Lekceważenie obowiązków rejestrowych może słono kosztować

Czy składanie przez spółki w Krajowym Rejestrze Sądowym sprawozdań finansowych i sprawozdań z działalności to bezwzględny obowiązek, czy przejaw dobrej woli przedsiębiorców?

Złożenie przez spółkę sprawozdania finansowego oraz sprawozdania z działalności w KRS jest jednym z podstawowych obowiązków zarejestrowanego podmiotu gospodarczego. Wynika on z ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. Dz.U. z 2013 r. poz. 330). Zgodnie z jej przepisami obowiązek dotyczy kierowników jednostek, czyli np. członków zarządu spółki kapitałowej czy wspólników prowadzących sprawy spółki osobowej. Są oni zobligowani do sporządzenia rocznego sprawozdania finansowego, przedstawienia go właściwym organom do zatwierdzenia oraz do złożenia go we właściwym rejestrze sądowym.

Należy przy tym pamiętać o dotrzymaniu wskazanych w ustawie terminów - sporządzenie sprawozdania finansowego spółki powinno nastąpić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a złożenie go do właściwego sądu rejestrowego w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia. Wiąże się to również z uiszczeniem opłaty w kwocie 290 zł za złożenie sprawozdania finansowego oraz ogłoszenie w Monitorze Sądowym i Gospodarczym.

Warto zaznaczyć, że od początku 2013 roku wprowadzono korzystne dla przedsiębiorców zmiany. Dotychczas sprawozdania podlegały obowiązkowej publikacji w Monitorze Polskim B, co wiązało się z koniecznością ponoszenia dodatkowych opłat, ponieważ koszt publikacji jednej strony wynosił ok. 780 zł. Jednak od 1 stycznia 2013 r., na mocy tzw. drugiej ustawy deregulacyjnej, zlikwidowano Monitor Polski B i w konsekwencji przedsiębiorcy zostali zwolnieni z tego kosztownego obowiązku.

Niektóre spółki przyjmują, że sprawozdań można nie składać, bo "nikomu nic się jeszcze z tego powodu nie stało". Jakie konsekwencje mogą być wyciągnięte wobec przedsiębiorstw lekceważących ciążący na nich obowiązek?

Konsekwencje w stosunku do przedsiębiorców lekceważących ciążący na nich obowiązek mogą być dotkliwe. Przecież zgodnie z ustawą o rachunkowości niezłożenie sprawozdania finansowego w rejestrze sądowym zagrożone jest karą grzywny lub ograniczenia wolności. Ponadto osoba skazana musi się liczyć z orzeczeniem w stosunku do niej zakazu zajmowania określonych stanowisk oraz wpisania jej do Krajowego Rejestru Karnego. Istotne jest też to, że odpowiedzialność za niewywiązanie się z obowiązku sporządzenia i złożenia sprawozdań finansowych ponoszą wspominani kierownicy jednostek. Sąd rejestrowy dysponuje również możliwością zobowiązania spółki do złożenia sprawozdania w trybie procedury przymuszającej, pod rygorem wymierzenia grzywny.

Na podstawie danych zawartych w KRS, według stanu na 2 listopada 2010 r., w rejestrze przedsiębiorców wpisanych było ogółem 223 470 podmiotów, w tym 156 520 spółek z ograniczoną odpowiedzialnością oraz 6563 spółki akcyjne. Wzmianki o złożeniu sprawozdania finansowego za 2009 rok miały wpisane w rejestrze ogółem 112 233 podmioty, w tym 83 874 spółki z ograniczoną odpowiedzialnością oraz 4468 spółek akcyjnych. Należy jednak zauważyć, że wskazana ogólna liczba przedsiębiorców wpisanych do rejestru nie jest tożsama z liczbą podmiotów zobowiązanych do złożenia sprawozdania finansowego za dany okres sprawozdawczy do sądu rejestrowego.

A jednak nie brakuje spółek, które nie dopełniają tego obowiązku lub wywiązują się z niego z opóźnieniem...

Warto mieć świadomość, że Ministerstwo Sprawiedliwości dostrzega problem nieterminowego składania sprawozdań finansowych do sądów rejestrowych. W konsekwencji kwestia ta staje się przedmiotem szczególnej uwagi służb nadzoru. Kontrola wykonywania obowiązku wszczynania przez sądy rejestrowe postępowań przymuszających oraz sprawności postępowań, a także wykonywania obowiązku zawiadomienia organów ścigania o braku złożenia sprawozdania finansowego lub sprawozdania z działalności, była i prawdopodobnie jest jednym z istotnych kierunków sprawowania nadzoru nad działalnością sądów powszechnych. Dodatkowo w ostatnim czasie sprawy dotyczące nadużyć finansowych, w tym chociażby głośna sprawa Amber Gold, były bardzo nagłośnione przez media. Nic więc dziwnego, że dużo mówi się dziś o wzmożonej aktywności sądów w kontrolowaniu realizacji obowiązków sprawozdawczych ciążących na przedsiębiorcach.

A jak przedstawia się sytuacja, gdy spółka zostaje sprzedana, zarząd wymieniony, a mimo to nie dochodzi do ujawnienia stosownych zmian w rejestrze?

Sprzedaż spółki czy zmiana zarządu jest okolicznością, która powinna być ujawniona w KRS. Tego typu wpis ma jednak charakter deklaratywny. W przypadku zmiany osób pełniących funkcje członków organów w spółce decydujące znaczenie ma uchwała zgromadzenia wspólników, chyba że umowa spółki przewiduje inny sposób ich powoływania. To uchwała zmienia stan prawny spółki, na co wskazuje wyraźnie art. 201 par. 4 kodeksu spółek handlowych. Należy to rozumieć w ten sposób, że fakt pełnienia określonej funkcji w spółce zależy od prawidłowego powołania do organu, a nie od wpisu do rejestru. Znajduje to też potwierdzenie w orzecznictwie Sądu Najwyższego.

Jednak pomimo deklaratywnego charakteru wpisu ujawnianie zmian w rejestrze jest obowiązkiem wynikającym z ustawy o KRS. Na zgłoszenie stosownych zmian podmiot ma 7 dni, licząc od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu. W przypadku niedopełnienia tego obowiązku sąd rejestrowy może wezwać podmiot, wyznaczając dodatkowy siedmiodniowy termin, do złożenia stosownych dokumentów pod rygorem zastosowania grzywny. Grzywna zaś może być przez sąd ponawiana - do skutku.

Nieraz zmiany w spółce są bardzo dynamiczne. Jak sobie wtedy radzić?

W sytuacji zaistnienia okoliczności uzasadniających ujawnienie stosownych zmian w rejestrze należy przede wszystkim postarać się o jak najszybsze wywiązanie się z tego obowiązku i złożenie właściwego zgłoszenia do sądu rejestrowego. Ważne jest, aby wybrać prawidłowe formularze KRS (co do zasady KRS-Z30), chyba że złożenie sprawozdania połączone jest z wnioskiem o zmianę danych w KRS. Wniosek trzeba opłacić przed jego złożeniem, dowód wpłaty dołączyć zaś do wniosku składanego w sądzie rejestrowym. Pamiętajmy też o przekazaniu wszystkich elementów sprawozdania finansowego. Dokumenty powinny być złożone w oryginałach albo w poświadczonych urzędowo odpisach lub wyciągach.

Sporządzenie sprawozdania finansowego spółki powinno nastąpić w ciągu 3 miesięcy od dnia bilansowego, a złożenie go do właściwego sądu rejestrowego w ciągu 15 dni od dnia jego zatwierdzenia

@RY1@i02/2013/200/i02.2013.200.21500020b.802.jpg@RY2@

wojciech górski

Piotr Jakubowski, adwokat w kancelarii BWW Law & Tax

Rozmawiał Krzysztof Polak