Odpowiednia motywacja może poprawić skuteczność działania urzędu

starosta przasnyski

Przeciętne zatrudnienie w całej administracji publicznej w ubiegłym roku wyniosło prawie 390 tys. osób – wynika z najnowszych danych GUS. Rok wcześniej w urzędach pracowało blisko 379,8 tys. osób. Największą grupę urzędników administracji publicznej stanowili pracownicy jednostek samorządu terytorialnego. W ubiegłym roku w urzędach samorządowych pracowało 221,7 tys. osób.

Liczba osób zatrudnionych w administracji publicznej i tempo wzrostu zatrudnienia może budzić uzasadniony niepokój o wydajność pracy i optymalizację kosztów. Problem w tym, że większość urzędników w Polsce pracuje w warunkach braku jakiejkolwiek konkurencji instytucjonalnej. Wyklucza to możliwość jednoznacznej oceny efektywności pracy poszczególnych urzędów i zatrudnionych w nich pracowników. Nie możemy też odpowiedzieć na pytanie o optymalny stan zatrudnienia.

Dobra administracja może być lokomotywą rozwoju kraju i społeczności lokalnych. Dobra administracja zarobi na siebie i stworzy innym klimat do zarabiania. Podstawowym warunkiem stworzenia dobrej administracji jest jednak system motywacji, którego głównym elementem powinna być konkurencja. Mechanizm konkurencji, choć niedoskonały, jest wmontowany w obszar administracji samorządowej.

Znacznie sprawniejszy mechanizm funkcjonuje w instytucjach prywatnych, wykonujących też wiele zadań urzędniczych. Trudno jednak dostrzec jakikolwiek systemowy mechanizm motywacji dla urzędników państwowych.

Tymczasem za rozwój w naszym kraju odpowiadają m.in. urzędnicy państwowi. Nietrudno więc dostrzec, że wysiłek pracowników samorządowych jest zależny od sprawności urzędów państwowych, a stan zatrudnienia w samorządach jest zależny od polityki państwa.

Pozytywnie należy ocenić przekazywanie kompetencji od słabo motywowanej administracji państwowej do lepiej motywowanej administracji samorządowej i prywatnej.

Negatywnie należy ocenić nakładanie przez administrację wyższego szczebla na administrację lokalną obowiązków, które nie tylko niczemu dobremu nie służą, ale wręcz powodują konieczność bezproduktywnego zatrudnienia. Przykładem tego jest narzucenie sposobu dokumentowania wydatków unijnych w perspektywie finansowej 2004–2006 na stypendia socjalne dla uczniów.

Ministerstwo nałożyło na samorządy regionalne i lokalne obowiązek zbierania i przechowywania przez pięć lat od zakończenia programu dowodów zakupu przez uczniów za otrzymane stypendia socjalne ołówków, gumek, zeszytów, tenisówek itd. Uczniowie przynosili prosto z koszy pod sklepami paragony, a poważni urzędnicy opisywali je i archiwizują do dzisiaj, chociaż ze względów technologicznych niewiele już można z nich odczytać.

Tego typu przykłady bezproduktywnego zatrudnienia zdarzają się, ale częściej wzrost zatrudnienia w administracji poprawia dostępność do urzędów, co daje dodatni skutek ekonomiczny, który często jest pomijany w rozważaniach na temat kosztów funkcjonowania państwa.

Teoretycznie łatwo można by zmniejszyć liczbę urzędników, redukując liczbę urzędów. Jednak w każdym przypadku spowoduje to stratę czasu i pieniędzy przez obywateli na pokonanie zwiększonych barier dostępu do urzędu i urzędnika. Optymalizację zatrudnienia w administracji można wyważyć przez budżet zadaniowy i przetargi na wykonywanie zadań publicznych.