Największą trudnością jest udokumentowanie wydatków

29 czerwca 2018

Wydawanie i rozliczanie unijnych środków przekazanych w formie zaliczki jest jednym z najtrudniejszych zadań stojących przed beneficjentami Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko (PO IiŚ). Muszą oni przedkładać instytucji, która przyznała im dofinansowanie, rozliczenia poniesionych wydatków. Dlatego przygotowują. wnioski o płatność. Są one składane w celu:

• rozliczenia zaliczki i ewentualnie przyznania kolejnej jej transzy,

• płatności pośredniej - w celu refundacji części lub całości wydatków poniesionych w ramach projektu,

• płatności końcowej - w celu refundacji ostatniej części lub całości wydatków poniesionych w ramach projektu.

Wnioski o płatność składa się w instytucji odpowiedzialnej za wdrażanie danego priorytetu PO IiŚ. Częstotliwość ich przedkładania jest określona w umowie o dofinansowanie projektu. Beneficjent jest zobowiązany robić to nie rzadziej niż raz na trzy miesiące. Przed pierwszym rozliczeniem wydatków warto zdobyć niezbędną wiedzę poprzez zapoznanie się z odpowiednimi aktami prawnymi oraz innymi stosownymi dokumentami.

Wzór wniosku o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz sposób jego wypełniania określają zalecenia w zakresie wzoru wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko. Są dostępne na stronie internetowej: www.poiis.gov.pl. Pomocna jest zwłaszcza instrukcją wypełniania wniosku o płatność, stanowiącą załącznik do powyższych zaleceń.

Przestudiowanie zaleceń jest bardzo istotne, gdyż większość popełnianych błędów we wnioskach o płatność wynika z niezapoznania się z instrukcją wypełniania tego dokumentu.

Częstym uchybieniem jest np. nieterminowe złożenie wniosku o płatność. Powinien on być przekazany instytucji pośredniczącej (IP) zgodnie z planem stanowiącym załącznik do umowy o dofinansowanie. Pomyłką zdarzającą się dosyć często beneficjentom rozliczającym się po raz pierwszy jest wypełnianie pól, które powinny być uzupełnione przez pracownika IP. Generalna zasada jest taka: wszystkie szare pola we wniosku o płatność powinny zostać niewypełnione, uzupełnia je bowiem osoba weryfikująca wniosek.

Dosyć częstym błędem jest niewłaściwe wskazanie okresu sprawozdawczego, za jaki składany jest wniosek. Powinien on obejmować okresy pełnych miesięcy kalendarzowych, a zatem beneficjent musi wpisać kolejny dzień kalendarzowy następujący po dacie określonej w poprzednim wniosku o płatność. Częstą pomyłką jest błędne wyliczenie kwoty dofinansowania. Powinna być ona podana z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, tymczasem beneficjenci często tę kwotę zaokrąglają.

Uchybieniem, które może spowodować odesłanie wniosku o płatność do korekty, jest pozostawienie całkowicie niewypełnionej tabeli dotyczącej uzyskanego dochodu oraz odsetek narosłych od złożenia poprzedniego wniosku o płatność. Nawet wtedy, gdy realizator projektu nie uzyskał żadnego dochodu lub nie otrzymał zaliczki (i tym samym nie uzyskał żadnych odsetek od środków zgromadzonych na rachunku bankowym), w tej części wniosku powinien w odpowiednim wierszu wpisać kwotę 0 zł. Beneficjenci bardzo często o tym zapominają.

Równie częstym uchybieniem jest błędne wykazanie zadań oraz terminów w części wniosku opisującej rzeczowy postęp realizacji projektu. Przypominamy więc, że w pierwszej kolumnie w tej części wniosku należy wykazać wszystkie zadania związane zarówno z wydatkami kwalifikowalnymi, jak i niekwalifikowalnymi, wyszczególnione w aktualnym harmonogramie realizacji projektu. Stanowi on załącznik do umowy o dofinansowanie. W kolumnie nr 2 należy szczegółowo opisać stan realizacji każdego zadania (ze wskazaniem dat odbioru wykonanych prac lub dostaw). W ostatniej kolumnie powinno się zaś wskazać terminy realizacji poszczególnych zadań, założone w harmonogramie realizacji projektu.

Pomyłki zdarzają się także w opisie postępu finansowego realizacji projektu. Beneficjenci zapominają zwłaszcza o tym, że podsumowanie danych o wydatkach ogółem oraz wydatkach kwalifikowalnych w tej części wniosku powinno być zgodne z kwotą wydatków wskazaną w umowie o dofinansowanie.

Dość często zdarza się również, że wniosek o płatność składany jest bez wszystkich niezbędnych załączników. Najczęstszym uchybieniem jest niezałączenie karty wzoru podpisów na potrzeby sprawozdawczości do pierwszego wniosku o płatność. Każdy beneficjent, rozliczając się po raz pierwszy, powinien załączyć ten dokument. Przy tym dane w nim zawarte muszą być zgodne z umową o dofinansowanie oraz odpisem z Krajowego Rejestru Sądowego. Bardzo częstym błędem jest także niedołączenie do wniosku kompletu dokumentów potwierdzających poniesienie wydatków wykazanych w samym wniosku o płatność. W przypadku dostaw lub usług udokumentowanych fakturą VAT należy załączyć:

• fakturę (wraz z opisem),

• potwierdzenie dokonania płatności (wyciąg bankowy wraz z poleceniem przelewu),

• w przypadku np. zakupu sprzętu specyfikację, z której będzie wynikało, jaki sprzęt objęty jest daną pozycją faktury,

• umowę wraz z protokołem odbioru usługi lub dostawy,

• dokument potwierdzający, że dostarczone dobra są własnością beneficjenta.

W przypadku odesłania wniosku o płatność do korekty ważne jest, aby beneficjenci uważnie przeanalizowali uwagi zgłoszone przez instytucję wdrażającą PO IiŚ. W razie wątpliwości najlepiej kontaktować się z pracownikiem tej instytucji będącym opiekunem projektu. Wyjaśnienie wątpliwości bezpośrednio u źródła usprawni proces weryfikacji wniosku, a tym samym przyspieszy jego zatwierdzenie.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

@RY1@i02/2011/213/i02.2011.213.13000080y.101.jpg@RY2@

Jagoda Gronowska, kierownik projektu realizowanego przez gminę Raszyn w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko

Największą trudnością przy rozliczaniu wniosku o płatność jest udokumentowanie wydatków kwalifikowanych i potwierdzenie ich zgodności z założeniami zawartymi w tzw. Studium Wykonalności i załącznikami do umowy o dofinansowanie. Przedstawienie wszystkich koniecznych dowodów potwierdzających poniesione wydatki bywa z różnych powodów trudne. Niewłaściwe przygotowanie przez beneficjenta zarówno technicznych, jak i finansowych dokumentów wydłuża procedurę zatwierdzania wniosku o płatność. Instytucja wdrażająca, wstrzymuje jego rozpatrywanie do momentu wyjaśnienia, skorygowania lub uzupełnienia niewłaściwie przygotowanej dokumentacji, co w konsekwencji opóźnia wypłatę dotacji.

Najważniejszą kwestią jest zachowanie odrębnej jednolitej ewidencji księgowej dochodów i wydatków związanych z realizowanym projektem, właściwe ewidencjonowanie operacji finansowych związanych z realizacją projektu w księgach rachunkowych jednostki.

Większość błędów, jakie popełniamy wynikają przede wszystkim z nierzetelnego opracowywania wymaganych dokumentów, np. błędne są opisy dokumentów księgowych lub w cale ich nie ma. Brakuje również odpowiednio opisanych faktur, podpisów i pieczątek na dokumentach, niewystarczające jest uszczegółowienie protokołów odbioru robót. Zdarza się, że brakuje załączonych np. materiałów promocyjnych objętych wnioskiem o płatność, zdjęć ze spotkań, zaproszeń, druków promocyjnych, list obecności uczestników szkoleń, materiałów prasowych itp.

Najlepszą metodą ograniczenia błędów do minimum jest zwracanie szczególnej uwagi na wszystkie detale ujęte w wytycznych programowych. Błędy w głównej mierze wynikają także z nierzetelnego i pospiesznego przygotowania wszystkich dokumentów ważnych we wniosku o płatność.

Czasami lepiej wysłać wniosek do instytucji pośredniczącej z niewielkim opóźnieniem, ale kompletny i kilkakrotnie zweryfikowany.

Żeby ustrzec się błędów w dokumentacji finansowej i technicznej należy zaangażować do realizacji projektu wykwalifikowane osoby, posiadające odpowiednią wiedzę, doświadczenie i predyspozycje, niezbędne do tego, aby sumiennie i terminowo przygotowywać dokumentację finansową, zgodnie z aktualnie obowiązującymi wytycznymi i przepisami prawa. Osoby te powinny identyfikować się z projektem. W tym celu należy stworzyć wydajny system motywujący pracowników, zapewniający m.in. możliwość podnoszenia kwalifikacji zawodowych np. poprzez udział w szkoleniach, warsztatach i zajęciach praktycznych.

Takie działania beneficjenta przyniosą wymierne korzyści w postaci prawidłowo realizowanego projektu, pozwoli również uniknąć ryzyka utraty dotacji.

tel. 22 626 06 32, 22 626 06 33

e-mail: punktinformacyjny@cpe.gov.pl

, tel. 801 700 008,71 776 95 01,

e-mail: pife@dolnyslask.pl

www.fundusze.dolnyslask.pl

tel. 56 621 83 41, 56 621 84 09

e-mail: ue.konsultacje@kujawsko-pomorskie.pl

www.mojregion.eu

, tel. 800 175 151 81 44 16 864

e-mail: kontakt@feu.lubelskie.pl

www.feu.lubelskie.pl