Biurokracja w wirtualnej przestrzeni

Od 1 stycznia 2015 r. ma zacząć działać nowoczesna struktura rejestrów państwowych, które staną się kompatybilne dzięki automatyzacji większości procesów przekazywania pomiędzy nimi danych, o czym pisaliśmy zaledwie kilka tygodni temu (DGP nr 87/2014). Wcześniej, bo już od tego miesiąca, zaczął stopniowo wchodzić w życie pakiet zmian mających stymulować cyfryzację urzędów. Wprowadza je ustawa z 10 stycznia 2014 r. o zmianie ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2013 r. poz. 183).

Elektroniczna skrzynka obowiązkowa

Od 11 sierpnia wszystkie urzędy będą musiały posługiwać się elektroniczną skrzynką podawczą (ESP) spełniającą standardy ustalone przez ministra administracji i cyfryzacji. Należy założyć, że to jedna z kluczowych zmian, bo ESP to serce cyfrowego urzędu. Ten wirtualny punkt przyjmowania dokumentów elektronicznych musi być również zdolny do generowania urzędowego potwierdzenia ich odbioru oraz przesyłania zwrotnej odpowiedzi, gdy takową przygotują pracujący nad pismem urzędnicy. Resort administracji i cyfryzacji zapowiada, że baza aktualnych adresów ESP wszystkich urzędów zajmujących się obsługą obywateli zostanie zamieszczona na Elektronicznej Platformie Usług Administracji Publicznej (ePUAP.gov.pl). Żeby to było możliwe, każdy urząd, który zmieni adres swojej elektronicznej skrzynki podawczej, będzie musiał o tym poinformować ministerstwo w ciągu siedmiu dni.

Zanim urzędy dostosują swoje ESP do nowych standardów, rozpocznie się standaryzacja wzorów dokumentów. Od 11 maja obowiązują całkiem nowe przepisy - art. 16a i 16b ustawy z 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 235 ze zm.). Zgodnie z nimi wzory dokumentów elektronicznych ułatwiające załatwienie określonej sprawy, zanim zostaną udostępnione chociażby na platformie ePUAP, będą musiały zostać sprawdzone przez ministra administracji i cyfryzacji. Jeżeli ten wykryje w nich błędy - nakaże poprawę. Chodzi o to, by uniknąć występujących dziś sytuacji, gdy urząd udostępnia wzór dokumentu elektronicznego, który nie przystaje do obowiązującego w danym momencie stanu prawnego, np. wymaga się w nim wskazania przez obywatela danych, których pozyskanie w danej sprawie nie jest przez prawo przewidziane.

Sprawniejsze działanie ePUAP jako całości oraz ESP poszczególnych urzędów według jasnych reguł ma się przyczynić do popularyzacji korzystania z tych instrumentów przez obywateli. Muszą oni zrozumieć, że w zdecydowanej większości przypadków oficjalną drogą załatwiania spraw w urzędzie, alternatywną wobec papierowych pism, nie jest e-mail, ale właśnie elektroniczna skrzynka podawcza.

Bez awiza, za to dłużej dostępne

Obywateli do korzystania z e-administracji mają zachęcić nie tylko techniczne ulepszenia, lecz także praktyczne ułatwienia. Znacząco rozszerzy się sieć punktów, w których będzie można potwierdzić swój profil zaufany ePUAP, czyli klucz, którym obywatel może otworzyć sobie wrota e-administracji. Bezpłatny odpowiednik podpisu elektronicznego służący do identyfikacji jego posiadacza będzie można potwierdzić nie tylko w urzędach skarbowych, wojewódzkich i oddziałach ZUS, jak jest obecnie, lecz także w innych urzędach, placówkach operatorów pocztowych oraz bankach, które dostaną na to zgodę ministra administracji.

Zmiany wprowadzono również do ustawy z 14 czerwca 1960 r. - Kodeks postępowania administracyjnego (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 267 ze zm.). Od teraz przesłany z urzędu do obywatela dokument elektroniczny będzie na niego czekał przez co najmniej trzy miesiące. [ramka] Sytuacja będzie więc zgoła inna niż w przypadku papierowych przesyłek, które po upływie 14 dni od pierwszego awizowania wracają z placówki operatora pocztowego do urzędu - nadawcy. Decyzja o komunikowaniu się z urzędem drogą elektroniczną ma tę zaletę, że będzie więcej czasu na zapoznanie się z treścią urzędowego pisma.

Co więcej, jeżeli adresat nie potwierdzi odbioru elektronicznej przesyłki w terminie 7 dni, urząd nie prześle mu jej papierowej wersji, jak było to do tej pory, ale jedynie przypomni drogą elektroniczną o możliwości pobrania e-przesyłki. To rozwiązanie stanowi ułatwienie zarówno dla urzędników, którym odejmuje pracy i kosztów, jak i dla obywatela, który zamiast fatygować się na pocztę, odbierze przesyłkę przy użyciu komputera nawet już po upływie 7 dni.

Droga oficjalnych pism

1. Obywatel składa do urzędu pismo drogą elektroniczną.

2. Urząd w ustawowym terminie udziela odpowiedzi również drogą elektroniczną. Jednocześnie przesyła na adres elektroniczny adresata zawiadomienie o możliwości pobrania pisma. Obywatel elektronicznie potwierdza odbiór przesyłki, po czym może ją przeczytać.

3. W sytuacji, gdy obywatel nie potwierdzi odbioru pisma urzędowego (nie odczyta go) w ciągu siedmiu dni od dnia wysłania mu zawiadomienia, urząd przesyła powtórne zawiadomienie o możliwości pobrania tego pisma.

4. Jeżeli mimo powyższego obywatel nie potwierdzi odbioru pisma w ciągu 14 dni od przesłania pierwszego zawiadomienia, elektroniczną przesyłkę z urzędu uznaje się za doręczoną.

5. Obywatel może odczytać pismo urzędowe przesłane mu drogą elektroniczną nawet po upływie terminu na potwierdzenie jego odbioru. Pismo w formie e-dokumentu jest dostępne przez co najmniej trzy miesiące od jego przesłania przez urząd.

Piotr Pieńkosz

piotr.pienkosz@infor.pl