Samorządowcy nie wiedzą, co robić z anonimami

Minęły dwa lata obowiązywania rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. nr 14, poz. 67). Na naszych łamach opisaliśmy problem z wdrażaniem w samorządach systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją. Na kilkadziesiąt urzędów miast na prawach powiatu na Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) zdecydowało się zaledwie kilkanaście jednostek. W czym tkwi problem?

Wydaje mi się, że przede wszystkim w mentalności urzędników i ich przywiązaniu do papieru. W małych gminach pokutuje nieuzasadnione myślenie, że po to zostałem wójtem, by dostawać pisma do podpisu w skórzanej teczce, a nie w systemie komputerowym za pomocą podpisu elektronicznego. Trzeba obalić takie rozumowanie i przekonać urzędy, że warto postawić na cyfryzację. Narzucenie czegoś prawem nie zawsze przyniesie skutek. Czasem warto postawić na miękkie formy, czyli zachęcać, a nie zmuszać. Należy więc szkolić, pokazywać zalety EZD, tłumaczyć, dlaczego korzystanie z niego pozwoli oszczędzić czas pracy. To ważne, bo nawet gdy zmiany zostaną wymuszone prawem, to będą miały często charakter pozorny.

Czy z informatyzacją urzędów samorządowych rzeczywiście jest aż tak źle?

Niekoniecznie. Wiele jednostek co prawda opiera się na systemie tradycyjnym, ale mocno wspieranym przez narzędzia informatyczne. Nie wdrażają EZD, bo wcześniej zainwestowały w systemy informatyczne, które nie spełniają wymogów technicznych z rozporządzenia. Mimo to znacznie ułatwiają pracę urzędników.

Powinno się naciskać, by urzędy szybciej wdrażały EZD?

Chodzi przede wszystkim o to, by to obywatel miał wybór, czy chce zwrócić się do urzędu na papierze, czy e-mailem lub za pośrednictwem elektronicznej skrzynki podawczej. Urzędnicy, gdy są wykształceni i dobrze przygotowani do pracy, nie powinni robić problemów. Jeśli korzystają z EZD to nic nie stoi na przeszkodzie, by przyjąć tradycyjny list od mieszkańca i przetworzyć go na wersję elektroniczną. I odwrotnie. Instrukcja kancelaryjna przewidziała takie sytuacje.

Jak się przedstawia zderzenie przepisów z rzeczywistością?

W zasadzie instrukcja kancelaryjna się sprawdziła, mimo że jej wprowadzaniu towarzyszyło wiele obaw. Nie oznacza to, że nie wyniknęły pewne problemy. Kwestią, na którą skarżą się samorządowcy, są anonimy napływające do urzędów. Instrukcja kancelaryjna nie reguluje sposobu postępowania z tego typu pismami. Rozporządzenie mówi jedynie, że rejestruje się przesyłkę, nie odnosi się zaś do jej treści merytorycznej. A anonimy są bardzo różne. Od tych, które zawierają absurdalne oskarżenia typu "Jan Kowalski źle się prowadzi po godzinach pracy" po te z informacjami na temat korupcji wśród lokalnych urzędników czy dotyczące innych nieprawidłowości w urzędzie. Ten pierwszy rodzaj anonimów nie ma w sobie żadnej wartości merytorycznej, bo to, co robi pracownik administracji poza godzinami pracy, to jego prywatna sprawa, więc wydaje się, że urząd mógłby go zignorować. Druga grupa anonimów może się okazać niezwykle ważna dla funkcjonowania urzędu, a jedynym problemem jest to, że ktoś się pod takim pismem się nie podpisał, bo np. bał zemsty ze strony oskarżonego przez siebie urzędnika. Moim zdaniem takie anonimy powinny być bezwzględnie brane pod uwagę, czyli rejestrowane i weryfikowane.

Jak jest w praktyce?

Co urząd, to inny zwyczaj. Część z nich konsekwentnie nie zajmuje się anonimami, uznając, że brak podpisu wpływa na brak obowiązku rejestracji. Niektóre urzędy traktują anonimy jako przesyłki gorszej kategorii, jak spam, który również jest automatycznie odrzucany. To niebezpieczna praktyka, tego typu pisma mogą zawierać istotne informacje z punktu widzenia nas jako obywateli.

Wynika to po trosze z niechęci administracji do niepodpisanych dokumentów. Widać to również przy zajmowaniu się wnioskami o udostępnienie informacji publicznej. Urzędnikom trudno się przekonać, że nie musi on być opatrzony imieniem i nazwiskiem. Jak wskazuje orzecznictwo wystarczy podanie adresu e-mailowego, na który chce uzyskać odpowiedź, bez wskazywania imienia i nazwiska. Mimo to urzędnicy często domagają się podpisu wnioskodawcy.

Wracając do instrukcji kancelaryjnej. Jak ważna jest rejestracja pisma?

Niewykonanie tej czynności nie tylko powoduje, że urzędnik nie pochyli się nad danym dokumentem, lecz także że w ogóle nie istnieje on dla administracji.

Z jednej strony więc mamy obywatela, który chce zwrócić uwagę administracji na jakiś problem, ale z różnych powodów chce zachować tożsamość dla siebie. Z drugiej mamy urzędy, które ignorują anonimy. Jak rozwiązać tak powstały impas?

Instrukcja kancelaryjna definiuje pojęcie przesyłki, ale nie odnosi się do jej treści merytorycznej. A szkoda. Powinna np. wskazywać możliwie precyzyjnie, że anonimy o określonym zakresie tematycznym odnoszącym się do spraw mających wpływ na funkcjonowanie urzędów podlegają rejestracji. Dzięki temu urzędnicy nie musieliby tracić czasu na zajmowanie się bezwartościowymi pismami, a jednocześnie obywatele piszący w anonimach o poważnych sprawach mieliby pewność, że zgłoszone przez nich kwestie nie zostaną zignorowane.

Ideą instrukcji było wprowadzenie sztywnych mechanizmów przy wykonywaniu w administracji czynności kancelaryjnych tak, by urzędnik nie miał wątpliwości, czy coś robi źle, czy dobrze. To porządkuje działania administracji. Sprawa anonimów stanowi zaprzeczenie realizacji tego celu. Nie jest czymś dobrym, gdy brak jednolitego uregulowania w opisywanej sprawie powoduje, że urzędnicy zaczynają się zastanawiać, jak postępować. To burzy zaufanie obywateli do państwa i jego instytucji.

Fot. Jarosław Rychlik

dr Agnieszka Piskorz-Ryń, adiunkt w Katedrze Prawa Administracyjnego i Samorządu Terytorialnego UKSW

Rozmawiał Piotr Pieńkosz