KSeF

Prezentujemy drugą część wywiadu z przedstawicielami Ministerstwa Finansów o Krajowym Systemie e-Faktur. Pierwszą opublikowaliśmy wczoraj na łamach DGP oraz na stronie Gazetaprawna.pl.

Już na początku 2026 r. korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur stanie się obowiązkiem dla niemal wszystkich przedsiębiorców. Oznacza to konieczność szybkiego przygotowania się do wprowadzenia nowych zasad oraz podniesienia kompetencji osób odpowiedzialnych za rozliczenia.

Ministerstwo Finansów nie planuje przełożenia terminów wdrożenia obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur – mówią w dzisiejszym wywiadzie dla DGP przedstawiciele resortu.

Przełożenie nie jest planowane. Narzędzia informatyczne, które mieliśmy udostępnić podatnikom, zostały już udostępnione - mówi Krzysztof Rogowski, dyrektor departamentu analiz Krajowej Administracji Skarbowej w Ministerstwie Finansów w rozmowie z DGP.

Już 1 lutego 2026 r. system KSeF stanie się rzeczywistością dla tysięcy firm. Nie musisz jednak kupować drogiego oprogramowania – Ministerstwo Finansów szykuje bezpłatną Aplikację Podatnika 2.0, którą możesz przetestować już teraz. Sprawdź, jak samodzielnie wystawiać faktury ustrukturyzowane, jak zdobyć niezbędny certyfikat i czy lepiej zaufać technologii, czy jednak zlecić wszystko biuru rachunkowemu.

Kluczowe znaczenie ma zakres usług świadczonych przez księgowego, który w związku z wprowadzeniem obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur oczywiście można na nowo określić w umowie. Obie strony muszą być jednak świadome konsekwencji przyjętych rozwiązań.

Weryfikacja nawet prawidłowo wystawionej faktury w trybie offline może się zakończyć komunikatem o błędzie. Wystarczy, że osoba odpowiedzialna za fakturowanie straci pracę lub swoje uprawnienia w KSeF.

Rozważania dotyczące funkcji, roli, charakteru oraz sposobów używania kodów QR są prowadzone na portalach społecznościowych, szkoleniach i w firmowych gabinetach. Pretekstem do tego stała się najnowsza wersja projektu rozporządzenia w sprawie korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur.

W niedalekiej przyszłości wszystkie faktury w transakcjach B2B pomiędzy podatnikami VAT zarejestrowanymi w Polsce będą wysyłane i odbierane wyłącznie przez Krajowy System e-Faktur (KSeF). Obowiązkowe wdrożenie systemu zostało przesunięte na 1 lutego 2026 r. dla podatników, których obrót w 2025 r. przekroczył 200 mln zł, i na 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych.Wdrożenie KSeF to proces skomplikowany i czasochłonny. Obejmuje nie tylko aspekty techniczne, lecz także konieczność wprowadzenia bardzo istotnych zmian w procedurach wewnętrznych, umowach, regulaminach. Na pytania dotyczące tych kwestii odpowiadają eksperci zespołu VAT MDDP, którzy na co dzień w ramach MDDP Platforma Wiedzy prowadzą praktyczne szkolenia i warsztaty na temat KSeF.

Wyobraźmy sobie taką oto sytuację: kolejka do kasy, internet się zawiesił. Konsumentowi sprzedawca może dać paragon albo fakturę wystawioną w trybie offline. A podatnikowi VAT? Czy firma, która wystawi fakturę offline, będzie mogła przekazać ją klientowi, który jest polskim podatnikiem VAT, jeżeli sama nie wyśle jej jeszcze do Krajowego Systemu e-Faktur?

Prawidłowe określenie daty otrzymania faktury stanie się kluczowe dla dochodzenia należności, gdyż wyznacza ona początek biegu terminu płatności i naliczania odsetek. A będzie ona ustalana według różnych zasad, które zależą od scenariusza wystawienia dokumentu.

Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur budzi emocje w całej branży finansowo-księgowej. Dla wielu przedsiębiorców oznacza konieczność dostosowania systemów, procedur i nawyków do nowego, centralnego sposobu wystawiania i odbierania faktur. W szerszej perspektywie KSeF może być jednym z najważniejszych kroków w stronę nowoczesnej, zautomatyzowanej i bardziej zrównoważonej księgowości. Nie tylko usprawni obieg dokumentów, ale też odblokuje specjalistom przestrzeń na rozwój. Może otworzyć drogę do realnego skrócenia tygodnia pracy w biurach rachunkowych, dlaczego?