Dokumenty wymagane od zagranicznych kontrahentów

Zamawiający musi nie tylko borykać się tłumaczeniami czy zapisami sformułowanymi pod obcym prawem. Dodatkowo musi zweryfikować dokumenty pod kątem ich zgodności z wymogami wynikającymi z ustawy – Prawo zamówień publicznych (p.z.p.) i aktów wykonawczych do niej. Często weryfikacja taka wymaga znajomości prawa obcego, pod rządami którego został wydany dany dokument.

Zakres dokumentów, jakich zamawiający może żądać od zagranicznych podmiotów na potwierdzenie spełnienia warunków udziału w postępowaniu, określa rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 19 maja 2006 r. w sprawie rodzajów dokumentów, jakich może żądać zamawiający od wykonawcy, oraz form, w jakich te dokumenty mogą być składane. Katalog tych dokumentów różni się od tych, które muszą złożyć podmioty polskie. I tak zamiast odpisu z właściwego rejestru, zaświadczeń z urzędu skarbowego i ZUS oraz informacji z Krajowego Rejestru Karnego (KRK) w zakresie tzw. podmiotu zbiorowego, podmiot zagraniczny zobowiązany jest złożyć dokument lub dokumenty wystawione w jego kraju potwierdzające odpowiednio, że: (a) nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, (b) nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne albo że uzyskał przewidziane prawem zwolnienie, odroczenie lub rozłożenie na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego organu oraz (c) nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie. Zamiast informacji z KRK dotyczącej osób fizycznych w zakresie określonym w art. 24 ust. 1 pkt 4–8 p.z.p. (przykładowo, w przypadku spółek mających osobowość prawną, dotyczącej członków organów zarządzających), firma zagraniczna musi przedłożyć zaświadczenie właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą.

Praktyka wskazuje, że w postępowaniach z udziałem podmiotów zagranicznych niezwykle popularne jest przedkładanie oświadczeń złożonych przed notariuszem, w którym osoby upoważnione do reprezentacji zagranicznej spółki oświadczają odpowiednio, iż nie otwarto jej likwidacji ani nie ogłoszono upadłości, że spółka nie zalega z uiszczaniem podatków, opłat, składek na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne oraz że nie orzeczono wobec spółki zakazu ubiegania się o zamówienie. To droga na skróty, która nie zawsze jednak pozwoli na ominięcie konieczności mozolnego gromadzenia właściwych zaświadczeń. Dokumenty wymagane od wykonawców zagranicznych można bowiem wtedy i tylko wtedy zastąpić takim oświadczeniem, jeżeli w kraju pochodzenia osoby lub w kraju, w którym wykonawca ma siedzibę, nie wydaje się właściwych dokumentów (zaświadczeń, informacji). Dopiero wówczas zastępuje się je dokumentem zawierającym oświadczenie złożone przed notariuszem, właściwym organem sądowym, administracyjnym albo organem samorządu zawodowego lub gospodarczego odpowiednio kraju pochodzenia osoby lub kraju, w którym wykonawca ma siedzibę lub miejsce zamieszkania. Jak wskazano w orzecznictwie (wyrok ZA o sygn. akt UZP/ZO/0-1153/07), zamawiający w przypadku, kiedy w postępowaniu ofertę składa podmiot zagraniczny, ma obowiązek sprawdzenia, czy w jego macierzystym kraju są wystawiane dokumenty odpowiadające dokumentom wskazanym w rozporządzeniu prezesa Rady Ministrów z 19 maja 2006r.

Od sierpnia 2005 r. weszła w życie w stosunku do Polski konwencja haska w sprawie zniesienia wymogu legalizacji dokumentów zagranicznych dokumentów urzędowych. Na mocy konwencji, której stronami jest obecnie przeszło 90 państw (w tym wszystkie kraje UE), zniesiono obowiązek legalizacji tych dokumentów przez polskiego konsula. Legalizację konsularną zastąpiono tzw. klauzulą apostille – zaświadczeniem wystawianym w państwie będącym miejscem wystawienia dokumentów. Zgodnie z poglądami doktryny z przepisów konwencji haskiej (art. 3 zd. 2) wynika jednak, że klauzula apostille może być jednak wymagana tylko, gdy prawo krajowe wymagało legalizacji danego typu dokumentu. W odniesieniu do polskiego obrotu cywilnoprawnego odnosi się to do dwóch przypadków zagranicznych dokumentów urzędowych, o których mowa w art. 1138 k.p.c.: (1) dokumentu, który dotyczy przeniesienia własności nieruchomości położonej w Polsce (co w praktyce zamówień publicznych i tak nie ma zastosowania, a to z uwagi na wyłączenie obrotu nieruchomościami z reżimu zamówień publicznych – art. 4 pkt 3 lit. i) oraz (2) dokumentu, który wywołuje wątpliwości co do jego autentyczności. Ponadto apostille nie można w ogóle żądać (nawet, gdy to są dokumenty, o których mowa w art. 1138 k.p.c.) w przypadku dokumentów pochodzących z państw – stron konwencji haskiej, z którymi Polska zawarte umowy znoszące w pełni wymóg legalizacji. W wyroku o sygn. akt UZP/ZO/0-1889/06 zespół arbitrów wyraźnie wskazał, iż nie podziela stanowiska odwołującego, jakoby opatrzenie dokumentu klauzulą apostille było konieczne, jeżeli dokument urzędowy wykorzystywany jest na terenie innego kraju aniżeli ten, w którym sporządzono ten dokument.

Wymogi wobec dokumentów składanych przez wykonawców zagranicznych są często, w pewnym zakresie, mylnie odnoszone do podmiotów polskich, w których zarządzie zasiadają cudzoziemcy. Dotyczy to mianowicie zaświadczenia o niekaralności takiej osoby. Krajowa Izba Odwoławcza w wyroku o sygn. KIO/UZP 1442/07 i 1443/07 słusznie wskazała, że wykonawcami nie są członkowie zarządu, który jest organem spółki, lecz sama spółka jako podmiot prawa. Tym samym, nawet jeżeli członkowie organu zarządzającego są obywatelami państw obcych, nie ma w stosunku do wykonawcy krajowego obowiązku przedkładania zaświadczeń wystawianych przez organy zagraniczne. Podobnie w wyroku o sygn. KIO/UZP 972/08 Izba stwierdziła, że jeśli wykonawca ma siedzibę na terytorium RP, musi przedłożyć w swojej ofercie KRK dla osób, o których mowa w art. 24 ust. 1 pkt 4–8 prawa zamówień publicznych, jeśli zaś ma siedzibę poza terytorium RP, wówczas powinien złożyć zamiast KRK równoważny dokument zaświadczenia właściwego organu sądowego lub administracyjnego kraju pochodzenia albo zamieszkania osoby, której dokumenty dotyczą.