Nowe przepisy przełamują przywiązanie urzędników do dokumentów papierowych

Styczniowe rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 14, poz. 67) dotyczy wszystkich czynności związanych z urzędowymi dokumentami, zarówno w postaci papierowej i elektronicznej. W zupełnie nowy sposób określa sposób klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji w formie jednolitych wykazów akt oraz instrukcję w sprawie organizacji zakresu działania archiwów dla organów gminy i związków międzygminnych, organów powiatu, organów samorządu województwa i innych organów zespolonej administracji rządowej w województwie.

Dotychczas obowiązujące przepisy określające obrót dokumentami i ich archiwizację w urzędach były uznawane za jedną z najskuteczniejszych barier blokujących zmianę tradycyjnego sposobu funkcjonowania urzędów. Archaiczna administracja, która działa na podstawie dokumentów papierowych, z powodzeniem opierała się próbom informatyzacji urzędów, bo miała za oręż argumenty prawne, trudne do podważenia. Teraz straciły one rację bytu. Nowa instrukcja kancelaryjna wprowadza zmiany, które łamią bariery utrudniające zintegrowane (dotyczące zarówno dokumentów postaci papierowej jak i elektronicznej) zarządzanie dokumentami.

Nowy sposób znakowania dokumentów, ale także postępowanie z dokumentacją elektroniczną (wnioski zgłaszane do urzędu elektroniczne, e-maile itp.), wymagania organizacyjne i techniczne stawiane urzędom zainteresowanym wdrożeniem systemów EZD, uporządkowane zasady postępowania z dokumentacją papierową - to tylko niektóre z kwestii uregulowanych przez od dawna oczekiwany akt prawny. Jego przepisy znajdują zastosowanie zarówno dla dokumentacji powstającej w urzędzie jak i napływającej do urzędów. Zarówno urzędy zinformatyzowane, dysponujące systemem EZD, jak i pozostałe urzędy działające w sposób tradycyjny są zobowiązane do stosowania przepisów omawianego rozporządzenia.

Założenia rozporządzenia w części dotyczącej instrukcji kancelaryjnej były przygotowywane przez zespół powołany przez Naczelną Dyrekcję Archiwów Państwowych i Ministerstwo Spraw Wewnętrznych i Administracji. W skład zespołu weszli przedstawiciele urzędów miast (m.in. Częstochowy, Łodzi, Poznania, Siemianowic Śląskich, Warszawy i Zabrza), urzędów wojewódzkich (podlaskiego, podkarpackiego, wielkopolskiego, małopolskiego) oraz archiwów państwowych (w Krakowie, Rzeszowie i Białymstoku). Co ważne, podstawowym kryterium doboru członków zespołu roboczego było doświadczenie w zakresie korzystania z systemów do elektronicznego obiegu dokumentów - elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD). Jest to warte podkreślenia, gdyż celem nowych przepisów jest umożliwienie urzędom korzystania w szerokim zakresie z dokumentacji elektronicznej w bieżącej działalności.

@RY1@i02/2011/062/i02.2011.062.050.008c.001.jpg@RY2@

Piotr Samoraj