Rejestracja biznesu online, choć prosta i bezpłatna, wciąż jest mało popularna

Dane Ministerstwa Gospodarki obejmują okres od uruchomienia 1 lipca 2011 r. Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG), która umożliwiła internetową rejestrację firm, do 25 czerwca 2013 r. W tym czasie przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi zgłosili nieco ponad 519 tys. działalności, przy czym tylko 15,2 tys. z nich (tj. 2,98 proc.) zostało wpisanych do CEIDG online. Pozostali właściciele firm (97 proc.), jak to było przed lipcem 2011 roku, postanowili zarejestrować biznes tradycyjnie, za pośrednictwem urzędów gmin.

Rewolucji nie było

Wprowadzenie CEIDG miało zupełnie zmienić sposób zakładania działalności gospodarczej przez drobnych przedsiębiorców. Centralny zinformatyzowany rejestr prowadzony przez ministra gospodarki zastąpił gminne ewidencje działalności gospodarczej. Dzięki temu przedsiębiorcy, zamiast składać papierowe wnioski w swoim urzędzie gminy, zyskali możliwość rejestrowania działalności samodzielnie za pośrednictwem sieci.

Tyle że jak pokazują przywołane dane, przedsiębiorcy dotychczas nie polubili tego sposobu. Nadal wolą zakładać firmę, korzystając z pomocy urzędu gminy. Polega to na tym, że pracownicy administracji przepisują do systemu dane z papierowego wniosku przedsiębiorcy. Urzędnicy wskazują, że część osób rozpoczynających prowadzenie własnego biznesu w ogóle nie wie, że może założyć firmę z domu. Z kolei innych przeraża perspektywa samodzielnego wypełniania wniosków w internecie. Niektórzy też, zupełnie niepotrzebnie, obawiają się kosztów związanych z rejestracją online. Tymczasem w praktyce nie jest to ani wielce trudne, ani drogie.

Polubić ePUAP

Kluczowe w całym procesie jest założenie sobie profilu zaufanego ePUAP. Jest to całkowicie darmowa alternatywa dla płatnego podpisu elektronicznego. Profil identyfikuje przedsiębiorcę w kontaktach z administracją. Dzięki niemu można uwierzytelnić pisma wysyłane do urzędów za pośrednictwem internetu. Profil przydaje się nie tylko na etapie zakładania działalności gospodarczej, lecz także później, gdy będzie na przykład potrzeba zaktualizowania danych w CEIDG.

Po założeniu konta na stronie www.epuap.gov.pl, gdzie znajduje się również dokładna instrukcja, należy wypełnić wniosek online o stworzenie profilu. Następnie trzeba go w ciągu 14 dni potwierdzić, czyli innymi słowy wylegitymować się w dowolnym urzędzie administracji rządowej, np. urzędzie skarbowym, wojewódzkim czy oddziałach ZUS (tzw. punkty potwierdzające). Chodzi o to, by urzędnik sprawdził, czy dane, które podaliśmy na koncie ePUAP, odpowiadają rzeczywistości. Dysponując profilem zaufanym, przedsiębiorca prześle do CEIDG wszystkie wnioski związane z firmą bez konieczności wychodzenia z domu. Co ważne, profil może się również okazać pomocny w sytuacjach prywatnych, chociażby gdy przedsiębiorca jako obywatel będzie chciał złożyć skargę do jakiegoś urzędu lub wystąpić z wnioskiem o udostępnienie informacji publicznej.

Krok po kroku

Podstawę prawną dla rejestrowania biznesu w CEIDG stanowią art. 23-39 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 672 z późn. zm.). Praktyczną realizacją tych przepisów jest strona internetowa www.firma.gov.pl. By w pełni korzystać z jej funkcjonalności, oprócz profilu zaufanego potrzeba również konta przedsiębiorcy w CEIDG.

Kolejnym krokiem jest wypełnienie konkretnego wniosku, czyli CEIDG-1. Podstawowe dane zostaną zaczerpnięte z naszego konta na ePUAP. To, co trzeba będzie uzupełnić, to chociażby siedziba firmy czy też przedmiot prowadzonej działalności. Pól do uzupełnienia jest sporo, ale przy uważnej lekturze nie sprawiają większego problemu. Szczególnie że na stronie internetowej znajdują się instrukcje, a pomocą służy wirtualny asystent.

Po wypełnieniu wszystkich danych wniosek należy opatrzyć profilem zaufanym. I tu uwypukla się kolejna zaleta rejestracji online: od momentu wysłania wniosku można bowiem rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej. Nie trzeba się martwić o inne formalności, jako że to CEIDG przekaże wniosek przedsiębiorcy do odpowiednich urzędów: statystycznego w celu nadania numeru REGON, skarbowego, by wygenerował numer identyfikacji podatkowej, oraz dokona zgłoszenia do ubezpieczeń społecznych w ZUS. Realizacja tych usług jest całkowicie bezpłatna.

Konto w CEIDG poparte profilem zaufanym przydaje się również na późniejszym etapie prowadzenia biznesu. Trzeba bowiem pamiętać, że nawet najmniejsze zmiany danych przedsiębiorcy należy zgłaszać do CEIDG. Można to zrobić, udając się do urzędu gminy. Tylko po co tracić czas, skoro sprawę można załatwić w kilka minut właśnie za pośrednictwem sieci.

Ostatnim argumentem, który przemawia za załatwianiem urzędowych spraw dotyczących firmy online, mogą być kolejne statystyki resortu gospodarki. O ile bowiem w drugim roku funkcjonowania CEIDG (2 lipca 2012 r.-25 czerwca 2013 r.) internetowo zarejestrowano jedynie 9,2 tys. firm, o tyle wszystkich wniosków online złożonych w tym czasie do ewidencji było ponad 60,6 tys. Ta różnica może wynikać z tego, że już po zarejestrowaniu firm przedsiębiorcy przekonują się do internetowego składania kolejnych pism do CEIDG, bo tak jest wygodniej, chociażby gdy trzeba zaktualizować dane.

OPINIA EKSPERTA

@RY1@i02/2013/146/i02.2013.146.21500030a.802.jpg@RY2@

Dr Michał Będkowski-Kozioł partner w kancelarii Kochański Zięba Rapala i Partnerzy

To, że zdecydowana większość nowych przedsiębiorców nie rejestruje działalności gospodarczej przez internet, nie jest dla mnie zaskoczeniem. Należało się spodziewać takiego wyniku. Nie jest on przy tym konsekwencją wadliwej konstrukcji prawnej CEIDG, a raczej kilku innych czynników.

Po pierwsze, świadomość społeczna możliwości rejestracji działalności gospodarczej online nie wydaje się wciąż wysoka. Być może dodatkowo pewną rolę odgrywa tutaj swoiste przyzwyczajenie do załatwiania spraw urzędowych osobiście. To samo zjawisko można zaobserwować przy rozliczaniu podatków.

Po drugie, CEIDG jako system rejestracji jest skierowana do osób fizycznych zamierzających podjąć działalność gospodarczą. Są to w przeważającej mierze mikro lub mali przedsiębiorcy (stanowią oni zresztą według danych GUS ponad 95 proc. ogółu przedsiębiorców w Polsce), a w większości są to przypadki jednoosobowej działalności gospodarczej, nieróżniącej się w swym przedmiocie od wykonywania pracy najemnej (np. drobne usługi, handel). Z tego względu podmioty te nie są na ogół zainteresowane nabyciem urządzeń umożliwiających skorzystanie z podpisu elektronicznego. Jeżeli zaś chodzi o profil zaufany ePUAP, warto pamiętać, że jego uzyskanie wymaga także uprzedniego kontaktu z odpowiednim organem. Dlatego też wiele osób rozpoczynających działalność gospodarczą, zamiast kontaktować się z właściwymi organami w celu uzyskania profilu zaufanego, woli od razu złożyć osobiście wniosek do CEIDG. Z pewnością część z tych podmiotów, na późniejszym etapie prowadzenia działalności gospodarczej, będzie zainteresowana uzyskaniem profilu zaufanego lub korzystaniem z systemu podpisu elektronicznego. Można przy tym zaryzykować twierdzenie, że tendencja taka będzie dotyczyła w większym stopniu ludzi młodych, lepiej obeznanych z technologiami informatycznymi. Przykładem z innego obszaru na potwierdzenie tej tezy może być chociażby to, że wciąż około połowy rent i emerytur jest dostarczanych przez listonoszy, a nie przy wykorzystaniu rachunków bankowych.

Po trzecie wreszcie, wiele osób rejestrujących działalność gospodarczą oczekuje pomocy przy wypełnianiu wniosku. Pomocy takiej szukają właśnie poprzez osobistą wizytę w urzędzie gminy.

Piotr Pieńkosz

piotr.pienkosz@infor.pl