Powoływanie kierownika urzędu stanu cywilnego

W jakim terminie należy przeprowadzić konkurs na stanowisko kierownika urzędu stanu cywilnego (USC) lub jego zastępcy, jeśli ich zatrudnienie jest obligatoryjne? Co w sytuacji, gdy w urzędzie jest zatrudniony zastępca kierownika USC, który ma zawartą umowę o pracę tylko na stanowisku inspektora?

Nowelizacja ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego oraz ustawy o opłacie skarbowej (Dz.U. nr 182, poz. 1121) spowodowała, że w wielu gminach trzeba powołać nowych kierowników USC i ich zastępców. W noweli wprowadzono bowiem obowiązkowe zatrudnienie innego niż wójt kierownika USC w gminach powyżej 50 000 mieszkańców. W gminach poniżej 50 000 mieszkańców wójt będzie mógł (fakultatywnie) zatrudnić inną osobę na stanowisku kierownika USC. Jednocześnie wprowadzony został również obowiązek zatrudnienia innej osoby na stanowisku zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego. Z szacunków resortu spraw wewnętrznych i administracji wynika, że w związku z obowiązkiem zatrudnienia zastępców kierownika USC 125 urzędów musi stworzyć nowe miejsca pracy. Obowiązek zatrudnienia dodatkowego kierownika USC dotyczy pięciu urzędów stanu cywilnego w Polsce.

Nowelizacja nie zawiera przepisów przejściowych, a jej termin wejścia w życie wynosił 14 dni od dnia ogłoszenia, tj. 29 października 2008 r. Tym samym, jeżeli zasób kadrowy w danym urzędzie stanu cywilnego nie odpowiada wymogom przewidzianym nowymi przepisami prawa, pracodawcy samorządowi - niezwłocznie po ich wejściu w życie - powinni rozpocząć procedury naboru zmierzające do uzupełnienia braków na stanowisku kierownika urzędu stanu cywilnego (lub zastępcy). Termin ostatecznego zatrudnienia wybranego kandydata, który spełni wszystkie ustawowe wymogi, jest uzależniony od indywidualnego przebiegu każdego postępowania konkursowego. Nadzór nad działalnością urzędów stanu cywilnego w tym zakresie - na zasadach ogólnych określonych w art. 8 ust. 3 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego - sprawują właściwi miejscowo wojewodowie.

Nowela ustawy wprowadza także przepis, który nakazuje zatrudnienie w każdym urzędzie stanu cywilnego co najmniej zastępcę kierownika urzędu stanu cywilnego. Tym samym stworzono mechanizm zapewniający faktyczną realizację postanowień art. 6 ust. 1 ustawy - Prawo o aktach stanu cywilnego, który stanowi, że czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego dokonuje jedynie kierownik urzędu stanu cywilnego lub jego zastępca (zastępcy). Ta regulacja poparta wymogiem stworzenia etatu kierownika USC (zastępcy) daje pewność, że zadania z zakresu czynności dotyczących stanu cywilnego nie będą wykonywane przez innego niż kierownik USC (zastępca) pracownika urzędu gminy.

Zatem jeśli w urzędzie jest zatrudniony zastępca kierownika USC, który ma zawartą umowę o pracę tylko na stanowisku inspektora, to funkcję kierownika usc pełni wójt (burmistrz, prezydent miasta). Jednocześnie uwzględniając nowe regulacje prawne, jest on obowiązany - w zależności od liczby mieszkańców gminy - do zatrudnienia na stanowisku zastępcy kierownika urzędu stanu cywilnego i/lub kierownika usc osoby, która spełni ustawowe wymagania dotyczące zarówno stażu pracy, jak i wykształcenia.