potwierdzenie zgodności z oryginałem podpisem elektronicznym. Pracodawca powinien jednak pamiętać, że, decydując się na elektroniczną postać dokumentów, musi zapewnić, że będą one spełniały wymagania związane z ich przechowywaniem. Wymagania te opisane są szczegółowo w Rozporządzeniu ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz.U. z 2018 r. poz. 2369).

Data zatrudnienia pracownika

Jeśli przedsiębiorca ogłosi upadłość, a syndyk nie zapewni środków na przechowywanie akt (bo ich po prostu nie ma), sąd, na wniosek przedsiębiorcy, może postanowić o przekazaniu dokumentacji likwidowanej firmy do archiwum państwowego. O miejscu przechowywania dokumentów po zlikwidowanej firmie były przedsiębiorca, likwidator firmy lub syndyk masy upadłościowej musi poinformować organ prowadzący ewidencję działalności gospodarczej (wójt, burmistrz lub prezydent miasta) oraz urząd skarbowy. Zamykający własną działalność przedsiębiorca powinien to zrobić wyrejestrowując działalność z CEIDG.

Podstawa prawna

• Art. 51u–51w ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. z 2018 r. poz. 217).