Funkcję sekretarza można powierzyć okresowo, ale nie na długo

Od ponad trzech lat w każdej jednostce samorządu terytorialnego (j.s.t.) powinny być utworzone stanowiska sekretarza gminy, powiatu i województwa. Taki obowiązek nałożyła na samorządy ustawa z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (dalej: ustawa). Wcześniej gminy i starostwa nie musiały, ale mogły zatrudniać sekretarzy. Po zmianach tam, gdzie byli już sekretarze, zmieniała się tylko podstawa zatrudnienia - z powołania na umowę o pracę. Podobnie było w urzędach marszałkowskich. Tam dodatkowo ulegała zmianie nazwa stanowiska - z dyrektora generalnego urzędu na sekretarza województwa.

Mimo że nowe regulacje obowiązują już kilka lat, wciąż pojawiają się problemy z obsadzaniem i powierzaniem funkcji sekretarza gminy. Dodatkowo brak konkretnych zadań dla tego typu stanowiska w samorządzie wynikających bezpośrednio z ustawy (jak np. ma to miejsce w przypadku dyrektorów generalnych w służbie cywilnej) sprawia, że rola sekretarzy jest wciąż niedookreślona.

Resort cyfryzacji jest za p.o. ...

Pracownikowi samorządowemu można na czas określony powierzyć pełnienie obowiązków sekretarza gminy, powiatu lub województwa. Takie stanowisko zajęło Ministerstwo Administracji i Cyfryzacji (MAiC). To odpowiedź na interpelacje w tej sprawie Julii Pitery, posłanki PO.

MAiC zaznaczyło jednak, że czasowe pełnienie obowiązków nie może trwać w nieskończoność. Co więcej, zastrzega również, że nie można w ten sposób zatrudniać na wolne stanowisko urzędnicze. A do takich zalicza się funkcja sekretarza. Resort zaznaczył, że ustawa o pracownikach samorządowych, w przeciwieństwie do ustawy o służbie cywilnej, nie zawiera przepisu, który wprost zakazywałby powierzania pełnienia obowiązków związanych z określonym stanowiskiem, np. stanowiskiem sekretarza gminy.

Przepisy o pracownikach samorządowych są jednak na tyle nieprecyzyjne, że nie można nawet stwierdzić, jak długo może trwać taki czasowy stan p.o. Ze stanowiska MAiC wynika zaledwie, że czasowe powierzenie funkcji sekretarza nie powinno być sytuacją długotrwałą. Nie można też zatrudniać w ten sposób na wakujące stanowisko urzędnicze. [Przykład]

...NSA przeciw

Opinia MAiC w odniesieniu do możliwości pełnienia czasowo obowiązków przez innego pracownika jest przez wielu ekspertów i prawników postrzegana jako kontrowersyjna. Tym bardziej że powierzenie pełnienia obowiązków powinno wynikać wprost z przepisów powszechnie obowiązujących, a nie należy tego traktować w sposób dorozumiany. Tak orzekł m.in. Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku z 29 maja 2009 roku (I OSK 127/09). Stanowisko to podtrzymują również wojewódzkie sądy administracyjne (np. wyrok WSA w Lublinie z 24 września 2009 r., III SA/Lu 295/09).

Nowy resort wskazuje również, że pozycja sekretarza ma na celu zagwarantowanie ciągłości i jakości pracy danego urzędu. Natomiast stanowisko sekretarza, jako należące do grupy stanowisk kierowniczych urzędniczych, powinno zostać obsadzone w następstwie otwartego i konkurencyjnego naboru. Niemniej jednak z ustawy wprost nie wynika zakres obowiązków sekretarza. To, jakie zadania będzie wykonywał sekretarz, zależy tylko od woli kierownika urzędu, np. wójta. Najczęściej jednak przypisuje się mu zadania związane z zarządzaniem urzędem w sprawach polityki kadrowej.

Niełatwy nabór

Osoba kandydująca na funkcję sekretarza musi spełniać konkretne wymagania kwalifikacyjne (art. 5 ust. 2 ustawy). Także warunek apolityczności wynikający z art. 5 ust. 5 ustawy wskazuje na szczególną rolę sekretarza wśród innych stanowisk pracowniczych (urzędniczych i kierowniczych).

Jeżeli podczas naboru nie zostanie wyłoniony odpowiedni kandydat, procedura powinna zostać powtórzona. Ustawa nie precyzuje jednak, w jakim czasie kandydat powinien zostać wyłoniony. Z wyjaśnień Kancelarii Prezesa Rady Ministrów wynika, że kierownik urzędu musi zatrudnić sekretarza niezwłocznie. Nie może uchylać się od poszukiwania kandydata i przeprowadzania kolejnych naborów. Pominięcie procedury naboru może nastąpić jedynie w razie przeniesienia z innego urzędu. Oznacza to, że niedopełnienie przez np. wójta takich obowiązków może narazić go na zarzut niewypełniania obowiązków ustawowych.

Wójt nie może się również tłumaczyć, że brak sekretarza to skutek zmian organizacyjnych w urzędzie. Podstawą wyjaśnień szefa gminy czy powiatu nie może być również brak środków w budżecie na obsługę urzędu i stworzenie kolejnego stanowiska. W obecnie obowiązującym stanie prawnym stanowisko sekretarza mieści się w grupie pozostałych pracowników samorządowych, dla których podstawą zatrudnienia jest umowa o pracę (art. 4 ust. 1 pkt 3 ustawy).

Wojewoda stwierdzi naruszenie

W konsekwencji nawiązanie stosunku pracy z sekretarzem w formie umowy o pracę stanowi wymóg ustawowy. Osoba zatrudniona na stanowisku sekretarza powinna mieć wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu przepisów ustawy z 27 lipca 2005 r. o szkolnictwie wyższym (Dz.U. nr 164, poz. 1365 z późn.zm.). Jeśli osoba wskazana na to stanowisko nie posiadała takiego wykształcenia, wojewoda może uznać, że procedura zatrudnienia tej osoby w sposób istotny naruszała przepisy ustawy o pracownikach samorządowych zarówno co do formy nawiązania stosunku pracy, jak i stawianych wymagań kwalifikacyjnych (por. rozstrzygnięcie nadzorcze wojewody łódzkiego z 7 maja 2010 r., PKN.I.0911/229/10).

W ustawie o pracownikach samorządowych nie ma jednak przepisu, który przewidywałby jakiekolwiek konsekwencje dla kierowników urzędów za nieustanowienie takiego stanowiska. Kancelaria premiera przyznaje, że ustawa nie przewiduje za to sankcji. Zaznacza jednak, że odpowiedzialność za przestrzeganie ustawy spoczywa na kierowniku urzędu.

PRZYKŁAD

Wydane decyzje do podważenia

Sekretarz dokonywał oceny okresowej pracowników samorządowych. Jeden z urzędników - Jan K. - otrzymał negatywną notę. Postanowił, że podważy przed sądem decyzje sekretarza, bo osoba, która zajmuje to stanowisko, czasowo nie pełni obowiązku.

Jan K. może w ten sposób unieważnić decyzje sekretarza, jeśli odwoła się do sądu i wywiedzie, że wszystkie czynności, jakich dokonywał sekretarz, są nieważne, bo pełni on funkcję p.o. długotrwale. Jan K. może też wskazać, że osoba, która trafiła na to stanowisko, nie ma odpowiednich kompetencji do przeprowadzenia oceny okresowej. Tym bardziej że jej wiedza i kwalifikacje nie zostały sprawdzone w trakcie otwartego i konkurencyjnego naboru.

Ważne

Sekretarz, który był zatrudniony na tym stanowisku w dniu wejścia w życie ustawy o pracownikach samorządowych (tj. 1 stycznia 2009 r.), chroniony jest przez jej art. 53 ust. 4. Zgodnie z tym przepisem sekretarze nieposiadający wymaganego przez nowe przepisy stażu pracy mogą w dalszym ciągu pracować na dotychczas zajmowanym stanowisku. Osoby te musiały jednak zrzec się ewentualnej przynależności do partii politycznej

Konieczne wymagania

● co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w jednostkach samorządowych, w tym co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w tych jednostkach,

● co najmniej czteroletni staż pracy na stanowisku urzędniczym w urzędzie gminy czy powiatu oraz co najmniej dwuletni staż pracy na kierowniczym stanowisku urzędniczym w innych jednostkach sektora finansów publicznych,

● wykształcenie wyższe pierwszego lub drugiego stopnia w rozumieniu przepisów o szkolnictwie wyższym.

Artur Radwan

artur.radwan@infor.pl

Podstawa prawna

Art. 5, 21 ustawy z 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. nr 223, poz. 1458 z późn. zm.). Art. 54 ust. 6 ustawy z 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz.U. nr 227, poz. 1505 z późn. zm.).