Obywatel będzie się komunikował z urzędem przez internet

Obowiązki związane z informatyzacją przepływu informacji między podmiotami publicznymi a obywatelem dotyczą przede wszystkim administracji rządowej, kontroli państwowej, sądów, prokuratury, samorządu terytorialnego, zakładów opieki zdrowotnej, ZUS, KRUS, NFZ. W tym celu wszystkie one muszą mieć systemy teleinformatyczne. Rejestry publiczne oznaczają w tym wypadku rejestry, ewidencje, wykazy, listy, spisy i wszelkie inne tego rodzaju formy służące do realizacji zadań publicznych.

Po to by obywatel lub przedsiębiorca mógł skutecznie komunikować się z podmiotem publicznym (np. z urzędem skarbowym albo urzędem gminy), ten ostatni powinien do 30 października 2011 r. (o ile nie zrobił tego wcześniej) powiesić na swojej stronie Biuletynu Informacji Publicznej informację o adresie udostępnionej skrzynki podawczej. Powinna temu towarzyszyć wzmianka o maksymalnym rozmiarze przyjmowanych przez nią dokumentów elektronicznych, licząc z załącznikami (w MB) i o sposobie tworzenia pism umożliwiających załatwienie sprawy. Chodzi o dokumenty kreowane na podstawie elektronicznych wzorów umieszczonych w centralnym lub lokalnym repozytorium. Potrzebna jest również informacja na temat nośników, na których wolno dostarczać elektroniczne dokumenty i na których zostanie zapisane urzędowe poświadczenie odbioru.

Trzeba przy tym pamiętać, że elektroniczna skrzynka podawcza może przed doręczeniem sprawdzać zgodność dokumentu ze stawianymi mu warunkami formalnymi, czyli z odpowiednim wzorem. I gdyby okazało się, że pismo nie ma koniecznych parametrów, nadawca zostanie o tym poinformowany.

Do obsługi doręczeń administracja publiczna wykorzystuje bezpieczny kanał komunikacji zgodny z aktualną technologią określoną przez normy, standardy albo rekomendacje krajowej lub unijnej jednostki normalizacyjnej. Każdy podmiot publiczny może przy tym utworzyć skrzynkę podawczą na ePUAP, czyli na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej.

Internetowe skrzynki podawcze umożliwiają bezpośrednie doręczanie e-dokumentów zgodnych ze wzorami. Wówczas nie ma potrzeby korzystania z elektronicznych formularzy powiązanych z tymi skrzynkami. Stąd waga wzorów, które ministrowie zamieszczają w repozytoriach. Będzie je można przygotować, jeśli są spełnione trzy poniższe warunki:

● przepisy określają organ właściwy do skonstruowania wzoru,

● podmiot publiczny, do którego kierowane jest podanie, żądanie, wyjaśnienie lub inna czynność, nie określił wzoru dokumentu elektronicznego umożliwiającego załatwienie sprawy,

● żaden przepis nie mówi, iż jedynym skutecznym sposobem przekazania informacji jest jej doręczenie w postaci papierowej.

Adresat dokumentu elektronicznego potwierdza jego odebranie przez opatrzenie poświadczenia doręczenia podpisem elektronicznym umożliwiającym identyfikację podpisującego.

Rozporządzenie wejdzie w życie 30 października 2011 r.

Pisma skierowane na adres poczty elektronicznej podmiotu publicznego traktuje się - wyjątkowo - jako przesyłki niewymagające potwierdzenia wniesienia podania, mimo że zasadą procedury administracyjnej jest konieczność takiego potwierdzania, o ile składający dokument tego zażąda

Dobromiła Niedzielska-Jakubczyk

dobromila.niedzielska@infor.pl

Rozporządzenie prezesa Rady Ministrów z 14 września 2011 r. w sprawie sporządzania pism w formie dokumentów elektronicznych, doręczania dokumentów elektronicznych oraz udostępniania formularzy, wzorów i kopii dokumentów elektronicznych (Dz.U. nr 206, poz. 1216).