KSeF

Obowiązkowy Krajowy System e-Faktur coraz wyraźniej wpływa na sposób prowadzenia działalności gospodarczej w Polsce. Wraz z początkiem kwietnia pojawiły się nowe zasady dotyczące obowiązku korzystania z KSeF, jednak wielu przedsiębiorców nadal ma wątpliwości, kiedy dokładnie muszą przejść na system. Kluczowe znaczenie ma tu limit sprzedaży na poziomie 10 tys. zł – ale jego interpretacja nie jest tak oczywista, jak mogłoby się wydawać.

Od 1 kwietnia zdecydowana większość podatników VAT musi już wystawiać faktury przy użyciu KSeF. Ocenia się, że może to objąć od 1,5–1,8 mln podatników VAT. Z nowego obowiązku są zwolnieni tylko mikroprzedsiębiorcy, u których wartość miesięcznej sprzedaży dokumentowanej fakturami (papierowymi i zwykłymi, przesyłanymi e-mailem) nie przekracza 10 tys. zł brutto.

Wystawianie faktur może zostać zablokowane nie tylko przez atak hakerski. Przyczyną może być także nieaktywny certyfikat KSeF lub token bądź przekroczenie limitów wysyłki lub odbierania faktur.

Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie kolejne firmy. Jednocześnie – jak zapowiedział Marcin Łoboda, szef KAS – zaczną się pojawiać w nim udogodnienia dla przedsiębiorców. Zmian ma być łącznie 25, a każda z nich była efektem testowań.

Ten, kto dostanie fakturę wystawioną poza KSeF, odliczy z niej podatek, kierując się datą jej otrzymania. Ten zaś, kto otrzyma fakturę wystawioną w trybie offline, musi poczekać, aż zostanie jej nadany numer KSeF. Chyba że dostawca z jakichś przyczyn w ogóle nie prześle jej do centralnego systemu.

Od 1 kwietnia 2026 r. w Krajowym Systemie e-Faktur będą się pojawiać kolejne udogodnienia dla przedsiębiorców. Łącznie będzie ich 25 – zapowiedział Marcin Łoboda, szef Krajowej Administracji Skarbowej, podczas konferencji prasowej.

Kupujesz np. samochód, szafę albo pierścionek, i dane o transakcji trafią do KSeF? Skarbówka może powiadomić o tym m.in. sądy, prokuratorów, celników, UOKiK, a nawet inspekcję ochrony roślin i nasiennictwa.

dr Piotr Marciniak, Instytut Nauk Prawnych PAN: Moje stanowisko jest jednoznaczne. Przy tak dużym nagromadzeniu błędów, o tak wielopoziomowo niebezpiecznym wpływie na obrót gospodarczy i bezpieczeństwo danych oraz transakcje i rozliczenia polskich firm, KSeF nie powinien zostać wdrożony.

Kto zamierza wystawiać faktury w Krajowym Systemie e-Faktur za pomocą komercyjnego oprogramowania, powinien przed jego zakupem pytać o szczegóły. Oszczędzi sobie stresu i rozczarowań, gdy np. będzie chciał wgrać więcej indywidualnych certyfikatów.

Dostęp do danych znajdujących się w Krajowym Systemie e-Faktur ma mieć nie tylko skarbówka, ale też wiele innych organów państwowych. Szczegóły transakcji poznają m.in. prokuratorzy, sądy, UOKiK, ale też… Państwowa Inspekcja Roślin i Nasiennictwa.

Na KSeF nie warto patrzeć wyłącznie w kategoriach kłopotliwego obowiązku: niesie niemałe korzyści dla biznesu, a nie tylko dla fiskusa, i jest zwiastunem kolejnych regulacji związanych z cyfryzacją świata podatków i raportowania. Warto się do tego przygotować także poprzez wybór odpowiedniego rozwiązania IT.