Kiedy modernizację należy zaliczyć do bieżących kosztów

Samorządowa jednostka budżetowa zmodernizowała środek trwały poprzez zakup dodatkowej części, w którą wyposażono ten środek. Koszty unowocześnienia środka trwałego wyniosły 2950 zł. Czy wydatki powinny zostać ujęte na koncie rodzajowym, czy należy zwiększyć wartość środka trwałego? Czy w takiej sytuacji trzeba wystawić dokument przyjęcia środka trwałego?

ODPOWIEDŹ

specjalista z zakresu finansów publicznych

Jeżeli polityka rachunkowości jednostki określa próg istotności powyżej 2950 zł, wówczas wydatki poniesione należy zaliczyć do bieżących kosztów. W tym przypadku nie zwiększy się wartość środka trwałego.

Rozpatrując, czy poniesione wydatki należy zaliczyć do bieżących kosztów, czy też zwiększyć wartość środka trwałego, należy rozstrzygnąć, czy wydatki te stanowią ulepszenie, czy remont.

Jak wynika z art. 31 ustawy o rachunkowości, ulepszenie środka trwałego polega na przebudowie, rozbudowie, modernizacji lub rekonstrukcji środka trwałego.

Ulepszenie należy rozumieć jako:

wprzebudowę, polegającą na zmianie lub poprawieniu istniejącego stanu środka trwałego,

wrozbudowę, czyli zmianę polegającą na powiększeniu np. powierzchni użytkowej lub kubatury środka trwałego,

wrekonstrukcję, która polega na odtworzeniu (odbudowaniu) zużytych całkowicie lub częściowo składników majątku,

wmodernizację, to jest unowocześnienie środków trwałych zmierzające wyraźnie do zwiększenia wartości użytkowej lub wyposażenie go w nowy element.

Ustawa o rachunkowości nakłada jednak dodatkowy warunek stanowiący, że o ulepszeniu można mówić wyłącznie wtedy, gdy poniesione nakłady powodują, iż wartość użytkowa tego środka po zakończeniu ulepszenia przewyższa posiadaną przy przyjęciu do używania wartość użytkową mierzoną okresem używania, zdolnością wytwórczą, jakością produktów uzyskiwanych za pomocą ulepszonego środka trwałego, kosztami eksploatacji lub innymi miarami.

Zgodnie z ustawą z 7 lipca 1994 r. - Prawo budowlane (t.j. Dz.U. z 2010 r. nr 243, poz. 1623 z późn. zm.) za remont uważa się wykonywanie w istniejącym obiekcie budowlanym robót budowlanych polegających na odtworzeniu stanu pierwotnego, a niestanowiących bieżącej konserwacji, przy czym dopuszcza się stosowanie wyrobów budowlanych innych niż użyte w stanie pierwotnym.

A zatem wszystkie poniesione nakłady, których celem jest przywrócenie stanu pierwotnego środka trwałego oraz utrzymanie jego bieżącej użyteczności technicznej, stanowią remont. Remontem jest naprawa oraz wymiana zużytych elementów.

Charakter poniesionych wydatków stanowi jeden z warunków dla powiększenia lub niepowiększenia wartości początkowej środka trwałego.

Uproszczenia

Zgodnie z art. 4 ust. 4 ustawy o rachunkowości w ramach przyjętych zasad (polityki) rachunkowości jednostka może stosować uproszczenia, jeżeli nie wywierają one istotnie ujemnego wpływu na rzetelne i jasne przedstawienie sytuacji majątkowej, finansowej oraz wyniku finansowego. Bardzo często jednostki przyjmują ułatwienia w ewidencji niskocennych składników majątku. Do określenia progu istotności, jednostki budżetowe najczęściej przyjmują graniczną kwotę wynikającą z przepisów ustawy o podatku dochodowym, decydującą o ujęciu składników majątku spełniających definicję środków trwałych w ewidencji tych środków, w wysokości do 3500 zł.

Z punktu widzenia ustawy o rachunkowości nie ma przeciwwskazań, by inaczej określić granicę kwotową, jeśli jest ona nieistotna w ocenie jednostki i nie zniekształci wyniku finansowego bieżącego okresu.

Trzeba zwrócić uwagę, że w sytuacji gdy jednostka nie obejmie niskocennych składników majątku ewidencją bilansową, tylko odpisze ich wartość w koszty, rekomenduje się objęcie ich ilościową ewidencją pozabilansową. Ewidencję tę można prowadzić w sposób dowolny, który określi kierownik jednostki. Ewidencja ta powinna zawierać dane zapewniające identyfikację poszczególnych przedmiotów, miejsc ich używania i osób odpowiedzialnych za ich stan. Jej założenie ma na celu kontrolę prawidłowości wykorzystywania niskocennych składników majątku w działalności jednostki i zapobieżenie nadużyciom.

Rozwiązania przyjęte w ramach uproszczeń w ewidencji niskocennych składników majątku powinny zostać szczegółowo opisane w zasadach (polityce) rachunkowości jednostki. [przykład]

Zapis w księgach

Ewidencja wydatków poniesionych na ulepszenie środka trwałego w postaci jego zmodernizowania będzie przebiegać następująco. Po otrzymaniu faktury od dostawcy za zakup części do środka trwałego dokonujemy zapisu: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Zapłatę za fakturę na podstawie wyciągu bankowego ujmiemy po stronie Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami i stronie Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki. W tym przypadku jednostka nie musi wystawiać dowodu OT "Przyjęcie/ulepszenie środka trwałego", a wydatki nie powiększają wartości środka trwałego.

Jednakże w sytuacji, kiedy próg istotności został ustalony w jednostce na niższym poziomie niż poniesione nakłady w kwocie 2950 zł, wówczas nakłady te należy zaksięgować używając konta 080 - Inwestycje (środki trwałe w budowie). Trzeba również wystawić dokument OT i zwiększyć wartość środka trwałego.

PRZYKŁAD

Polityka jednostki

W ramach uproszczeń w ewidencji niskocennych składników majątku jednostka dokonała następującego zapisu w polityce rachunkowości:

"Składniki majątku o przewidywanym okresie użytkowania dłuższym niż rok i wartości początkowej równej lub niższej niż 2500 zł są zaliczane bezpośrednio do kosztów zużycia materiałów. Kontrola i ewidencja tych składników prowadzone są pozabilansowo przez komórkę gospodarczą, w sposób umożliwiający identyfikację każdego przedmiotu oraz miejsc ich użytkowania i osób za nie odpowiedzialnych".

EWIDENCJA

@RY1@i02/2013/169/i02.2013.169.00800030f.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura od dostawcy za zakup części do środka trwałego: strona Wn konta 401 - Zużycie materiałów i energii, strona Ma konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami;

2. Zapłata za fakturę (wyciąg bankowy): strona Wn konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, strona Ma konta 130 - Rachunek bieżący jednostki.

Małgorzata Pelc

specjalista z zakresu finansów publicznych

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów konta dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, państwowych funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).