Wykonanie części projektu można zlecić innym podmiotom

Podczas trwających właśnie u przedsiębiorców kontroli projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki (POKL), przeprowadzanych na podstawie nowych wytycznych ministra rozwoju regionalnego, audytorzy sprawdzają, czy wydatki dokonywane są w sposób racjonalny i efektywny. Nie mogą być one np. zawyżone w porównaniu z cenami i stawkami rynkowymi. Stanowi o tym zasada efektywnego zarządzania finansami. Nie dotyczy ona wyłącznie pojedynczych wydatków, ale odnosi się również do usług realizowanych w projekcie, jak również do całego projektu. Nie powinno bowiem dochodzić do sytuacji, gdy usługi realizowane w projekcie są znacznie droższe niż te oferowane przez danego przedsiębiorcę poza projektem.

Wytyczne ministra rozwoju regionalnego nakładają na realizatorów projektu nowy obowiązek sprawdzenia rynku przed dokonaniem zakupu usługi lub towaru o wartości powyżej 20 tys. zł netto, chyba że zakup usługi lub towaru jest ponoszony zgodnie z ustawą - Prawo zamówień publicznych lub zasadą konkurencyjności.

W przypadku towarów o wartości do 20 tys. zł netto beneficjenci PO KL nie są zobowiązani do przeprowadzenia procedury rozeznania rynku. Po przekroczeniu tego progu kwotowego powinni porównać ceny u co najmniej trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, o ile tacy istnieją na rynku. Na przykład jeżeli w projekcie przewidziano zakup siedmiu identycznych komputerów, to jeśli łączna ich wartość przekroczy 20 tys. zł netto, istnieje obowiązek przeprowadzenia procederu rozeznania rynku przed dokonaniem zakupu. Jeżeli jednak beneficjent zakładałby zakup np. dwóch urządzeń kserograficznych o różnych parametrach technicznych, nie ma obowiązku sumowania wartości tych towarów i sprawdzenia ich łącznej wartości.

Podmiot, który realizuje projekt, powinien dokonać opisu towaru lub usługi z najwyższą starannością, uwzględniając wszystkie kryteria mogące mieć wpływ na cenę. W przypadku gdy stwierdzi on, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych dostawców towarów lub usługodawców, może być wezwany - na wniosek instytucji, która przyznała mu dofinansowanie lub innych organów kontrolnych - do udokumentowania tego faktu. W przypadku towarów lub usług, dla których porównanie cen nie jest możliwe, beneficjent dokonuje wyboru wykonawcy zgodnie z procedurą obowiązującą dla zasady konkurencyjności.

Zasada konkurencyjności wydatków została zawarta w nowym wzorze umowy o dofinansowanie projektu. Minimalny wzór umowy o dofinansowanie projektu znajduje się w załączniku nr 2 do zasad finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, które zostały opublikowane na stronie: www.efs.gov.pl.

Zasada konkurencyjności obowiązuje te podmioty, które nie podlegają przepisom ustawy - Prawo zamówień publicznych. Dotyczy wszystkich zamówień w ramach projektu przekraczających równowartość (w złotych) kwoty 14 tys. euro netto, tj. bez podatku od towarów i usług (VAT). Zasada konkurencyjności zostanie spełniona, jeżeli realizator projektu wyśle zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców danego zamówienia, jeżeli tacy istnieją na rynku. Równocześnie jest on zobowiązany do zamieszczenia zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej, o ile ją posiada, oraz w swojej siedzibie. Zapytanie to powinno zawierać w szczególności opis przedmiotu zamówienia, kryteria oceny oferty oraz termin składania ofert. Przy czym należy podkreślić, że termin na złożenie oferty powinien wynosić nie mniej niż siedem dni od dnia otrzymania zapytania ofertowego. W przypadku gdy pomimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej trzech potencjalnych wykonawców beneficjent otrzyma tylko jedną ofertę, uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną.

Do opisu przedmiotu zamówienia beneficjenci Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki powinni stosować nazwy i kody określone we Wspólnym Słowniku Zamówień, o którym mowa w rozporządzeniu Komisji WE nr 213/2008 z 28 listopada 2007 r. zmieniającym rozporządzenie (WE) nr 2195/2002 Parlamentu Europejskiego i Rady w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV), oraz Dyrektywy 2004/17/WE i 2004/18/WE Parlamentu Europejskiego i Rady, dotyczące procedur udzielania zamówień publicznych w zakresie zmiany CPV. Zamówienia w ramach danego projektu powinny być sumowane, co oznacza, że dużo łatwiej przekroczyć pułap 14 tys. euro, powyżej którego zaczyna obowiązywać zasada konkurencyjności. Zgodnie jednak z interpretacją Ministerstwa Rozwoju Regionalnego w ramach zasady konkurencyjności należy sumować ze sobą tylko zamówienia tego samego rodzaju. W celu ustalenia, czy w danym przypadku mamy do czynienia z zamówieniem tego samego rodzaju, należy się posługiwać takimi kryteriami, jak tożsamość:

● przedmiotowa zamówienia (usługi tego samego rodzaju i o tym samym przeznaczeniu),

● czasowa zamówienia (możliwe udzielenie zamówienia w tym samym czasie)

● podmiotowa (możliwość wykonania zamówienia przez jednego wykonawcę).

W sytuacji gdy zamówienia planowane do udzielenia w tym samym czasie w ramach projektu mają to samo przeznaczenie i mogą być wykonane przez jednego wykonawcę, należy ich wartość zsumować. Natomiast z odrębnymi zamówieniami mamy do czynienia wówczas, gdy przedmiot zamówienia ma inne przeznaczenie lub nie jest możliwe jego nabycie u tego samego wykonawcy w danym czasie.

Wyboru najkorzystniejszej spośród złożonych ofert beneficjent powinien dokonać na podstawie kryteriów oceny ustalonych w zapytaniu ofertowym. Wybór oferty powinien być udokumentowany przez spisanie protokołu, który ma zawierać co najmniej:

● informację, do których, co najmniej trzech potencjalnych wykonawców, wysłał zapytanie ofertowe, lub o tym, że na rynku nie istnieje trzech potencjalnych wykonawców wraz z uzasadnieniem,

● informację o sposobie upublicznienia zapytania ofertowego przez realizatora projektu,

● wykaz ofert, które wpłynęły do realizatora projektu w odpowiedzi na zapytanie ofertowe wraz ze wskazaniem daty wpłynięcia oferty oraz z podaniem tych danych z ofert, które stanowią odpowiedź na kryteria oceny ofert,

● wskazanie wybranej oferty wraz z uzasadnieniem,

● datę sporządzenia protokołu i podpis beneficjenta lub osoby upoważnionej przez niego do podejmowania czynności w jego imieniu.

Beneficjenci PO KL nie muszą stosować zasady konkurencyjności, gdy chodzi o:

a) zamówienia dotyczące zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu

b) zamówienia dotyczące zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym realizator projektu w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.

Firma otrzymała dofinansowanie na realizację projektu, w ramach którego przewidziana jest realizacja dwóch ekspertyz. Chce zatrudnić do projektu sprawdzonych ekspertów, tj. takich, z którymi współpracuje od dawna i z którymi ma podpisaną umowę o współpracę. Czy może zaangażować specjalistów, z którymi współpracowała w sposób ciągły, nie stosując zasady konkurencyjności?

Firma szkoleniowo-doradcza może do wykonania ekspertyzy zatrudnić ekspertów zewnętrznych i w takiej sytuacji powinna zastosować zasadę konkurencyjności. Może jednak zatrudnić do wykonania tego zadania specjalistów, z którymi współpracowała w sposób ciągły w okresie co najmniej roku. Taka sytuacja może mieć miejsce np., gdy firma szkoleniowo-doradcza ma zawarte umowy o współpracę z ekspertami, którzy tworzą markę tej firmy i stanowią o jej potencjale. W razie potrzeby realizacji konkretnego szkolenia czy ekspertyzy realizator projektu może zwrócić się do wybranej osoby z propozycją wykonania konkretnego zlecenia. W tym przypadku firma może skorzystać ze zwolnienia ze stosowania zasady konkurencyjności przy zatrudnianiu ekspertów.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

Wytyczne ministra rozwoju regionalnego w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, opublikowane na stronie: www.efs.gov.pl.

Zasady finansowania Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, opublikowane na stronie: www.efs.gov.pl.