E-mail z zawiadomieniem o sesji nie może zawierać adresów radnych
Obsługuję radę gminy i ogłoszenia o sesji wysyłam niektórym podmiotom e-mailem. Ktoś mi zarzucił, że w elektronicznej wiadomości, którą ode mnie otrzymuje, znajdują się adresy innych osób i podmiotów, a przez to każdy ma do nich dostęp. Tymczasem niektórzy swoje adresy e-mail tworzą w ten sposób, że można zidentyfikować posiadacza danej skrzynki, bo jest tam imię i nazwisko. Czy zbiorcze rozsyłanie e-maili bez ukrycia listy adresatów jest niezgodne z ochroną danych osobowych - pyta czytelniczka
Pod pewnymi warunkami praktyka opisana przez czytelniczkę może, i to poważnie, naruszać zasady ochrony danych osobowych. Ale po kolei.
O danych osobowych i regułach ich ochrony mówimy jedynie w odniesieniu do osób fizycznych. Oznacza to, że jeżeli e-mail z informacją o terminie sesji, proponowanym porządku jej obrad i projektami uchwał jest rozsyłany do jakichś instytucji (np. sekretariatu wójta gminy), to adres poczty elektronicznej takiej jednostki nie jest chroniony jak dane osobowe. W tym więc kontekście wspomniany przez czytelniczkę problem nie występuje.
Jeśli chodzi o adresy e-mail osób fizycznych, to ocena stanu prawnego zależy od tego, czy mówimy o adresach służbowych radnych i urzędników, czy też o adresach prywatnych. W tym pierwszym przypadku ich ujawnienie w treści e-maila nie narusza zasad ochrony danych osobowych, choćby dlatego że takie adresy w sferze administracji są uznawane za informację publiczną. Należy jednak zauważyć, że z reguły radnym nie tworzy się służbowych skrzynek e-mailowych. Nie są oni bowiem pracownikami urzędów gmin, a w kontakcie z nimi pracownicy urzędów zapewniających obsługę administracyjną rady posługują się prywatnymi e-mailami podanymi przez zainteresowanych rajców. W takiej sytuacji reguły ochrony danych osobowych jak najbardziej obowiązują.
Prywatne adresy poczty elektronicznej są bowiem uznawane za dane osobowe. Przesłanką za tym przemawiającą jest to, że taki adres zawiera imię lub skrót imienia i nazwisko, co z kolei pozwala zidentyfikować osobę, która jest dysponentem e-maila. W konsekwencji osoba, do której skierowana jest korespondencja elektroniczna przesyłana także do innych odbiorców, co do zasady nie powinna mieć możliwości zapoznawania się z danymi pozostałych adresatów wiadomości, w tym ich adresami e-mailowymi (por. wystąpienia generalnego inspektora ochrony danych osobowych z 9 marca 2015 r., sygn. DOLiS-035-538/15 oraz z 19 sierpnia 2015 r., sygn. DOLIS-035-1157/15). Administrator danych osobowych, w tym przypadku gmina, powinien bowiem zabezpieczyć dane przed udostępnieniem ich osobom nieupoważnionym. Tymczasem radny, który dostaje wiadomość z informacją o zbliżającej się sesji, nie jest upoważniony do poznania prywatnych adresów e-mailowych innych radnych.
Odpowiadając na pytanie czytelniczki, należy więc wskazać, że rozsyłając zbiorcze wiadomości dotyczące sesji rady gminy do radnych i innych osób zaangażowanych w przygotowanie obrad, nie może ona umieszczać w polu "adresat" e-maili poszczególnych radnych, do których nadawana jest korespondencja. Powinna za to, korzystając z opcji zawartych w programach poczty elektronicznej, ukryć informacje o adresatach wiadomości. Dzięki temu określony adresat nie pozna danych innych odbiorców tego samego e-maila.
Przestrzeganie opisywanych regulacji jest szczególnie ważne w kontekście ewentualnych konsekwencji. Zgodnie z art. 51 ustawy o ochronie danych osobowych udostępnienie ich osobom nieupoważnionym stanowi przestępstwo. W sprawach, w których GIODO badał podobne przypadki, niejednokrotnie efektem kontroli było zgłoszenie sprawy do prokuratury (np. decyzja GIODO z 23 maja 2013 r., sygn. akt DOLiS/DEC-574/13).
Piotr Pieńkosz
Podstawa prawna
Art. 6 ust. 1, art. 7 pkt 2, art. 26 ust. 1, art. 36 ust. 1, art. 39 ust. 2, art. 51 ustawy z 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych (t.j. Dz.U. z 2015 r. poz. 2135 ze zm.).
Materiał chroniony prawem autorskim - wszelkie prawa zastrzeżone.
Dalsze rozpowszechnianie artykułu za zgodą wydawcy INFOR PL S.A. Kup licencję.
Wpisz adres e-mail wybranej osoby, a my wyślemy jej bezpłatny dostęp do tego artykułu