Zwrot wydatku z roku poprzedniego nie jest przychodem

W państwowych jednostkach budżetowych otrzymany w roku bieżącym zwrot wydatku dokonanego w poprzednim roku budżetowym jest według obowiązujących przepisów dochodem budżetowym. Nie stanowi on jednak przychodów w rozumieniu ustawy o rachunkowości, nie należy więc odnosić go na konto 720 lub inne konto przychodowe.

Jednostki budżetowe działają według metody finansowania brutto, co oznacza, że wszelkie otrzymane dochody przekazują na rachunek budżetu państwa, z którego otrzymują środki na swoje wydatki w postaci planu finansowego na dany rok. Brak powiązania pomiędzy dochodami i wydatkami oraz bezwzględny zakaz przeznaczania zgromadzonych dochodów na własne wydatki jest fundamentalną zasadą prowadzenia gospodarki finansowej przez jednostkę budżetową.

Wyjątkiem od tej reguły stanowią zwroty wydatków, są one jedynymi wpływami, które jednostka budżetowa może przeznaczyć ponownie na wydatki. Warunkiem jest jednak to, aby zwrot został dokonany w tym samym roku, w którym wydatek. Zwrot dokonany w roku kolejnym jest dochodem budżetowym i tak musi zostać potraktowany.

Kiedy tak, a kiedy nie

Jest to sytuacja kiedy jednostka budżetowa w toku swojej normalnej działalności dokonuje wydatku ze środków przewidzianych w swoim planie finansowym, a później otrzymuje jego zwrot w całości lub części (np. z tytułu otrzymanej faktury korygującej).

Sposób kwalifikacji i ewidencji związanych z tym operacji gospodarczych zależy od terminu poniesienia wydatku i terminu otrzymania zwrotu.

Jeśli zarówno wydatek jak i zwrot nastąpiły w tym samym roku budżetowym, ewidencja odbywa się w obrębie wydatków, a otrzymana kwota może zostać ponownie wykorzystana na wydatki jednostki. [przykład 1 i 2]

Jeśli zaś wydatek nastąpił w danym roku budżetowym, a zwrot w kolejnym, mamy już do czynienia z dochodem. Zwrot taki musi więc zostać zaewidencjonowany i potraktowany jak dochód, czyli zgodnie z przepisami przekazany we wskazanych terminach do budżetu państwa.

Wydatek w roku N, zwrot w roku N = zwrot wydatków

Wydatek w roku N, zwrot w roku N + 1 = dochód

Należy zauważyć, że w przypadku wskazanym w przykładzie 3 nie występuje żadne konto przychodów. Taki wpływ nie jest bowiem przychodem w rozumieniu ustawy o rachunkowości.

Zgodnie z ustawą o rachunkowości przez przychody należy rozumieć uprawdopodobnione powstanie w okresie sprawozdawczym korzyści ekonomicznych o wiarygodnie określonej wartości, w formie zwiększenia wartości aktywów albo zmniejszenia wartości zobowiązań, które doprowadzą do wzrostu kapitału własnego lub zmniejszenia jego niedoboru.

Przy zwrocie wydatków nie ma mowy o uprawdopodobnionym powstaniu korzyści ekonomicznych, gdyż jest to bezpośredni wpływ z określonych przyczyn na rachunek jednostki (nie ma tu celowego działania jednostki zmierzającego do osiągnięcia przychodu).

Opisy

Również opisy do kont przychodów wskazują, że nie kwalifikuje się tu zwrotów wydatków.

wKonto 720 - Przychody z tytułu dochodów budżetowych służy do ewidencji przychodów z tytułu dochodów budżetowych związanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w szczególności dochodów, do których zalicza się podatki, składki, opłaty, inne dochody budżetu państwa, jednostek samorządu terytorialnego oraz innych jednostek, należne na podstawie odrębnych ustaw lub umów międzynarodowych.

wKonto 750 - Przychody finansowe służy do ewidencji przychodów finansowych. Na stronie Ma konta 750 ujmuje się przychody z tytułu operacji finansowych, w szczególności przychody ze sprzedaży papierów wartościowych, przychody z udziałów i akcji, dywidendy oraz odsetki od udzielonych pożyczek, dyskonto przy zakupie weksli, czeków obcych i papierów wartościowych oraz odsetki za zwłokę w zapłacie należności, dodatnie różnice kursowe.

wKonto 760 - Pozostałe przychody operacyjne służy do ewidencji przychodów niezwiązanych bezpośrednio z podstawową działalnością jednostki, w tym wszelkich innych przychodów niż podlegające ewidencji na kontach: 700, 720, 730, 750.

Tak więc zwrot wydatków dokonanych w latach poprzednich stanowi dochód, ale nie stanowi przychodu jednostki budżetowej, a rozrachunki i przepływy pieniężne.

PRZYKŁAD 1

W tym samym roku budżetowym

Jednostka budżetowa dokonała płatności za usługę wykonania pieczęci na podstawie faktury, przy czym przy sporządzaniu przelewu popełniono błąd i wpisano niewłaściwą kwotę (należność wynikająca z faktury 578,50 zł, dokonany przelew 587,50 zł).

Po wyjaśnieniu sprawy z kontrahentem dokonał on zwrotu na rachunek wydatków jednostki nadpłaty w kwocie 9 zł.

Ewidencja powyższych zdarzeń będzie następująca:

@RY1@i02/2014/198/i02.2014.198.00800030f.101.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za usługę w kwocie 578,50 zł: strona Wn konta 402 (par. 4300), strona Ma konta 201;

2. Zapłata faktury w kwocie 587,50 zł: strona Wn konta 201, strona Ma konta 130 (par. 4300);

3. Zwrot od kontrahenta nadpłaty w kwocie 9 zł: strona Wn konta 130, strona Ma konta 201;

4. Techniczny zapis ujemny (czystość obrotów) kwota - 9 zł: strona Wn konta 130, strona Ma konta 130.

Uwaga! Jeśli nadpłata dotyczy kontrahenta, z którym prowadzone są dłuższe lub stałe rozliczenia, można taką nadpłatę rozliczyć przy kolejnej płatności, przekazując należność w kwocie mniejszej.

PRZYKŁAD 2

Usługi sprzątania

W wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego jednostka budżetowa zawarła umowę na usługi sprzątania na okres roku. Płatności za wykonywane usługi realizowane są miesięcznie. We wrześniu otrzymano fakturę na kwotę 1200 zł, którą 31 września zapłacono.

Po weryfikacji okazało się, że wykonawca nie uwzględnił wynikającego z umowy należnego rabatu w wysokości 150 zł. Wykonawca wystawił fakturę korygującą.

Ewidencja:

@RY1@i02/2014/198/i02.2014.198.00800030f.102.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za wykonaną usługę w kwocie 1200 zł: strona Wn konta 402, strona Ma konta 201;

2. Zapłata w kwocie 1200 zł: strona Wn konta 201, strona Ma konta 130;

3. Faktura korygująca w kwocie 150 zł: strona Wn konta 201, strona Ma konta 402 (lub - 150 zł: strona Wn konta 402, strona Ma konta 201)

W tym przypadku można nie domagać się zwrotu nadpłaty, a w kolejnym miesiącu pomniejszyć bieżącą płatność o kwotę należności.

PRZYKŁAD 3

Zakup drukarek

Jednostka budżetowa kupiła w grudniu 3 drukarki. Otrzymano fakturę w kwocie 960 zł i dokonano płatności. Okazało się jednak, że jedna z drukarek jest uszkodzona, co zgłoszono w ramach gwarancji. Dostawca zamiast naprawy zaproponował zwrot zapłaconej kwoty, na co jednostka wyraziła zgodę. W grudniu otrzymano fakturę korygującą na kwotę 320 zł. Kwota ta wpłynęła na rachunek jednostki w styczniu następnego roku.

Księgowania w roku zakupu wyglądają tak:

@RY1@i02/2014/198/i02.2014.198.00800030f.103.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu:

1. Faktura za zakupiony sprzęt w kwocie 960 zł: strona Wn konta 401 (par. 4210), strona Ma konta 201;

2. Zapłata faktury w kwocie 960 zł: strona Wn konta 201, strona Ma konta 130 (par. 4210);

3. Faktura korygująca w kwocie 320 zł: strona Wn konta 201, strona Ma konta 401 ( lub - 320 zł: strona Wn konta 401, strona Ma konta 201).

W bilansie zamknięcia wystąpi należność od dostawcy w kwocie 320 zł

Księgowania w roku następnym wyglądają nieco inaczej:

@RY1@i02/2014/198/i02.2014.198.00800030f.104.gif@RY2@

Objaśnienia do schematu :

Saldo początkowe (Sp.) Wn 320 zł konta 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.

1. Wpływ kwoty zwrotu na rachunek wydatków w kwocie 320 zł: strona Wn konta 130, strona Ma konta 201;

2. Przekazanie z rachunku wydatków na rachunek dochodów w kwocie 320 zł: strona Wn konta 141, strona Ma konta 130 i strona Wn konta 131, strona Ma konta 141*;

3. Odprowadzenie dochodów do budżetu strona Wn konta 222, strona Ma konta 131.

*Jeśli kwota zwrotu wydatku roku poprzedniego wpłynęła na rachunek wydatków wymaga niezwłocznego przekazania na rachunek bieżący dochodów budżetowych, stąd przelew pomiędzy rachunkami.

Magdalena Rypińska

dyrektor sądu, długoletnia główna księgowa

Podstawa prawna

Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330 ze zm.). Rozporządzenie ministra finansów z 5 lipca 2010 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego, jednostek budżetowych, samorządowych zakładów budżetowych, funduszy celowych oraz państwowych jednostek budżetowych mających siedzibę poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 289).