Ministerstwo upraszcza procedury rozliczania

W połowie 2009 roku Ministerstwo Rozwoju Regionalnego powołało społeczny Zespół ds. uproszczeń procedur dostępu do funduszy unijnych. W jego skład wchodzili urzędnicy oraz przedstawiciele środowiska przedsiębiorców, samorządów i innych beneficjentów dotacji ze środków UE.

Do tej pory prace zespołu nie koncentrowały się na zagadnieniu rozliczania projektów. Wynikało to z etapu, na którym znajdowała się realizacja programów operacyjnych (procedury konkursowe, stosowanie zasad aplikowania o środki, wypełnianie i weryfikacja wniosków o dofinansowanie), i z tego, że sygnały w tym zakresie nie były zgłaszane na skrzynkę e-mail utworzoną przez MRR w ramach akcji Proste fundusze.

Dopiero na początku tego roku Zespół zwrócił uwagę, że rozdysponowanie zasadniczej części środków funduszy europejskich sprawi, iż warto rozpocząć pracę nad ułatwianiem procedur związanych z rozliczaniem projektów. Mimo to część ułatwień, która już została przez Zespół wypracowana i rekomendowana do wprowadzenia, dotyczyła obszaru rozliczania inwestycji. Wszystkie rekomendacje i wdrożone uproszczenia zostały opisane w raportach podsumowujących kolejne okresy prac Zespołu. Są one dostępne na stronach internetowych MRR.

W pierwszym raporcie, odnosząc się do kwestii rozliczeń, rekomendowano:

● zniesienie wymogu udzielania przez beneficjenta zamówień w formie pisemnej, rezygnację z wymogu przedstawiania trzech ofert dla zamówień powyżej 50 tys. zł oraz przedkładania protokołów odbioru dostaw i usług,

● wprowadzenie mniej obciążającej beneficjenta formy zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy o dofinansowanie - ograniczenie zabezpieczenia należytego wykonania zobowiązań wynikających z umowy do obowiązku ustanowienia zabezpieczenia na kwotę niższą niż przyznane dofinansowanie,

● prowadzenie rzetelnej i aktywnej polityki informacyjnej i promocyjnej na etapie realizacji projektów.

Działania te zostały podjęte na skutek uwag płynących od przedsiębiorców beneficjentów pomocy unijnej i wprowadzone w życie w drugiej połowie ubiegłego roku.

W 2009 roku zespół przygotował drugi pakiet rekomendacji.

W jego skład wchodziły następujące postulaty:

● wprowadzenie regulacji umożliwiających dostosowanie harmonogramu realizacji projektu do terminu podpisania umowy o dofinansowanie (tj. w okresie pomiędzy pozytywnym wynikiem oceny merytorycznej wniosku a podpisaniem umowy), co umożliwi projektodawcy właściwą realizację projektu,

● stosowanie zabezpieczenia w postaci weksla in blanco z klauzulą nie na zlecenie. Zmiana jest bardzo ważna dla wszystkich przedsiębiorców, których projekty zostały skierowane do wsparcia, ponieważ zmniejsza koszty ustanowienia zabezpieczenia należytego wykonania umowy i upraszcza cały system dotyczący zabezpieczeń,

● wprowadzenie zmian do wzorów umów obowiązujących dla naborów prowadzonych od 2009 roku. Zmiany dotyczyły m.in. zniesienia wymogu udzielania przez beneficjenta zamówień w formie pisemnej, rezygnacji z wymogu przedstawiania trzech ofert dla zamówień powyżej 50 tys. zł oraz przedkładania protokołów odbioru dostaw i usług, możliwości aneksowania umowy w przypadku nabycia przez beneficjenta prawa do zwrotu podatku VAT.

Celem wprowadzonych zmian jest uelastycznienie procedury związanej z zamówieniami publicznymi dla przedsiębiorców, których projekty zostały skierowane do wsparcia.

W szerszym zakresie zespół zajął się upraszczaniem procedur dopiero w tym roku. Mimo to zdążył już wypracować pakiet rekomendacji, które albo już zostały wprowadzone w życie, albo też zostaną w najbliższym czasie.

Zespół składa się z trzech podgrup.

Grupa ds. Europejskiego Funduszu Społecznego koncentruje się na zagadnieniach związanych z programem Kapitał Ludzki. Rekomendowała ona, by do umów podpisanych przez jednego beneficjenta z daną instytucją, których wartość dofinansowania nie przekracza 10 mln zł, zabezpieczenie było ustanawiane jedynie w formie weksla in blanco wraz z deklaracją wekslową.

Więcej pomysłów miała grupa ds. przedsiębiorców. Rekomendowała ona ograniczenie obowiązków związanych z kontrolą projektów poprzez zniesienie wymogu powtórnego sprawdzania pod względem merytorycznym skontrolowanej wcześniej dokumentacji oraz przeprowadzania kontroli projektu na miejscu. Według MRR, wystarczające jest sprawdzenie kompletności dokumentacji związanej z realizacją projektu z zastosowaniem listy sprawdzającej.

Inne postulaty grupy ds. przedsiębiorców to:

● w kwestiach technicznych, takich jak zaokrąglanie kwot wydatków kwalifikowanych, wprowadzono podawanie kwoty dofinansowania oraz kwoty stanowiącej wkład z funduszy UE z dokładnością do drugiego miejsca po przecinku. Zarekomendowano wpisywanie przez beneficjentów we wnioskach o płatność kwoty wydatków kwalifikowanych w pełnych złotych (bez części ułamkowej), a kwoty po przecinku w wydatkach niekwalifikowalnych.

● uelastyczniono zobowiązania beneficjenta w zakresie sprawozdawczości poprzez zarekomendowanie możliwości wydłużenia w uzasadnionych przypadkach okresu na przedkładanie wniosków o płatność. Z uwagi na konieczność uzupełniania części sprawozdawczej wniosku o płatność za każdym razem, gdy jest on składany, zarekomendowano w przypadku, gdy nie odnotowano postępu rzeczowego, wpisywanie w odpowiednich rubrykach wartości "zero".

● w odniesieniu do pojawiających się podczas realizacji projektu różnic kursowych, w związku z niekorzystnym kursem walut zarekomendowano zwiększanie kwot dofinansowania w wyniku zwiększenia kosztów realizacji projektu.

Część zmian, wprowadzonych przez zespół, była związana z dotacjami dla samorządów. Chodzi m.in. o poprawkę, w której zalecono możliwość poprawiania w siedzibie instytucji organizującej konkurs w jak najmniej sformalizowany sposób nieistotnych lub oczywistych omyłek we wnioskach aplikacyjnych, wnioskach o płatność oraz innych dokumentach sporządzanych przez beneficjentów. Poprawki nie powinny prowadzić do zmiany sumy kontrolnej wniosków. Zarekomendowano wprowadzenie zapisów regulujących tę kwestię do odpowiednich dokumentów opisujących procedury stosowane przy realizacji programu operacyjnego.

Zespół uznał, że należy upowszechnić dla jak największej liczby podmiotów (zarówno jednostek sektora finansów publicznych, organizacji pozarządowych, jak i przedsiębiorców) możliwości realizacji projektów w oparciu o płatności zaliczkowe. Zalecił także wprowadzenie odpowiednich zapisów pozwalających na odstąpienie od aneksowania umowy w przypadku wystąpienia określonych zmian w projekcie.

Według informacji uzyskanych z MRR, obecnie prace zespołu koncentrują się m.in. na problemach związanych z trwałością projektów w programie Kapitał Ludzki oraz na wprowadzeniu możliwości rozliczania ryczałtem kosztów kwalifikowanych w ramach programu Innowacyjna Gospodarka.

Mariusz Gawrychowski

mariusz.gawrychowski@infor.pl