RODO w rekrutacji. Jeden przepis i trzy interpretacje

Jeszcze do niedawna podawanie pracodawcy przez kandydata ubiegającego się o pracę informacji o swoim wykształceniu, kwalifikacjach zawodowych i przebiegu zatrudnienia było dla wszystkich oczywiste. Nawet do wykonywania najprostszych prac żądano składania CV, świadectw pracy, a nawet dyplomów ukończenia szkoły. Dziś już tak nie jest. A wszystko za sprawą wdrażającej RODO zmiany w kodeksie pracy. Zgodnie z jego nowym brzmieniem pracodawca może teraz żądać wspomnianych informacji tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku. Bez uzasadnienia będzie mógł się jedynie dowiedzieć, jak jego potencjalny pracownik się nazywa, kiedy się urodził oraz jak można się z nim skontaktować. Tylko co ta „niezbędność” oznacza? Zapytaliśmy o to trzy najważniejsze w tej dziedzinie instytucje: resort pracy, resort cyfryzacji oraz Urząd Ochrony Danych Osobowych. I niestety jasności definicji tego pojęcia nie ma. Odpowiedzi urzędów się różnią, choć nie wykluczają się wzajemnie.

MRPiPS zostawia szerokie pole decyzyjne pracodawcom – to oni powinni zdecydować, co jest niezbędne, a co nie. Z kolei Ministerstwo Cyfryzacji podkreśla wagę uzasadnienia żądania takiej informacji. Więcej wyjaśniło UODO, zdaniem którego dane będą niezbędne, a przez to można ich żądać, jeśli trzeba będzie udokumentować wymagania określone uprzednio w ogłoszeniu o pracę. Wydaje się zatem, że wszystko w rękach pracodawcy. Aby móc pytać o więcej, odpowiednio wcześniej powinien zastrzec, które dane są dla niego niezbędne. A zrobić to może już w ogłoszeniu o pracę (ewentualnie także w przepisach wewnętrznych, np. regulaminie pracy). Bądź co bądź urzędy pozostawiają pracodawcom dużo swobody. Ale jednocześnie przypominają o zasadzie minimalizacji danych i przestrzegają, że za żądanie od aplikującego zbyt wielu informacji będą groziły kary.