Jak bezbłędnie rozliczać dotacje do projektów miękkich

Dofinansowanie w Programie Operacyjnym Kapitał Ludzki jest wypłacane beneficjentom w systemie zaliczkowym. Płatności odbywają się w transzach. Przekazanie kolejnej puli pieniędzy jest uwarunkowane od rozliczenia co najmniej 70 proc. łącznej kwoty dotychczas otrzymanych środków. W interesie beneficjenta jest więc, aby we wnioskach o przekazanie kolejnej transzy dofinansowania pojawiało się jak najmniej błędów.

Większość błędów, które pojawiają się we wnioskach o płatność w ramach PO KL, to proste pomyłki pisarskie lub rachunkowe. Można ich uniknąć, jeśli dokumenty te wypełnia się z dużą starannością. Pomocna przy tym może być instrukcja wypełniania wniosku beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki. Stanowi ona załącznik nr 5 do zasad finansowania PO KL, które są zamieszczone pod adresem: www.efs.gov.pl.

Wniosek sporządza się przy pomocy generatora wniosków płatniczych (GWP), udostępnionego przez odpowiednią instytucję wdrażającą dane działanie programu, w ramach którego beneficjentowi zostało przyznane dofinansowanie. 1 sierpnia br. Instytucja Zarządzająca PO KL udostępniła jego nową wersję (4.2.9 GWP). Od 23 sierpnia jest jedyną obowiązującą beneficjentów wersją GWP. Niektóre wnioski, zwłaszcza w pierwszym okresie po zmianie generatora, były sporządzone z wykorzystaniem nieaktualnej wersji.

Sporo błędów w rozliczanych w 2011 roku wnioskach o płatność związana jest z nowym wymogiem. Ci beneficjenci, których projekt był oceniany według standardu minimum, w części opisowej wniosku (pkt 5 postęp rzeczowy realizacji projektu) mają obowiązek wskazać, jakie w danym okresie rozliczeniowym podjęli działania na rzecz równości płci. Powinni opisać, w jaki sposób realizując poszczególne działania w projekcie, takie, jak rekrutacja, informacja i promocja, zarządzanie, dobór grup docelowych czy monitorowanie projektu, zastosowali zasadę równych szans płci. Opis podjętych działań powinien być zgodny z tym, co zostało założone we wniosku o dofinansowanie projektu. Opis nie musi dotyczyć każdego z realizowanych w projekcie zadań, a jedynie tych, w ramach których działania na rzecz równości płci zostały rzeczywiście podjęte i zrealizowane. Najczęstsze błędy we wnioskach to całkowity brak takiego opisu.

Zdarza się także, że opis jest sprzeczny z zapisami wniosku o dofinansowanie lub jest niewystarczający (zbyt ogólny). W każdym z tych przypadków wniosek o płatność może zostać odesłany do poprawy.

Dużo pomyłek wynika z mechanicznego posługiwania się GWP. Beneficjent wybiera np. z listy dostępnej w generatorze błędny numer działania lub poddziałania.

Innym częstym błędem, który popełniają beneficjenci POKL, rozliczając transze dofinansowania, jest podanie błędnego okresu, za jaki składany jest wniosek o płatność. Okresy poszczególnych wniosków o płatność składanych w ramach projektu nie powinny na siebie zachodzić. Beneficjenci przez nieuwagę czasami odstępują od tej zasady. Np. poprzedni okres rozliczeniowy kończył się 30 września, a więc następny powinien zacząć się 1 października. Tymczasem zdarza się, że beneficjent pomyli daty i wpisuje początek kolejnego okresu, za jaki składa wniosek np. 1 września. Tym samym kolejne okresy nakładają się na siebie.

Beneficjentom zdarza się także podać we wniosku o płatność nieodpowiedni okres realizacji projektu. Każdy wnioskodawca, przystępując do konkursu, określa go we wniosku o dofinansowanie projektu. Ten sam okres realizacji (np. od 1 stycznia do 31 grudnia 2012 r.) powinien być wpisany do wniosku o płatność.

Częstą kategorią błędów są pomyłki związane ze sprawozdawczością. Niektórym osobom rozliczającym wnioski sprawia trudność tabela pokazująca postęp finansowy realizacji projektu. Obejmuje ona wszystkie wydatki kwalifikowane (łącznie z wkładem własnym) poniesione w ramach projektu w danym okresie rozliczeniowym oraz narastająco od początku realizacji projektu. Rozliczając poniesione wydatki, beneficjent nie może przekroczyć łącznej kwoty wydatków kwalifikowalnych w ramach projektu, wynikającej z zatwierdzonego wniosku o dofinansowanie. Ponadto beneficjenta obowiązują limity wydatków wskazane w odniesieniu do każdego zadania w budżecie projektu w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu. Przy czym poniesione wydatki nie muszą być zgodne ze szczegółowym budżetem projektu, przedkładanym na etapie wyboru projektu. Beneficjent jest bowiem rozliczany ze zrealizowanych zadań w ramach projektu.

Pomyłki zdarzają się najczęściej wtedy, gdy dane te w trakcie realizacji projektu są zmieniane. W związku z wprowadzoną zmianą w budżecie beneficjent powinien uwzględnić w tej tabeli wniosku zaktualizowane dane, a zdarza się, że o tym zapomina.

Beneficjenci miewają kłopoty z prawidłowym wskazaniem źródeł sfinansowania wydatków (punkt 8 wniosku o dofinansowanie). W przypadku, gdy beneficjent otrzymuje dofinansowanie w wysokości 100 proc. wartości projektu, wszystkie wydatki powinien wykazać w wierszu: budżet państwa. Gdy dofinansowanie nie stanowi 100 proc. wartości projektu, należy w tym wierszu wskazać odpowiednią wysokość wydatków sfinansowanych z dotacji.

W przypadku wnoszenia do projektu wkładu własnego beneficjent wskazuje wydatki w odpowiedniej wysokości w zależności od źródła ich sfinansowania (np. budżet jednostki samorządu terytorialnego). W tym miejscu beneficjent powinien wskazać źródła finansowania w podziale na kwoty źródeł w okresie rozliczeniowym oraz narastająco, tj. od początku realizacji projektu. Beneficjenci często zapominają uwzględnić wydatki z ostatnio zatwierdzonego wniosku.

Błędy pojawiają się także w tabeli opisującej harmonogram płatności na kolejne okresy rozliczeniowe (w części dotyczącej planowanych wydatków). W tym miejscu należy przedstawić informację o całkowitych wydatkach kwalifikowanych, czyli tych, które mogą być sfinansowane ze środków UE, jakie beneficjent chce wykazać w kolejnych wnioskach o płatność. Dotyczy to wszystkich wydatków przewidywanych aż do zakończenia realizacji projektu. Kwoty te po zsumowaniu z dotychczas rozliczonymi wydatkami nie mogą być wyższe niż kwota przyznanego dofinansowania. Tymczasem zdarzają się odstępstwa od tej zasady.

Beneficjenci często mają problemy także z wypełnieniem załączników do wniosku o płatność. Załącznik nr 1 to zestawienie poniesionych wydatków, które rozliczano w danym okresie rozliczeniowym. Najczęstsze błędy to:

● brak dat zapłaty,

● brak wskazania dokumentów, na podstawie których rozliczana jest dana pozycja,

● zbyt lakoniczne opisywanie towarów i usług,

●uwzględnianie wydatków spoza okresu, za jaki składany jest wniosek.

W tym miejscu np. instytucja weryfikuje, czy beneficjent uwzględnił właściwą wartość podatku od towaru i usług. W ostatnim roku właśnie z powodu zmienionych stawek VAT wielu beneficjentów popełniło błędy w tej części załącznika, podając błędne stawki tego podatku.

Załącznik nr 2 do wniosku o płatność zawiera szczegółową charakterystykę udzielonego wsparcia. Zawarte w nim informacje o uczestnikach projektu musza być spójne z danymi uwzględnionymi w tzw. formularzu PEFS, który beneficjent jest zobowiązany przekazać wraz z wnioskiem o płatność. Dokument ten powinien zawierać dane o płci, wieku, numerze PESEL, adresie zamieszkania, wykształceniu każdego z uczestników projektu. Często zdarza się jednak, że któraś z kolumn w formularzu PEFS pozostaje niewypełniona, co powoduje odesłanie formularza PEFS do poprawy. Instytucja na podstawie danych z formularza PEFS jest w stanie sprawdzić, czy załącznik nr 2 jest poprawnie wypełniony, ponieważ dane w obu dokumentach muszą być spójne. Powinny zawierać te same informacje o osobach, z którymi beneficjent podpisał umowę szkoleniową.

Beata Lisowska

beata.lisowska@infor.pl

specjalista ds. rozliczeń i administracji, Invictus sp. z o.o, beneficjent PO KL

Błędy we wnioskach pojawiają się zarówno z winy beneficjentów, jak i instytucji pośredniczących. Te pierwsze to najczęściej błędy formalne w kwotach, numerach, datach wystawienia i zapłaty czy też niezgodność w wartościach wskaźników wykazywanych w załączniku 2 i PEFS. Tu z pomocą przychodzi zasada dwóch par oczu - sporządzony przez pracownika wniosek podlega weryfikacji przez inną osobę. Jednak mimo stosowania praktyk kontroli wewnętrznej trudno jest uniknąć błędów wynikających z niejednolitych wymagań poszczególnych instytucji pośredniczących. Najczęstsze błędy wynikają ze sposobu wykazywania wydatków w załączniku 1 wniosku. Wątpliwości budzą sytuacje dotyczące pozornie zwykłych zdarzeń finansowych jak: sposób i moment wykazywania poszczególnych składników wynagrodzeń, korekt finansowych, zaliczek czy też płatności gotówkowych. Wymagania poszczególnych instytucji pośredniczących mogą się między sobą nieco różnić. Należy zatem pamiętać, aby przed złożeniem wniosku skonsultować z opiekunem projektu każdą sytuację, która może budzić wątpliwości, i nie żałować miejsca na szczegółowy opis wydatków, co znacznie zmniejsza ryzyko korygowania wniosku i skraca czas jego weryfikacji.